信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新探究

余艷芬

（柳州市綠化建設發(fā)展中心，廣西 柳州 545001）

為了適應當前我國經濟社會快速發(fā)展的需求，很多企事業(yè)單位在檔案管理方面迎合了信息化發(fā)展的技術趨勢和時代潮流，將信息化技術合理應用到單位的文書檔案管理過程中，創(chuàng)新文書檔案管理方式，有效提升文書檔案管理的時效性。本文重點分析了當前文書檔案管理中存在的問題，并提出了應對策略，以此優(yōu)化文書檔案管理質量。

1 文書檔案管理工作的重要性

1）可為其他科室提供信息服務辦公室開展各項活動所產生的文件與資料就是辦公室文書檔案，收集與整理這些文書檔案，可以了解活動開展內容，分析其開展的意義之所在，也可對政府機構及各個部門產生的業(yè)務進行記錄，進而對這些業(yè)務的潛在價值進行有效挖掘，進而為其他活動的開展提供可靠的信息依據，其他機構或部門通過信息檢索即可查閱與調取這些資料，可以將文書檔案的價值充分展現 出來。

2）為其他工作的開展提供法律憑證文書檔案資料記載了政府機構建立、變更及發(fā)展等相關信息，是其運轉狀況以及各項活動開展效果的重要體現，這些文書資料可以讓上級管理部門對政府機構的運營狀況進行管理，也可為紀檢監(jiān)察部門調查與處理政府機構中發(fā)生的違法事件提供證據。正因如此，文書檔案具備了一定的法律憑證效力，可為其他工作的正常開展提供有力的指導。

2 信息時代文書檔案管理工作面臨的問題

2.1 規(guī)范標準缺失

檔案資料本身具有實用性、信息化的特點，管理時必須按照國家的規(guī)范標準執(zhí)行，以保證檔案的準確性、安全性。然而實際工作中，文書檔案的管理存在不少問題，例如資料收集不全面、分類不嚴謹，管理形式比較落后，信息系統(tǒng)和網絡平臺的建設有差異。這些問題的存在，會影響文書檔案的服務和資源共享，因此信息化管理的發(fā)展速度緩慢。

2.2 文書檔案管理理念較為落后

文書檔案在通常情況下是企事業(yè)單位資料管理工作中的重要內容，可以為企事業(yè)單位的日常經營管理提供重要的參考依據，屬于一項基礎性但是非常重要的工作。但就企事業(yè)單位文書檔案管理工作開展現狀來看，許多文書檔案管理人員思想守舊，缺乏創(chuàng)新管理意識，缺乏信息化管理應用意識，依然沿用傳統(tǒng)的文書檔案管理理念。如此不僅無法提高文書檔案管理工作效率，無法真正提高文書檔案管理工作水平，同時對于整個文書檔案管理工作的開展而言，也會產生較為不利的影響，容易產生資源浪費問題。

2.3 檔案管理水平不高

從人的角度看，由于重視程度不夠，缺乏嚴謹細致的系統(tǒng)性謀劃和積極主動的工作態(tài)度，就難以在信息化大背景下制定出科學合理、符合企業(yè)實際的檔案信息化管理制度體系和工作機制，對待工作，不積極不主動，工作態(tài)度極為惡劣，敷衍了事，并沒有認識到檔案管理工作的深層次意義。與此同時，在進行檔案管理工作時，沒有充分結合檔案信息化建設的趨勢，使工作效率過于低下。從物的層面講，多數單位對檔案管理必備的條件解決程度和落實效果較差，如沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室空間有限、環(huán)境潮濕、“六防”設備不配套，影響檔案管理的質量和效率還在其次，更甚者會引起檔案材料的霉變、蟲蛀并存在安全隱患，這與信息化管理的要求相比，差距較大。

3 提升文書檔案管理工作的可行性對策

3.1 提高對文書檔案管理工作的重視程度

政府部門的領導層應提高對文書檔案管理工作的重視程度，認識到其對辦公室工作所產生的影響，發(fā)揮出自身的職能，制定出有利于文書檔案管理工作開展的工作規(guī)劃，立足于文書檔案管理工作的全局，對文書檔案管理工作進行科學部署。同時，還要對文書檔案管理工作予以嚴格的監(jiān)督與管理，針對文書檔案管理工作中的問題提出指導建議，總結工作中的可借鑒之處并進行全面的推廣與應用。在此過程中，領導層也應發(fā)揮出自身的影響力，提升所有工作人員對文書檔案管理工作的重視程度。

3.2 對檔案深加工

對文書檔案進行深加工，能提高數據處理能力，為用戶提供更好的服務。以文書檔案的分類為例，可以按照企事業(yè)單位內部文件、對外聯系文件進行劃分，可以按照通知類、記錄類、總結類進行劃分。在網絡鏈接方面，可以分為城域網鏈接、互聯網鏈接、專用網鏈 接等。

3.3 規(guī)范化流程

目前，機關、團體、企事業(yè)單位文書檔案管理流程普遍存在不規(guī)范現象，主要表現在文書檔案歸檔不及時、文書檔案交接隨意性、文書檔案內容不完整等等，極大地影響了文書檔案管理質量和效率，因此，要切實規(guī)范文書檔案管理流程，實行全流程規(guī)范化管理。一方面，要規(guī)范文書檔案收集。明確文書檔案收集范圍、保管期限，文書檔案歸檔標準等；另一方面，要規(guī)范文書檔案整理。嚴格按照文書檔案形成時間、內在聯系等因素，做好文書檔案規(guī)范整理，確保頁碼編制不漏號、不空號。此外，要規(guī)范文書檔案借閱、歸還等利用流程，嚴格履行檔案利用手續(xù)，確保檔案保密和安全。

4 結語

綜上所述，在單位發(fā)展和改革的過程中，關于檔案管理工作的進行，需要領導和各部門人員共同協(xié)調重視來完成，并在其中加入現代互聯網技術，實現檔案信息化建設，搭建現代化檔案數據庫，不斷地提升檔案管理人員的薪資待遇，定期組織培訓以提高其專業(yè)性，為單位的發(fā)展和改革奠定堅實的人才基礎，最終提高其競爭力和實力。