運(yùn)用信息化手段加強(qiáng)企業(yè)合同管理

◎張保軍

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程得以加快，這也使企業(yè)進(jìn)一步擴(kuò)展了信息化的應(yīng)用范圍，并在企業(yè)合同管理工作中越來越重視信息化手段的應(yīng)用，有效的提高了企業(yè)合同管理的效率和質(zhì)量。文中分析了現(xiàn)階段企業(yè)合同管理中存在的問題，并進(jìn)一步對(duì)運(yùn)用信息化手段加強(qiáng)企業(yè)合同管理的措施進(jìn)行了具體的闡述。

在當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過程中，合同作為企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)，通過提高企業(yè)合同管理水平，進(jìn)一步對(duì)合同簽訂和履行進(jìn)行規(guī)范，可以有效的防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，促進(jìn)企業(yè)管理工作的優(yōu)化，對(duì)于企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益的提升具有積極的促進(jìn)作用。而且為了提高企業(yè)合同管理工作，通過運(yùn)用信息化手段在網(wǎng)上進(jìn)行合同起草、審查審批、簽訂和履行等工作，以此來提升企業(yè)合同管理工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)的更快更好發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、現(xiàn)階段企業(yè)合同管理存在問題分析

（一）合同審核過程效率不高

企業(yè)在具體訂立合同時(shí)，通常經(jīng)辦部門需要對(duì)潛在合同方進(jìn)行比選，并以此來完成對(duì)方資質(zhì)的審核，以此來確定合同簽訂方，并由兩方共同進(jìn)行合同文本的草擬。經(jīng)辦部門需要對(duì)比選和資質(zhì)材料進(jìn)行整理，并針對(duì)草擬的合同文本進(jìn)行審核，具體審核工作一般由財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門共同參與，并各自承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。部分企業(yè)還存在增加額外委托代理人或是業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審核的情況。合同審核完成后，合同書面文本需要進(jìn)行簽訂蓋章后才能生效。在具體合同審核過程中，涉及到較多的環(huán)節(jié)，需要經(jīng)辦人準(zhǔn)備好書面材料逐一完成，效率不高。

（二）合同執(zhí)行管控能力不強(qiáng)

合同在生效后，一般由經(jīng)辦部門執(zhí)行具體的履約行為。相較于銀貨兩訖型的合同，分段執(zhí)行合同或是跨年執(zhí)行合同履約行為相對(duì)復(fù)雜，因此對(duì)于經(jīng)辦合同較多的情況，往往經(jīng)辦部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于合同履約情況也無法全面掌握，涉及到相關(guān)問題時(shí)還需要通過經(jīng)辦人來了解具體的信息。基于這種情況下，企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管部門對(duì)于合同履約狀況的監(jiān)督也較為繁瑣，一般需要親自對(duì)經(jīng)辦部門進(jìn)行實(shí)地了解，并針對(duì)資金記錄情況還需要財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核實(shí)，存在費(fèi)時(shí)費(fèi)力的情況。

（三）合同信息查詢分析不便

在實(shí)際合同管理工作中，經(jīng)常會(huì)涉及到對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行追溯和統(tǒng)計(jì)的情況，如在外審工作中，外審人員則會(huì)根據(jù)財(cái)務(wù)情況來調(diào)閱相關(guān)的合同，在合同管理基礎(chǔ)扎實(shí)的情況下，可以根據(jù)合同的編號(hào)來對(duì)相關(guān)信息進(jìn)地追溯和查詢。但對(duì)于企業(yè)合同管理薄弱的情況，合同信息查詢和分析都會(huì)存在許多不便，對(duì)合同的利用帶來較大的影響。

二、運(yùn)用信息化手段加強(qiáng)企業(yè)合同管理

（一）簽約授權(quán)管理

實(shí)施信息化管理的企業(yè)通過合同信息系統(tǒng)對(duì)簽約授權(quán)管理實(shí)施集中管控。規(guī)模企業(yè)在傳統(tǒng)模式下難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中管理，在信息化條件下，合同承辦部門在信息系統(tǒng)內(nèi)提出授權(quán)申請(qǐng)，審批人員審批通過后形成簽約授權(quán)委托書，在得到授權(quán)許可后受托人員方可成辦理合同業(yè)務(wù)。企業(yè)對(duì)簽約授權(quán)進(jìn)行統(tǒng)一集中審批監(jiān)管，管理部門對(duì)整個(gè)企業(yè)的授權(quán)情況隨時(shí)掌握，動(dòng)態(tài)管理簽約授權(quán)范圍、授權(quán)人員、授權(quán)時(shí)限、授權(quán)變動(dòng)等項(xiàng)目內(nèi)容。

（二）合同文本管理

運(yùn)用信息化手段進(jìn)行合同管理工作中，在信息系統(tǒng)中會(huì)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)的合同文本和相關(guān)的法律條款，以此作為合同承辦部門提供較為規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的合同文書。合同承辦人通過選取適宜的模板即能夠在網(wǎng)上制作合同，也可以通過下載標(biāo)準(zhǔn)文體進(jìn)行編輯制作后上傳申報(bào)，即只需要根據(jù)具體的模板內(nèi)容，與結(jié)合合同的實(shí)際情況進(jìn)行填寫即可以完成合同制作。通過信息系統(tǒng)的應(yīng)用，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了合同文本的規(guī)范化，而且將法律管控關(guān)口進(jìn)行前移，可以有效的控制合同糾紛問題的發(fā)生。

（三）合同評(píng)審管理

合同評(píng)審管理在信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用是企業(yè)跨部門智能化管理的標(biāo)志之一，合同可在線申報(bào)、瀏覽、檢索、審查審批，管理人員足不出戶就可完成合同業(yè)務(wù)。合同評(píng)審采用分級(jí)授權(quán)、逐級(jí)審批，下級(jí)單位評(píng)審?fù)ㄟ^后上級(jí)單位才能評(píng)審，杜絕了上級(jí)審?fù)晗录?jí)走過場(chǎng)的現(xiàn)象。

（四）合同相對(duì)人管理

合同相對(duì)人信息可包含企業(yè)名稱、住所、性質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、經(jīng)營范圍、注冊(cè)資本等相關(guān)信息，無論是客戶還是供應(yīng)商，無論是法人單位還是自然人主體，信息系統(tǒng)都可提供一份完整的檔案資料，也可以作為通訊錄使用。企業(yè)根據(jù)自身經(jīng)營管理情況選擇管控范圍，應(yīng)重點(diǎn)對(duì)供應(yīng)商、客戶狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控。對(duì)資質(zhì)較差的供應(yīng)商、客戶在合同相對(duì)人數(shù)據(jù)庫予以標(biāo)注，在簽訂合同時(shí)信息系統(tǒng)會(huì)做出警示。企業(yè)把供應(yīng)商準(zhǔn)入放置在信息系統(tǒng)中，供應(yīng)商資格審核、供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)定都通過系統(tǒng)加以認(rèn)定，新增合同相對(duì)人只有先通過信息系統(tǒng)評(píng)定，才可以辦理合同簽訂與后續(xù)業(yè)務(wù)。

（五）合同履約管理

企業(yè)利用信息系統(tǒng)可以監(jiān)控合同履約情況，并運(yùn)用生產(chǎn)管理軟件將合同履約信息集中到信息系統(tǒng)中來，使管理者可以實(shí)時(shí)掌握合同履行過程中的相關(guān)信息，并根據(jù)合同履約信息來對(duì)企業(yè)相關(guān)供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)和市場(chǎng)營銷策略進(jìn)行調(diào)整。由于合同管理周期較長，在合同履約過程中隨著條件的變化也需要不斷進(jìn)行調(diào)整，以此來保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過網(wǎng)上跟蹤合同履約信息，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的全壽命周期的有效監(jiān)管，有利于提高合同管理工作的質(zhì)量和水平。

（六）數(shù)據(jù)共享管理

兼容性較強(qiáng)的合同管理軟件可以與企業(yè)ERP 系統(tǒng)、生產(chǎn)加工執(zhí)行系統(tǒng)、審計(jì)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。通過信息數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，避免企業(yè)不必要的重復(fù)勞動(dòng)與投入。合同信息系統(tǒng)為ERP 系統(tǒng)提供各類合同數(shù)據(jù)、幫助審計(jì)部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上合同審計(jì)監(jiān)督、幫助檔案管理系統(tǒng)完成合同電子歸檔管理。合同信息系統(tǒng)從企業(yè)ERP 系統(tǒng)、生產(chǎn)加工執(zhí)行系統(tǒng)中抽取各類相關(guān)數(shù)據(jù)，供合同管理部門使用。

（七）風(fēng)險(xiǎn)防范與違約管理

在企業(yè)合同中往往會(huì)涉及到物資、產(chǎn)品和技術(shù)，而且與資金具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)對(duì)履約帶來影響。因此在合同信息化管理工作中，需要實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和成本支出的有效控制，使其處于可控范圍內(nèi)。在合同履約過程中，信息系統(tǒng)會(huì)針對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警，通過合同風(fēng)險(xiǎn)警示，相關(guān)部門來對(duì)自身的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)進(jìn)行管控，并制定具體的風(fēng)險(xiǎn)管理措施，積極對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行應(yīng)對(duì)。在合同出現(xiàn)違約情況時(shí)，企業(yè)法律部門通過信息系統(tǒng)能夠快速掌握合同信息和違約情況，并根據(jù)信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)來制定相應(yīng)的解決措施，以此來避免損失擴(kuò)大，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合法權(quán)益的有效維護(hù)。

三、結(jié)束語

信息化技術(shù)引入到企業(yè)實(shí)際工作中，有效的推進(jìn)了企業(yè)信息化建設(shè)的水平。在企業(yè)合同管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，利用信息化系統(tǒng)來對(duì)合同進(jìn)行管理，可以有效的提高合同簽訂、審核等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的信息化管理，確保合同管理工作效率和質(zhì)量的提升，為企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。