創新檔案管理工作舉措 提升人事檔案建設水平

■蘇小林

（湖南機電職業技術學院組織人事處）

1 引 言

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎。截至2020年3月，湖南機電職業技術學院組織人事處共管理干部人事檔案532份，其中中層干部檔案66份，一般干部檔案466份，均為手工建檔的紙質檔案。由于長期以來的投入不足，缺乏技術支撐，加之20世紀90年代的一場火災導致部分檔案損毀嚴重，造成檔案管理與退休人員基本養老金核發工作的嚴要求、與干部工作的新形勢、與信息化技術發展水平等不相適應。如何全面提升新形勢下干部人事檔案工作質量，充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的重要作用，持續推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化，更好地服務于新時代教育教學事業的發展成為擺在學院組織人事部門面前的一大難題。

2 學院人事檔案管理需要解決的主要問題

一是檔案基礎信息待核查。歷年來所保存的檔案大多為手工建檔的紙質檔案，年代久遠，污損、改動較多，出生日期手工涂改、“三齡兩歷一身份（即出生日期、參加工作時間、入黨時間、學習經歷、工作經歷、干部身份）”不符等問題檔案較多。

二是檔案標準不統一。學院目前仍無統一的建檔標準，加之檔案轉遞過程中易受到外單位檔案標準不一的影響，未能有效從源頭上把關，導致檔案質量參差不齊，普遍出現材料短缺現象，與新形勢下干部工作精細化管理不相適應。

三是檔案信息化水平不高。我院人事檔案管理工作只注重于利用和簡單的收集、分類管理，目前仍處于人工建檔、人工管理、紙質檔案的初級檔案管理階段，陳舊的管理方法造成檔案查閱不便、統計不便，實用性差，嚴重阻礙了學院人事檔案管理水平的提高，極大制約了干部管理工作的效能。

3 創新學院人事檔案管理的幾點舉措

為解決上述問題，組織人事處把干部人事檔案建設達標升級納入部門年度工作目標，通過競爭性磋商方式與專業檔案管理公司建立合作關系，重點規范檔案的收集整理、檔案內容的審核認定及檔案的轉遞利用，全年共收集檔案材料1500余份，處理問題檔案12卷，按省委組織部要求高質量完成了51卷在職干部人事檔案的“三齡兩歷一身份”專項審核認定工作，學院干部人事檔案管理更加規范化。

3.1 多管齊下確保檔案材料真實有效

一是嚴核查。對干部的“三齡兩歷一身份”等關鍵信息采取組織認定的辦法。同時，對歸入檔案的材料實行組織核實制度，主要審核檔案內容是否真實、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內容之間的關聯性是否合理以及是否有影響干部使用的情形等，確認無誤后再歸入個人檔案，從根本上解決檔案材料的有效性問題。

二是錯必糾。建立責任追究制度，干部人事檔案審核中發現的問題按照相關規定及時進行整改和處理；涉及干部個人信息重新認定的，及時通知干部本人及所在部門。對私自涂改檔案的現象，報送虛假材料的追究填寫人的責任，確保人事檔案形成材料的真實性和嚴肅性。凡發現檔案材料或者信息涉嫌造假的，組織人事處立即查核，未核準前，一律暫緩考察或者暫停任職、錄用、聘用、調動等程序。

三是重規范。建立規范查借閱、轉遞、接收、歸檔制度，歸檔材料交接過程中，辦好轉遞手續并認真登記。未經批準登記、涉及職工本人及其家屬的情況不得查借閱檔案；材料短缺、身份不明確、沒有調檔函等情況不得接轉；未經批準不得復印檔案材料；材料不全不得立卷歸檔。

3.2 多措并舉提升檔案利用水平

一是加強業務學習，夯實主體責任。根據《干部人事檔案工作條例》，指派檔案專管員按時參加檔案專題業務知識的培訓學習，熟悉檔案業務，了解檔案管理，并進一步提升業務水平，確保檔案重點項目審核無差錯。

二是針對《干部履歷表》、《干部自傳》和學歷學位等短缺最多的材料，通過OA辦公系統在全院范圍內發布《關于完善人事檔案整改規范的通知》，分為22個類別51個小項，對補充材料的要求、補充材料的程序和相關注意事項逐一進行說明。為確保補交材料的規范性、真實性、及時性，對所補材料統一模板和要求，明確送交期限，嚴格移交程序，填寫《材料移交清單》，經交接雙方簽字確認無誤后方可予以歸檔。

三是嚴把信息認定關。針對問題檔案的專項審核進行取證走訪核實，審檔情況與核實情況一并寫入《干部人事檔案專項審核認定表》，表中詳細記錄干部檔案中“三齡兩歷一身份”不一致情況、組織審核認定情況和本人確認情況。對于檔案中發現的問題，干部本人要如實做出情況說明，說明材料與《干部人事檔案專項審核認定表》一并存入干部檔案，作為今后干部提任和檔案轉遞工作的重要依據，確保檔案信息的完整性，為干部考察工作提供真材實據。

3.3 強化檔案信息化建設，提升管理效能

一是強化硬件建設，確保檔案達標升級。為全力改善硬件設施，細化《干部人事檔案室建設標準》，先后明確5項改造目標，總投入15萬元檔案建設專項資金，對原有檔案室進行合并搬遷改造和標準化建設，初步實現庫房、辦公室“兩室分開”，配備檔案室專用防盜門、加濕器、空調、一體式打印機等硬件設備，以期達到檔案室“六防”工作標準。

二是引進人事綜合管理系統，建立職工電子檔案。采取“先行試用、逐步推廣”的方式，與江蘇金智教育信息股份有限公司達成合作協議，為干部人事檔案的數字化管理提供技術支撐，已初步完成教職工人事綜合信息數字化建設。嚴格規范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理等基本環節，保證數字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質檔案一致。目前已建成8類基本信息、6類擴展信息等14類加密信息組100個指標項，系統按照管理等級進行賦權，確保信息建設高效安全。

4 學院人事檔案管理取得的成果成效

一是核查了檔案，糾正了錯誤，完善了材料，實現了檔案管理的規范化。將干部在常規、階段性工作中形成的檔案材料及時收集歸檔，日常加強查漏補缺，確保了干部檔案的完整性；嚴格、規范的建檔程序，有效避免了紙質檔案的涂改風險，從源頭上遏制了問題檔案的產生，確保了干部檔案的真實性。提升了檔案管理工作的規范化、標準化水平。

二是檔案利用水平不斷提高，效能成倍增加。檔案業務知識和管理水平的提升，適應了新形勢下檔案管理工作的需要；檔案管理方式和方法的改進，極大的保證了檔案信息的準確性和真實性。

三是檔案的信息化管理水平得到提高。檔案數字化查閱方便、數據齊全、統計準確，使干部管理人員有更多的精力專注于察人、識人上。安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系的健全，避免了用時情況不明確，重復考察的工作弊端。

5 學院人事檔案管理主要創新點

一是創新了干部人事檔案建檔方式，轉變了干部檔案利用方法，逐步實現了純紙質檔案向電子檔案的轉變，全面提升了干部人事檔案管理的規范化建設水平，為提高學院干部工作質量提供了保障。

二是干部人事檔案管理的全過程，已適應了干部工作精細化管理的新形勢，使干部人事檔案管理走上了規范化、科學化、數字化管理軌道。并在干部人事檔案專項審核認定工作中做到了“零投訴”，得到了全體干部職工的認可。

三是強化基礎投入、技術支持及制度保障，為學院干部資源配置、領導班子建設、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規律研究等提供精準高效服務。實現干部人事檔案基礎設施標準化、檔案數字化、管理規范化、查閱便捷化的“四化”要求。