大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案發(fā)展趨勢(shì)

●蔡曉青 謝朋呈 劉 英 項(xiàng)國(guó)梁

一、大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵與特征

最早提出“大數(shù)據(jù)”一詞的是美國(guó)著名的未來(lái)學(xué)家阿爾文·托夫勒。目前國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)界對(duì)大數(shù)據(jù)尚沒(méi)有統(tǒng)一的內(nèi)涵界定。大數(shù)據(jù)是一種抽象化的事物，具有數(shù)據(jù)多樣化、數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)流動(dòng)速度快、數(shù)據(jù)價(jià)值密度低等特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程包含了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)挖掘、云計(jì)算、并行計(jì)算、數(shù)據(jù)庫(kù)等多種技術(shù)。聯(lián)合國(guó)發(fā)布《大數(shù)據(jù)發(fā)展白皮書(shū)》（2012年）明確指出：“大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。”檔案也不例外，不久的未來(lái)必將呈現(xiàn)出信息化、知識(shí)化、數(shù)字化的趨勢(shì)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理意識(shí)不足

1.醫(yī)院作為以衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)為主的單位，更側(cè)重醫(yī)療業(yè)務(wù)、科研領(lǐng)域的發(fā)展和投入，在人事檔案管理工作方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)尚缺乏對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，或者信息化觀念意識(shí)不強(qiáng)。人事檔案管理工作雖然不能像臨床一線一樣為醫(yī)院帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，但人事檔案管理工作在醫(yī)院的人力資源管理中起著基礎(chǔ)性作用。全面翔實(shí)的人事檔案數(shù)據(jù)能夠有效了解醫(yī)務(wù)工作人員的能力和水平，為人才的調(diào)用和選拔提供較為科學(xué)客觀公正指標(biāo)，從而實(shí)現(xiàn)人盡其才、物盡其用。

2.在調(diào)入及引進(jìn)高層次人才時(shí)，對(duì)人事檔案的審查要求缺少制度約束，由于受查閱檔案相關(guān)手續(xù)的制約，一般首先側(cè)重于考核個(gè)人專業(yè)學(xué)術(shù)水平的高低、科研成果的豐富以及專業(yè)技能的強(qiáng)弱，滯后于個(gè)人現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、政治傾向等基本人事檔案材料的檢查與審定，缺少區(qū)域范圍內(nèi)或者某專業(yè)領(lǐng)域相關(guān)數(shù)據(jù)化內(nèi)容評(píng)價(jià)，僅靠面試考核作為評(píng)價(jià)結(jié)果。

3.部分受管理權(quán)限或其他原因制約的醫(yī)院，存在部分人員“人檔分離”情況，人員工作場(chǎng)所與檔案儲(chǔ)存管理場(chǎng)所分屬兩地，在后續(xù)材料歸檔、查閱信息、開(kāi)具證明信函等方面均需專人辦理相關(guān)手續(xù)到存檔地點(diǎn)查閱，造成人力、財(cái)力的浪費(fèi)。

（二）檔案管理模式滯后

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)醫(yī)院干部人事檔案信息化工作提出全新要求和挑戰(zhàn)，檔案信息化工作需要順應(yīng)這場(chǎng)“數(shù)據(jù)革命”，以適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案準(zhǔn)確化、便捷化要求。目前大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理為檔案實(shí)體紙質(zhì)保管，對(duì)檔案信息的查閱利用仍采取翻閱、抄錄、復(fù)印檔案實(shí)體的方式。建立的人事檔案管理系統(tǒng)僅僅能實(shí)現(xiàn)條目的著錄和查詢，無(wú)法與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。這些都大大降低了工作效率和信息的利用率。

（三）人事檔案管理方法滯后

1.檔案管理專業(yè)技術(shù)人員缺少，適應(yīng)新形勢(shì)的管理方法上的思考與創(chuàng)新缺乏。干部人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，技術(shù)含量相對(duì)較低，工作性質(zhì)單調(diào)，容易造成檔案管理人員在工作中缺乏主動(dòng)性，導(dǎo)致效率低下。甚至有的同志認(rèn)為這項(xiàng)工作不重要，一定程度上阻礙了人事檔案管理工作的發(fā)展。

2.歸檔材料不齊全、信息記載不準(zhǔn)確。真實(shí)與完整是檔案的生命，直接關(guān)系到檔案的利用價(jià)值。目前在資料收集、分類、審核過(guò)程中存在著資料不全、歸檔不及時(shí)、取舍材料主觀武斷等問(wèn)題。傳統(tǒng)固有的基本人事檔案材料收集，缺少“個(gè)性化”，不能體現(xiàn)個(gè)體的醫(yī)療專業(yè)水平、科研領(lǐng)域成就、學(xué)術(shù)優(yōu)勢(shì)等方面材料，亟需相關(guān)部門之間的信息共享和協(xié)作配合，達(dá)到動(dòng)態(tài)信息的及時(shí)補(bǔ)充及更新完善。

（四）人事檔案信息時(shí)效性較低

由于職工個(gè)人對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)度和重視度不夠，新生成的個(gè)人材料（如學(xué)歷、專業(yè)資格、進(jìn)修、科研、獲獎(jiǎng)等）、信息（如婚姻狀況、家庭成員狀況等）不能及時(shí)上報(bào)歸檔，人力資源管理部門不能第一時(shí)間獲取所需要更新和完善的數(shù)據(jù)，這就給醫(yī)院人事檔案管理帶來(lái)了信息時(shí)效性的限制。

三、將大數(shù)據(jù)信息化應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理的必然性

建立并完善醫(yī)院干部人事檔案管理綜合體系，通過(guò)運(yùn)用“物聯(lián)網(wǎng)”“云計(jì)算”等大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，建立高效管理平臺(tái)，提供更加全面方便的服務(wù)是大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案發(fā)展趨勢(shì)。

（一）政策要求

干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，也是干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)。是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)。中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》（2018年11月20日），目的在于貫徹新時(shí)代黨的組織路線，落實(shí)從嚴(yán)管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用，推動(dòng)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。把審核檔案作為選人用人的必備環(huán)節(jié)、必經(jīng)程序。在準(zhǔn)確識(shí)別干部、歷史評(píng)價(jià)干部、合理使用干部、防止干部“帶病提拔”等方面發(fā)揮了不可替代的作用。組織人事部門及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立健全干部人事檔案科學(xué)利用機(jī)制，為干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊(duì)伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。習(xí)近平總書(shū)記在中國(guó)共產(chǎn)黨第十九次全國(guó)代表大會(huì)中明確指出“要善于結(jié)合實(shí)際創(chuàng)造性推動(dòng)工作，善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開(kāi)展工作。”2016年，國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出，“要加快檔案信息化進(jìn)程，利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平。探索電子檔案于大數(shù)據(jù)行動(dòng)的融合。因此，大力推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代化技術(shù)提升檔案管理工作水平是信息化時(shí)代的必由之路。

（二）提高工作效率，確保信息鮮活及時(shí)

借助信息化大數(shù)據(jù)的技術(shù)特點(diǎn)，按照管理和使用權(quán)限，及時(shí)快速調(diào)取需要的數(shù)據(jù)及其他材料，有效簡(jiǎn)化查檔和調(diào)檔工作，多數(shù)信息可以通過(guò)電子化查詢，大大簡(jiǎn)化了流程，提高了效率。為醫(yī)院的管理者和人力資源管理工作提供便利，真正實(shí)現(xiàn)“專人管理，眾人享用”的創(chuàng)新模式，不斷提升醫(yī)院人事管理工作效率。

（三）有效保護(hù)人事檔案

檔案工作是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案。因此，有效保護(hù)檔案是檔案管理的重要基礎(chǔ)。紙質(zhì)版人事檔案材料對(duì)溫濕度環(huán)境要求較高，加之頻繁翻閱、拆卸，均易造成檔案損壞或遺失。而隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展成熟，電子檔案將成為人事檔案的主要保存形式，電子文件歸檔和管理將成為人事檔案工作的主要內(nèi)容。相對(duì)于紙質(zhì)檔案，可不受使用頻率、操作不當(dāng)和存放環(huán)境的影響，可充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的價(jià)值。

（四）提升檔案信息利用的全面性、準(zhǔn)確性

隨著“全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核”工作的開(kāi)展，各單位嚴(yán)格按照中組部要求對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部“三齡兩歷一身份”進(jìn)行審核認(rèn)定。在認(rèn)真貫徹新時(shí)代黨的組織路線，推進(jìn)全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部等方面起到了重要作用。但普遍存在著認(rèn)定結(jié)果在勞資審批、干部提拔、考察、申報(bào)、評(píng)獎(jiǎng)、退休審批等一系列工作中不能得到及時(shí)充分的有效利用，多數(shù)需要手工在多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)部分認(rèn)定信息進(jìn)行修改，難免導(dǎo)致錯(cuò)誤或疏漏。因此，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的信息化管理，建立便于檔案存儲(chǔ)、檢索和更新的電子人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，能夠使人事檔案管理更加便捷，信息更加真實(shí)準(zhǔn)確、全面規(guī)范。

四、展望

通過(guò)建立健全某領(lǐng)域、某地區(qū)乃至全國(guó)的醫(yī)院人事檔案信息大數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)集成技術(shù)，利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享及充分利用，及時(shí)更新個(gè)人學(xué)歷、職稱、職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、醫(yī)療糾紛情況、服務(wù)對(duì)象表?yè)P(yáng)投訴情況等動(dòng)態(tài)信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)和統(tǒng)計(jì)功能實(shí)時(shí)互動(dòng)，準(zhǔn)確及時(shí)反映干部“德能勤績(jī)廉”情況，提供全方位、科學(xué)合理、及時(shí)可靠的檔案信息，避免考核結(jié)果的主觀性或形式化。

通過(guò)智能性物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用云計(jì)算、模糊識(shí)別等各種智能計(jì)算技術(shù)，對(duì)海量的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分析和處理，提高查詢利用效率。通過(guò)安裝智能檔案密集架系統(tǒng)，提高檔案出入庫(kù)的自動(dòng)化，降低了入庫(kù)管理的人工干預(yù)程度。

通過(guò)運(yùn)用智能化檔案庫(kù)的消防系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)，有效降低安全隱患，實(shí)現(xiàn)《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》中對(duì)檔案庫(kù)房應(yīng)加強(qiáng)防火、防盜等方面的要求，提高人事檔案管理的安全性。

通過(guò)建立健全某領(lǐng)域、某地區(qū)乃至全國(guó)的醫(yī)院人事檔案信息大數(shù)據(jù)庫(kù)，制定反向評(píng)價(jià)機(jī)制，結(jié)合各崗位職責(zé)及要求，通過(guò)數(shù)據(jù)分析實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)調(diào)整，加大競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，鼓勵(lì)醫(yī)務(wù)人員不斷學(xué)習(xí)進(jìn)取，改變晉升或聘任后工作、學(xué)習(xí)狀態(tài)衰減的情況。

在以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等為代表的信息技術(shù)加速向各領(lǐng)域廣泛滲透的新時(shí)代背景下，進(jìn)一步做好醫(yī)院人事檔案信息化數(shù)字化建設(shè)，不斷提升醫(yī)院人力資源管理科學(xué)化水平，不僅是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中的一個(gè)必然要求，同時(shí)也是新時(shí)期檔案管理工作人員面臨的一個(gè)新挑戰(zhàn)。