淺談檔案管理創新及檔案管理數字化問題

高 強

（山東省濟南市狼貓山水庫管理處，山東 濟南 250103）

檔案管理是一項繁瑣易出錯的工作，隨著時間地推移，檔案的內容及數量會越來越龐大，更容易導致檔案管理中失誤、遺漏等問題的出現，在傳統的檔案管理模式中，逐年增長的資料檔案會導致檔案管理的工作效率及效果地持續下降，同時也無法保證檔案資料的利用價值能夠得到真正有效地發揮。因此，在信息時代中，檔案管理必須要結合信息時代中的互聯網技術等多種技術對管理模式進行創新，加大對檔案管理的創新與信息化建設地重視，有效改善傳統檔案管理中的多種問題，促進檔案管理工作水平的整體提升。

1 檔案管理創新及數字化建設中存在的問題

1.1 數字化建設較為片面

在信息時代中，檔案管理的創新與信息化建設已經得到了一定程度地進行，但在實際的建設過程中個，存在著建設力度不足、層次低、局限性較強等片面性問題。大多是機構在檔案管理信息化建設中，主要以結合計算機為主，是以傳統紙質、人工管理為基礎的一種管理模式，這種數字化建設方式從本質上而言并未實現數字化建設，而是將計算機僅用作為一種記錄紙質檔案信息的工具，并未發揮出處理、分析檔案信息的功能。這種創新模式不僅無法提高管理效率，可能還會導致人力、物力等方面投入的增加[1]。如需要在電腦中對檔案質量進行重新編目、重新建立檢索等等，還需要采購配置計算機等一系列硬軟件設備。

1.2 各部門之間并未形成統一化管理

不論是企業，還是醫院高校等單位，根據實際運轉需求，都需要一定的部門劃分。在檔案管理的創新與數字化建設過程中，部門之間并未形成合力與統一化管理，互相之間的檔案資料共享度不高，同時缺乏合作行為。這種相對獨立、各自為政的管理模式，即使每個部門自身的檔案管理創新與信息化建設水平得到了有效提升，也無法保障企業或單位整體檔案管理效率及水平地優化效果。同時，這種獨立、缺乏統一化管理的模式，還會導致硬軟件配置、管理人才配置等需求的增加，不僅加劇了人力成本及物力成本地投入，更會影響與阻礙檔案管理工作標準化、統一化建設目標的實現。

1.3 管理程序復雜且檔案利用價值得不到保障

在不斷地發展過程中，檔案的內容、種類、數量等有所增加，既包括了文字檔案，還包括了計算材料、圖紙、圖表、影音文件等多種形式的檔案。檔案類型非常多，在傳統的管理過程中，往往需要對各種檔案進行分類、編碼等多種操作，檔案管理的內容、程序會越來越繁瑣復雜，工作難度也會隨之而增加。其次，在傳統的檔案管理模式下，因為檔案管理多為紙質檔案管理，為了提高保存與利用的效率，需要對檔案進行裝訂，會在一定程度上造成檔案的損壞。同時也會增加檔案的利用難度，一方面無法及時找到所需檔案，另一方面即使找到了也無法便捷地進行利用。隨著時間的推移，很多檔案被埋藏，其利用價值更加得不到有效發揮[2]。

2 檔案管理創新與數字化建設措施

2.1 提高數字化建設的深度

針對目前檔案管理創新與數字化建設中存在的層次低、局限性強等問題，需要通過應用新型數字化管理技術等方式提高創新與建設深度，更大限度地提升數字化建設水平。因此，在檔案管理的創新與數字化建設上，應加大對先進管理技術的引進，實現提高檔案記錄、管理儲存、檢索、分析處理等各項工作的效率，既為管理人員的管理工作提供便利，也為后續使用者的使用提供方便[3]。例如，通過引進二維碼或RFID等技術提高管理水平。通過將二維碼或RFID感應芯片植入到員工證件中，當員工有提取檔案資料的需求時，可通過掃描二維碼或刷卡等方式進行提取。同時，通過在驗證過程中設置密碼，還能夠提高檔案提取的安全性與保密性。RFID技術還可應用于管理人員的管理工作中，通過將RFID標簽加入檔案中，記錄檔案的位置、日期等信息，能夠用來快速檢索相關檔案，達到提高管理效率的目的。

2.2 建立完善的檔案管理系統提高管理水平

在信息化時代下，檔案管理水平的優化和提升必須要根據國家在檔案信息化建設方面的規定來建立完善的檔案管理系統，只有這樣才能保障檔案管理創新與數字化建設的有效性。首先，需要將檔案管理的格式加以規范，在文字、紙質檔案的傳統管理模式的基礎上，增加數字、電子保存格式，為圖片資料、影音資料等多種形式的檔案管理提供方便；其次，在管理系統上要保證電子、數字格式的檔案文件的查詢與利用效率，在內網和外網中建立雙重檢索平臺，并在檔案管理的收集、存儲、查閱、下載、更新等基礎功能上拓展更多功能，滿足自身發展對檔案管理與利用的多樣化需求[4]；此外，還可以根據實際情況對管理系統中的部分檔案增加共享權限，為社會各界人士提供更專業的查詢與咨詢服務，實現檔案資料從束之高閣向為大眾所用的轉變，面向相關工作者、學者等社會各界人士提供資料共享服務，更大限度地發揮出檔案的利用價值。

2.3 結合大數據技術促進檔案管理創新與數字化建設

大數據技術是新時期應用價值非常高的先進技術之一，在檔案管理創新及數字化建設中加強對大數據技術的運用，不僅能提高檔案管理的水平，確保所有檔案都能夠得到有效存儲及利用，還能進一步提升管理效率及檔案的安全性。要發揮出大數據技術的作用，首先需要加大資金投入力度，為大數據技術的運用創造條件，并實現對信息化管理所需的軟硬件設備的完善；其次，應重視對大數據技術應用人才的培養，為現有管理人員提供更專業的培訓學習機會，達到提高管理人員整體技術水平的效果。同時，還需要通過招聘等方式，積極引進擁有大數據技術等先進信息技術運用能力的專業人才，保障檔案數字化管理的人才需求，全面發揮出大數據技術對改善檔案管理效果及效率的作用。

3 結束語

在數字化建設水平不斷深入的新時期，檔案管理的創新與數字化建設是必然趨勢，需要結合信息時代的大數據技術、二維碼技術、RFID等多項技術對檔案管理模式進行拓展和改善，以此促進檔案管理工作在新時期中整體效率和效果的綜合提升，同時也為促進相關機構的進一步發展提供幫助。在利用先進技術進行創新及數字化建設的過程中，應加強在專業人才培養及專業軟硬件設施配置等多方面的投入，結合國家標準來對管理方式進行規范，制定完善的管理制定，提高檔案管理創新及數字化建設有效性。