對機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設的探討

盧中華

（山東省淄博市周村區(qū)交通運輸事業(yè)服務中心，山東 淄博 255300）

在以往的事業(yè)單位檔案管理中，由于信息技術水平有限，導致了檔案信息的管理工作效率低下，如今出現(xiàn)了檔案管理信息化建設，利用信息化管理手段，極大方便了檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理信息化建設是指用計算機等智能化工具代替人工操作，提高檔案實體管理效果和檔案利用服務質(zhì)量的一系列活動，開發(fā)事業(yè)單位中的檔案信息資源，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還能有效的避免保密信息資源的外漏。因此，為了提高信息化建設效果，工作者需要深入分析建設中存在的問題，并采取有效措施，推進科學、合理的檔案管理信息化建設方案，提升檔案管理的信息化水平，只有這樣才能增強事業(yè)單位檔案信息的效用，保證事業(yè)單位的檔案管理信息化建設工作順利進行。

1 機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要性

事業(yè)單位與普通企業(yè)的檔案管理工作相比，具有一定的獨特性，這是它隸屬于國家的性質(zhì)而決定的。人事調(diào)動、工作紀要記錄以及發(fā)展歷程等內(nèi)容則是其工作的重點，這些資料都是事業(yè)單位歷史變革的見證，有著重大的意義。現(xiàn)代社會科技的快速發(fā)展，使得辦公走向自動化、無紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統(tǒng)的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機讀。這樣的檔案管理方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式有著很大區(qū)別。在未來檔案管理當中，檔案工作人員會面臨各種各樣的檔案文件，對于信息檢索者來說，無論是進行信息決策還是開展有關的項目服務，這些都是可以參考的重要內(nèi)容。所以，積極創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的方式方法，深入數(shù)字化、信息化的應用手段，推進檔案信息化管理工作，更有助于實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化、效率的提升，對于實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展大有裨益。

2 對機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設的探討

2.1 增加對資金的投入力度

不管什么樣的項目構建都需要投入很大的人力、物力和財力，工程項目建設與機關事業(yè)單位的管理也同樣如此。人力、物力和財力的大量投入是確保整個項目能夠順利開展的必要保障。而在事業(yè)單位當中，構建信息化的檔案管理，則需要對傳統(tǒng)的設備進行更替、換代，這時候就必須要投入大量的資金進行支持，才能夠為進一步建設信息化管理程序提供保障。由此可見，事業(yè)單位的建設需要相關部門予以支持，運用現(xiàn)代化的管理模式，有效地改進傳統(tǒng)管理當中的方式以及硬件設施（例如打印機、計算機、掃描儀等），確保檔案管理信息化的構建更加順利。在針對設備進行更換的過程當中，檔案管理人員則需要對運行過程當中的每一份數(shù)據(jù)進行記錄，然后再轉移到設備的運用和管理過程當中。除此之外，事業(yè)單位的檔案管理還需要有足夠的安全性，保證管理過程當中的資料和數(shù)據(jù)不會外泄，由此則需要構建相對完整的安全系統(tǒng)，確保檔案信息在運行當中不會丟失、不會被竊取，讓信息能夠充分得到保護。

2.2 優(yōu)化設備配置

為了緩解設備配置問題，奠定扎實的事業(yè)單位檔案信息化建設基礎，政府部門需要加大在硬件上的投入，并完善配套的檢修維護措施，確保各項先進信息技術能夠順利應用到檔案管理中。在設備配置上，政府部門要規(guī)劃好信息技術引進計劃，并根據(jù)信息技術的作用規(guī)律，來為各個事業(yè)單位合理配置硬件設備，同時，在安排采購工作時，選擇口碑好、規(guī)模大、資質(zhì)齊全的設備供應商，從源頭保障設備的質(zhì)量。此外，領導者還要結合硬件設備的運行規(guī)律以及檔案管理工作安排，科學規(guī)劃檢修維護方案，而且要針對設備運行中容易發(fā)生的故障，提前做出應對策略，縮短故障維修的時間，保障信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。對于老舊設備，事業(yè)單位要及時進行淘汰和更新，并及時提取老舊設備的剩余價值，避免出現(xiàn)浪費，進而深入優(yōu)化信息化建設工作的效果。

2.3 轉變觀念，優(yōu)育人才

一是事業(yè)單位領導者和管理層應起到“領頭羊”的作用，積極轉變觀念，建立起完善開展檔案管理的正確認識，充分掌握檔案信息化管理的含義、關鍵價值、長處及不足，樹立良好的信息化應用意識；二是積極引進檔案管理人才，并培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，事業(yè)單位可借助內(nèi)部競聘、向社會招聘、邀請專業(yè)人士講座制定等方式，來搭建起一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，并強化檔案管理工作人員的教育，確保其具備較強的責任心、良好的專業(yè)素質(zhì)、牢固的檔案管理知識等；三是強化輪訓學習，確保檔案管理人員能夠及時掌握最新的檔案管理知識，充分了解信息化管理手段與技能，使之專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)能夠始終滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位發(fā)展的需求；同時，事業(yè)單位應強化檔案管理人員的計算機應用能力等培訓，對其管理業(yè)務能力進行著重考核，強化其檔案管理思想認識的培養(yǎng)，促使其一心一意投身到檔案管理事業(yè)之中；四是激勵管理，為確保檔案管理工作的有效性，檔案管理人員應學會應用最新的科學知識，可以說檔案管理就是知識管理，基于此，事業(yè)單位應鼓勵檔案管理人員積極學習新知識、新技能、新方法，不斷完善自我，從而確保方案檔案信息化管理能夠更加靈活開展。

2.4 規(guī)范檔案管理標準和安全信息保證系統(tǒng)

做好規(guī)范化的管理體系是提高檔案管理工作實效性的關鍵，只有在持續(xù)規(guī)范和優(yōu)化制度體系的同時，才可以確保檔案管理的技術水平。在具體的管理流程方面，必須做好歸檔、接納、儲存與交換等多方面制度體系建設，同時突出落實信息化的管理機制。檔案管理必須從起點與終點兩方面著手，在標準化制定的同時，需要做好相應的宣傳。安全屬于信息化環(huán)境下檔案管理工作的重點，在管理工作中需要從硬件設備、軟件設備雙方面做好對檔案的安全性管理，強化網(wǎng)絡平臺的安全性建設與管理工作，提高檔案信息的安全性，提高檔案實踐性應用價值。

3 結語

綜上所述，有效緩解事業(yè)單位檔案管理信息化建設中的問題，能夠提升單位檔案管理水平。作為事業(yè)單位相關管理工作人員，要充分重視檔案信息化管理建設，并不斷提高信息化管理水平，機關事業(yè)單位檔案信息化管理是一項十分重要的工作，實現(xiàn)機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設迫在眉睫。要從思想上入手，相關單位要提高重視程度，加快檔案管理信息化建設步伐；建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、科學化管理；要不斷加強消防設施設備，科學保存數(shù)據(jù)備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實性；要匯聚人才，加快檔案信息化建設步伐，逐步實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，提升檔案管理利用水平，開創(chuàng)檔案管理工作新局面。