信息化時代企業(yè)科技檔案管理數字化技術的要點

張春艷

（中交天津港灣工程設計院有限公司，天津 300461）

企業(yè)科技檔案屬于重要信息資產，關系到企業(yè)技術安全，能夠為企業(yè)各項技術工作開展提供科學指導。經過長時間運營，企業(yè)形成大量科技檔案，需要通過信息化建設高效開展檔案管理工作。引入數字化技術加強檔案管理，能夠使存儲空間得到節(jié)約的同時，提高資源利用率，但期間也存在一定技術風險。因此，還應加強科技檔案管理數字化要點分析，以便使檔案管理水平得到提升。

1 信息化時代企業(yè)科技檔案管理數字化

在信息化時代，傳統紙質管理模式已經逐步被數字化方式所替代。運用數字化技術實現企業(yè)科技檔案管理，能夠推動模式創(chuàng)新。在企業(yè)科技檔案生成過程中，將形成文字檔案和圖像檔案，使各項科研或決策得到有效記錄。考慮到檔案儲存空間有限，運用數字化技術文字檔案轉換，將圖像檔案錄入到綜合檔案管理系統中[1]。使科技檔案管理逐步脫離傳統紙質記錄形式，使不同地區(qū)檔案管理問題和信息局限性等問題得到解決，實現檔案資料廣泛收集，保證科技檔案內容的完整性。借助軟件實現各種檔案資料分類，形成科技檔案目錄，能夠實現檔案組合放置。各部門根據需求在目錄中進行檔案資料查找，可以及時完成檔案內容打印，使資料得到充分利用。因此通過推動企業(yè)科技檔案管理數字化發(fā)展，能夠使檔案工作效率和質量得到有效 提高。

2 企業(yè)科技檔案管理數字化技術要點分析

2.1 文件歸檔技術要點

2.1.1 收集技術

設計院科技檔案范圍主要是承攬的工程設計咨詢項目的資料，以施工圖紙、成果報告為主，在得到最終成果前將生成一些過程性文件，同樣需要進行歸檔處理。在圖紙的批量掃描過程中，應使圖紙得到平整放置，按照統一順序進行掃描，確保掃描后的圖像清晰、完整，不存在失真問題，能夠得到接近原貌的效果。在實踐操作中，可以直接利用圖像處理軟件進行自動化處理，將文件掃描制作jpg或pdf格式。為保證文件檔案得到及時接收，還要通過檔案平臺加強在線交流，及時完成檔案整理。

2.1.2 入庫技術

在檔案入庫階段，應做好檔案校準、命名等工作。為保證圖像能夠與系統掛接，應輸入包含圖號、幅面、流水號等在內的信息，按照統一規(guī)則進行命名。在圖像校準過程中，針對圖像顛倒、存在斑點等情況，應做好處理。如老舊圖紙因帶有污點掃描時會出現黑線，可以利用軟件去污保證圖像質量。反頁將出現顛倒情況，在拍照文件夾下分別建立文件夾進行正頁、反頁存放，然后統一對反頁進行180°操作，之后與正頁按照相同格式改名，確保頁面順利銜接。在檔案掛接階段，可以按照整件進行圖紙上傳，完成系統批量掛接。考慮到人工操作難免出現重掃、漏掃等情況，為保證數字化成果，還要進行程序校驗和抽檢。針對批量掛接文件，可以直接設置規(guī)則完成自動校驗，失敗后逐條核對能夠完成檔案修正。

2.2 檔案存儲技術要點

2.2.1 安全技術

在檔案存儲過程中，考慮到科技檔案特殊性還應加強保密管理。結合業(yè)務分工，需要對軟件不同操作模塊權限進行設定，確保檔案數字化過程由專人管理。配備視頻監(jiān)控等設施，按要害部位管理要求進行加密處理，避免檔案信息被隨意調閱。在密鑰管理上，應按規(guī)定定期和不定期更換密鑰，保證未開放檔案無法被私自拷貝、修改等操作。針對檔案各項操作，需要進行跟蹤記錄。為避免綜合檔案管理系統因遭遇外部入侵出現信息安全問題，需要加強防火墻等技術運用。此外，需要使檔案保存載體的物理安全得到保證。針對各種磁盤、介質，應加強環(huán)境管控，做好避光、防塵等各方面管理，并與強磁場等有害物質保持距離。

2.2.2 維護技術

在科技檔案數字化管理工作中，需要使用大量設備，給檔案存儲帶來威脅。安排專人負責維護工作，做好設備安全風險評估和檢測工作，能夠使隱患得到及時排除。針對各種網絡設備，還應定期開展安全檢測，禁止安裝無線網卡等設備。采取物理隔離方式，禁止使用無線鍵盤等互聯功能外圍設備，可以降低木馬、病毒侵入威脅。在存儲部件損壞時，盡可能由企業(yè)內部技術人員負責檢修維護，需要外來人員維修應做好現場監(jiān)督，避免信息出現泄漏情況。此外，針對徹底損壞存儲硬盤等部件，應妥善處理。因為即便采取高級格式化技術進行文件刪除，依然無法保證數據徹底清除，應采取措施杜絕數據非法 恢復。

2.3 檔案利用技術要點

2.3.1 編碼技術

為加強檔案利用，在數字化管理上還應結合科技檔案成套性、多樣性等特點進行編碼，體現檔案管理專業(yè)性。按照電子檔案管理標準，對在磁性載體上零散分布的文件進行分類編碼，能夠使檔案處于有序狀態(tài)，通過著錄標引確保檔案得到高效利用。為此需要加強數據庫技術運用，結合門類劃分、文件內容進行產品項目分類編號，制定科學方案，保證各份文件編號固定且唯一，能夠形成有機整體。針對按照工程性質劃分的專業(yè)組卷，可以按照組建立文件目錄表格，按照歸檔時間進行排序。建立以項目命名的文件夾，對電子掃描件進行囊括，保證通過目錄查找到文件時能夠獲得全部圖紙資料，促使資源利用率得到提高。根據編碼類別，可以根據各類人員級別、層次完成檔案使用權限設定，使檔案訪問得到有效控制[2]。

2.3.2 檢索技術

檔案以數碼形式在各載體上存儲，在使用時依賴軟硬件平臺實現內容還原。整個過程較為復雜，還要做好參數定義，確保格式得到順利轉換。在檔案資料檢索上，考慮到圖紙掃描后將以pdf或掃描版形式存儲，同時為保證圖紙內容清晰、完整選擇較大分辨率，造成科技檔案數量級較大，直接傳輸原件容易出現卡頓問題。為保證文件能夠得到快速檢索，可以直接通過掃描二維碼進行文件獲取，也可以通過系統平臺對檔案條目名稱進行查找。通過在檢索欄中輸入工程名稱、項目關鍵字等，都可以對文件名稱進行確認。設定相應條件輸入，構成綜合檢索平臺，能夠使檔案得到精準獲取。

3 結論

企業(yè)科技檔案管理數字化工作是需要長期開展的系統工程，要求管理人員掌握整個工作流程，做到熟練運用各種數字化技術保證檔案資料有效性、完整性，為資源利用奠定扎實基礎。對文件歸檔、檔案存儲等各環(huán)節(jié)數字化技術要點進行把控，能夠運用信息技術手段科學開展檔案管理工作，繼而使企業(yè)科技檔案管理質量和效率得到保證。