人工智能嵌入檔案管理的邏輯與特征

徐 媛

（中化二建集團(tuán)有限公司，山西 太原 030000）

1 國(guó)內(nèi)外的研究

1）人工智能的概念。對(duì)于人工智能來(lái)講，在不同的情況下有著不同的深刻含義，主要與其目標(biāo)有關(guān)。有的學(xué)者認(rèn)為人工智能是能夠讓機(jī)器智能化的活動(dòng)，智能則是在生活中有預(yù)見(jiàn)的、能夠適當(dāng)采取應(yīng)對(duì)的行動(dòng)。國(guó)外機(jī)器百年計(jì)劃的學(xué)者認(rèn)為人工智能與人類的神經(jīng)系統(tǒng)相關(guān)，是一門(mén)科學(xué)和一系列的計(jì)算，能夠采用類似人們的神經(jīng)系統(tǒng)對(duì)環(huán)境進(jìn)行感知，并學(xué)習(xí)和推理。國(guó)內(nèi)的學(xué)者認(rèn)為：人工智能就是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息乃至神經(jīng)學(xué)科等科學(xué)上研究形成的全新科學(xué)領(lǐng)域，是多種科學(xué)的集合。可以看出，國(guó)內(nèi)外的學(xué)者認(rèn)為人工智能是一種新型的技術(shù)科學(xué)，能夠?qū)ξ磥?lái)形成重大影響，因此有很大的期望。

2）人工智能在檔案管理中的作用。國(guó)外當(dāng)前已經(jīng)把先進(jìn)的AI技術(shù)應(yīng)用在檔案管理過(guò)程當(dāng)中，部分專家甚至能夠使用機(jī)器學(xué)習(xí)的系統(tǒng)進(jìn)行檔案的數(shù)字化、信息提取和檔案的自動(dòng)分類。一些學(xué)者把機(jī)器的學(xué)習(xí)技術(shù)應(yīng)用在電子郵件管理中，創(chuàng)新了檔案管理專家的評(píng)估和分類。英國(guó)的工業(yè)記憶項(xiàng)目利用了機(jī)器的學(xué)習(xí)能力和自動(dòng)分類技術(shù)，對(duì)長(zhǎng)達(dá)100萬(wàn)字的報(bào)告進(jìn)行了動(dòng)態(tài)呈現(xiàn)，對(duì)機(jī)器學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)處理的先進(jìn)和準(zhǔn)確性進(jìn)行了分類。

國(guó)內(nèi)的檔案和實(shí)踐證明了人工智能融入檔案管理的理論和實(shí)踐能力，隨著自動(dòng)化和現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，研究了人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，基于自動(dòng)化的背景對(duì)人工智能檢索的智能化進(jìn)行了分析，提出了人工智能在檔案工作中的應(yīng)用包括的具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含智能鑒定、智能保管和智能利用等，研究焦點(diǎn)轉(zhuǎn)為在人工智能背景下對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行發(fā)展趨向和能力的要求。當(dāng)前人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理的轉(zhuǎn)型，提升了管理的效益。隨著新技術(shù)與檔案管理的進(jìn)一步結(jié)合，可能會(huì)產(chǎn)生一定的悖論和矛盾，所以還需要對(duì)技術(shù)的本質(zhì)和邏輯進(jìn)行研究。

2 人工智能嵌入檔案管理的理論

人工智能能否在檔案管理的領(lǐng)域長(zhǎng)期發(fā)展下去取決于人工智能嵌入檔案管理的邏輯。在檔案學(xué)總，人工智能嵌入檔案管理表現(xiàn)在幾個(gè)方面。

1）人工智能的價(jià)值是否符合檔案管理的主觀需求。人工智能有巨大的價(jià)值，能夠顛覆傳統(tǒng)的技術(shù)領(lǐng)域，人工智能從價(jià)值論的課題來(lái)看，固有的屬性和功能可以成為人工智能嵌入檔案管理的基礎(chǔ)。從價(jià)值論的主題角度來(lái)講，人工智能作為客體能夠滿足檔案管理主體需要的價(jià)值。人工智能嵌入檔案管理之后，不僅僅需要受到內(nèi)部邏輯的限制，還要受到經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)政治的影響呈現(xiàn)出相應(yīng)的特征。比如人工智能在檔案管理的不同領(lǐng)域能夠根據(jù)檔案管理主體的衡量形成不同的特征。比如恒大集團(tuán)的檔案平臺(tái)基于檔案管理的保密形成了專業(yè)的語(yǔ)料庫(kù)，滿足了安全方面的要求；科大的語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)針對(duì)檔案的搜集、管理進(jìn)行了技術(shù)調(diào)整實(shí)現(xiàn)了音頻和口述文本的實(shí)施輸出，滿足了檔案管理主體在檔案智能化和信息開(kāi)發(fā)方面的需求。

2）信息技術(shù)進(jìn)步是人工智能嵌入檔案管理的基礎(chǔ)。人類社會(huì)的歷代技術(shù)成果形成了龐大的技術(shù)世界，檔案管理和技術(shù)世界并不平行，而是互相輔助的，科學(xué)的動(dòng)態(tài)管理表現(xiàn)為20世紀(jì)中期，電子文件的發(fā)展給檔案管理的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的進(jìn)步是重要的推動(dòng)作用。隨著人工智能的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的智能化不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)成為幫助人類決策的助手，信息技術(shù)的進(jìn)步成為人工智能嵌入檔案管理的基礎(chǔ)。當(dāng)前的檔案管理有走向檔案數(shù)據(jù)管理的趨勢(shì)。大數(shù)據(jù)帶領(lǐng)著人工智能的發(fā)展，是人工智能發(fā)展的基礎(chǔ)，因此為人工智能嵌入檔案管理的過(guò)程提供了優(yōu)秀的數(shù)據(jù)和資源。

3）政策的推動(dòng)。當(dāng)前我國(guó)國(guó)務(wù)院發(fā)布了《人工智能發(fā)展規(guī)劃》，對(duì)人工智能的基礎(chǔ)和關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行了探討，自然語(yǔ)言的處理和跨媒體分析推理能夠促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)得發(fā)掘和分析。國(guó)家檔案局也與科大公司簽署了戰(zhàn)略合作歇息，在人工智能方面互相合作發(fā)展。在管理實(shí)踐方面，江蘇省檔案學(xué)會(huì)對(duì)管理創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新進(jìn)行了探討，積極尋求與智能企業(yè)之間的合作，探索檔案管理的實(shí)踐，當(dāng)前的人工智能嵌入檔案管理實(shí)踐方面，一些檔案管理的專利相繼公開(kāi)，推動(dòng)了檔案管理智能化的過(guò)程。

3 人工智能嵌入檔案管理的應(yīng)用

人工智能不僅僅存在于技術(shù)層面，還帶動(dòng)著政府的決策。人工智能的嵌入反映了社會(huì)的技術(shù)擴(kuò)散和革新，對(duì)檔案管理的轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新有著深刻的影響，主要特征表現(xiàn)在下面三個(gè)方面。

1）技術(shù)擴(kuò)散與檔案管理的主體。人工智能嵌入檔案管理的首要表現(xiàn)就是技術(shù)擴(kuò)散，一種技術(shù)離開(kāi)而另一種技術(shù)在場(chǎng)。技術(shù)擴(kuò)散表現(xiàn)為技術(shù)的傳播，或者主體A轉(zhuǎn)變?yōu)橹黧wB，人工智能的嵌入會(huì)造成檔案管理領(lǐng)域的技術(shù)規(guī)則、理論和工作變化，因此有利于構(gòu)建新的技術(shù)范式，繼續(xù)推動(dòng)檔案管理的升級(jí)。人工智能的嵌入促進(jìn)了檔案管理的主體更新和反思，重新界定了人工智能的邊界。一些省份推動(dòng)了檔案管理的技術(shù)和數(shù)據(jù)的融合，實(shí)現(xiàn)了檔案館從手工刀計(jì)算機(jī)智能管理的轉(zhuǎn)變。從創(chuàng)新的思路出發(fā)，借助檔案智能管理的經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)了智能化的發(fā)展。其次通過(guò)智慧檔案平臺(tái)等辦公平臺(tái)推動(dòng)了業(yè)務(wù)的協(xié)同合作，為人工智能嵌入檔案管理提供實(shí)踐基礎(chǔ)。最后，技術(shù)支撐了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，也推動(dòng)了深層次的人工智能與檔案管理的融合，給與了人工智能明確定位。

2）技術(shù)革新對(duì)檔案管理的凸顯。技術(shù)革新是人工智能嵌入檔案管理的體現(xiàn)，檔案管理的場(chǎng)景通過(guò)計(jì)算機(jī)的輔助能夠轉(zhuǎn)變?yōu)槿藱C(jī)協(xié)作。檔案管理途徑中機(jī)器能夠成為管理的主體，有能力和有權(quán)形成機(jī)器為主要的管理，使得檔案管理中技術(shù)的應(yīng)用更加多元化，通過(guò)多元技術(shù)融合和跨越機(jī)構(gòu)的合作推動(dòng)檔案管理的轉(zhuǎn)型。在實(shí)踐中，江蘇省電力公司檔案智能管理中心打造了高度智能化的館庫(kù)管理系統(tǒng)，研發(fā)出了檔案智能管理機(jī)器人，實(shí)現(xiàn)了人工智能技術(shù)在電力檔案管理中的融合。證券公司利用語(yǔ)言和識(shí)別實(shí)現(xiàn)了合同的簽名比對(duì)掃描工作，也提升了識(shí)別的準(zhǔn)確度。另外，利用機(jī)器的學(xué)習(xí)和編研工作，實(shí)現(xiàn)了對(duì)視頻中重要人物的圖像智能識(shí)別。

3）拓寬檔案管理職業(yè)的邊界。人工智能嵌入檔案管理的時(shí)代表現(xiàn)是技術(shù)的不斷演進(jìn)，從技術(shù)發(fā)展的過(guò)程來(lái)講，檔案職業(yè)是有邊界的，但是這個(gè)邊界隨著技術(shù)的不斷演進(jìn)而拓寬。在人工智能嵌入檔案管理后，檔案工作人員進(jìn)一步提升了技能，通過(guò)改變角色的定位和升級(jí)職業(yè)技能的途徑實(shí)現(xiàn)了職業(yè)邊界的拓寬。人工智能時(shí)代中智能只是最微不足道的，只有引發(fā)的社會(huì)影響才是不容忽視的。人工智能給檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇，在檔案管理職業(yè)培訓(xùn)方面，通過(guò)交流見(jiàn)學(xué)、交叉任職和專家傳授等方法，按照術(shù)業(yè)有專攻的原則，能夠打造出一流的檔案管理隊(duì)伍。在檔案教育方面，很多企業(yè)開(kāi)設(shè)了相關(guān)的人工智能課程，相關(guān)人員做好了新的要求，幫助檔案工作人員適應(yīng)業(yè)務(wù)電子化、檔案數(shù)據(jù)化和管理智能化等新要求，做好了新的角色定位和智能轉(zhuǎn)型。

4 結(jié)語(yǔ)

2020年的新一屆國(guó)際檔案大會(huì)主題為“賦能知識(shí)社會(huì)”，其中的熱門(mén)議題就是人工智能，人工智能已經(jīng)成為當(dāng)前最重要的內(nèi)容，對(duì)當(dāng)前以及未來(lái)幾年的社會(huì)和工作環(huán)境造成深刻的影響。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在接納新技術(shù)的同時(shí)不斷打破傳統(tǒng)的限制，對(duì)人工智能進(jìn)行反思，并在技術(shù)潮流中堅(jiān)持創(chuàng)新與傳統(tǒng)的統(tǒng)一，積極學(xué)好技術(shù)，不斷拓寬職業(yè)邊界。