淺析文書檔案管理在健康科普工作中的作用

陳宇娟

（福建省級機關醫院，福建 福州 350001）

如今健康是廣大民眾最為關心的話題，醫院則是健康科普最好的宣傳陣地，國家衛健委宣傳司健康促進處處長姜雯曾這樣描述：“醫院宣傳是健康科普的最大陣地，醫務人員應該成為主力軍，發揮其專業權威的價值”。國家衛健委規劃發展與信息化司司長毛群安也表示，科學研究表明，健康教育最好的切入點是患者在尋求醫療服務的時候，如果醫務人員能在患者就醫時適時提供一些健康生活方式倡議，健康教育工作往往會事半功倍。隨著當前衛生體制改革的不斷深入、人民群眾對醫療需求的日益增長，以及健康中國戰略的部署實施，醫院在發展建設取得積極成效的同時，醫學健康科普教育工作也被逐漸重視起來。

為落實健康中國戰略實施，進一步指導醫院各級各部門科學、規范地做好健康科普教育工作，筆者醫院黨政領導班子迅速做出相關工作部署，全院醫教、護理部門全面貫徹落實醫學健康科普基地建設工作要求，抓實抓細各項科普宣教措施，期間醫教、護理部門積極下發相關文件指導醫學科普工作，形成了大量反映健康科普教育工作情況的文件檔案。

1 相關文件類別

以筆者醫院為例，自2018年以來，醫院各部門共收發78份健康教育工作相關文件。筆者將其進行分類，主要有以下幾類：

1）關于醫學健康科普工作的各項政策和工作部署等公告、通報文件材料。

2）醫院建立健康科普基地工作機構、協調機制形成的文件 材料。

3）上級部門對健康科普工作的指導等文件材料。

4）院內召開的各種健康教育科普基地建設工作會議材料。

5）院內開展健康教育科普基地建設形成的規定、辦法、意見、通知等文件材料。

6）綜合協調健康科普文稿等文件材料。

7）上級部門下發的針對本單位的健康教育工作有關文件材料。

原料：大米 25 g，黑米 25 g，大豆 25 g，紅豆 25 g，核桃仁 25 g，花生 25 g，紅棗 15 g，桂圓 10 g（2人份）。

2 健康科普文書檔案在醫院科普建設工作中的意義

隨著社會的不斷發展和醫學模式的變化，影響廣大民眾身體健康的疾病譜也在悄然發生著轉變。歷史發展以來，傳染病、寄生蟲病等原本是嚴重威脅著大眾的健康的首要疾病，而現在，惡性腫瘤、糖尿病、高血壓、心腦血管病等慢性、非傳染性的疾病和老年病已經發展成為威脅人類健康的主要疾病。同時，現代醫學研究表明，這些惡性腫瘤、糖尿病、高血壓、心腦血管病等慢性、非傳染性的疾病的致病因素多與人們的心理因素、生活行為方式以及外界環境因素有關。如此以來，通過教育的手段，幫助公眾樹立正確的衛生觀念，改變不科學的生活方式成為現代健康教育科學的宗旨。

健康科普文件材料是映射各級醫院貫徹落實上級部門健康中國的決策部署，是健康科普基地建設工作過程中產生的極其富有價值的珍貴資料，對統籌建立院內健康教育者服務陣地，逐步引導科普宣教服務融入醫院常規醫療服務，進而系統化地開展具有醫院特色的健康教育服務具有極其重要的查考和借鑒作用，也是醫學教育、臨床醫療和科學研究的寶貴教材。

1）指導臨床科室開展醫療科普系列公益活動。醫院宣傳是健康科普的最大陣地，科普文件材料具有標準性，在圍繞科學預防、精準科普的主旋律下，總結成功改變不良生活習慣案例的科普經驗，可規范指導當下科普宣教的開展。通過文件要求及標準，促使醫務人員成為主力軍，發揮其專業權威的價值，以患者的健康咨詢需求為導向，積極落實最新版科普預防方案，科學篩選采用最適合大眾化的科普方式，促進科普宣教方案同質化、規范化，更加助力健康中國建設。

2）考核培訓作用。根據文件，開展醫學科普相關知識如現場成人心肺復蘇操作流程標準、常見急癥、公共場所避震、創傷救護（止血、包扎、骨折固定、搬運）、意外傷害與避險逃生等方面的急救相關知識培訓、考核，可進一步提高醫院醫務人員及社會上“第一目擊者”的自我安全意識和自救互救能力，也為廣大民眾在遇到突發事件時能夠迅速進行有效處置發揮積極作用。

3）記錄重大事件。無記錄，不發生。健康科普文件檔案建設在將來，可以追溯對本系統內健康教育科普基地建設的全面歷史記錄，這些記錄包括對院內醫療、院感、護理協調等各項工作質量的評定，以及在科普建設過程中出現一些不足的原因分析和記載。借助這些方面的具體記載，可以十分全面及快捷地了解到醫院科普基地建設工作的狀況。

3 健康科普文書檔案管理存在的問題

1）收發不及時。部分檔案工作人員責任心不強，健康科普文書檔案的再利用意識不高，沒有認識到醫院健康科普文書檔案的管理、利用在醫院發展建設中的重要作用，導致有些非班內的文件簽收不及時，從而出現材料遲收、漏收的情況。

2）檔案材料收集不完整。部分機構由于未采取“專人收文，專地下載”的做法，不同的人下載的文件分散在不同的地方存儲，導致相關文件收集歸檔不完整；此外，上級不同的處室下發的文書歸檔科不同主辦科室，未統一下發至院辦公文信息發布平臺，如護理健康教育基地建設評估標準一般文件會下發至護理部門，健康教育建設實施方案會下發至醫務部門等，這些職能科室工作人員多數為非檔案專業人員，不具有檔案收集意識及經驗，在辦理的過程中，容易導致一些文件遺失、丟漏，未被及時收集歸檔。

4 對策

健康教育文書檔案的規范有效管理對推動醫院現代化管理建設發展有著重要的作用，筆者醫院高度重視健康教育科普文件材料的收集及歸檔工作，自申請建立省級健康教育科普基地以來，院黨政領導班子就特別在科普教育專題會議、院行政周會上指出，院辦公室應采取積極有效的措施，指派專人，明確職責，按照檔案工作規范，統籌做好健康教育文件材料的收集整理工作，確保相關健康科普文件的各項材料在第一時間、第一現場，得到第一響應，做到規范、有效收集和整理歸檔。為有效開展現代化醫院精細化管理工作，加強醫院在健康教育基地建設檔案管理方面的規范性管理，不妨考慮從以下幾點 切入。

1）增加值班備勤收發文強度。文件收發不及時有可能導致健康教育基地建設的重要通知、工作預案等未能及時下達，致使工作可能出現紕漏，故應增強檔案管理人員的責任意識，可配備專人負責，增加值班備勤強度，尤其是在節假日，更應加強班外時間收發材料、匯總數據材料，做好文件的及時上傳下達工作，要求工作時間以外必須到辦公室收發文件、匯總數據，并及時逐級上報分管領導批閱。

2）聯動各部門配備專人負責。應充分完善常態化收發機制，健康教育文書檔案收集的過程中若發生應收未收，應歸未歸導致文件不完整，將最終影響后續檔案查閱利用的有效性及科學性。因此，各科各部門應指定專人負責相關文件收集，來自各部門的專人聯動為健康教育科普文書收文小組，每星期將所有文件梳理并統一規整至院辦公室分類、歸檔。

3）加強工作人員的培訓和再教育。不同科室和部門當中的管理人員中大部分缺乏檔案管理的意識，為確保檔案收集的制度得到切實的落實，可嘗試采用不定期和定期相聯合的形式由醫院推薦選派檔案人員前往參加國家級或省、地市、縣級的各層別培訓，也可以由醫院負責檔案管理的部門按計劃對工作人員統一進行分層次的檔案知識培訓講座。做到源頭把關，系統開展，以督促各部門在健康教育科普文書收發時都能規范執行。

4）召開質控考評分析會。為樹立規范收集健康教育檔案文書意識，并加強科室人員教育，確保健康教育基地建設檔案管理方面的規范性管理不流于形式，定期進行健康科普文書檔案管理質控考評，檔案工作小組成員可在醫院的例行周會、行政職能會后，針對管理檢查結果開展討論，分析、總結好的措施與挖掘不力的反面案例，收集、匯總考評結果并上報分管院領導，聽取各科行政工作人員對檔案收集、管理工作的意見和建議，以確保文件收集歸檔工作的持續改進。

5）健全健康科普檔案收發系統監管機制。為進一步加強健康科普檔案的管理與利用，各職能科室工作人員，尤其是綜合檔案管理部門應筑牢思維、牢固樹立監管意識，通過優化科內文件檢索、強化文件管理安全等各項措施，落實科室責任人是第一負責人的制度，建立檔案收集經辦人--科負責人--檔案部門管理人員層層把關機制，規范監督健康教育相關文件收集質量和服務工作。進一步強化監管，要求節假日期間值班人員要切實履行職責，堅守崗位，及時收發，從收發健康教育科普文件過程的各個環節入手，落實定期監督，檢查每個環節可能存在的薄弱環節，及時響應處理未及時收發的案例，對出現的問題詳細分析，并采取一系列有效措施加以預防和糾正，以不斷改進文書檔案的規范性和有效性。

5 總結

健康問題關乎著千家萬戶的幸福安寧，而提高群眾對疾病危險因素的重視和控制，將疾病防治的關口前移，為建設“健康中國”助力是新形勢下面臨的壓力和挑戰，也是醫務工作者們優質醫療服務內涵不斷深化和延伸的體現。近幾年，筆者醫院在醫療服務過程中，經過不斷嘗試、評估、改進、完善，通過規范收集健康科普文書檔案并合理利用，系統化地開展具有特色的健康教育服務，在健康教育科普宣教服務活動中，不但感受到了群眾對健康知識的渴望，也看到了健康教育文書檔案在慢病防治工作中發揮著重要的作用。院檔案管理部門應切實提高政治站位，以健康為宗旨，以廣大群眾需求為導向，以群眾接受為前提，高度重視健康教育文件材料的收集歸檔工作，構建健康科普文件規范收集體系，落實第一手寶貴的文檔資料，真正將健康教育工作落實做細，不斷增進醫患之間的和諧互動，促進社會的和諧穩定。