研究企業招投標電子商務平臺下的檔案管理

◎彭小艷

引言：隨著信息化技術的不斷發展，有效的將檔案管理與信息化技術的結合在一起，大大降低檔案管理的難度，尤其是對于企業招投標的檔案管理來說，信息規模十分龐大，為了更精確的實現檔案管理，就必須要結合信息化技術，才能使相關的管理人員更加方便的收集、整理和后續的查詢工作。同時還可以規范招標投標工作，確保實現公開公平公正，促進企業招投標工作順利開展。因此，現階段研究企業招投標在電子商務平臺下的檔案管理工作有很大的現實意義。

一、電子招投標電子商務平臺下檔案管理工作現狀及存在問題

1.招投標電子檔案管理制度不完善。現階段，在實際的電子檔案管理期間，政府部門沒有統一的制度要求，部分企業并沒有相關完善的制度管理制度來引導，同樣也并沒有重視電子檔案管理的制度建設。還有一部分企業雖然建立了一系列檔案信息化建設的管理制度，但是在具體的建設過程中并沒有真正的落實，其相應的監督部門也沒有起到監督落實的作用。

2.資金投入不足。在實際的企業招投標電子檔案管理期間，由于相關企業位并沒有對檔案管理工作有過多的重視，導致在信息化建設上資金欠缺，并沒有引進更加先進的信息化設備和技術，無法滿足現階段電子檔案管理建設的需要。除此之外還有一些單位依然保留著紙質檔案形式，沒有合理運用信息化技術，嚴重影響了檔案管理信息化建設的進程。

3.檔案管理人員素質不高。招投標電子檔案管理工作是一項非常系統而又全面的工作，必須要高素質高能力的檔案管理人員。但是目前來看部分企業招投標電子檔案管理人員并沒有很好的管理能力以及強勁的專業工作能力。

4.電子檔案信息化程度較低。科學的使用計算機技術可以提高電子檔案管理的工作效率，包括收集、整理以及查詢等工作。但是現階段部分企業并沒有很好的在檔案管理中合理應用計算機技術，無法有效的實現檔案信息化管理，同時對于計算機系統的維護工作也關注的相對較少，致使電子檔案管理工作無法順利開展。

5.招投標電子檔案安全性相對較差。首先就是在工作溝通方面有著因為協調不當從而產生的安全問題，實際的投標招標電子檔案管理工作最重要的就是要保證數據的安全性。因為電子招投標過程需要利用計算機來實現，這就需要與計算機系統協調得當，如果出現問題，就會導致各種檔案信息的混淆問題；其次就是不熟悉計算機操作從而導致檔案信息的缺失，電子招投標檔案管理方式對計算機熟練度要求很高，對于歸檔的電子文件來說，必須其有效和可讀取的，這就需要工作人員有熟練的來輸入準確的數據，如果工作人員不熟悉系統的操作，那么就極易出現信息像丟失現象。

二、電子招投標實現電子檔案管理的優勢

1.提高檔案管理利用率和存放空間。傳統的檔案管理都是紙質形式，需要檔案館人員需整理、裝訂等步驟，查閱是非常不便捷的同時還占用了大量的儲存空間，浪費了人力、物力、財力和時間。電子檔案管理可以存放在電腦硬盤等電子存儲介質中，不僅方便管理，不會出現丟失等情況，而且還不會因天氣、自然災害等造成破損問題。

2.縮短檔案整理時間，提高檔案信息的時效性。通過計算機輸入、保存等電子化程序，檔案管理人員可利用計算機對檔案進行管理，不僅有效地解決了檔案歸檔不及時的問題，而且有效減輕檔案管理人員勞動強度，提高檔案管理效率和質量。

3.提高了檢索速度和準確性。不僅方便了檔案管理人員與監管部門、建設單位、城建檔案管等部門溝通協調，而且還可以利用計算機及時的查詢相關檔案信息，極大提高檢索速度和質量。

三、電子招投標電子商務平臺下檔案管理中的問題處理對策

1.完善檔案管理信息化制度建設。傳統的檔案管理工作是通過人為操作在實體的環境下進行的，而隨著電子商務的高速發展，企業在招投標過程中就把檔案管理工作內容與信息化技術相互融合，實現檔案管理的信息化，更加方便了檔案資料的收集、整理和查找。現階段，為了更好的實現檔案信息管理的信息化建設，在具體的建設過程中，相關管理人員一定要建立電子檔案管理制度體系，并在具體的實踐中不斷地完善電子檔案管理的規范和標準。管理制度必須要以法律法規的標準為基礎，并且有效結合具體招投標現狀和特點來建立。同時后續相關管理人員要根據具體的工作狀況對相應的體系進行合理的調整和優化，保證管理體系的先進性。

2.完善檔案信息化設施建設。為了檔案管理信息化建設更加順利的進行，必須要與先進信息技術相結合來實現。相關事業單位通過引進更加先進的設備，可以對檔案的收集、儲存和分類工作更加精細化，同時也有效提高工作效率。這不僅需要相關企業加大建設資金的投入，還要對檔案管理人員進行必要的培訓工作，確保他們可以對設備進行正規的操作，有效的延長設備的使用年限。

3.加強電子檔案管理建設安全。對于招投標電子化檔案管理來說，相關企業一定要制定保護檔案系統內信息安全的方案，更好的提高檔案的管理質量。現階段，因為網絡信息的共享性，嚴重影響企業招投標的檔案信息安全性，為了有效的避免泄漏檔案現象，相關管理人員一定要采取合理的措施，例如通過身份驗證、指紋識別、人臉識別以及密碼管理等方面設置訪問權限來保護檔案數據的安全性。在實際的電子檔案管理運營期間，檔案管理人員要以保護檔案數據安全為核心，精心部署檔案管理系統，并且還要在網絡上假設防火墻、殺毒軟件等工具。除此之外，檔案管理人還要定期對儲存檔案信息的計算機進行定期的除塵工作，確保計算機的穩定運行。

4.提高檔案管理人員的專業技術水平。一是相關企業一定要重視檔案管理人員的素質問題。只有保證管理人員的素質高才能帶領一批素質強勁的團隊。在實際的電子檔案管理運營過程中更是需一支高素質高能力的管理者和團隊；二是相關企業還要定期對檔案管理人員組織開展培訓教育工作，加強檔案管理工作人員的個人素質和工作能力以及檔案管理團隊凝聚力；三是增強檔案管理人員的積極主動性，建立合理的獎罰制度，按實際工作績效進行相應的考核，考核結果與獎金相關聯，更好提高大家工作積極性，使其全身心投入到電子化檔案管理中來。

四、結束語

綜上所述，企業招投標檔案管理電子信息化建設是一項極其復雜而且系統的工作，針對出現的問題，相關企業必須要制定合理的方案解決，包括加強信息化技術新技術的應用，加強管理人員的培訓工作開展，建立健全電子化檔案管理制度以及加大信息化建設的投入資金等，通過以上措施，可以有效地促進企業招投標檔案信息化管理的順利開展，有效的規范企業招投標項目的檔案管理的工作。