電子檔案管理系統設計及其功能實現

林 俠

（吉林省梨樹縣梨樹鎮預防保健中心，吉林 四平 136500）

隨著互聯網時代的不斷加強與完善，我們的經濟水平也在不斷的進行增長，現代化的計算機網絡技術也變得越來越發達，電子檔案作為一種全新的檔案管理方式，使其原本的紙質文件變得方便與輕薄，不但能夠方便人們的工作，使人們的工作變得更加的準確與清晰，工作變得更加平面化。但是在方便人們工作的同時，也存在著許多新的與互聯網技術或檔案管理技術相關的問題出現。電子檔案管理系統的基礎性能完善已經成為一個當前最重要的研究課題，這是一個值得人們進行思考的問題。也是值得設計人員進行深入討論與探討的問題。電子檔案管理的相關設計人員，應當從電子檔案管理系統科學設計規劃角度出發，為了能夠更好的實現現代的但電子檔案技術的應用功能，我們在對電子檔案進行設立設計和管理系統方案時，應當結合多方面的實際情況和問題，從整體的結構性能角度出發，提出科學合理的解決方案，以保證在設計過程當中，在最終的結果提交時保證正確的方案的可行性，本篇文章將會對電子檔案管理系統當中可能出現的功能以及問題，還有設計方案進行全面的確定性的簡單的分析，并對分析結果提出一定的意見和建議。

1 電子檔案管理的內容與重要性

隨著社會的發展進步，現代化產業逐漸的增多，網絡變得更為普及與廣泛。在傳統的檔案管理方式當中，通常都是使用紙質版來進行檔案的記錄與管理。但是在當今現代社會的發展前提下，傳統的紙質檔案管理形式已經不再適應現代的檔案管理工作，我們為了能夠更快更有效的整理出信息檔案，以及對信息和檔案進行歸納和整合以及保存電子檔案管理，技術已經成為我們當今時代必須要使用的技術之一。也正是因為這樣的原因，電子檔案管理系統隨著電腦技術的開發與應用變得應運而生。所謂電子檔案，就是指將保存歸檔價值的文件進行電子錄入和電子化處理，例如一些電子郵件，電子書籍以及電子類的相關的表格，報表，圖紙，信息等都可以稱為電子檔案。這些電子檔案通常都會以磁帶或者光盤或者U盤的形式來進行存儲。然后再通過這些電子文件的命名以及對盤各種存儲媒介進行有序的分類和歸檔。電子檔案在與傳統的手工檔案管理上來進行比較時，是具有非常大的便捷優勢的，不但能夠極大程度上的方便，日常的檔案管理工作，使得檔案管理變得不再繁瑣和復雜。還能夠使得檔案在進行查閱和翻找時有了更大的便利性，使得檔案可以快速的得到檢索。檔案相關從業人員可以直接進入相關的網站進行查詢，即可找到電子檔案與之對應的信息，不僅節省了在查閱檔案時所消耗掉的時間，還從極大程度上簡化了，我們在對檔案進行查找時的繁瑣程序。

2 電子技術在管理時仍然存在問題

在電子檔案的實際使用過程當中，中國目前對電子檔案的管理系統應用服務依舊不夠完善，在檔案相關的軟件開發上依舊存在著一些不得不去考慮的問題。

2.1 無法正確認識電子檔案的優勢

傳統檔案在對信息進行記錄與獲取時，主要的區別來源于紙張的大小以及材質的不同，而針對電子檔案的存儲來說，電子檔案的存儲載體已經十分的多元化了，比如磁盤，硬盤，磁帶，光盤等相關的戒指，都可以用來電子檔案的存儲，紙質的檔案盡管可以隨時的進行查閱，并且信息內容相對全面，但是電子檔案在計算機的使用上已經達到了初始。路滑的地步。計算機技術和網絡系統具有很大的依賴性，電子檔案的存在為人們提供了極大的便利。或許有些時候可能會因為網絡的關系，而導致存儲的載體變得不太穩定，甚至有時電子文件都無法查閱，或對檢索到的信息都不能進行清楚的識別，所以有時也很容易對電子的歸檔工作造成一些不必要的影響。也正是因為紙質版的傳統檔案從某些角度上已經優于電子檔案了，尤其是在保管環境上，這就為電子檔案的保管方面提出了更加高度的要求和標準，另一方面紙質文件的信息只能是通過靜態的文字或圖形來對人們進行呈現，但電子文件可以展現多種動態形式，例如視頻聲音等各種多樣化的功能。也正是因為這樣，我們可以通過對圖片文字和聲音畫面的結合，讓人們在對其進行檢索時找到更加符合條件的更加立體的信息，并且能夠直接的獲取進行下載直接可見，所以電子檔案在實際應用方面應更強于紙質檔案。

2.2 軟件設計中的不足

在網絡歸檔過程中，軟件忽略了電子文件元數據的歸檔，導致電子文件失效。同時，在傳輸電子文件時，相關軟件缺乏合理的系統管理設計。同時，將不科學的系統軟件設計應用到電子文件管理中，會大大降低電子文件的利用率。

3 電子檔案問題的解決措施

3.1 確保電子檔案信息化的嚴密性

為了保證電子文件結構和內容的安全，電子文件管理系統必須針對潛在的安全風險采取有效的安全措施。提高電子檔案管理的利用率也可以降低檔案的管理成本，同時提高安全技術和訪問服務水平，保證安全技術過程中的有效性和真實性，保證電子檔案系統的快速恢復和正常有效運行。

3.2 使檔案信息庫健全完整

不斷更新電子檔案管理系統的配置設施，統一和規范系統接口，保證足夠的存儲空間，保證快速高效的信息處理，保證操作系統與配置設施相對應。實現電子檔案管理系統的高質量性能，加強各方面的網絡系統建設，突出其特點和優勢，實現檔案信息的快速傳輸和資源共享，通過設置防火墻或設計不同的網絡安全來保證信息傳輸的安 全性。

3.3 發現培養優秀人才

案管理部門或企業還應增加人力物力，確保經濟可行性，吸引計算機專業人才，加強檔案管理人員的培訓，提高他們的計算機應用知識和實際操作能力。電子檔案管理系統要以人為本，不僅需要一個多功能、快捷、方便的系統平臺，還需要增強檔案管理人員的服務意識和工作熱情。

4 結語

綜上所述，作為一項復雜的科研項目，電子檔案管理系統的研究與開發需要更加前沿和有效的科技支撐。同時，也需要專業設計師的共同努力來開發和創新，不斷提出新的總體設計方案，逐步完善電子檔案管理系統的功能。