從管理會計的角度試論國際項目工程成本策劃與拆解以及信息化

■史 梁

（北京六建集團有限責任公司）

引 言

解決管理會計所面臨的數(shù)據(jù)窘境，以及國內外信息溝通不暢的問題，并為兼顧財務數(shù)據(jù)的通用性，同時又能針對工程項目部內部極具針對性的某一特定數(shù)據(jù)要求，提供精準的、可與工程預算軟件（廣聯(lián)達）所導出的單位工程量清單綜合單價分析表、人材機匯總表相匹配的數(shù)據(jù)，同時又不增大工作量與管理成本，則應從管理學的基本框架出發(fā)，從計劃、組織、領導、控制這四個基本框架開始，圍繞工程預算，針對管理會計的工作目標，對工程成本預算進行細化拆解，以輔助賬的形式，在與財務會計科目實現(xiàn)勾稽關系的前提下，以項目全面信息化來解決國內外溝通不暢問題的同時，在管理會計主導下，推行各部門成本管理流水式作業(yè)方式，以實現(xiàn)會計與統(tǒng)計之間、項目部內部職能部門之間數(shù)據(jù)可精確配比、對照，為及時發(fā)現(xiàn)問題，完全實現(xiàn)工程項目成本過程控制，并能為項目部解決特定問題提供精確、單純的數(shù)據(jù)信息。具體方法詳述如下。

1 國際工程施工現(xiàn)狀

①無法實現(xiàn)細化至施工中某個部位的成本與預算間差異的對比分析，進而無法實現(xiàn)有效的過程管控；②一項成本費用的發(fā)生，必然存在發(fā)起部門、審核部門、經(jīng)辦部門，最后匯入財務部門對外支付，但目前同樣一筆成本費用，經(jīng)過各部門以各自口徑處理之后遺失了數(shù)據(jù)的相關性，以致各部門間的數(shù)據(jù)無法細化至工程細部相互匹配、對照，進而無法在過程管控中尋找、發(fā)現(xiàn)問題的根源；③國內發(fā)生轉至國外的成本費用無法細化攤入工程細部成本；④國內總部機關與國外工程項目部之間信息不對稱，國外項目的日常成本變動，尤其是細部成本的變動不能及時地反饋國內總部機關。⑤憑經(jīng)驗、直覺決策的現(xiàn)象過多，缺乏客觀數(shù)據(jù)支撐，客觀現(xiàn)象反映到人腦的意識中，未必總是真相，需要以客觀數(shù)據(jù)為支撐，去偽存真，以求得正確、基于客觀的決策。⑥現(xiàn)行的部門之間傳遞單據(jù)格式很多都是手工記賬時期就沿用的格式，已經(jīng)不能滿足信息化的要求，甚至會過濾掉很多重要信息，造成在部門傳遞過程中，遺失數(shù)據(jù)相關性，最終造成部門間采集的數(shù)據(jù)不可精確配比。

2 追求目標

①實現(xiàn)圍繞工程中標預算，以中標預算的項目編碼為中心，細化至工程細部的成本核算，并可與工程中標成本預算以及后續(xù)洽商變更相互精確匹配、對比；②實現(xiàn)業(yè)務過程中歷史數(shù)據(jù)單純化采集工作，以期利用數(shù)據(jù)挖掘技術，為日后招投標工作提供參考數(shù)據(jù)；③實現(xiàn)工程項目部部門間數(shù)據(jù)的針對性、可比性，為過程管控中尋找問題根源和解決方法提供堅實基礎，進而充分暴露實際工作中各部門各崗位的管理問題，將成本管控的壓力傳導到各部門各崗位，而不僅僅停留在項目管理層；④實現(xiàn)國內外信息對等，國內總部機關能夠及時了解國外前方成本管控過程，便于及時對前方現(xiàn)場決策予以指導。⑤清單報價是目前國際上通用的報價方式，與國內定額報價不同，在中標價的基礎上，業(yè)主一般很難會再接受各種調整。通過細化至工程部位的成本核算，對所有實體消耗與非實體消耗成本進行編碼分類，在加強成本管理的同時，也能為日后新工程清單報價提供該國別所屬的堅實有力的客觀數(shù)據(jù)。

3 計 劃

圍繞工程中標預算，以廣聯(lián)達預算軟件導出的單位工程量清單綜合單價分析表、單位工程人材機匯總表為基礎，在預算員配合之下，對工程成本進行拆解，將成本拆解為實體消耗與非實體消耗兩部分，對單位工程量清單綜合單價分析表下的施工細部及其對應的實體消耗部分賦予工程總體之下的唯一編碼，對于非實體消耗部分，例如勞務費、垂直運輸、周轉材料、臨時設施、現(xiàn)場經(jīng)費等，圍繞施工組織設計和施工方案，以工程施工計劃進度為編碼順序及基準，賦予唯一編碼，并在施工過程中，以階段性施工進度所含部位的產(chǎn)值作為權重，以加權平均法將非實體消耗部分按產(chǎn)值權重攤入工程施工細部成本中。

工程成本拆解的目的在于，對施工細部及其成本賦予唯一編碼，以待日后隨著施工進度的展開，通過項目部內部實行部門間流水化成本單據(jù)傳遞作業(yè)方式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)部門間可匹配、對比，并能在日后成本分析中，將成本核算至工程細部，完全匹配工程預算，以期在工程過程管控中及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。部門間流水化成本單據(jù)傳遞方法，在下文“組織”章節(jié)闡述。

4 組 織

4.1 流水化成本單據(jù)的設計前提與基礎

在工程項目部內部，無論是實體消耗成本，還是非實體消耗成本，均應是源自工程中標成本預算及后續(xù)洽商的基礎上，按圖施工，每一筆成本的背后不僅僅含有數(shù)量、單價、總量，而且理應含有該筆成本所歸屬的工程細化部位，不存在沒有工程細化部位或不能攤入工程細化部位的實體與非實體的消耗成本。每筆成本費用的發(fā)生，都存在具體的發(fā)起部門、審核部門、經(jīng)辦部門，經(jīng)歷至少上述三個部門之后，匯入財務部門審核并對外進行支付或歸結匯總記入工程成本。同一項業(yè)務經(jīng)過各部門之間傳遞流動之后，形成成本費用，均應反映于各部門的臺賬之上，成本費用所歸屬的工程細化部位，是銜接各部門不同口徑臺賬至關重要的相關性因素，部門間無論以何種口徑統(tǒng)計數(shù)據(jù)，因為數(shù)據(jù)統(tǒng)計基礎是一致的，所以彼此之間的臺賬數(shù)據(jù)理應是可以相互對照、匹配的。

4.2 流水化成本單據(jù)意義及所含基本內容

流水化成本單據(jù)的核心在于對圍繞中標預算成本展開的細化核算要素，并賦予之唯一編碼，同種要素，消耗于不同施工部位，編碼內容不應是簡單的數(shù)字，而是含有發(fā)起部門名稱、經(jīng)辦部門、工程名、一級、二級、三級使用部位（根據(jù)預設核算深度設定層級）、實體消耗（非實體消耗）消耗類型名稱（材料類、機械類消耗會精確至規(guī)格）。編碼規(guī)制的有效組織與統(tǒng)一規(guī)制，會對日后數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計提供極大方便。

例如：SCCLLT0107030011010001

生產(chǎn)材料蓮花塔工程項目編碼（卷膜防水）鋼筋Φ10以內由此引出的編碼：SCCLLT0107030011010001再結合相應的合同號，可在日后錄入過程中通過Excel函數(shù)將編碼所含信息純化并篩選出來，需要手工錄入的僅是材料數(shù)量。（如果預算允許，則可以考慮是否采購條碼打印機和掃碼槍代替手工輸出、錄入代碼，精準度和效率也會大大提高）。

4.2.1 實體消耗成本之采購類單據(jù)

（1）基本采購流程。

發(fā)起：生產(chǎn)部門。

審核：預算部門、技術部門。

經(jīng)辦：材料部門（提交付款申請）。

（2）單據(jù)所含基本內容。

①該項材料需求部位。同種材料，不同使用部位會在前期成本拆解中賦予不同的編碼，以編碼為準，即使是同一材料，如編碼不同，仍需單獨列示。目的是為在過程管控中，方便統(tǒng)計生產(chǎn)過程中，針對某一工程細化部位，生產(chǎn)部門是否按圖、按需購料，材料部門采購單價是否超出預算。

②合同號及該合同付款次數(shù)。便于跟蹤合同執(zhí)行情況，對于超額情況，能及時發(fā)現(xiàn)并尋找問題根源，同時也可以在申請付款時就與財務部門完成實時對賬工作，充分提高雙方工作效率。

③材料單價及需求量。材料單價與需求量在流水式單據(jù)所相匹配的流水式臺賬中各自予以單獨，可為過程管控中統(tǒng)計數(shù)據(jù)提供方便，單獨列示材料單價，亦可為對于合同中未明確單價，實際操作中供貨商按需求報價的，如零星采購，提供直觀的價格波動曲線，可以及時了解市場變動，又可為未來新工程提供參考數(shù)據(jù)。

④附件：廠商發(fā)票、材料驗收單。

4.2.2 實體消耗成本之提料類單據(jù)

（1）基本提料流程。

發(fā)起：生產(chǎn)部門。

審核：預算部門、技術部門。

經(jīng)辦：材料部門。

（2）單據(jù)所含基本內容。

①該項材料需求部位。同種材料，不同使用部位會在前期成本拆解中賦予不同的編碼，以編碼為準，即使是同一材料，如編碼不同，仍需單獨列示。目的是為在過程管控中，方便統(tǒng)計生產(chǎn)過程中，針對某一工程細化部位，生產(chǎn)部門是否按需提料，有無超量、浪費，采購部門是否按需發(fā)料，管控到位。

②材料單價及需求量。提料類單據(jù)的材料單價及需求量結合需求部位，可通過Excel統(tǒng)計函數(shù)，自動沖抵流水式臺賬中采購類單據(jù)產(chǎn)生的相關數(shù)量、金額，并可清晰以此地體現(xiàn)出材料庫存余量的具體計劃用途，尤其是在對應的需求部位已完工，為該部位準備的相應材料仍有余量的情況下，便于生產(chǎn)、預算、技術三部門對此問題進行研討。

4.2.3 非實體消耗類成本之勞務費單據(jù)（勞務費結算類）

（1）基本流程。

發(fā)起：生產(chǎn)部門、勞務部門雙簽。

審核：生產(chǎn)部門、預算部門、技術部門。

經(jīng)辦：生產(chǎn)部門或勞務部門。

（2）單據(jù)所含基本內容。

①各細化拆解部位的勞務發(fā)生額。跟蹤各細化部位勞務實際發(fā)生額的基礎。以施工進度圖為基準，在一定時期內，某一進度內所含的施工部位是固定的，因此所含的細化部位編碼也是固定、唯一的；在此時期內，按生產(chǎn)計劃，每個人的作業(yè)區(qū)域也是相對固定的，人頭數(shù)也基本是固定的；固定的編碼、相對穩(wěn)定的作業(yè)區(qū)，讓每個勞動力在一定時期內在每個細化部位產(chǎn)生的工時是可以跟蹤的；跟蹤每一個勞動力在某一個細化部位產(chǎn)生的工時。以勞務人員花名冊為準，給每一個勞動力賦予一個工號，采用打卡上班的方式，記錄每一個勞動力在某一時間段內的工時，對于在一個時間段內在多個細化交叉作業(yè)的勞動力，則按細化部位產(chǎn)值作為權重，以加權平均法將工時攤入各個細化部位。勞務發(fā)生額的匯總。勞務費結算一般以工程節(jié)點為基準結算，通過上述方法，可以根據(jù)結算需要，選取對應的節(jié)點級別，以清單式羅列同一勞務分包在每一細化部位所產(chǎn)生的工時，套入單價，即可提取應付該勞務分包某一節(jié)點的勞務費，也能了解到具體每一個工人的實際工作效率，尋找低效工人與高效工人，對整個現(xiàn)場所使用的勞動力效率有一個直觀的，具體到人的考察角度，同時也為管理會計提供詳盡至細化部位的勞務費用結算清單。

②結算歸屬合同編號及結算次數(shù)。及時了解勞務合同結算進度，結合細化部位編碼，可將結算進度與工程形象進度形成直觀對比。

③附件：勞務結算單（清單式）。

4.2.4 非實體消耗類成本之勞務費單據(jù)（支付勞務費類）

（1）基本流程。

發(fā)起：生產(chǎn)部門、勞務部門雙簽。

審核：生產(chǎn)部門、預算部門、技術部門。

經(jīng)辦：生產(chǎn)部門或勞務部門。

（2）單據(jù)所含基本內容。

①勞務費付款申請歸屬細化部位及編碼。②對應的勞務合同編號及付款次數(shù)。

申請單應有各細化部位及其對應編碼和相應金額組成，以清單式羅列，便于統(tǒng)計實際各個細化部位實際勞務成本支出，方便與預算比較，尋找差異的同時，合同編號及付款次數(shù)結合細化部位編碼，可以將付款進度與工程形象進度進行直觀對比。

4.2.5 其他非實體消耗成本單據(jù)

（1）機械費。實際成本發(fā)生過程中，機械費分為源于自購機械設備與源于租賃機械設備兩部分。

在財務會計實務中，自購機械設備歸入固定資產(chǎn)，折舊后攤入“合同成本-其他直接費”。

租賃機械設備產(chǎn)生的成本費用記入“合同成本-機械費”，而且整個生產(chǎn)過程中還會出現(xiàn)自購油料、自招司機，并且分別由三個部門主管的情況。為兼顧財務會計和管理會計的需要，精確計量、統(tǒng)計細化部位成本，自購機械在按財務會計既定折舊方法的基礎上，對于不同部門匯總歸結的歸屬于機械費的成本費用應采取共享編碼的方式，按要求走完審批流程之后匯入財務部門，管理會計進行成本核算時歸類匯總同一編碼的機械費用，并結合施工計劃圖，按產(chǎn)值權重將折舊、司機工資、油料、機械租賃費等攤入各個細化部位。

（2）垂直運輸、周轉材料、臨時設施。根據(jù)施工計劃以及工程階段形象進度，界定垂直運輸、周轉材料、臨時設施所經(jīng)歷、產(chǎn)生作用的形象進度范圍，根據(jù)該范圍內所含工程細化部位編碼，按產(chǎn)值權重將上述三項所產(chǎn)生的折舊攤入工程細化部位。

（3）現(xiàn)場經(jīng)費。根據(jù)施工計劃以及工程階段形象進度，將歸屬該階段的現(xiàn)場經(jīng)費以細化部位產(chǎn)值為權重，采用加權平均法將現(xiàn)場經(jīng)費攤入各個細化部位成本。

5 領 導

項目經(jīng)濟工作的重心著眼于生產(chǎn)的同時，也應對成本分析工作予以充分重視。以期從成本分析工作中以中標預算為尺度，及時尋找問題、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。

及時、合理、準確的成本分析工作的開展，離不開強化成本管理的基礎工作：細化的工程預算成本拆解以及后期的準確計量、部門間精確的數(shù)據(jù)傳遞，決定成本分析工作的完整性與準確性。

圍繞工程中標預算成本，將各個細化成本部位拆解并賦予唯一編碼，在Excel函數(shù)的配合下，部門間流水化的成本單據(jù)傳遞以及流水式成本臺賬使成本分析工作能夠及時、準確、單純、完整地細化至某一部位呈現(xiàn)實際生產(chǎn)情況與工程預算不同的地方，同時又可避免增加人手，降低支出。

在工程形象進度達到并完成預設的成本分析節(jié)點后，應以管理會計為核心，以工程項目細化部位編碼為線索，各部門以本部門流水式工作臺賬為基礎，提取本部門臺賬中相應編碼所對應的金額，與管理會計對賬；有流水化成本數(shù)據(jù)單據(jù)往來的部門之間，也應以工程項目細化部位編碼為線索，相互對賬。在完成工程項目各細化部位的成本統(tǒng)計工作之后，與工程中標預算對比，尋找各個細化部位的實際發(fā)生額與預算額的差異。在尋找問題的過程中，對于實體消耗部分，例如出現(xiàn)細化部位零星材料方面實際發(fā)生額與預算不同，則可以以細化編碼為線索，查看生產(chǎn)部門、材料部門臺賬中的數(shù)據(jù)，以此尋找有無超額耗料問題，如不存在，則看材料部門臺賬中，進貨價是否高于預算（對于無法以固定單價合同鎖定成本，需要零散、多批次采購的材料，需要另附各廠商報價單流水式臺賬，以期在廠商報價中尋找問題，并可窺探市場價格波動幅度與未來趨勢）。

對于非實體消耗中的現(xiàn)場管理費類成本費用，應以中標預算為中心，實行預算制管理，將成本壓力均攤至每一個管理人員，對差旅費、辦公費、招待費進行定額、定量管理，行政部門向財務部門遞交流水化成本單據(jù)時，不應僅僅含有歸屬工程細化部位編碼，而且應含有每個管理人員的采購金額與采購量。此部分細化至人的定額、定量的具體管理，應下發(fā)至行政部門，管理會計對此采取階段性總額控制，行政部門在階段性節(jié)點時與管理會計進行對賬。

6 控 制

圍繞工程中標預算，對工程項目細化部位進行編碼，藉此將工程一切實體消耗與非實體消耗分類匯總歸結至所歸屬的工程項目細化部位，目的就是為了讓工程實際發(fā)生成本與工程中標預算實現(xiàn)100%可匹配、可對比，完全、徹底的暴露成本問題，將項目成本壓力傳導至項目各部門各崗位，而不僅僅是停留在項目管理層。同時管理會計藉此發(fā)現(xiàn)問題，尋找問題，配合項目管理層一起解決問題，堅持不懈地依托于所得數(shù)據(jù)，對工程項目內部完成“計劃、實施、檢查、處理”的循環(huán)管理方式，在工作中尋找問題的同時尋找管理漏洞，針對該項管理漏洞進行補足，再次進入“計劃、實施、檢查、處理”的循環(huán)，周而復始，在對管理系統(tǒng)的不斷檢查與改進中抓好內控，消除項目部內部非系統(tǒng)風險。

此外，通過流水式成本數(shù)據(jù)單據(jù)，可以將各部門的各類成本數(shù)據(jù)單純化，輔以Excel各類統(tǒng)計函數(shù)，可以在工程生產(chǎn)過程中積累能夠體現(xiàn)項目部、勞務隊以及外部市場特點的各類數(shù)據(jù)，如精確到每一個勞工的勞動效率，進而可以核算出某一個勞務隊的勞動效率；材料部門收集來的大量報價單、各種易耗工具采購量，可以從中尋找到當?shù)夭牧鲜袌龅膬r格變動趨勢、某一類工具在生產(chǎn)中的耗損率是多少等，這些數(shù)據(jù)都可以為日后再次投標，提供極具參考價值的數(shù)據(jù)。

7 項目部信息化

7.1 重建業(yè)務流轉單據(jù)

項目部信息化不僅僅是各部門匹配了電腦、通了網(wǎng)絡就能簡單解決的。目前項目部的各類單據(jù)、臺賬格式，很多均源自手工記賬年代，歷史久遠，已經(jīng)不能滿足信息化時代下的數(shù)據(jù)采集工作，并且還在無意中遺漏掉數(shù)據(jù)的相關性，造成同樣一筆業(yè)務，在各部門之間流轉之后，各部門匯總出來的臺賬數(shù)據(jù)卻因為統(tǒng)計口徑不一致，相互之間無法直接勾稽，更無從進行對比分析。其中一部分單據(jù)仍然是手工+復寫紙的模式填寫，既耗時費力，流轉至財務部門，所遺留下來的數(shù)據(jù)少得可憐，參考價值極小。

7.2 善用Excel函數(shù)統(tǒng)計功能，重建各部門臺賬格式

流水式成本單據(jù)的格式設計、傳遞模式，以及各部門以流水式成本單據(jù)為基礎進行流水式臺賬編制，輔以Excel函數(shù)進行匯總歸結，可以使各部門以最自然的業(yè)務承接、流轉狀態(tài)來在處理業(yè)務的同時，方便地進行臺賬登記，同時不必增加人手。

7.3 國內外信息即時交流

就國外項目而言，因地理距離與時差的關系，加上各個國家網(wǎng)絡性能不一，數(shù)據(jù)文件傳輸不便，客觀上造成國內國外信息不對等、不能及時交流問題、發(fā)現(xiàn)問題。

國外項目部應大力普及饋紙式A3或A4高速掃描儀，摒棄老舊的平板式低速掃描儀，對所有紙質版單據(jù)實現(xiàn)電子化，并對相應的電子檔文件名采取結合工程項目細化部位編碼以及文件內容和合同編號等方式進行命名，使日后國內外調閱文件時方便、迅速。

在將紙質資料電子化的同時，應采用“數(shù)據(jù)云”技術，建立國內、國外多級權限的數(shù)據(jù)云交換，國內外同部門之間的電子化數(shù)據(jù)，如臺賬、掃描件等可以在電腦后臺自動、實時的通過云分享的形式上傳國內，不用另外派人值守上傳。這樣不但可以實現(xiàn)國內外數(shù)據(jù)實時共享、更新，還可以追溯歷史數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)因為員工離職或惡意修改，造成的數(shù)據(jù)混亂現(xiàn)象。

7.4 加強對國外項目的管理

以全面信息化為基礎，填平國內外信息不對稱因素之后，應著手組建專職團隊，在管理會計的協(xié)助下，以工程預算為核心，跟進追蹤相應的國外工程項目在生產(chǎn)中的各項成本異動，發(fā)現(xiàn)問題及時與國外進行溝通，加強國內對國外項目的管控力度。