從“管文件”到“管數(shù)據(jù)”
——信息時代企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型探析

■李雷

（中國直升機設計研究所）

1 概 述

信息時代，信息技術飛速發(fā)展并廣泛應用于企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個業(yè)務領域，各種電子數(shù)據(jù)也隨之產(chǎn)生并急劇增長，不可逆轉(zhuǎn)地替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件成為主要的記錄形式，且不可避免將被納入到歸檔范圍，對傳統(tǒng)載體檔案工作的管理理念、技術手段帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

2018年的全國檔案局館長會議指出“檔案管理對象越來越多地從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理方式越來越多地從手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，管理內(nèi)容越來越多地從實體管理向內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，利用方式越來越多地從來館查閱向網(wǎng)絡利用轉(zhuǎn)變。這些都標志著檔案工作正逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型升級。”

2018年5月21日，航空工業(yè)檔案館發(fā)布了《關于開展航空工業(yè)檔案工作“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型試點工作的通知》，通知要求落實《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》精神，加速推進航空工業(yè)各企業(yè)電子檔案“單套制”管理，促進航空檔案工作從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

2 企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型的必要性分析

2.1 企業(yè)檔案意識薄弱，對檔案工作的重視程度不高

作為企業(yè)運行過程中的一項基礎性管理工作，一方面，檔案工作往往很難為以盈利為目的企業(yè)創(chuàng)造直接的經(jīng)濟價值，另一方面，傳統(tǒng)的檔案工作多被置于企業(yè)各項業(yè)務流程的末端，檔案工作只是被動地進行文件的收集和整理工作，其價值的體現(xiàn)很難與其他業(yè)務部門相媲美。因為上述兩個方面的原因，很大程度上影響了檔案部門在企業(yè)里的地位，使其長期處于劣勢地位，檔案部門的話語權也很難得到重視和認同，造成了企業(yè)的檔案意識薄弱，對檔案工作的重視程度普遍不高等問題。

信息技術的發(fā)展為檔案部門帶來了機遇，數(shù)據(jù)資源已經(jīng)成為關乎企業(yè)長遠發(fā)展的核心戰(zhàn)略資源，掌握了數(shù)據(jù)資源就等于掌握了企業(yè)的決策中樞。檔案部門應充分發(fā)揮其在信息資源管理方面的先天優(yōu)勢，主動拓展現(xiàn)有的業(yè)務范圍，積極介入到企業(yè)數(shù)據(jù)管理工作中，借此謀求檔案工作的轉(zhuǎn)型升級。

2.2 信息技術廣泛應用，企業(yè)檔案管理的主要對象發(fā)生變化

以筆者所在單位為例：近年來，管理信息化得到快速推進，在項目管理、質(zhì)量管理、決策支持、供應商管理、協(xié)同辦公、人力資源管理、財務管理、資產(chǎn)管理、標準化管理等領域都加大了建設力度，全部實現(xiàn)了信息化；引進了CAD、CAE等設計分析軟件、PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理軟件、數(shù)據(jù)庫軟件、軟件開發(fā)工具等，信息化建設幾乎已經(jīng)覆蓋了工程設計、分析與仿真、試驗等主要業(yè)務領域。

隨著信息技術在企業(yè)運行過程中的廣泛應用，各種電子數(shù)據(jù)也大量產(chǎn)生，急劇增長的電子數(shù)據(jù)已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，成為企業(yè)各項活動的主要記錄方式，由此導致企業(yè)檔案管理的主要對象也發(fā)生了變化：由傳統(tǒng)載體形式的檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案為主。

2.3 電子檔案大量產(chǎn)生，促使企業(yè)檔案管理手段發(fā)生變化

傳統(tǒng)載體形式的檔案其載體與所承載的信息是統(tǒng)一的，檔案工作者首先是載體保管者的角色，主要是通過手工操作來完成檔案的收集、整理、保管和提供利用工作，其工作重點在于維持實體的有序和存貯空間的安全，管理者的工作量巨大，工作效率低下。

檔案管理的主要對象轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案后，促使檔案工作從檔案實體管理向數(shù)據(jù)內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變。電子檔案具有系統(tǒng)依賴性、信息與載體的易分離性等特點，為適應電子檔案管理的要求，需積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，推進檔案信息化建設不斷發(fā)展：從作為傳統(tǒng)檔案工作的輔助手段，發(fā)展到通過不斷優(yōu)化檔案管理方法和流程而成為檔案工作不可或缺的組成部分，再發(fā)展成為檔案工作未來發(fā)展方向的引領者。

2.4 電子檔案認可度得到提升，檔案人員工作理念亟需轉(zhuǎn)變

2019年4月26日，國務院頒發(fā)了《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》，明確提出“電子證照與紙質(zhì)證照具有同等法律效力”（第十條）、“符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同行法律效力”（第十一條），這表明社會對電子檔案的認識發(fā)生了變化，不再局限于傳統(tǒng)載體形式。

不同于傳統(tǒng)載體形式的檔案，電子檔案的信息與載體介質(zhì)不再密不可分，檔案工作應更加關注電子檔案內(nèi)容的真實性和完整性，而非存儲載體的原始性。以檔案實體管理為中心的理念被以檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容管理為中心的理念所取代，但在實際工作中，仍然存在著很大一部分企業(yè)檔案人員工作理念落后、因循守舊，對信息時代給檔案工作帶來的轉(zhuǎn)變認識不足，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)檔案工作理念來管理電子檔案，必然難以適應檔案工作“管數(shù)據(jù)”的需求。

3 企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型的實現(xiàn)策略

3.1 拓展檔案工作業(yè)務范圍，明確檔案部門“管數(shù)據(jù)”職責

目前，企業(yè)各業(yè)務領域的電子數(shù)據(jù)已經(jīng)形成了很大的基數(shù)，而且隨著信息技術的推進，還將呈現(xiàn)幾何級數(shù)據(jù)的快速增長趨勢。這些電子數(shù)據(jù)往往分屬不同的業(yè)務系統(tǒng)，涉及不同的部門，數(shù)據(jù)管理、開發(fā)工作也是各自為政，給企業(yè)造成了信息壁壘，同時也為數(shù)據(jù)安全帶來隱患。

鑒于上述原因，有必要對企業(yè)數(shù)據(jù)管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案部門的“管數(shù)據(jù)”職能并為其提供必要的條件，由檔案部門對企業(yè)數(shù)據(jù)資源進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、指導監(jiān)督和統(tǒng)一管理。

3.2 確定企業(yè)數(shù)據(jù)資源歸檔范圍，建立電子檔案歸檔機制

對企業(yè)各部門、各業(yè)務領域、各業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的各種結構化、半結構化和非結構化數(shù)據(jù)資源的構成和價值進行梳理和深入分析，以檔案信息資源的有效應用和檔案管理基本理論為指導，以服務企業(yè)中心工作為主導方向，結合企業(yè)檔案與信息化工作實際，確定企業(yè)各門類數(shù)據(jù)資源的歸檔范圍和保管期限。

針對列入歸檔范圍的各門類企業(yè)數(shù)據(jù)資源，根據(jù)不同來源、不同格式及實際情況分別制定出相應的歸檔機制，通過系統(tǒng)集成、線上采集、線下收集等方式，實現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)資源的應歸盡歸。

3.3 加強制度與標準體系建設，確保“管數(shù)據(jù)”工作有據(jù)可依

完善的規(guī)章制度和標準體系是檔案部門履行“管數(shù)據(jù)”職責的基礎，是提高電子檔案管理能力和水平的保證。相對于傳統(tǒng)載體的檔案，電子檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、要求均有較大的變化。傳統(tǒng)載體檔案的規(guī)章制度和標準規(guī)范是相對完備的、成體系的，其規(guī)范體系重在維持實體有序與存貯安全，能夠保證傳統(tǒng)載體檔案在其生命周期內(nèi)的管理和保護需要。

而電子檔案管理工作重點是保證其“真實性、完整性、可用性、安全性”，通過規(guī)章制度和標準體系建設，明確電子檔案管理工作的總體標準、形成捕獲、組織處置、檢索利用、長久保存、資源描述、資源管理、應用系統(tǒng)、技術支撐等諸多方面的內(nèi)容，確保檔案部門“管數(shù)據(jù)”工作有據(jù)可依。

3.4 創(chuàng)新管理方法，實施電子檔案“單套制”管理

2016年國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出：在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點。

檔案信息化建設的推進和國家相關法律規(guī)章對電子檔案憑證作用、法律效力的認可，為電子檔案“單套制”管理提供了可能。檔案部門應順勢而為，創(chuàng)新檔案工作方式方法，加強對電子檔案的全過程管理，使得電子檔案符合“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，積極推進電子檔案“單套制”管理。

3.5 探索電子檔案長久保存方法，確保電子檔案安全

信息技術的發(fā)展在給檔案工作帶來便利的同時，也給檔案信息資源安全帶來了挑戰(zhàn)。面對傳統(tǒng)載體的檔案，檔案部門只需要保證檔案實體的有序和存貯安全即可。而電子檔案由于其易復制和易修改，對軟、硬件系統(tǒng)的依賴性等原因，在軟、硬件環(huán)境面對升級換代時，都可能使電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性面臨諸多威脅。因此，檔案部門應積極開展不同格式電子檔案的中間格式轉(zhuǎn)換及長久保管研究，確保電子檔案在脫離原環(huán)境后還能夠進行自主可控的開發(fā)與利用。

4 結 語

信息技術的發(fā)展，給企業(yè)檔案部門帶來了嚴峻挑戰(zhàn)，也帶來了難得的機遇，企業(yè)檔案部門應與時俱進、主動求變，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會的融合，充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術，積極推進企業(yè)檔案工作從“管文件”到“管數(shù)據(jù)”的轉(zhuǎn)型升級。