大數據時代人社檔案管理探討

熊新華

（咸寧市人社局，湖北 咸寧 437100）

人社檔案是人社系統各科室及業務經辦機構在履行機關職責及辦理各項業務活動中，形成的各類具有保存價值的原始記錄資料，表現為文字、圖像、影像、表格等形式，具體包括：1）機關文書檔案；2）事業單位干部人事檔案、大中專畢業生人事檔案、靈活就業人員檔案、參保退休人員檔案；3）勞動仲裁、勞動監察案卷；4）勞動能力、工傷認定材料；5）參保單位登記材料、參保人員登記材料；6）社會保險個人賬戶管理材料；7）社會保險登記、社會保險待遇領取、資格驗證等材料。由于我國人口眾多，參與社保的人口基數大，人社檔案呈現出數量多、內容繁雜、社會性、動態性的特征，管理難度大。在大數據時代背景下，數據處理效率提升，人社檔案管理應用大數據技術，能夠有效推動其管理模式的信息化、數字化發展，全面提升人社檔案管理及服務水平。不過，在人社檔案管理信息化建設過程中，存在不少難題，需循序漸進，逐一解決。

1 大數據時代人社檔案管理現狀分析

1）檔案庫房基礎設施需進一步完善。人社檔案記載了的人社部門全部發展進程，充分反映了人社工作的成果，并且事關民生，因此，人社部門檔案具有非常價值，必須安全、高效地做好檔案管理工作。庫房建設是檔案保管的物質基礎，咸寧市人社局歷來對檔案庫房建設十分重視，為規范管理、節約資源、合理利用，設立了集檔案庫房、閱文室、檔案整理操作間、榮譽室為一體的咸寧市人社局綜合檔案室。但十余年來，隨著庫房檔案種類不斷增多，數量日益增長，傳統的庫房建設已無法滿足檔案管理恒溫、恒濕、防光、防塵、防蟲、火災報警等需求，查找檔案還需檔案員手動翻找，存在服務效率不高等問題。

2）檔案數字化建設進程滯后，檔案軟件建設及管理有待增強。從現狀來看，基于大數據時代背景下，為適應人社部門業務量日益增長及業務網上經辦的需求，咸寧市人社局檔案管理信息化建設工作已列入重點工作范圍。然而，因我局室存檔案種類繁多，數量龐大，數字化加工所需時間跨度比較長，財政經費不到位等問題導致我局檔案管理信息化建設進程呈現滯后的現象。在傳統的人社檔案管理模式中，大部分資料為紙質文件，無法長期儲存，易霉變，被蟲鼠啃噬，導致信息丟失，而且大量紙質文件累積，手動查找資料也極為困難，整體服務效率較低。檔案信息化建設能夠有效打破這一局面，紙質檔案影像化，構建電子檔案，可以有效解決上述問題。但是，雖然本單位在人社檔案硬件設施管理方面比較健全，然而在軟件建設及管理方面則存在有待提升的局面。比如，人社檔案系統管理軟件缺乏，未能建設完善的數字化檔案室，沒有設置管理權限等，使得相關電子檔案的查詢效率不高，進而影響到電子檔案利用率的提升。

3）管理人員專業素質有待提升。隨著人社檔案資料的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，如果采用傳統的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，應該推動檔案現代化管理，創新管理手段，引入現代化信息技術，實現高效化檔案管理，但是這一過程會受到管理人員業務素質的限制，目前，人社系統在崗檔案管理人員多為非檔案管理專業人員，有的是辦公室兼職人員，總體缺乏檔案管理專業知識，無法適應檔案現代化管理需求[1]。

2 大數據時代人社檔案管理策略分析

1）適應時代發展，建立智能、高效的現代化檔案管理庫房

人社檔案記載了的人社部門全部發展進程，充分反映了人社工作的成果，領導層必須正確認識到其價值，充分重視檔案工作。庫房建設是檔案保管的物質基礎，人社系統應適應時代發展，積極創建集恒溫恒濕、防蟲防塵、煙感報警、氣體滅火、智能密集架為一體的智能、高效的現代化檔案管理庫房，以確保庫房檔案安全，為公眾提供高效服務。

2）加快檔案管理信息化步伐，構建檔案管理信息平臺。檔案規范管理，是為了更好的實際利用，而檔案工作信息化水平的高低又是檔案利用水平的重要指標之一。在未來的幾年中，人社部門在檔案信息化建設方面，應圍繞服務、便捷、高效的工作目標，推進檔案服務工作邁向更高的發展水平。一方面，制定人社系統檔案信息化建設工作方案，摸清各科室及經辦機構對檔案信息化工作的需求，拿出合理預算，并積極向財政爭取項目經費。采購計算機、打印機、復印機、高速掃描儀、專用服務器等信息設備。搭建合適的電子檔案儲存環境，構建檔案管理信息平臺，明確檔案信息化管理要求，確保實現以下目標：（1）完成數字化檔案建設項目。采集和接收電子政務內網各應用系統中傳輸、運轉、處理完畢后的電子文件數據；通過建立基礎數據庫，建設為局機關各科室和局屬事業單位提供不同種類的電子文件的長久存儲、管理、利用等服務的信息系統，確保在內網各應用系統中運行的電子文件數據，完整、安全地得到采集與妥善保存。（2）建立電子檔案管理的標準體系，利用電子政務平臺，建立各種載體檔案和相關電子檔案同步接收平臺。（3）建立電子檔案管理與信息網站（內、外網站）的銜接，為本局領導、機關服務；面向社會、服務公眾，提供現行公開文件、開放檔案目錄等政府公開信息的網上查詢閱覽服務，發揮檔案的積極作用。另一方面，為保障信息安全，需加強檔案軟件建設及管理。在檔案軟件的使用過程中，應選擇安全系數高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質，同時，完善權限設置，合理定義不同功能模塊的操作權限，對系統數據展開分層管理，同時，設定賬戶權限等級，數據庫管理人員可瀏覽后臺數據，具有數據編輯、管理權限，其余用戶只能查詢權限內的檔案信息。完善數據平臺防御機制，定期優化、升級系統，安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監控軟件等，以防信息泄露、數據丟失或被篡改。

3）完善檔案管理機構設置，提升工作人員業務水平。人社系統應該完善檔案管理機構設置，配備在業務素質、政治素質上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實。而且，人社檔案信息化建設，對于檔案管理人員專業水平提出了不一樣的要求，為了讓相關崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，單位應該引進在檔案專業素質、信息素質上達標的優秀人才，并做好崗位培訓、繼續教育等工作。定期組織人員參加業內培訓及學術交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、檔案管理專用軟件、硬件設施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當前人社檔案信息化管理工作中所用的技術軟件及設施，強化網絡安全教育，提升其網絡安全防范意識，保障電子檔案的儲存、利用安全性。

3 結語

綜上所述，大數據時代的到來，讓社會認識到了信息資產的價值，為人社檔案管理革新創造力契機。在大數據技術的支持下，搭建咸寧市人社系統檔案管理平臺，完成數字化檔案建設項目，將實現對內網的各用戶（包括領導、科室、事業單位、群眾）提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數據分析及挖掘服務，建成檔案信息綜合查詢及輔助決策系統。同時，依托咸寧市人社系統檔案管理平臺，可以實現檔案信息網上查詢的功能，面向社會、服務公眾，為適應我局信息化建設和檔案事業發展的要求，進一步提高我局檔案管理工作的現代化水平，進一步發揮檔案信息資源服務社會打下堅實的基礎。