淺析文書檔案管理在健康科普工作中的作用

陳宇娟

（福建省級機關醫(yī)院，福建 福州 350001）

如今健康是廣大民眾最為關心的話題，醫(yī)院則是健康科普最好的宣傳陣地，國家衛(wèi)健委宣傳司健康促進處處長姜雯曾這樣描述：“醫(yī)院宣傳是健康科普的最大陣地，醫(yī)務人員應該成為主力軍，發(fā)揮其專業(yè)權威的價值”。國家衛(wèi)健委規(guī)劃發(fā)展與信息化司司長毛群安也表示，科學研究表明，健康教育最好的切入點是患者在尋求醫(yī)療服務的時候，如果醫(yī)務人員能在患者就醫(yī)時適時提供一些健康生活方式倡議，健康教育工作往往會事半功倍。隨著當前衛(wèi)生體制改革的不斷深入、人民群眾對醫(yī)療需求的日益增長，以及健康中國戰(zhàn)略的部署實施，醫(yī)院在發(fā)展建設取得積極成效的同時，醫(yī)學健康科普教育工作也被逐漸重視起來。

為落實健康中國戰(zhàn)略實施，進一步指導醫(yī)院各級各部門科學、規(guī)范地做好健康科普教育工作，筆者醫(yī)院黨政領導班子迅速做出相關工作部署，全院醫(yī)教、護理部門全面貫徹落實醫(yī)學健康科普基地建設工作要求，抓實抓細各項科普宣教措施，期間醫(yī)教、護理部門積極下發(fā)相關文件指導醫(yī)學科普工作，形成了大量反映健康科普教育工作情況的文件檔案。

1 相關文件類別

以筆者醫(yī)院為例，自2018年以來，醫(yī)院各部門共收發(fā)78份健康教育工作相關文件。筆者將其進行分類，主要有以下幾類：

1）關于醫(yī)學健康科普工作的各項政策和工作部署等公告、通報文件材料。

2）醫(yī)院建立健康科普基地工作機構、協調機制形成的文件 材料。

3）上級部門對健康科普工作的指導等文件材料。

4）院內召開的各種健康教育科普基地建設工作會議材料。

5）院內開展健康教育科普基地建設形成的規(guī)定、辦法、意見、通知等文件材料。

6）綜合協調健康科普文稿等文件材料。

7）上級部門下發(fā)的針對本單位的健康教育工作有關文件材料。

原料：大米 25 g，黑米 25 g，大豆 25 g，紅豆 25 g，核桃仁 25 g，花生 25 g，紅棗 15 g，桂圓 10 g（2人份）。

2 健康科普文書檔案在醫(yī)院科普建設工作中的意義

隨著社會的不斷發(fā)展和醫(yī)學模式的變化，影響廣大民眾身體健康的疾病譜也在悄然發(fā)生著轉變。歷史發(fā)展以來，傳染病、寄生蟲病等原本是嚴重威脅著大眾的健康的首要疾病，而現在，惡性腫瘤、糖尿病、高血壓、心腦血管病等慢性、非傳染性的疾病和老年病已經發(fā)展成為威脅人類健康的主要疾病。同時，現代醫(yī)學研究表明，這些惡性腫瘤、糖尿病、高血壓、心腦血管病等慢性、非傳染性的疾病的致病因素多與人們的心理因素、生活行為方式以及外界環(huán)境因素有關。如此以來，通過教育的手段，幫助公眾樹立正確的衛(wèi)生觀念，改變不科學的生活方式成為現代健康教育科學的宗旨。

健康科普文件材料是映射各級醫(yī)院貫徹落實上級部門健康中國的決策部署，是健康科普基地建設工作過程中產生的極其富有價值的珍貴資料，對統(tǒng)籌建立院內健康教育者服務陣地，逐步引導科普宣教服務融入醫(yī)院常規(guī)醫(yī)療服務，進而系統(tǒng)化地開展具有醫(yī)院特色的健康教育服務具有極其重要的查考和借鑒作用，也是醫(yī)學教育、臨床醫(yī)療和科學研究的寶貴教材。

1）指導臨床科室開展醫(yī)療科普系列公益活動。醫(yī)院宣傳是健康科普的最大陣地，科普文件材料具有標準性，在圍繞科學預防、精準科普的主旋律下，總結成功改變不良生活習慣案例的科普經驗，可規(guī)范指導當下科普宣教的開展。通過文件要求及標準，促使醫(yī)務人員成為主力軍，發(fā)揮其專業(yè)權威的價值，以患者的健康咨詢需求為導向，積極落實最新版科普預防方案，科學篩選采用最適合大眾化的科普方式，促進科普宣教方案同質化、規(guī)范化，更加助力健康中國建設。

2）考核培訓作用。根據文件，開展醫(yī)學科普相關知識如現場成人心肺復蘇操作流程標準、常見急癥、公共場所避震、創(chuàng)傷救護（止血、包扎、骨折固定、搬運）、意外傷害與避險逃生等方面的急救相關知識培訓、考核，可進一步提高醫(yī)院醫(yī)務人員及社會上“第一目擊者”的自我安全意識和自救互救能力，也為廣大民眾在遇到突發(fā)事件時能夠迅速進行有效處置發(fā)揮積極作用。

3）記錄重大事件。無記錄，不發(fā)生。健康科普文件檔案建設在將來，可以追溯對本系統(tǒng)內健康教育科普基地建設的全面歷史記錄，這些記錄包括對院內醫(yī)療、院感、護理協調等各項工作質量的評定，以及在科普建設過程中出現一些不足的原因分析和記載。借助這些方面的具體記載，可以十分全面及快捷地了解到醫(yī)院科普基地建設工作的狀況。

3 健康科普文書檔案管理存在的問題

1）收發(fā)不及時。部分檔案工作人員責任心不強，健康科普文書檔案的再利用意識不高，沒有認識到醫(yī)院健康科普文書檔案的管理、利用在醫(yī)院發(fā)展建設中的重要作用，導致有些非班內的文件簽收不及時，從而出現材料遲收、漏收的情況。

2）檔案材料收集不完整。部分機構由于未采取“專人收文，專地下載”的做法，不同的人下載的文件分散在不同的地方存儲，導致相關文件收集歸檔不完整；此外，上級不同的處室下發(fā)的文書歸檔科不同主辦科室，未統(tǒng)一下發(fā)至院辦公文信息發(fā)布平臺，如護理健康教育基地建設評估標準一般文件會下發(fā)至護理部門，健康教育建設實施方案會下發(fā)至醫(yī)務部門等，這些職能科室工作人員多數為非檔案專業(yè)人員，不具有檔案收集意識及經驗，在辦理的過程中，容易導致一些文件遺失、丟漏，未被及時收集歸檔。

4 對策

健康教育文書檔案的規(guī)范有效管理對推動醫(yī)院現代化管理建設發(fā)展有著重要的作用，筆者醫(yī)院高度重視健康教育科普文件材料的收集及歸檔工作，自申請建立省級健康教育科普基地以來，院黨政領導班子就特別在科普教育專題會議、院行政周會上指出，院辦公室應采取積極有效的措施，指派專人，明確職責，按照檔案工作規(guī)范，統(tǒng)籌做好健康教育文件材料的收集整理工作，確保相關健康科普文件的各項材料在第一時間、第一現場，得到第一響應，做到規(guī)范、有效收集和整理歸檔。為有效開展現代化醫(yī)院精細化管理工作，加強醫(yī)院在健康教育基地建設檔案管理方面的規(guī)范性管理，不妨考慮從以下幾點 切入。

1）增加值班備勤收發(fā)文強度。文件收發(fā)不及時有可能導致健康教育基地建設的重要通知、工作預案等未能及時下達，致使工作可能出現紕漏，故應增強檔案管理人員的責任意識，可配備專人負責，增加值班備勤強度，尤其是在節(jié)假日，更應加強班外時間收發(fā)材料、匯總數據材料，做好文件的及時上傳下達工作，要求工作時間以外必須到辦公室收發(fā)文件、匯總數據，并及時逐級上報分管領導批閱。

2）聯動各部門配備專人負責。應充分完善常態(tài)化收發(fā)機制，健康教育文書檔案收集的過程中若發(fā)生應收未收，應歸未歸導致文件不完整，將最終影響后續(xù)檔案查閱利用的有效性及科學性。因此，各科各部門應指定專人負責相關文件收集，來自各部門的專人聯動為健康教育科普文書收文小組，每星期將所有文件梳理并統(tǒng)一規(guī)整至院辦公室分類、歸檔。

3）加強工作人員的培訓和再教育。不同科室和部門當中的管理人員中大部分缺乏檔案管理的意識，為確保檔案收集的制度得到切實的落實，可嘗試采用不定期和定期相聯合的形式由醫(yī)院推薦選派檔案人員前往參加國家級或省、地市、縣級的各層別培訓，也可以由醫(yī)院負責檔案管理的部門按計劃對工作人員統(tǒng)一進行分層次的檔案知識培訓講座。做到源頭把關，系統(tǒng)開展，以督促各部門在健康教育科普文書收發(fā)時都能規(guī)范執(zhí)行。

4）召開質控考評分析會。為樹立規(guī)范收集健康教育檔案文書意識，并加強科室人員教育，確保健康教育基地建設檔案管理方面的規(guī)范性管理不流于形式，定期進行健康科普文書檔案管理質控考評，檔案工作小組成員可在醫(yī)院的例行周會、行政職能會后，針對管理檢查結果開展討論，分析、總結好的措施與挖掘不力的反面案例，收集、匯總考評結果并上報分管院領導，聽取各科行政工作人員對檔案收集、管理工作的意見和建議，以確保文件收集歸檔工作的持續(xù)改進。

5）健全健康科普檔案收發(fā)系統(tǒng)監(jiān)管機制。為進一步加強健康科普檔案的管理與利用，各職能科室工作人員，尤其是綜合檔案管理部門應筑牢思維、牢固樹立監(jiān)管意識，通過優(yōu)化科內文件檢索、強化文件管理安全等各項措施，落實科室責任人是第一負責人的制度，建立檔案收集經辦人--科負責人--檔案部門管理人員層層把關機制，規(guī)范監(jiān)督健康教育相關文件收集質量和服務工作。進一步強化監(jiān)管，要求節(jié)假日期間值班人員要切實履行職責，堅守崗位，及時收發(fā)，從收發(fā)健康教育科普文件過程的各個環(huán)節(jié)入手，落實定期監(jiān)督，檢查每個環(huán)節(jié)可能存在的薄弱環(huán)節(jié)，及時響應處理未及時收發(fā)的案例，對出現的問題詳細分析，并采取一系列有效措施加以預防和糾正，以不斷改進文書檔案的規(guī)范性和有效性。

5 總結

健康問題關乎著千家萬戶的幸福安寧，而提高群眾對疾病危險因素的重視和控制，將疾病防治的關口前移，為建設“健康中國”助力是新形勢下面臨的壓力和挑戰(zhàn)，也是醫(yī)務工作者們優(yōu)質醫(yī)療服務內涵不斷深化和延伸的體現。近幾年，筆者醫(yī)院在醫(yī)療服務過程中，經過不斷嘗試、評估、改進、完善，通過規(guī)范收集健康科普文書檔案并合理利用，系統(tǒng)化地開展具有特色的健康教育服務，在健康教育科普宣教服務活動中，不但感受到了群眾對健康知識的渴望，也看到了健康教育文書檔案在慢病防治工作中發(fā)揮著重要的作用。院檔案管理部門應切實提高政治站位，以健康為宗旨，以廣大群眾需求為導向，以群眾接受為前提，高度重視健康教育文件材料的收集歸檔工作，構建健康科普文件規(guī)范收集體系，落實第一手寶貴的文檔資料，真正將健康教育工作落實做細，不斷增進醫(yī)患之間的和諧互動，促進社會的和諧穩(wěn)定。