新媒體時代高校行政管理清單式建設的創新研究

■辛紹權

（河海大學）

在高校的教育環境中，行政部門承擔著不可或缺的重要職責。行政管理的管理邊界較為寬泛、管理事項較為繁瑣，因此行政部門眾多、分工細致。隨著新媒體時代的來臨，高校的行政管理工作在工作內容、工作形式、工作方法等方面都發生了或多或少的轉變。清單式的工作管理模式不僅能夠適應行政管理工作自身的特點以及需求，并且能夠在新媒體時代中適應外界環境的發展和變化。

1 新媒體時代高校行政管理清單式建設的作用

清單建設作為一種工作管理工具、時間管理工具能夠在有限的工作時間中創造最大化的工作產出以及價值。顧名思義，清單式的行政工作管理模式實際上就是借助目標明確、內容精簡概要的工作安排清單，來妥善安排不同時間段、不同階段的工作內容以及細節。

1.1 順應新媒體時代下的工作要求

隨著新媒體時代的發展，高校行政工作能夠借助網絡、借助信息化的工具解決很多事情，帶來一定的便利。但是新媒體時代環境中，高校的行政工作也面臨著如下的挑戰：第一，行政工作人員急需提升自身的互聯網思維以及計算記操作水平；第二，新媒體時代下的信息大爆炸現象，使得行政管理工作的內容變得更加復雜多樣；第三，在互聯網媒體環境下，行政管理工作的速度需要大幅度提升，能夠滿足學生發展、學校發展對效率的需求。如果，高校的行政管理工作仍舊使用傳統的工作方法，那么工作的效率將會降低，工作的質量不高，其工作的產出也會減少。

對此，清單化的工作管理模式能夠在工作清單設計、執行、檢查評估以及調整完善中明確工作中的目標、規劃好不同時間段、不同時間點的工作大綱以及工作細節內容。在規范化的清單管理中，行政工作人員能夠理清每日的工作思路以及結構，做到工作上的“日日清”、“日日結”，能夠有效的提升自身的工作效率。同時在周密、條理性強的工作日常安排中，行政工作人員能夠明白工作的重點、難點，將主要精力、時間放在最為重要的工作任務中，從而保證了工作任務的完成質量以及產出結果。

1.2 完善行政管理工作的時間管理過程

在高校的行政管理工作中，時常會出現工作內容與工作時間上的矛盾，主要表現為以下幾點：第一，從整體時間管理角度上來，工作時間滿足不了一定時間內的工作安排，完不成工作的現象時有發生；第二，從微觀角度上來看，工作內容安排與規定的工作時間并不匹配，因此工作人員容易在不合適的時間做不合適的工作，從而降低工作的完成質量。在高校教學以及管理環境中，行政部門根據日常學校活動的需要，劃分為校長辦公室、研究生院、財務處、教務處、科學技術處、社會科學處、人事處、醫務處、后勤處、基建處等部門，并且在每個部門中有自身的組織結構以及人員安排。可見，行政管理工作內容具有復雜性大、重復性高等特點，因此工作時間管理的完善具有重要的現實實踐意義。

首先，清單式的管理模式能夠幫助行政管理工作人員明確每件事的工作時間。在日常的工作中，工作人員往往按照習慣、慣性來安排工作內容，不同工作事項之間并沒有確切的工作時間，往往會造成工作沖突、時間利用不充分等問題。在清單管理下，工作人員能夠將工作內容與工作時間安排對等起來，避免上述的工作失誤。其次，清單管理能夠提醒工作人員在合適的時間做事情.每天的時間都是有限的，需要處理的事情也有很多，如果不能恰當地分配時間，就無法合理地完成每件事情。有了清單的提醒，工作人員就會對自己將要做的事情非常明確，并能一目了然地知道自己應該在哪件事情上花費最多的時間。這樣不僅可以有條理地做事情，更能有效利用時間。

2 新媒體時代高校行政管理清單式建設的方式

2.1 行政管理清單的設計和制作

為了提升高校清單建設工作的有效性，工作人員需要對清單設計給予充分的重視，設計清單、制作清單，讓清單能夠起到高效的引導作用。

首先，不同行政管理部門需要根據本部門的工作情況以及需求確定清單設計以及制作的目的。清單設計的目的或者目標應該具有以下特征：第一，精簡性，能夠用精煉的語言概括出工作的目的和目標，降低時間成本。第二，實際性。清單的目標或者目的要符合工作人員自身的工作能力以及客觀條件，不能夠過度夸大。第三，挑戰性。每日的工作目標不僅需要符合工作人員的能力，同時也要具有一定的挑戰性，能夠促進工作人員的進步和發展。第四，明確性，工作清單的目標最好能夠通過數據化來實現精確的管理。例如，在面對教學工作的建檔、歸檔、保管工作時，工作人員可以以日為單位，對當天的工作目標進行設計——今日完成XX學科XX教師的相關教學文件的歸檔工作的50%。

為了更好的將清單目標固定下來，工作人員可以通過紙質形式或者電子形式記錄下來相關的內容。對此，高校為了應對新媒體環境下的機遇和挑戰，應該在行政管理工作中普及相關管理軟件的應用，從電子化、互聯網化角度提升清單目標制定的效果。

其次，對清單的完成時間進行設定。在工作管理中，時間的安排、分配以及利用具有關鍵性的價值。限定時間是為了在有限的時間內完成更多的事情，也就是提高工作效率，同樣需要貫穿于清單制作的整個過程當中。 每一次任務也都應有一個時間限定，必須在規定的時間內完成。

2.2 行政管理清單的執行和應變

在清單完成設計之后，行政管理仍舊需要根據實際的工作情況和需求隨機應變。制作清單的目的是為了更好的完成工作，讓工作變得更加簡單，而并非時強制性的規定要求，成為一種工作阻礙和壓力。因此，在執行過程中，工作人員需要根據工作變化以及自身情況進行相關的調整，對清單的工作內容、工作時間進行應變。

清單化的工作管理過程在執行和應變過程中可以遵循“4W1H”原則，以有效地提升工作效率。 “4W1H”是指“Why”“Where”“When”“What”和“How”，即為什么這樣做，在哪里做，什么時候做，做什么以及如何做。在完成工作清單的過程中，工作人員不是簡單的將已經完成的工作打勾，而是對工作的過程進行思考，從結果導向轉變為過程導向。

2.3 行政管理清單的檢查和評估

檢查和評估工作需要貫穿在行政清單管理的各個時間段中。在清單設計完成之后，工作人員需要對設計好的清單進行檢驗，從多方面角度進行考量，并抽調一兩個目標進行樣本實踐。在行政工作開展過程中，工作人員也需要對階段性的工作過程以及工作結果進行思考，可以采用上述的“4W1H”原則進行評估。在工作結束之后，工作人員需要將實際工作成果與清單目標期望進行對比，并及時調整實際工作，做到及時的修復和彌補。除了自我檢查以外，他人檢查的方式也可以從另一個視角進行評估，從而能夠保證檢查的全面性。清單建設是一個流程化的工作模式，因此建設設計、執行、評估等系列化的流程，在管理以及控制中提升工作的效率和產出成果的質量。

2.4 全面貫徹高校行政管理清單式觀念

科學合理的思想觀念是保障高校行政管理清單是工作建設落實的關鍵，在新媒體時代的當下，高校行政管理工作必須要積極轉變傳統思想觀念，加快行政管理清單式工作的落實。一方面從高校行政管理工作思想層次上實現與時俱進，做好各項服務管理工作明確，落實行政管理工作的各項內容，實現由管理工作到服務工作的轉變。另一方面，為了全面貫行政管理清單式工作，需要加強對行政管理清單式工作的宣傳，實施線上線下結合的方式開展講座宣傳、互聯網宣傳，必要的時候還應該通過行政管理清單式會議等手段，將行政管理清單式工作內容列入到行政人員考核評價標準當中，全面提升行政管理清單模式深入貫徹與高效性。借助科學高效的考核評選機制，讓每一名高校行政管理人員都自覺融入到行政管理清單式模式當中，樹立起良好的思想意識，發揮出行政管理人員的主體作用。

2.5 創新行政管理傳播途徑

為了全面保障高校行政管理工作的服務效率，針對高校行政管理工作而言，一方面需要借助行政管理清單式機制提升服務效率，另方面需要改善信息化系統，使各項決議、措施以及行政管理策略科學全面落實到學校各個層面。在日常開展高校行政管理工作的過程中，可以通過互聯網、計算機、智能手機等日常交流工具開展行政管理信息傳播，構建出高校行政管理公眾號、網絡公共號、QQ交流群等信息化平臺，拉近師生與管理者之間的距離。最大程度上借助新媒體手段發揮出高校行政管理的領導作用，借助新媒體互聯網途徑構建出行政管理反饋機制，將高校行政管理清單式工作內容在新媒體平臺上進行公布，實現高校行政管理公開化，讓每一名教師和同學都能夠對高校行政管理工作進行監督。除了借助行政管理清單式模式來內化行政管理工作效率以外，還要借助新媒體手段來構建外部服務途徑。以新媒體平臺作為支撐，構建出高效行政服務管理品牌，定期向廣大師生們推送高校行政管理信息，并且引導廣大師生進行轉發分享。以粉絲效應帶動、降低高校行政管理信息推送成本，產生媒體傳播效應，以便于全面提升高校行政管理的影響力。

3 結 語

高校行政管理工作的完善和發展需要借助行之有效的工作管理工具。清單建設能夠對工作內容、工作時間、工作過程和工作結果進行有效的管控，需要當今媒體時代的高校行政管理中大力推廣和應用。