試論新時期單位電子檔案的管理與開發利用

曹改清

（呂梁市房屋租賃管理中心，山西 呂梁 033000）

信息時代的到來使電子檔案成為檔案管理中的重點對象，很多企事業單位都實現了檔案管理信息化。這大幅減少了人力物力，也極大推動了檔案管理質量。那么，如何開展好電子檔案的管理與利用工作，充分發揮電子檔案的價值是我們檔案工作者值得思考的主要 課題。

1 電子檔案管理的重要性

1）能有效節省人力物力。傳統紙質檔案管理需要耗費不少人力物力才能做好保管工作，特別是部分易破碎的檔案資料需花費更多的人力物力去管理。將檔案資源電子化以后用計算機存儲檔案資源，通過按“件”歸檔模式代替傳統的按“卷”歸檔模式[1]。同時，也讓檔案資源利用更為便捷，提高了信息檢索效率，檔案管理員的工作壓力也得到明顯緩解。

2）有助于提高檔案服務質量。電子檔案是將紙質檔案上面的信息集中保存到相關電腦存儲介質中，實現檔案信息的電子化，也可以通過網絡進行傳播。用戶可以通過網絡查閱所需的檔案信息，不僅突破了時空的限制，可以隨時隨地查閱，而且也提高了檔案檢索效率。這樣檔案管理才能獲得較好的社會效益以及經濟效益，進而促使檔案服務水平的提升。

3）有助于滿足多元化的需求。伴隨社會的發展，很多檔案使用者對檔案的使用要求表現出多元化特點。除了要查閱原始的紙質檔案外，他們還想看原始的圖片、影像等資料。傳統的檔案管理方式是很難提供上述服務的。電子檔案所保存的信息形式包括文字、圖片、影像等，能夠滿足檔案使用者多元化的需求。

2 電子檔案利用的常見渠道

1）直接使用。這是指借助檔案部門或某個檢索機構的電腦，登錄檔案部門的網站去查詢所需資料。直接使用的主要特征是使用者可以獲得相關技術支持，同時，多個使用者能夠同時使用同一份電子檔案。而上述方法的可能性，主要由檔案部門網絡系統中能夠供直接使用的信息資源的多少決定。

2）提供拷貝。利用電子檔案的一個常見方式就是拷貝，需要檔案的人員可以獲得檔案信息，保障檔案利用過程中的權威性[2]。單位檔案管理者在提供拷貝時，需要參照通用標準文檔存儲格式對文件格式進行轉換，而檔案使用人員需要自行利用相關軟硬件平臺閱讀檔案信息。對于缺少電子文檔軟硬件平臺的用戶，由檔案人員提供相關打印件或縮微品。

3）網絡傳輸。對于不能到達檔案現場的使用者來說，利用網絡獲取電子檔案是最佳的選擇。這不僅節省了時間與財力，也是電子檔案的常見使用方式。網絡傳輸就是借助互聯網實現電子檔案的傳輸，可以讓電子檔案在不同館際或單位之間傳輸，實現檔案資源的交流與共享。同時，也可以向較為固定的查檔單位提供相關檔案資料。

3 提高單位電子檔案管理與利用效率的對策

1）整合電子檔案資源，完善電子檔案利用制度。為更好地利用電子檔案，單位需構建一套健全的檔案利用審批制度，使用者在查閱與利用電子檔案前，需經過檔案主管人員的審批。同時，單位還需制定一套檔案利用規章制度。檔案部門應借助網絡信息技術開展檔案收集、整理工作，確保電子檔案能夠及時更新，最大限度滿足檔案使用者的多元化需求[3]。同時，將各種紙質檔案與電子檔案做好整合與劃分，實現兩種檔案資源的互補利用，創新檔案管理形式，使電子檔案得到更好的開發利用。

2）加強電子檔案利用形式的規范化管理，減少損失。電子檔案的利用并非無原則性可講，而應視檔案使用者的需要來定，并且要結合電子檔案對應的密級采取必要的管理措施。若屬于內容不能全部開放的電子檔案，一般不允許進行拷貝，而且必須在專門的監控條件下使用者才能瀏覽這類資料。在通過互聯網傳輸檔案資源時，對于涉密檔案資料需先做加密，而且要定期或不定期更新使用的“密鑰”，確保檔案資料的安全性，也能防止因為誤操作造成的嚴重損失。

3）實行“雙套制”管理模式，保證關鍵信息的完整性。“雙套制”是指將紙質檔案與電子檔案同時提交保存歸檔的方式[4]。這種管理模式對檔案管理者提出了新要求，檔案從業者必須與時俱進，積極學習信息技術，能夠熟練操作計算機與信息技術，不然就不能做好電子文檔的形成與保管工作。在推行這一管理模式時存在的一個突出問題就是如何來確定劃分哪些檔案應該采取“雙套制”，哪些檔案不需要采取“雙套制”。對此，檔案人員應根據單位工作實際以及不同類型檔案內容以及密級層度，采用合適的管理措施，科學地使用“雙套制”模式。當然，建議單位盡快出臺“雙套制”管理辦法，明確“雙套制”管理的對象、類型、方法，以便檔案人員操作。這樣就能確保對關鍵信息的完整保存，也避免了人力物力的浪費。

4）重視電子檔案安全管理。電子檔案所具有的一個主要特征是不可消耗性，因為諸多因素的影響，電子檔案內容容易受到破壞，進而給單位造成較大的損失。單位在加強電子檔案開發利用的同時需抓好安全管理工作。一般采用定期備份的方法，把關鍵信息做分布式雙機備份。比如，若一臺計算機發生故障可馬上啟動備份機，防止電子檔案受到破壞，保障了電子檔案的安全性。值得注意的是，保存電子檔案的設備必須專機專用，這是保障檔案安全的前提。若保存電子檔案的計算機有其它用途，必然會安裝一些應用軟件，從而增加了感染病毒的概率，也讓電子檔案面臨更大的風險。特別是隨著時間的推移計算機內會產生大量無用文檔，也可能發生誤操作導致電子文檔被誤刪、誤用。檔案管理者需經常檢測檔案存儲設施，同時，加強日常維護，經常對軟硬件設施升級，保障各類設備可以正常運行。此外，可采取有效的技術措施來提升電子檔案的安全級別，如采用數字簽名、身份驗證、讀寫權限設置、使用殺毒軟件等辦法[5]。

5）建立綜合水平高的檔案管理隊伍，實現檔案管理規范化。雖然與紙質檔案相比，電子檔案的優點眾多，明顯減輕了檔案從業者的工作負荷，但同時對從業者的綜合素質提出了嚴格的要求。除了要掌握必需的專業理論知識外，而且也要熟練操作電腦與相關信息技術。現實中檔案部門整體專業素養不高，存在年齡大、知識結構老化等問題。因此，單位必須抓好電子檔案管理人才培養工作，給予檔案部門更大的支持。首先，可從高校、社會上篩選、吸納一些檔案優秀人才與技術人才，逐步優化現有的檔案隊伍。其次，結合單位實際設計檔案培訓計劃，定期安排檔案人員參加培訓，學習檔案軟件的使用技巧、電子檔案管理先進經驗，并加強職業道德教育，強化他們的責任觀念與法律觀念，能夠自覺遵守檔案管理法律法規。

總之，在信息時代檔案管理信息化已成為必然趨勢。單位必須抓好電子檔案的管理與開發利用工作，讓電子檔案資源得到最大程度的利用，更好地服務于社會發展。