文書檔案管理的現(xiàn)有問題及對(duì)策

王忠澤

（重慶科技學(xué)院人事處，重慶 401331）

文書檔案管理工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校文書檔案存在的重要基礎(chǔ)與資源發(fā)生地。因此，文書檔案管理水平將會(huì)直接對(duì)檔案資料的完整性產(chǎn)生影響。

1 文書檔案管理的意義

1）問題解決的憑證。高等學(xué)校文書檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。包括在招生、教學(xué)、科研、基建、人事、黨務(wù)以及財(cái)務(wù)等多項(xiàng)管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的，屬于原始記錄這些行政管理活動(dòng)、具體的規(guī)章制度的管理性文件，是上級(jí)有關(guān)部門以及機(jī)構(gòu)日常管理的具體要求。因而，在平時(shí)的行政管理過程中，如果產(chǎn)生矛盾或者出現(xiàn)問題，文書檔案能夠當(dāng)做問題解決的原始憑證，具有非常強(qiáng)的證明作用。2）領(lǐng)導(dǎo)決策的參考。文書檔案當(dāng)中包含各級(jí)單位、團(tuán)體以及機(jī)關(guān)方面先輩們的成功經(jīng)驗(yàn)、具體做法，其中包括教學(xué)、科研、基建、人事、黨務(wù)和財(cái)務(wù)等多方面信息，為后人們?cè)谟嘘P(guān)領(lǐng)域展開活動(dòng)時(shí)、做出決策時(shí)提供較大的參考價(jià)值。比如通過對(duì)學(xué)校管理進(jìn)行制度編研，為領(lǐng)導(dǎo)決策制定出新的管理制度帶來參考。3）提供信息服務(wù)。學(xué)校組織各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的文件與資料即文書檔案，搜集與整理這部分文書檔案，了解活動(dòng)內(nèi)容，分析展開的意義，還能夠記錄政府部門與機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)，有效挖掘出這些業(yè)務(wù)的潛在價(jià)值，從而為其他活動(dòng)展開提供有效的信息參考依據(jù)，其他機(jī)構(gòu)或者是部門通過信息檢索能夠?qū)@些資料進(jìn)行查閱與調(diào)取，充分展示出文書檔案的價(jià)值。

2 文書檔案管理的現(xiàn)有問題

1）制度上檔案管理流程不暢。文書檔案具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，復(fù)雜的內(nèi)容，龐大的體系，要嚴(yán)格遵照健全的文書檔案管理體制機(jī)制。但長期以來，由于文書檔案思想上重視程度不夠，導(dǎo)致的文書檔案制度不健全，沒有建立健全從文書形成、辦理、收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用的生命周期的文書檔案管理體制機(jī)制，使得文書檔案管理的規(guī)范性不強(qiáng)，存在隨意性。辦公室文書是文書檔案管理的重點(diǎn)和核心，但在日常行政管理中，各個(gè)業(yè)務(wù)科室所產(chǎn)生的文書檔案也應(yīng)納入管理范疇，如教務(wù)、財(cái)務(wù)、人事、等部門的行政管理類文書檔案應(yīng)統(tǒng)一交由專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集整理。文書檔案管理機(jī)構(gòu)的分散性，容易導(dǎo)致文書檔案資料收集不完整、不規(guī)范和不及時(shí)。2）文書檔案信息化管理水平低。第一，各個(gè)部門所采用的信息化管理系統(tǒng)開發(fā)時(shí)間、開發(fā)商有較大的差別，導(dǎo)致各個(gè)部門所產(chǎn)生的信息記錄格式、數(shù)據(jù)、定義有較大的差別，不利于相互之間的溝通共享，影響了文書檔案的使用。第二，雖然近幾年一直加強(qiáng)信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，開始推進(jìn)全面電子化、無紙化管理。但是，部分仍然存在紙質(zhì)資料等文書檔案，對(duì)于這類文書檔案，相關(guān)的工作人員必須要對(duì)其進(jìn)行加工處理，錄入信息化系統(tǒng)。除此之外，我國多數(shù)的信息化檔案管理系統(tǒng)年限較長，歷年來的文書檔案種類多、規(guī)模大、價(jià)值不一，而且部分文書檔案的保密性較高，將其錄入信息化檔案管理系統(tǒng)，需要耗費(fèi)大量的精力、人力以及資金，導(dǎo)致我國多數(shù)不能全面實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。3）人員素質(zhì)不高。大部分的文書檔案管理工作人員都是從行政崗位上調(diào)整過來的，檔案專業(yè)理論知識(shí)不足，后期的檔案理論繼續(xù)教育也不能安排上。此外，文書檔案離不開其他行政管理崗位人員的支持和配合，除了檔案管理人員外，這一部分人員缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的文書檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，素質(zhì)不過硬勢必會(huì)造成文書檔案管理整體水平較低，無論是數(shù)字化還是信息化水平都難以滿足新時(shí)期日常文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。

3 文書檔案管理的對(duì)策

1）制度化管理。學(xué)校的快速發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的更高要求，“依歸建檔、依法治檔”是全面提升學(xué)校檔案工作水平的重要保障。規(guī)范管理，制度先行。文書檔案管理也應(yīng)遵循嚴(yán)格的規(guī)章制度，提升文書檔案制度化管理水平。一方面，成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)小組。實(shí)行分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，行政崗位主管、各部門通力協(xié)作配合，檔案人員具體落實(shí)的管理體制機(jī)制，明確不同崗位及人員的職責(zé)，強(qiáng)化文書檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。另一方面，要構(gòu)建全生命周期的文書檔案管理制度。從文書檔案資料的形成、收發(fā)、傳閱、歸檔、保管、借閱、銷毀、保密等管理制度，確保文書檔案管理全過程有章可循、有據(jù)可依。此外，要加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)章制度貫徹落實(shí)的監(jiān)督和考核，將文書檔案管理納入機(jī)關(guān)綜合績效考核的重要組成部分，增強(qiáng)制度執(zhí)行力。2）信息化建設(shè)。信息化背景下，文書檔案管理工作的展開要緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目的，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，將先進(jìn)的信息技術(shù)手段納入文書檔案管理工作當(dāng)中。一方面，要對(duì)文書檔案管理工作開展所需的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化與完善，采購計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，還要引進(jìn)信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而為文書檔案的信息化管理提供基礎(chǔ)設(shè)施保障。同時(shí)，要在信息管理系統(tǒng)的要求下進(jìn)行文書檔案的統(tǒng)一與規(guī)范，科學(xué)進(jìn)行文書檔案資料的分類與存儲(chǔ)，將檔案信息內(nèi)容錄入至信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，并在互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下進(jìn)行文書檔案的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的有效共享，進(jìn)而利用信息技術(shù)手段進(jìn)行文書檔案的處理，推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展。另一方面，在檔案管理過程中還要對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與完善，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，使之具備應(yīng)用信息技術(shù)的能力，可以熟練地操控各種現(xiàn)代化設(shè)備，進(jìn)而讓文書檔案的模式得以規(guī)范，檔案資源格式得以有效統(tǒng)一，同時(shí)，還應(yīng)對(duì)其具體的業(yè)務(wù)作業(yè)流程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，進(jìn)而全面提升政府機(jī)構(gòu)的檔案管理能力。3）強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案工作團(tuán)隊(duì)當(dāng)中管理員作為主力軍，做好檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作，需要不斷提高檔案管理工作人員的綜合水平，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的培訓(xùn)工作。首先，要對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案人員文書檔案的管理水平。對(duì)檔案人員的標(biāo)引、檢索、修裱等相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提升管理員的基礎(chǔ)技能水平。還要對(duì)管理人員進(jìn)行新技術(shù)的培訓(xùn)。例如計(jì)算機(jī)技術(shù)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用越來越多，單位要加強(qiáng)對(duì)管理員的計(jì)算機(jī)能力培訓(xùn)，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的自動(dòng)化，提高工作效率。其次，要對(duì)文書管理員進(jìn)行心理調(diào)節(jié)，文書檔案管理工作非常單調(diào)，枯燥，也得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，很多管理員心理上已經(jīng)產(chǎn)生了厭煩的情緒。檔案管理者要積極調(diào)節(jié)管理員的情緒，通過一對(duì)一的心理輔導(dǎo)和談話，了解文書管理員的內(nèi)心狀態(tài)，積極輔導(dǎo)，讓管理員保持良好的心態(tài)，能夠正確面對(duì)工作中的問題，并對(duì)工作充滿熱情。

綜上所述，新世紀(jì)將大數(shù)據(jù)時(shí)代的面紗揭開，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景之下，檔案數(shù)據(jù)管理工作在技術(shù)革命的情況下，極大程度上提高了管理效率，進(jìn)而增強(qiáng)了數(shù)據(jù)整合、挖掘的效率，并且還面臨著全新的挑戰(zhàn)。文章通過對(duì)文書檔案管理的問題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，進(jìn)而有效改善檔案管理工作，提高檔案管理效率，讓文書檔案管理工作緊跟時(shí)代發(fā)展潮流。