企業檔案管理的信息化建設思考分析

張世廣

（吉林省有色金屬地質勘查局六0六隊，吉林 通化 134002）

企業想要完善檔案管理的信息化建設，其實是一件非常困難的事情。企業內部需要做出相應的調整和改善，才能從真正意義上去實現這個目標。在整個過程當中，相關的工作人員要靈活的運用現代信息技術，將信息技術更好地應用于檔案管理方面，進而提高檔案管理的質量與效率。在當下這個時代背景中，企業想要快速提高自己的競爭力，就必須要針對企業檔案管理這一方面做出相應的改革。要想提高企業本身的競爭力，就必須要實現全面的管理，檔案管理就是企業發展過程當中一個非常重要的管理層面，所以企業必須要對整個企業檔案信息管理做出相應的研究，并不斷地發展和完善。

1 企業檔案管理信息化的重要性及其建設的現狀

1）企業檔案管理信息化的重要性。在整個企業管理工作的開展過程當中，檔案管理是整個管理內容當中最重要的一個環節，尤其是在現在信息技術和網絡技術發展如此迅速的當下，企業不得不將加快腳步，盡可能地實現檔案管理的信息化目標，企業想要提高自己的競爭力，就必須重視起來對檔案管理的信息化建設工作。通過加強相應的建設工作在一定程度上能夠提高企業檔案管理的相關質量和效率。不僅能夠為企業減少一些不必要的成本開銷，還能將可利用的人力和物力資源分配到合理的地方，實現資源的合理化分配。通過整個檔案管理的信息化建設，能夠從整體角度上解放檔案管理人員的工作內容，減刑檔案管理人員的工作壓力。檔案管理信息化的建設目標實現，不僅能夠使相關的人員快速的查到檔案信息，還能夠有效的利用相關資源。通過檔案管理的信息化建設，企業內部的很多部門之間的交流就會變得非常方便，通過加強各企業之間的聯系和交流，可以更好地服務于整個企業的長遠發展，在整體角度上能夠提高企業管理的水平。

2）企業檔案管理信息化建設的現狀。（1）檔案管理信息化的意識有待加強。監管在當下這個激烈的市場環境之下，很多企業都意識到了企業檔案管理信息化建設的重要性，但是在具體的開展工作和落實工作當中卻出現了很多大大小小的問題。企業檔案管理信息化的建設現狀并不樂觀，還有很多問題等待相關的工作人員去解決和完善。在企業檔案管理的過程當中，存在有一些工作人員或者是領導人員對整個信息化管理的理解和認識不夠徹底，從思想方面就比較松懈信息化管理的質量和水平，這就直接影響著整個檔案管理信息化建設的開展，會給整個檔案管理信息化建設帶來一定的阻礙。另外很多領導人也會認為答案信息化建設和公司的經濟效益并沒有直接的關系，所以投入信息化建設只是會增加企業的經濟壓力，白白的浪費企業的運行資金。除此之外，檔案管理工作人員在對待自己的管理工作方面也有一些態度問題，工作的能力也有待提高，所以這也就導致了檔案管理的質量和效率比較低。（2）沒有對檔案信息化建設完整規劃。在開展信息化建設工程的過程當中并沒有和企業的整體發展和長遠發展聯系起來，所以在信息化建設的過程當中，并沒有將檔案信息化建設的作用充分的發揮出來。最根本的原因就是在于某一分企業重點看重的是眼前的經濟收益，并沒有為企業的長遠發展和未來的擴展方向做出一個系統的規劃，這也就會導致檔案信息化建設的方向出現差錯。在信息化建設當中，企業的相關工作人員要用長遠的角度去看待問題，要做好一個長遠的規劃和方案設計，提高整個檔案信息化的水平，只有這樣才能夠將檔案信息化的相關資源充分的利用起來，共同服務于整個企業的經濟收益方面。（3）檔案信息化管理人員缺乏。在開展企業檔案信息化管理工作的過程當中，管理人員的能力對于整個信息化管理的質量來講至關重要，如果管理人員的能力達不到相應的要求，就非常不利于信息化管理工作的開展。想要高效率的開展企業檔案信息化管理，就必須要聘請更多的專業信息化人才，只有有了專業的檔案，信息化人才的外在條件，才能從整體角度上去提高整個企業檔案信息化的服務水平。可是在實際的檔案管理工作當中，很多管理人員，他們自身的工作素質和綜合素質都比較低，自己的業務能力達不到整個檔案信息化管理的相關要求。除此之外，在信息技術方面，業務也不夠熟練，不能夠靈活的運用一些信息技術用于日常的檔案信息化管理當中，從知識理論來講，對于整個檔案信息化管理的相關文獻了解程度不夠深入，這些都嚴重阻礙了企業檔案信息化建設工作的高效率開展。

2 企業檔案管理信息化系統建設策略

1）注重檔案信息管理的概念轉化。想要更好地提高企業的檔案信息化管理水平，就必須要不斷的去更新企業領導人員對于檔案管理的觀念和看法，必須要改變相應的管理觀念才能夠和時代發展共同進步，在整個管理工作當中，工作人員需要靈活運用檔案信息化管理的創新模式，企業當中的領導團隊也需要投入一定的人力和物力用于整個檔案信息化建設的宣傳上，讓公司內部的人員更好地意識到檔案信息化管理的重要性，通過這樣一個引導效果，可以促使企業的全部工作人員積極主動地參與到企業檔案管理信息化建設工作當中，這樣可以很好的促進檔案信息化建設工作的穩定發展。

2）完善檔案信息化基礎設施的建設。想要進一步的提高企業檔案信息化建設的水平，就必須要不斷的完善建設施工當中所需要用到的基礎設施，只有加大投入力度，才能夠不斷的完善基礎設施的整體水平，企業需要在這一方面做出相應的改善，并不斷地加強基礎設施的完善。要想保證企業長遠穩定的在市場競爭，如此激烈的環境下生存下去，就必須要以一個長遠的遠光做出相應的規劃，盡可能地實現檔案信息化建設的發展進度，在企業信息化建設的過程當中需要投入一定的專項資金，這樣能夠為檔案信息化工作的開展創造有利的條件，除了硬件設備要跟得上之外，還需要在軟件當中加強投入力度，只有這樣才能滿足企業檔案信息化建設更加符合企業的未來發展。

3）加強檔案信息化建設人才的培養。在整個檔案信息化建設的過程當中，必須要有專業化的管理人員參與進去，這才是提高檔案信息化建設進程的關鍵因素，企業在聘請人才的時候，一定要注意引進一些開發檔案信息化建設的工作人員。只有這樣才能更好的完成人才儲備的工作，通過積極的組織相應的信息管理人才的培養活動，讓檔案信息化建設人員得到專業的提升，通過采用相應的培訓活動，以此來達到提高檔案信息化管理人才的綜合素質。不管是從理論知識上還是實踐技術方面，都要加大力度培養管理人員的綜合素質，能夠讓檔案信息化人才積累更多的工作經驗，在檔案信息化管理工作當中會更加得心應手。除此之外，企業也可以采取一定的措施去激發工作人員的工作積極性，通過制定相應的激勵機制，可以更好地促進員工不斷努力提高自己的專業能力，共同服務于整個企業檔案信息化建設的過程當中。

3 結束語

企業也想要在市場競爭如此激烈的環境下長期的生存下去，就必須要重視起來企業檔案管理工作。通過應用先進的信息化技術，全面的實現檔案信息化建設工作，結合企業自身的發展，采取強而有效的措施，讓檔案管理信息化建設的水平相對以前有一個顯著的提升。