電子化票據(jù)檔案管理的分析

胡艷梅

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣財政局，黑龍江 大慶 166200）

電子化票據(jù)檔案管理過程中，要構(gòu)建更加完善的管理制度，同時要加強對于管理風險的控制，以不斷加強電子化票據(jù)檔案管理水平。在實踐研究過程，本文通過進一步工作實踐，從多方面對電子化票據(jù)檔案管理工作進行了分析，希望有效分析能夠提出更加完善、高效的電子化票據(jù)檔案管理措施。

1 電子化票據(jù)檔案管理特點

1.1 檔案占用空間小，存儲容量大

光盤是目前基層財政電子檔案的主要存儲載體，它的形狀和大小雖然不起眼，但是儲存量大小可以達到100個G，一張光盤足以存儲過去需要大量紙質(zhì)留存的檔案。如基層財政工作中的整理惠農(nóng)補貼工作，這項工作涉及的內(nèi)容非常豐富，因此產(chǎn)生的數(shù)據(jù)類型也很復(fù)雜。大致可以分成包括農(nóng)民補貼和負擔發(fā)放監(jiān)督卡、農(nóng)民家庭的基本信息登記表、給予農(nóng)民補貼的面積的統(tǒng)計表等等。一張光盤存儲一個年度的惠農(nóng)補貼等各種財政信息和文件的存儲不在話下，幾個年度的財政信息的儲存也完全可以滿足。

1.2 方便快捷的儲存方式，不受時間和地點的限制

從事檔案管理的工作人員會將四個工作職能不同的會計職員如預(yù)算會計等等的計算機里存儲的相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)進行整理導(dǎo)出，并刻成一張光盤并復(fù)制三份，不同的會計需要自己將自己職能范圍內(nèi)所有事物進行分類并刻成光盤，且需要進行妥善的保管。最后還需要將所有會計的各項業(yè)務(wù)信息或數(shù)據(jù)進行綜合管理，并以年份作為單位刻成光盤，復(fù)制兩份。兩份的去處也有講究，分別遞交給市財政局檔案室和財政所檔案室進行儲存。

1.3 財政數(shù)據(jù)分析與使用更為方便

信息化辦公環(huán)境已經(jīng)成為當前基層財政的標配，當前辦公正逐漸實現(xiàn)無紙化，而電子化的信息整理也顯示了它便于攜帶、方便快捷等特點。如果使用紙質(zhì)方式進行記錄的檔案發(fā)生遺失，那么通過電子檔案等方式也可以進行找尋，若已經(jīng)進行過異地備份，那么只需要進行復(fù)原即可。因此，從事檔案管理的職能可以將每年的財政管理檔案的占據(jù)重要地位的原始憑證進行單獨保存，再掃描整理成電子檔案的形式，交檔案員歸檔以便各種需要的人進行查閱。

2 電子化票據(jù)檔案管理的措施

通過對電子化票據(jù)檔案管理特點的分析，提高了對于電子化票據(jù)檔案管理工作的認識，為了全面加強電子化票據(jù)檔案水平，工作人員要結(jié)合電子化票據(jù)檔案特點，科學的采取更加完善的管理方案，以加強電子化票據(jù)檔案效率，具體分析如下。

2.1 完善管理制度，加強風險防控管理

若想從根本上提升電子化票據(jù)管理的規(guī)范化程度，將其作為所有相關(guān)人員的工作職責，便需相應(yīng)設(shè)置更具有科學性和完善程度的制度體系。只有形成更為規(guī)范化的制度內(nèi)容，才能為員工的日常工作行為提供標準參照。行業(yè)人員在完成日常工作內(nèi)容時，需嚴格按照規(guī)定要求落實，同時電子化手段還可實現(xiàn)對各類情況的及時反饋，從而掌握工作人員對制度的執(zhí)行效果。該種方式能夠提升政府等機構(gòu)具體工作完成過程的透明度，從而提高群眾對政府的認可與信任程度，避免財政資金在源頭環(huán)節(jié)被截留他用，保證票據(jù)的電子化管理水平不斷提升。在創(chuàng)新票據(jù)管理形式時，還需同步提升風控意識。政府需在內(nèi)部范圍建立更為有效的風控體系，嚴肅落實風控要求，倡導(dǎo)所有相關(guān)人員參照執(zhí)行。該種方式能夠?qū)⑺邢嚓P(guān)人員的工作行為通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行反饋，為管理層進行監(jiān)管提供便利，同時還可及時發(fā)現(xiàn)實施中存在的問題，并能夠結(jié)合具體原因進行措施優(yōu)化，將具體的管理責任落實到人頭。

2.2 結(jié)合實際，堅持“電子+紙質(zhì)”雙備份

實施票據(jù)的檔案管理工作時，需側(cè)重向電子化方向發(fā)展和落實具體的管理工作。如在政府搭建采購電子化平臺后，便可將所有的采購信息在平臺上公布，這樣社會各階層便可及時了解政府采購情況，增強對政府的信任度。基層的財政檔案進行電子化管理，也可作為檔案管理工作的重要突破。但電子文件具有一定的特殊性質(zhì)，可直接受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，存在數(shù)據(jù)被盜、受到網(wǎng)絡(luò)攻擊等情況的威脅風險，因此單純以電子形式開展檔案管理仍存在一定的不確定性。為提升財政檔案信息管理的安全系數(shù)，避免檔案信息遭到破壞而形成的損失，基層財政部門在實施檔案管理時，需以電子和紙質(zhì)兩種形式管理檔案信息，財務(wù)人員可按月對財務(wù)數(shù)據(jù)進行處理，分別存儲于電腦等設(shè)備中，同時將相應(yīng)的文件信息形成紙質(zhì)文檔進行系統(tǒng)保存。此外還需將數(shù)據(jù)光盤在上級財政部門檔案管理部門進行備案，從而形成多重數(shù)據(jù)保障。

2.3 依托現(xiàn)代科學技術(shù)手段，建立統(tǒng)一化的電子平臺

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展不斷拓展其應(yīng)用領(lǐng)域，各企業(yè)的運行均大幅依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，以此提升生產(chǎn)效率，促進經(jīng)濟行業(yè)的總體發(fā)展。尤其基于信息技術(shù)的支持，票據(jù)的電子化管理也獲得了實現(xiàn)的可能性。因此需加大電子化管理手段的應(yīng)用力度，實現(xiàn)工作實施途徑的革新。在完成電子化票據(jù)的設(shè)置方面，可運用相應(yīng)的信息技術(shù)對票據(jù)簽署過程進行加密設(shè)置，這便大幅降低被仿制的風險，提升政府服務(wù)的安全度。此外還可構(gòu)建專業(yè)的電子平臺，將所有涉及的票據(jù)服務(wù)內(nèi)容進行共享，上述工作內(nèi)容僅為相應(yīng)部門提供，具有一定的封閉性特征。為群眾提供服務(wù)時，便可將信息發(fā)送到查詢等平臺，最大限度保證信息的可靠性，同時降低工作的實施難度，并節(jié)省紙質(zhì)資源。

2.4 結(jié)合電子化管理，拓展和挖掘票據(jù)檔案系統(tǒng)功能

各級票據(jù)管理組織需基于票據(jù)管理系統(tǒng)所提示的信息內(nèi)容，加強對財政票據(jù)資源的分析深度，通過電子化的管理手段優(yōu)化非稅收類的征收工作效能，及時對各類違規(guī)等行為進行治理，嚴肅抵制串用票據(jù)等情況發(fā)生，加強相關(guān)制度的完善和優(yōu)化。提升財政電子票據(jù)的應(yīng)用研究深度。對于新的電子支付手段所形成的新問題，應(yīng)從提升財務(wù)核算規(guī)范角度來深化研究，總結(jié)出電子票據(jù)是票據(jù)發(fā)展的最終方向和必然形式。財政票據(jù)仍需以三聯(lián)形式對數(shù)據(jù)進行留存，只是從管理角度進行創(chuàng)新，從原來的紙質(zhì)印發(fā)、核銷與管理等環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮幼詣由膳c管理等。財政機構(gòu)需聯(lián)合各級票據(jù)管理部門，共同參與電子票據(jù)的管理研究，盡早制定出更為可行的管理途徑和方式，明確定義電子票據(jù)的概念、監(jiān)督管理等方面工作內(nèi)容。

3 結(jié)束語

總之，隨著新時期檔案管理水平的不斷提高，為了加強電子化票據(jù)檔案管理效率，作為相關(guān)工作人員，要全面提高自身專業(yè)水平，要重視結(jié)合工作實際，科學的采取更加完善的管理模式，以不斷構(gòu)建更加高效的財政票據(jù)電子化管理體系。希望通過以上分析，能夠進一步提高電子化票據(jù)檔案管理質(zhì)量。