從傳統(tǒng)方式到信息化管理過渡期的檔案管理工作思路

胡學(xué)華

（山東膠州阜安街道辦事處，山東 膠州 266300）

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域運(yùn)行進(jìn)程逐漸加快，檔案資源增長速度過快，社會(huì)對(duì)于檔案提出了極高的需求量，利用率逐漸提升。從實(shí)際情況來看，以往單一的檔案利用方式已經(jīng)不符合當(dāng)代社會(huì)提出的高要求，因此，加強(qiáng)信息化檔案管理和創(chuàng)新力度是很有必要的。在以往傳統(tǒng)管理方式朝著信息化管理過度期間，檔案管理工作的重心有了明顯改變，從以往初級(jí)檔案存檔應(yīng)用變成了滿足新形勢下發(fā)展需求的檔案現(xiàn)代化管理。

1 對(duì)于過渡時(shí)期檔案管理工作特征的分析

信息化是生活中非常重要的一部分，特別是對(duì)于街道辦事處檔案管理工作而言，信息化技術(shù)產(chǎn)生的作用極高。當(dāng)處于過渡期實(shí)施檔案管理工作的過程中，從以往傳統(tǒng)的檔案管理模式過渡為了新型信息化管理方式，其中，相關(guān)的工作特征表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：其一，對(duì)于工作人員提出的要求非常高，除了熟練掌握信息化管理軟件之外，還必須熟悉所有的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)點(diǎn)。其二，涉及的工作內(nèi)容非常繁多，需要明確各項(xiàng)思路，否則后期將會(huì)發(fā)生混亂。其三，具備數(shù)據(jù)輸入比較多并且工作量大的特征，工作人員長時(shí)間的大量錄入，在錄入數(shù)據(jù)的時(shí)候有可能會(huì)發(fā)生誤差。其四，相關(guān)的規(guī)章體系和標(biāo)準(zhǔn)不具備完善性，也沒有引進(jìn)一體化的管理方式，這就導(dǎo)致檔案管理工作和標(biāo)準(zhǔn)要求不相符，并且短時(shí)間內(nèi)是無法適應(yīng)該項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的，導(dǎo)致工作人員的積極性被削弱。

2 從傳統(tǒng)管理工作方式過渡為信息化管理方式的相關(guān)思路

2.1 提升自身技能，樹立正確的思想理念

要想促使工作良好開展，提升工作質(zhì)量，就需要樹立正確的思想理念，無論是在任何工作中，都應(yīng)當(dāng)如此。當(dāng)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)或者是日常工作開展期間，要求管理層從各方面加深對(duì)檔案作用的關(guān)注度，比如實(shí)施政治方面的學(xué)習(xí)工作，培養(yǎng)職業(yè)道德素養(yǎng)，從被動(dòng)工作轉(zhuǎn)變成主動(dòng)進(jìn)行工作，全面培訓(xùn)角色，促使檔案管理從業(yè)人員全面了解到自身的職責(zé)，落實(shí)責(zé)任意識(shí)，探究對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的一系列影響和在社會(huì)中體現(xiàn)出來的價(jià)值，在促使檔案工作良好開展的基礎(chǔ)上增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量。

2.2 遵循規(guī)范性要求實(shí)施工作

處于過渡階段中，制定完善的信息化檔案管理體系是特別關(guān)鍵的，比如創(chuàng)建收集體系、使用和保存體系以及規(guī)范性的流程等。將檔案整合到一起集中進(jìn)行管理，遵循立卷到保管、檔案利用到堅(jiān)定銷毀以及檔案移交到獎(jiǎng)懲都能夠有法可依的基本原則，為后期檔案管理工作穩(wěn)定開展提供良好依據(jù)。除此之外，還必須加深制度和管理人員績效方面的聯(lián)系性，了解到檔案管理人員崗位責(zé)任和考核指標(biāo)等各項(xiàng)要點(diǎn)，把制度與績效相互融合到一起，在增強(qiáng)從業(yè)人員檔案理念的基礎(chǔ)上激發(fā)人員積極性，確保檔案資料的完善性，提升檔案管理效率。

2.3 制定規(guī)范性的流程，加快運(yùn)行進(jìn)程

當(dāng)實(shí)施信息化檔案管理工作期間，最為重要的以緩解是做好計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案過渡到信息化數(shù)據(jù)檔案的過程中是非常復(fù)雜且繁瑣的，有著一定的龐大性，包含的數(shù)量非常多，同時(shí)工作效率對(duì)于檔案工作信息化開展情況有著直接性的影響。所以，做好前期階段準(zhǔn)備工作，制定規(guī)范性的工作流程是非常關(guān)鍵的，這一點(diǎn)不容忽視。

1）依照ABC分類法實(shí)施工作。在過渡期中，需要從檔案卷宗的重要程度、價(jià)值大小和利用率以及開放性等方面入手，對(duì)全部的全宗進(jìn)行排隊(duì)，采取該項(xiàng)方式優(yōu)先整理開放類型以及價(jià)值型高且重要的檔案。2）遵循分層級(jí)著錄的原則，減少成本輸出。在進(jìn)行著錄期間，可以對(duì)案卷類型進(jìn)行合理劃分，分別是案卷級(jí)、文件組合級(jí)、文件級(jí)三方面入手，有效合理的進(jìn)行著錄。其一，對(duì)于問題過于單一和參考價(jià)值較低的檔案，必須實(shí)施案卷級(jí)著錄工作。其二，一卷中的多項(xiàng)文件包含了相同內(nèi)容以及相互排列在一起的檔案實(shí)施文件組合級(jí)著錄。其三，對(duì)非常重要的文件以及包含問題非常復(fù)雜的文件展開文件級(jí)著錄。3）進(jìn)行分門別類，合理利用各項(xiàng)資源。其一，基礎(chǔ)非常高并且有著全引目錄的案卷，需要在全引目錄中進(jìn)行分類標(biāo)引。其二，對(duì)于非常特殊的檔案，可以使用計(jì)算機(jī)技術(shù)統(tǒng)一歸納人名和地址以及時(shí)間，給出分類號(hào)，在利用檔案目錄的基礎(chǔ)上減少著錄環(huán)節(jié)。

2.4 整合各項(xiàng)信息，加深交流反饋

對(duì)于檔案管理人員來講，可以從多方面整合以及收集有關(guān)的文件資料，在根本上確保檔案資源的完善性，提升質(zhì)量，對(duì)于和標(biāo)準(zhǔn)要求不相符或者是不具備完善性的檔案來講，必須加以改進(jìn)，從根本上將問題徹底解決，以免影響到檔案管理工作的有效開展。

3 街道辦事處檔案管理工作策略

3.1 構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)

健全且完善的標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理制度是特別重要性。從當(dāng)前情況來看，在街道辦事處檔案管理期間，還存在著制度不完善以及管理十分復(fù)雜的現(xiàn)象，針對(duì)此種問題，就要求管理層結(jié)合實(shí)際現(xiàn)象來制定健全的管理體系，在遵循標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上提升檔案管理效率，促使檔案管理工作穩(wěn)定開展。比如，在收集檔案信息期間，必須安排統(tǒng)一的整理、溫度控制和防蟲以及儲(chǔ)存等工作，創(chuàng)建規(guī)范性的電子檔案系統(tǒng)，利用該項(xiàng)系統(tǒng)為工作人員統(tǒng)一錄入和查找數(shù)據(jù)提供諸多的便利，從而促使街道辦事處檔案管理工作得到高效率開展。

3.2 定期對(duì)人才進(jìn)行培訓(xùn)

要想促使街道辦事處檔案管理工作得到良好的開展，少不了專業(yè)性強(qiáng)并且經(jīng)驗(yàn)豐富人員的幫助。基于此，在選取人才期間，需要落實(shí)三項(xiàng)要求。其一，以專業(yè)能力高的人員為主，因?yàn)樵摲N類型人員在實(shí)施檔案管理工作期間，可以靈活應(yīng)對(duì)各項(xiàng)問題，降低問題發(fā)生的概率。同時(shí)還需要選擇潛力高的人才，這些是選拔人才期間必須重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，為人才灌輸先進(jìn)的思想理念，這是街道辦事處檔案管理工作的關(guān)鍵，只有這樣做，才可以培養(yǎng)優(yōu)秀的復(fù)合型人才，從中看出，加強(qiáng)人員培養(yǎng)力度特別重要。

3.3 加大檔案信息化建設(shè)工作的宣傳力度

宣傳的作用極高，通過相關(guān)探究來看，街道部門經(jīng)常對(duì)檔案管理方面的內(nèi)容進(jìn)行宣傳，此種類型的宣傳產(chǎn)生的影響極高，其中受益者是檔案管理工作人員，加大宣傳力度的話將會(huì)幫助相關(guān)人員較快的接受各項(xiàng)新事物，摒棄以往單一理念，這些均是檔案管理期間非常重要的一方面。而實(shí)施工作建設(shè)，勇于創(chuàng)新等均屬于街道辦事處檔案管理工作的核心點(diǎn)，從中看出，對(duì)檔案信息建設(shè)進(jìn)行合理宣傳特別重要。

3.4 各級(jí)管理層應(yīng)當(dāng)秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的理念

在街道辦事處檔案管理工作開展過程中，要想提升高效性，就必須成立專業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)和文化隊(duì)伍，選出小組長，派遣專業(yè)性人員專門管理檔案，以此實(shí)現(xiàn)街道辦事處檔案信息化管理的目標(biāo)。除此之外，檔案管理人員還必須積極應(yīng)對(duì)各項(xiàng)挑戰(zhàn)，制定完善的決策計(jì)劃，深入掌握各項(xiàng)工作內(nèi)容和要點(diǎn)，在健全和改善檔案管理工作的基礎(chǔ)上為后期運(yùn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

從以上論述來看，本文對(duì)從傳統(tǒng)方式到信息化管理過渡期的街道辦事處檔案管理工作思路進(jìn)行了重點(diǎn)探討，明確在街道辦事處檔案管理期間，還必須制定健全的管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，在提升人員自身能力的基礎(chǔ)上促使街道辦事處檔案管理工作得到高效率開展。