有效提高工程檔案管理水平的思考

范豫峰

（廣州市重點公共建設項目管理中心，廣東 廣州 510000）

檔案，作為國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，具有重要的情報價值和憑證價值。在一定程度上加強工程檔案管理工作，可以有效的保證企業、單位、公司的運轉；并對于經濟方面、管理方面、發展方面都有著極其重要的意義。同時對于已經進入信息化的21世紀來說，工程項目參建單位工程檔案管理方面存在的部分問題，也是其需要重點解決的問題之一。

1 工程檔案管理概述

1.1 工程檔案

所謂的工程檔案，從一定程度上來說，就是從工程項目立項、勘察設計、施工到工程驗收全過程所形成的文字、圖片、表格、聲音等多種形式的工程有關資料。工程檔案是工程管理中重要的環節之一。在實際的工程驗收階段中也會對于相應的工程檔案進行一定的調用和參考；工程檔案與實際的工程存在差別較大的情況時，對于實際的工程順利驗收也會產生一定的影響，甚至不能完成相應的驗收、結算 工作[1]。

1.2 工程檔案管理

所謂的工程檔案管理，就是對工程資料進行相應的收集、整理、編輯、保管、提供利用等工作。工程檔案管理的主要對象是對文字、圖片、表格、聲音等具體介質的管理；同時，工程檔案需要建成相應的管理體系，完善工程建設維護以及相應的現場資料收集整理工作，為項目工程的正常實施以及后期驗收提供相應的保證。另外，有效的工程檔案管理也有利于及時發現工程項目建設中實際出現的問題，繼而在實際施工過程中采取相應調整的重要措施，以在最大程度上保證工程項目的順利實施與完工。由此可見，有效的工程檔案管理對于參建工程項目的有關企業，都具有極其深遠的意義。

2 工程檔案管理水平低下的原因

2.1 檔案管理意識不強

實際工程建設過程，許多企業往往僅重視工程項目的進度、投資、安全文明施工管理等工作，而對于工程檔案的管理常常處于疏忽的狀態。企業的高層和管理層對于工程檔案管理方面重視不夠，檔案管理滯后，投入資源不足，檔案信息化管理也未做到普及。從而導致在工程竣工驗收時，部分工程檔案資料存在相應的丟失或者遺漏狀況，以至于制約阻礙了工程項目建設工作。

2.2 檔案制度不健全

對于行業上的某些企業或者是工程單位而言，其檔案管理制度存在著一定的落后情況，相應的制度不健全，不規范等現象頻發[2]。在實際的工程建設過程中，未能形成有效的制度約束力；從而導致在實際的信息收集過程中對于重要信息遺漏，片面，錯誤的情況。看似收集了許多的信息，但實際上用處較小，無效信息過多。往往出現按照城建檔案管理部門要求，需歸檔的資料未收集齊全；而未在歸檔范圍的資料，卻保存了一大堆。后期在使用及保存過程中也未明確相應的規定，檔案的丟失，遺失以及保存差的狀況頻繁；對于相應的工程項目企業或者是單位未來發展有著極其嚴重的阻礙。

2.3 缺乏檔案管理專業人才

在上述的問題中，我們也提到，由于相關工作人員對工程檔案工作的不重視，從側面可以看出檔案管理工作人員的專業素養水平不高，缺乏專業的管理技能，從而也會間接的導致其檔案管理工作達不到社會的需求。由于相關工作單位并沒有對管理檔案的工作人員進行專業培訓，就直接影響工作人員的技能、專業知識與工作崗位的要求不匹配。另外，從事檔案管理工作者，許多企業并沒有安排專業人員參與管理，而是讓其他的工作人員兼任，由于兼任人員在檔案管理專業水平及工作經驗不足，從而也會導致檔案管理工作效率下降。

3 提高工程檔案管理水平的策略

3.1 轉變思想；重視管理

要想有效提升工程檔案管理水平，就需要從思想上做出相應的轉變，需要正確意識到工程檔案對于實際項目工程的意義和重要性。首先需要領導帶頭轉變觀念，高度重視，對于工程檔案管理工作投入更多的關注和相應的資產投入。其次是在制度上需要進行相應的完善，需強調檔案管理工作的重要性，對于檔案工作的嚴格性、規范性需要進一步加強。最后是整體塑造企業對于檔案管理的重視程度，做到工程檔案與實際工程的密切聯系；從而確保檔案管理工作可以真正的發揮作用，起到對于工程整體的監督與管理效能[3]。

3.2 完善檔案制度，做好落實工作

建立并完善工程檔案管理制度體系；是有效提升檔案管理水平的有效措施，也是有效提升檔案管理水平的保障。建立并完善工程檔案管理制度體系，需要做好以下的工作：

首先是需要建構制度體系；參考相應的法律法規、行業標準、檔案行政管理部門相關文件要求，結合工程實際，開展檔案制度體系建立工作。從工程的立項、招投標、勘察、設計、施工、驗收、移交等全過程都需要做好相應的科學化、規范化、全面化的規劃，加強全生命周期管理。其次是需要將工程檔案管理責任落實到位，需要設立專人、專職、專責的機制，將具體的管理任務分派到具體個人手中，明確崗位分工及責任。

3.3 提升檔案管理工作者的綜合素養

采用信息化的方式開展檔案管理，一定會是今后的發展趨勢。隨著信息化的不斷發展，伴隨著無紙化辦公的日趨普及，也就會使檔案的內容和載體變得更加豐富，電子檔案的數量也會不斷的增加，對于工程檔案管理方面就會出現載體多樣化的情況，這也就對檔案管理的工作人員的專業技能水平及相關知識提出了更高的要求[4]。所以要想提高工程檔案管理水準就需要對人員的綜合水平進行培養，有關單位及企業需要增強檔案管理的隊伍，以保障能夠適應未來的工程檔案管理需求。檔案管理人員也需要加強專業學習，要不斷提升自身的技能、豐富自身的知識體系。另外，有關單位還要對檔案管理工作人員開展一系列的相關培訓或是講座，并提供多方位的視角，結合工作實際從多個學科之中進行培訓，以進一步的提升檔案工作人員的操作技能，端正良好的工作態度，以達到培養的最終目的。最后，有關單位及企業要重視檔案管理專業相關人才的引進，積極建設工程檔案管理的隊伍。

4 結束語

綜上所述，工程檔案的有效管理對于工程項目全生命周期管理來說，具有極其重要的意義和作用；有效的提升工程檔案的管理水平就需要從意識、管理層、制度、人才等方面做好相應的工作；隨著社會信息化水平的提升，只有將檔案管理傳統的思想和模式進行一定的升級改造，才能在工程檔案的管理水平上得到有效的提升。