紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中若干細(xì)節(jié)問題思考

張玉蕾

（龍口市檔案館，山東 龍口 265701）

信息時代的到來使電子檔案的出現(xiàn)能夠推進檔案管理工作的開展更具現(xiàn)代化的簡便特性，而且智能化、自動化的分析可以實現(xiàn)深度挖掘電子檔案當(dāng)中的信息內(nèi)容，這樣通過有價值的信息提取，就能為企業(yè)的發(fā)展做好決策工作的準(zhǔn)備。而且，在信息化的發(fā)展趨勢下，如果檔案部門仍舊以紙質(zhì)檔案進行工作的開展，必然會面臨著數(shù)據(jù)量的不斷增加而使其自身工作的開展無法滿足企業(yè)的有效運行。對此，真正實現(xiàn)將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，能夠確保檔案管理工作的開展，可以更加具有效率性，給企業(yè)的發(fā)展帶來全新的動力。

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的總體規(guī)劃

對于紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)變而言，它是一項具有復(fù)雜性且長期性的工程，特別是對于一些館藏較多的檔案館而言，成千上萬的檔案需要進行數(shù)字化處理，絕不是在短時間能夠完成的工作，而是需要真正實現(xiàn)根據(jù)檔案內(nèi)容的不同進行分批處理，這樣按照總體規(guī)劃進行逐步轉(zhuǎn)變，才能確保檔案的轉(zhuǎn)化可以實現(xiàn)不留遺漏地完成數(shù)字轉(zhuǎn)變工作。對此，在實際開展相關(guān)工作前，必須要通過總體規(guī)劃的落實來實現(xiàn)降低轉(zhuǎn)化工作盲目性的出現(xiàn)，這樣才能保證該工作的開展可以落到實處[1]。在當(dāng)前階段中，很多單位急于將數(shù)字化工作落實到位，但又希望在短時間內(nèi)能夠完成對紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，這使得在開展相關(guān)工作時，并沒有針對紙質(zhì)檔案進行價值分析就進行全部數(shù)字化處理，這樣不但會增加成本的投入，還會導(dǎo)致信息無法分類，而使后續(xù)工作的開展出現(xiàn)新的難題。

根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)行的管理工作來看，數(shù)字轉(zhuǎn)化工作需要通過總體規(guī)劃的定制來實現(xiàn)，足企業(yè)的具體需求，這必須要結(jié)合企業(yè)自身的實際情況來進行有效規(guī)劃，從而才能結(jié)合物質(zhì)條件、成本條件以及人員技術(shù)能力進行全面分析，并針對其館藏的實際數(shù)量進行實施方案的有效制定，這樣既能夠設(shè)立長遠(yuǎn)目標(biāo)，又能確保近期目標(biāo)可以貼合實際情況。除此以外，在進行規(guī)劃的過程中，必須要保證該工作的開展能夠獲得所有部門人員的認(rèn)可，進而才能確保該工作的開展不會耽誤各部門日常工作的進行，否則就會導(dǎo)致該工作的開展，既無法實現(xiàn)成本控制又無法保證在轉(zhuǎn)換的過程中，能夠使檔案資料仍然可以被其他部門進行有效應(yīng)用。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的工作原則

第一，在進行轉(zhuǎn)化的過程中，必須要保證價值原則的應(yīng)用。在進行檔案分類時，首先要轉(zhuǎn)換的就是使用頻率較高的檔案，因為其自身的實際應(yīng)用價值較高，所以進行優(yōu)先數(shù)字化處理，能夠確保在進行轉(zhuǎn)化的同時，仍然可以被其他部門所應(yīng)用。其次，針對需要長期保存的檔案而言，其自身的保存價值相對較高，所以它的應(yīng)用價值也要高于普通檔案，在進行轉(zhuǎn)化的過程中，也要進行優(yōu)先處理。最后，對歷史性價值較高的檔案而言，也可以通過優(yōu)先處理來實現(xiàn)確保在開展相關(guān)活動時，能夠?qū)崿F(xiàn)對歷史資料的有效應(yīng)用。除此以外，在進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程中，也要針對基建類檔案進行優(yōu)先轉(zhuǎn)化，這樣才能滿足企業(yè)的改革或擴建需求。

第二，在開展紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換的工作時，必須要保應(yīng)用“效益至上”原則，這樣才能確保在進行轉(zhuǎn)化的過程中，不會產(chǎn)生遺漏現(xiàn)象。而且，在進行紙質(zhì)檔案掃描的過程中，為了確保能夠真正實現(xiàn)無紙化辦公，也需要在建立文件數(shù)據(jù)庫時，針對企業(yè)已有的檔案信息資源進行有效應(yīng)用，進而才能確保將紙質(zhì)檔案進行融入轉(zhuǎn)化時，可以實現(xiàn)對接，從而才能夠避免由于重復(fù)勞動而導(dǎo)致成本浪費現(xiàn)象的出現(xiàn)[2]。除此以外，在進行原文掃描時，必須保證數(shù)據(jù)庫能夠?qū)Υ祟悪n案進行有效的自動識別，這樣才能發(fā)揮軟件功能的應(yīng)用效果，并提高掃描速度，這樣才能節(jié)約數(shù)字化轉(zhuǎn)換的成本。

第三，針對紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化而言，也必須要確保能夠落實質(zhì)量至上原則。因為，只有加強對數(shù)據(jù)的有效控制，才能確保其質(zhì)量的提高可以滿足檔案的應(yīng)用需求。首先，在進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換前，必須要對原有紙質(zhì)檔案進行檢查，這樣才能確保在進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換時，確保檔案原件的完整性，且內(nèi)容則損率能夠降低在5%以下，否則就會導(dǎo)致在掃描過程中，使原件無法被識別。其次，針對破損文件而言，必須要進行預(yù)先修正，這樣才能滿足掃描的需求。而且，在進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程中，還需要將掃描文件的圖像保持原本檔案的原貌，這樣才能確保檔案的完整性得以體現(xiàn)。針對一些歷史悠久，且字跡不清的失真檔案，則需要進行文字修復(fù)，這樣才能確保檔案的收集可以滿足應(yīng)用的需求。最后，通過全面轉(zhuǎn)換后，必須要實現(xiàn)對目錄數(shù)據(jù)庫進行對接處理，這樣才能確保掃描的圖像文件可以與其進行連接，并確保目錄能夠與實際文檔進行對應(yīng)，這樣才能保證檔案的儲存能夠滿足數(shù)字化管理的需求。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的注意事項

3.1 確保有效性和適用性

檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)變必須要注重應(yīng)用的有效性和適用性，這樣才能在進行轉(zhuǎn)換的過程中，確保信息工作的建設(shè)能夠滿足企業(yè)的全面發(fā)展。而且，在實際進行開展檔案轉(zhuǎn)換工作時，也必須要注重建設(shè)的實效性，這樣才能確保在控制成本的過程中，可以真正實現(xiàn)對檔案的有效轉(zhuǎn)化。此外，在進行檔案轉(zhuǎn)換的過程中，必須要保證總體目標(biāo)的建設(shè)能夠貼合實際工作開展的情況，還要通過分段處理來確保原則的應(yīng)用可以實現(xiàn)滿足檔案轉(zhuǎn)化的所有程序，進而才能降低盲目轉(zhuǎn)化而導(dǎo)致的成本加大以及其他工作無法開展的狀況出現(xiàn)。

3.2 強化轉(zhuǎn)化工作的認(rèn)知

在進行檔案轉(zhuǎn)化工作的開展時，部分管理人員由于自身存在著年齡較大的問題，這也使得其自身在接受新鮮理念時，無法實現(xiàn)對其進行有效應(yīng)用。而且，在轉(zhuǎn)換的過程中，往往也會存在著墨守成規(guī)的現(xiàn)象，即使他們對現(xiàn)代化管理設(shè)備有一定的了解，但是在具體操作時，仍然習(xí)慣用傳統(tǒng)方式進行處理，這對檔案轉(zhuǎn)化工作的開展而言有著不利因素[3]。對此，在進行數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化的過程中，則必須要保證先做好基礎(chǔ)的培訓(xùn)宣傳工作，這樣才能確保管理人員可以針對當(dāng)前時代的發(fā)展進行有效認(rèn)知，并真正認(rèn)識到數(shù)字轉(zhuǎn)化的利大于弊，這樣才能保證在開展相關(guān)工作時，可以真正實現(xiàn)通過加強管理人員自身的認(rèn)知來滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的需要，以此才能確保工作的開展可以更加順利。

4 總結(jié)

對于數(shù)字化轉(zhuǎn)變而言，這是檔案管理工作依據(jù)時代變化必須要面臨的一項挑戰(zhàn)，因此為了確保能夠使檔案管理工作的開展，可以真正實現(xiàn)利用現(xiàn)代化設(shè)施來滿足自身工作的需要，則必須要結(jié)合實際需求來進行有效工作的開展，這樣才能通過數(shù)字化工作的落實，來確保檔案管理工作的開展可以對企業(yè)的發(fā)展起到積極作用。