從“管文件”到“管數據”
——信息時代企業檔案工作轉型探析

■李雷

（中國直升機設計研究所）

1 概 述

信息時代，信息技術飛速發展并廣泛應用于企業的研發、生產、經營、管理等各個業務領域，各種電子數據也隨之產生并急劇增長，不可逆轉地替代了傳統紙質文件成為主要的記錄形式，且不可避免將被納入到歸檔范圍，對傳統載體檔案工作的管理理念、技術手段帶來了巨大的挑戰。

2018年的全國檔案局館長會議指出“檔案管理對象越來越多地從紙質檔案向電子檔案轉變，管理方式越來越多地從手工管理向信息化管理轉變，管理內容越來越多地從實體管理向內容管理轉變，利用方式越來越多地從來館查閱向網絡利用轉變。這些都標志著檔案工作正逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化的轉型升級。”

2018年5月21日，航空工業檔案館發布了《關于開展航空工業檔案工作“管數據”轉型試點工作的通知》，通知要求落實《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》精神，加速推進航空工業各企業電子檔案“單套制”管理，促進航空檔案工作從“管文件”向“管數據”的戰略轉型。

2 企業檔案工作轉型的必要性分析

2.1 企業檔案意識薄弱，對檔案工作的重視程度不高

作為企業運行過程中的一項基礎性管理工作，一方面，檔案工作往往很難為以盈利為目的企業創造直接的經濟價值，另一方面，傳統的檔案工作多被置于企業各項業務流程的末端，檔案工作只是被動地進行文件的收集和整理工作，其價值的體現很難與其他業務部門相媲美。因為上述兩個方面的原因，很大程度上影響了檔案部門在企業里的地位，使其長期處于劣勢地位，檔案部門的話語權也很難得到重視和認同，造成了企業的檔案意識薄弱，對檔案工作的重視程度普遍不高等問題。

信息技術的發展為檔案部門帶來了機遇，數據資源已經成為關乎企業長遠發展的核心戰略資源，掌握了數據資源就等于掌握了企業的決策中樞。檔案部門應充分發揮其在信息資源管理方面的先天優勢，主動拓展現有的業務范圍，積極介入到企業數據管理工作中，借此謀求檔案工作的轉型升級。

2.2 信息技術廣泛應用，企業檔案管理的主要對象發生變化

以筆者所在單位為例：近年來，管理信息化得到快速推進，在項目管理、質量管理、決策支持、供應商管理、協同辦公、人力資源管理、財務管理、資產管理、標準化管理等領域都加大了建設力度，全部實現了信息化；引進了CAD、CAE等設計分析軟件、PDM產品數據管理軟件、數據庫軟件、軟件開發工具等，信息化建設幾乎已經覆蓋了工程設計、分析與仿真、試驗等主要業務領域。

隨著信息技術在企業運行過程中的廣泛應用，各種電子數據也大量產生，急劇增長的電子數據已經取代了傳統的紙質文件，成為企業各項活動的主要記錄方式，由此導致企業檔案管理的主要對象也發生了變化：由傳統載體形式的檔案為主轉變為以電子檔案為主。

2.3 電子檔案大量產生，促使企業檔案管理手段發生變化

傳統載體形式的檔案其載體與所承載的信息是統一的，檔案工作者首先是載體保管者的角色，主要是通過手工操作來完成檔案的收集、整理、保管和提供利用工作，其工作重點在于維持實體的有序和存貯空間的安全，管理者的工作量巨大，工作效率低下。

檔案管理的主要對象轉變為電子檔案后，促使檔案工作從檔案實體管理向數據內容管理轉變。電子檔案具有系統依賴性、信息與載體的易分離性等特點，為適應電子檔案管理的要求，需積極轉變傳統檔案管理方式，推進檔案信息化建設不斷發展：從作為傳統檔案工作的輔助手段，發展到通過不斷優化檔案管理方法和流程而成為檔案工作不可或缺的組成部分，再發展成為檔案工作未來發展方向的引領者。

2.4 電子檔案認可度得到提升，檔案人員工作理念亟需轉變

2019年4月26日，國務院頒發了《國務院關于在線政務服務的若干規定》，明確提出“電子證照與紙質證照具有同等法律效力”（第十條）、“符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同行法律效力”（第十一條），這表明社會對電子檔案的認識發生了變化，不再局限于傳統載體形式。

不同于傳統載體形式的檔案，電子檔案的信息與載體介質不再密不可分，檔案工作應更加關注電子檔案內容的真實性和完整性，而非存儲載體的原始性。以檔案實體管理為中心的理念被以檔案數據內容管理為中心的理念所取代，但在實際工作中，仍然存在著很大一部分企業檔案人員工作理念落后、因循守舊，對信息時代給檔案工作帶來的轉變認識不足，如果繼續沿用傳統檔案工作理念來管理電子檔案，必然難以適應檔案工作“管數據”的需求。

3 企業檔案工作轉型的實現策略

3.1 拓展檔案工作業務范圍，明確檔案部門“管數據”職責

目前，企業各業務領域的電子數據已經形成了很大的基數，而且隨著信息技術的推進，還將呈現幾何級數據的快速增長趨勢。這些電子數據往往分屬不同的業務系統，涉及不同的部門，數據管理、開發工作也是各自為政，給企業造成了信息壁壘，同時也為數據安全帶來隱患。

鑒于上述原因，有必要對企業數據管理工作進行統籌規劃，明確檔案部門的“管數據”職能并為其提供必要的條件，由檔案部門對企業數據資源進行統籌規劃、組織協調、指導監督和統一管理。

3.2 確定企業數據資源歸檔范圍，建立電子檔案歸檔機制

對企業各部門、各業務領域、各業務系統產生的各種結構化、半結構化和非結構化數據資源的構成和價值進行梳理和深入分析，以檔案信息資源的有效應用和檔案管理基本理論為指導，以服務企業中心工作為主導方向，結合企業檔案與信息化工作實際，確定企業各門類數據資源的歸檔范圍和保管期限。

針對列入歸檔范圍的各門類企業數據資源，根據不同來源、不同格式及實際情況分別制定出相應的歸檔機制，通過系統集成、線上采集、線下收集等方式，實現企業數據資源的應歸盡歸。

3.3 加強制度與標準體系建設，確保“管數據”工作有據可依

完善的規章制度和標準體系是檔案部門履行“管數據”職責的基礎，是提高電子檔案管理能力和水平的保證。相對于傳統載體的檔案，電子檔案的收集、整理、保管、利用等各個環節的工作內容、要求均有較大的變化。傳統載體檔案的規章制度和標準規范是相對完備的、成體系的，其規范體系重在維持實體有序與存貯安全，能夠保證傳統載體檔案在其生命周期內的管理和保護需要。

而電子檔案管理工作重點是保證其“真實性、完整性、可用性、安全性”，通過規章制度和標準體系建設，明確電子檔案管理工作的總體標準、形成捕獲、組織處置、檢索利用、長久保存、資源描述、資源管理、應用系統、技術支撐等諸多方面的內容，確保檔案部門“管數據”工作有據可依。

3.4 創新管理方法，實施電子檔案“單套制”管理

2016年國家檔案局在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確提出：在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）管理試點。

檔案信息化建設的推進和國家相關法律規章對電子檔案憑證作用、法律效力的認可，為電子檔案“單套制”管理提供了可能。檔案部門應順勢而為，創新檔案工作方式方法，加強對電子檔案的全過程管理，使得電子檔案符合“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求，積極推進電子檔案“單套制”管理。

3.5 探索電子檔案長久保存方法，確保電子檔案安全

信息技術的發展在給檔案工作帶來便利的同時，也給檔案信息資源安全帶來了挑戰。面對傳統載體的檔案，檔案部門只需要保證檔案實體的有序和存貯安全即可。而電子檔案由于其易復制和易修改，對軟、硬件系統的依賴性等原因，在軟、硬件環境面對升級換代時，都可能使電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性面臨諸多威脅。因此，檔案部門應積極開展不同格式電子檔案的中間格式轉換及長久保管研究，確保電子檔案在脫離原環境后還能夠進行自主可控的開發與利用。

4 結 語

信息技術的發展，給企業檔案部門帶來了嚴峻挑戰，也帶來了難得的機遇，企業檔案部門應與時俱進、主動求變，創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會的融合，充分利用大數據、人工智能等新興技術，積極推進企業檔案工作從“管文件”到“管數據”的轉型升級。