高校會計檔案信息化管理探析

熊雪芬

（惠州城市職業(yè)學(xué)院，廣東 惠州 516025）

高效的會計檔案管理工作是一項極其復(fù)雜的工作，需要涉及的范圍非常廣泛，不僅包括教學(xué)科研，而且還包括行政，管理等一系列的經(jīng)濟(jì)活動中的歷史記錄關(guān)系，通過高校的會計檔案管理能夠?qū)Ω咝５慕?jīng)濟(jì)活動進(jìn)行高效的記載，并為今后的查找提供可靠的依據(jù)，而隨著時代的發(fā)展，會計檔案管理工作也出現(xiàn)了變化，信息化管理模式給會計檔案的管理模式提供了新的路徑。通過將會計檔案錄入到計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，能夠借助網(wǎng)絡(luò)的形式，對信息進(jìn)行有效地儲存，從而實現(xiàn)了脫機(jī)保存，而這種管理方法的改變，也是高校的會計檔案管理工作發(fā)生了質(zhì)的飛躍，從而提高了會計檔案信息化管理的工作效率，有利于推進(jìn)會計檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 高校檔案管理工作中的問題

1.1 高校對于檔案管理的信息化建設(shè)缺乏重視

高校的會計檔案信息化管理工作缺乏完善的會計檔案信息化管理制度。由于缺少充足的資金保障，因此在開展會計信息化管理的過程中，缺乏少應(yīng)的配套設(shè)施做輔助，而且由于高校的會計檔案管理人員管理理念落后，無法結(jié)合時代的發(fā)展對管理理念進(jìn)行調(diào)整，因此在管理的過程中存在紕漏，部分管理人員認(rèn)為檔案的管理工作只需對檔案信息化進(jìn)行歸檔，保存，保障高校教學(xué)科研的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，并沒有認(rèn)識到檔案管理工作的真正意義。

1.2 信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持

高校檔案管理工作在投入建設(shè)的過程中，不僅需要高校管理人員的重視程度，還需要軟件和硬件的共同支撐，但這需要高校給予必要的資金投入，才能夠促進(jìn)檔案信息資源信息化建設(shè)的完成，而在實際的高校管理中，財政資源往往是由政府負(fù)擔(dān)，相對來說資金較為緊張，因此在資金的分配的過程中，更多的是投入到了學(xué)校的教學(xué)活動當(dāng)中，對于檔案管理的投入較少，這就是很多高校的檔案管理信息化利用率低下的直接影響因素。

1.3 高校檔案管理人才整體素質(zhì)較低

為了適應(yīng)時代的發(fā)展，高校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的管理水平，通過提高對檔案管理理論的學(xué)習(xí)和先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，從而使檔案管理人員能夠更加熟練地對高校的檔案資源進(jìn)行有效的管理和整合，形成清晰的管理體系，但就目前高校的答案管理人員來說，普遍存在知識儲備低下，管理水平較弱的現(xiàn)象。由于管理人員能力的限制，導(dǎo)致高校的檔案管理工作無法與實際俱進(jìn)，從而影響了高校檔案管理的信息化和專業(yè)化的開展。

2 強(qiáng)化高校會計檔案信息化管理的有效策略

2.1 完善高校會計檔案信息化的軟件和硬件的建設(shè)工作

首先，為了更好地促進(jìn)高校會計檔案信息化管理工作的開展，在儲存硬件設(shè)施中必須保持管理的合理性，比如應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的庫房和檔案陳列柜為檔案的儲存提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，并且在檔案庫內(nèi)應(yīng)當(dāng)安裝空調(diào)，確保檔案庫的溫度和濕度都能保持在適宜的范圍內(nèi)，不僅如此還應(yīng)注意防水、防火、防潮、防主等工作，通過優(yōu)化檔案儲存的環(huán)境，從而使檔案管理工作能夠更好地開展，并且在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)做到責(zé)任到人，將管理責(zé)任落實到每一個管理者當(dāng)中，一旦管理出現(xiàn)問題，可以直接責(zé)任到人，避免了部門之間的相互推諉，提高了檔案管理的管理效率。其次，高校財務(wù)部門的檔案管理建設(shè)應(yīng)當(dāng)完善電子信息儲存和電子檔案軟件系統(tǒng)的建設(shè)，通過與會計核算系統(tǒng)相連接，從而獲得高校會計檔案的相關(guān)電子信息，通過對這些信息進(jìn)行有效的保存，從而確保高校會計檔案信息化管理建設(shè)，能夠按照相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)穩(wěn)步進(jìn)行。

2.2 加強(qiáng)人才培養(yǎng)提高會計人員的綜合素質(zhì)

為了更好地開展高校檔案信息化管理工作，應(yīng)當(dāng)建立一批綜合性較強(qiáng)的會計管理人員。首先，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實際情況，通過各個渠道對會計人員進(jìn)行職業(yè)道德的培訓(xùn)和敬業(yè)精神自律性的養(yǎng)成，并結(jié)合實際情況，對會計培訓(xùn)方案進(jìn)行合理的調(diào)整。其次，應(yīng)當(dāng)對高校的會計人員進(jìn)行計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，通過提高會計人員處理會計業(yè)務(wù)的能力以及對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的熟練程度，從而促進(jìn)高校會計檔案信息化管理的穩(wěn)步開展，最后，高校會計檔案信息化管理人員應(yīng)當(dāng)樹立終身學(xué)習(xí)的理念，通過不斷吸取創(chuàng)新知識提高自身的素質(zhì)，從而使高校的會計管理工作能夠結(jié)合計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展做出調(diào)整，并且在日常的會計檔案信息化管理的過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校的實際情況對管理工作進(jìn)行有效地調(diào)整，從而為高校的計算機(jī)信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)，

2.3 完善檔案信息的安全保障體系

在高校會計檔案信息化管理的過程中，應(yīng)當(dāng)確保會計檔案信息化管理的安全，首先，在檔案儲存的過程中，除了對相關(guān)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效地保存之外，還應(yīng)對其進(jìn)行備份通過做好兩手準(zhǔn)備，從而避免數(shù)據(jù)的丟失而使管理人員無所適從，并且在進(jìn)行信息錄入的過程中，要注重內(nèi)外網(wǎng)的分離以及寫入和讀取的分離，通過這種方式避免由于操作失誤而造成的數(shù)據(jù)丟失。值得注意的是，在進(jìn)行檔案儲存的過程中，應(yīng)當(dāng)選擇專用的儲存位置，從而保證數(shù)據(jù)的完整，而且在對電腦的磁盤和服務(wù)器進(jìn)行選擇的過程中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專門的認(rèn)證，并且安排專業(yè)的人員進(jìn)行實時的監(jiān)控，從而保證數(shù)據(jù)的安全性，其次，在使用的過程中，應(yīng)當(dāng)對使用的用戶進(jìn)行限制，只有符合規(guī)定的用戶才能夠在規(guī)定的時間進(jìn)行登錄、查詢和使用。不僅如此，還應(yīng)針對高校會計檔案信息化管理，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，通過充分利用各種防范軟件和防護(hù)系統(tǒng)，從而對整個會計檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行實時的監(jiān)控，通過對數(shù)據(jù)嚴(yán)格的限制，從而避免出現(xiàn)惡意攻擊和篡改的現(xiàn)象發(fā)生。

3 總結(jié)

結(jié)合上述分析，高校的會計檔案管理工作是高校財務(wù)工作中重要的記錄模式，也是高校管理發(fā)展過程中的重要依據(jù)。因此，我國高校應(yīng)當(dāng)針對當(dāng)前高校會計檔案管理的問題進(jìn)行有效地調(diào)整，通過完善高校會計檔案信息化管理軟、硬件建設(shè)，加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)力度，提高會計人員的綜合素質(zhì)，完善檔案信息的安全保障體系，從而構(gòu)建行之有效的會計檔案管理系統(tǒng)，推動高校會計檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。