“后疫情時代”高校財務報銷模式前瞻性研究

■李姿曼

（浙江大學計劃財務處）

1 引 言

2020年初，因疫情防控需要，“無接觸式”服務在全國范圍內流行起來。而傳統的高校財務報銷模式卻因客觀條件限制，難以完全實現不見面、不接觸。與此同時，全國積極倡導“最多跑一次”進校園，傳統財務報銷模式正受到多重沖擊。隨著“后疫情時代”的到來，我們需要反思如何在現行基礎上改革完善，構建更科學、更高效、更人性化的財務報銷新模式。

2 傳統財務報銷模式的局限性

傳統財務報銷模式依托紙質發票（電子發票一般也需要打印后報銷），隨附費用清單、合同、付款記錄、發票查驗結果等材料，經主管單位審批后，遞交至財務部門報銷。其局限性如下：

2.1 紙質媒介本身具有明顯缺陷

一是紙質發票和附件材料獲取途徑相對單一，一旦遺失，難以追回或替代。如火車票、傳統紙質發票等。二是以紙質材料為基礎的傳遞方式不夠便捷，必須依托本人、代理人或快遞送達，與“最多跑一次”精神相悖。在報銷材料不齊全時，矛盾尤其突出。

2.2 現行審批方式影響報銷周期

一般情況下，報銷材料整理后，需經項目負責人簽字、所在單位（學院或部門）加蓋公章；特殊項目還需校級科研部門審核簽章。當前很多高校存在多校區辦學的情形，層層審批有時需要兩至三個工作日方能完成，拉長了報銷周期，拖延報銷時效，對科研工作造成了一定影響。

2.3 部門聯動、數據共享環節薄弱

高校財務、科研、人事、學生管理等大多“各自為戰”，缺乏系統性整合。涉及跨部門辦理的事項，往往需要耗費更多人力、精力，溝通成本較高；各類系統彼此孤立，數據難以直接調用，形成信息孤島，極大影響了工作效能。

2.4 業務同質化嚴重，人工依賴性強

材料費和差旅費報銷往往占據一半以上的報銷工作量，但業務內容和報銷流程大同小異，同質化現象明顯，財務工作重復性強，逐單處理的方式效率較低。此外，高校各類經費資助額度與日俱增，報銷業務量有增無減，如遇項目驗收節點，只能通過加派人手或加班方式解決，加劇了人員壓力。

2.5 對會計檔案管理要求高

按照《會計檔案管理辦法》，會計憑證等需要保管三十年，準備足夠的檔案存儲空間成為高校需要解決的重要問題；受時間、天氣影響，會計檔案老化、發潮、損毀風險變高；因審計驗收等原因查詢檔案時，需要專程至檔案室找出憑證、拍照留證，程序復雜。

3 “后疫情時代”財務報銷模式的構建

為提高財務報銷效率，實現“無接觸式”服務，達到“最多跑一次”的目的，傳統財務報銷模式亟需突破束縛，從材料、流程、管理方式等多方面轉型升級。

3.1 高校財務報銷新模式的構建

新模式應本著智能化、高效化的原則，既考慮到財務部門的業務流程，又兼顧到師生用戶端的實際情況，從報銷預約到支付反饋，全過程網上辦、掌上辦。重構的財務報銷模式如圖1所示。

圖1 高校財務報銷新模式

3.1.1 預約審批環節

分散業務通過調用電子發票，財務報銷系統中自動填入相應金額，生成預約報銷單序號。該階段，師生可以上傳輔助材料（如會議費報銷中的會議通知、參會人員名單等）作為電子附件。相關材料準備齊全后，報銷單推送至項目負責人審簽；必要時，根據業務類型推送至相關部門二次審核。審批環節結束后，報銷單流轉至財務部門。

批量業務事先通過項目負責人線上同意后再提交訂單，平臺供應商完成貨物或服務，事后由平臺統一生成批量結算單，經學校歸口管理部門統一簽字、蓋章后，與發票一并推送至財務部門。

3.1.2 財務報銷環節

對于分散業務，財務人員接收預約報銷單后，根據師生上傳的材料，在線審核業務相關性、合理性、材料完整性等，檢查修改入賬科目，核對支付信息等，完成入賬與付款。

對于通過集中采購平臺推送的業務，財務人員根據平臺生成的結算單批量結算，核對入賬經費、發票總額、支付信息后，直接對公付款。

3.1.3 結果反饋環節

由于全程采用電子流轉方式，預約單物流、項目明細賬、會計憑證、對公支付結果等均以電子化形式實時反饋。

新模式與傳統模式的對比如表1所示。

表1 高校財務報銷模式對比

3.2 高校財務報銷新模式的特點

我們預期的高校財務報銷新模式充分利用了信息技術優勢，突出表現在以下三方面。

3.2.1 報銷材料無紙化

在5G技術日趨成熟的大數據時代，推動報銷材料無紙化、電子化勢在必行。脫離了傳統的紙質媒介，報銷單投遞可以不受工作時間、特定地點限制；電子化存檔方式也可使檔案查詢更便利，有效防止會計憑證損毀、丟失，也可減輕檔案管理人員的工作壓力。

3.2.2 審批流轉線上化

在不減少審批環節的情況下，可以將審批方式由線下改為線上，由項目負責人在線簽字、所在單位線上審核后加蓋電子章；需經主管單位復審的，線上流轉至相關人員即可。如此，既可以節省找人簽字蓋章的時間，又能保證各個環節留痕處理，強化相關人員責任。

3.2.3 業務辦理批量化

將財務人員從機械重復的勞動中釋放出來，以“電腦”替代“人腦”，是財務工作的大勢所趨。對于金額小、數量多的材料費和差旅費，可以搭建全校統一的材料采購平臺和差旅平臺，由師生在前端發起需求申請，供方根據訂單提供產品或服務，并在后臺生成結算單，定期與財務部門批量結算。這種分散采購、集中結算的模式無疑大大提高了工作效率，同時解決財務人員缺口問題。

4 打造“后疫情時代”財務報銷模式的舉措建議

為全力打造“新型”財務報銷模式，需要政府、高校、社會等多方面通力協作。具體來說，不妨從以下四方面逐步推進。

首先，全面推行電子票據，解決紙質發票流通性差的瓶頸，完善電子發票報銷管理。一方面，由政府牽頭，大力推廣電子發票，力爭在國內全面實施電子化票據；另一方面，深入開展相關技術研發工作，防止電子發票多次調用、重復報銷，填補現行電子發票報銷漏洞，進一步完善高校內控。

其次，繼續深化科研領域“放管服”改革，減少審批層級，優化報銷流程。科研項目經費應當秉持“誰使用，誰負責”的原則，進一步強化項目負責人監管職責，適當減少校內主管單位審批程序，在政策允許范圍內精簡財務報銷流程。個別情況下，確需經上一級單位審核的，應通過線上流程操作。

再次，加大信息化建設投入力度，有序推進“智慧財務”，實現數據共享。拓展財務工作思路，對批量業務進行智能化處理；充分利用校內外大數據，將發票及查驗結果、貨物或服務合同、付款記錄、近期同類業務發生頻率等信息予以關聯，通過綜合分析，輔助判別業務真實性、合理性；增加技術研發與硬件保障力度，確保系統存儲的電子憑證及附件材料的安全性等。

最后，加強部門協同合作，真正達到“最多跑一次”。通過與科研管理部門協同，實現“項目立項—經費到款—預算設置—分成入賬—報銷結算—結題驗收” 全流程對接；通過與出國境管理部門協同，實現“出國申請—校院審批—回國報到—費用報銷”一條龍式服務；通過與設備部門協同，直接關聯固定資產增置、折舊、報廢相關信息等等。只有把校級管理部門作為整體統籌考慮，才能減少材料重復傳遞、人工傳遞的問題，盡可能做到讓師生少跑路、零跑路。

隨著人工智能的深入發展，財務智能化時代正在到來。我們應當牢牢把握機遇，不斷優化財務服務，切實為科研工作者解除“后顧之憂”。