文書檔案數(shù)字化歸檔管理模式的思考

于 威

（灌南縣自然資源和規(guī)劃局，江蘇 連云港 222500）

辦公自動化技術在信息化、數(shù)字化技術的大力支持下得到顯著改進，文書檔案的數(shù)字化歸檔管理如今廣泛普及。它有利于長期保存、便捷查詢、高效管理各種文書檔案，削減文書檔案占用的物理空間。因此深化對文書檔案的數(shù)字化歸檔管理，具有重要意義。

1 文書檔案數(shù)字化歸檔管理的優(yōu)勢

1）管理數(shù)字化。文書檔案的數(shù)字化管理，有利于把實體檔案與數(shù)字檔案的優(yōu)勢結合起來。利用辦公自動化軟化和云端存儲軟件，可以快速修改、完善這些電子化的文書檔案。它順應著虛擬化發(fā)展的歷史趨勢，人們借助數(shù)字技術與計算機，實體檔案能夠強化用戶的視聽交互體驗。用戶登錄檔案應用軟件后即可準確而合理地管理這些數(shù)字化檔案。

2）資料共享化。文書檔案實現(xiàn)了數(shù)字化歸檔管理后，檔案管理單位能夠發(fā)揮網(wǎng)絡化優(yōu)勢，打破時空要素的束縛，傳輸、利用、共享這些檔案信息資源。它有利于文書檔案在行業(yè)間、區(qū)域間、國家間的實時共享和協(xié)作管理。選擇兼容性較好、易于接入數(shù)據(jù)接口的軟件系統(tǒng)，大力推進機讀目錄和著錄格式的標準化、規(guī)范化建設。完整及時地把數(shù)字資源轉換到更多的新環(huán)境中，讓數(shù)字資源更有效地被檢索、被識別、被獲取等，是共建共享信息資源的歷史潮流和必然趨勢。

3）檢索便捷化。文書檔案的保存價值在于隨時翻閱、取用和參考，但數(shù)量眾多的紙質檔案加大了查閱、找尋文書檔案的難度。文書檔案實現(xiàn)了數(shù)字化歸檔后，相關方能夠借助檔案管理軟件、信息技術等，構建基于全文檢索的文書檔案檢索系統(tǒng)。它利用條件設置、屬性檢索、模糊記憶、邏輯計算等手段，只需嵌入若干關鍵詞就能從云端存儲的海量信息中快速檢索到相關文書檔案信息，實現(xiàn)快速檢索文書檔案資源的目標。

2 文書檔案數(shù)字化歸檔管理的指導原則

1）安全性。以數(shù)字化方式對文書檔案進行歸檔管理，有利于永久保存紙質檔案，化解了庫房、材質等領域的安全隱患。然而數(shù)字化存儲、管理的風險仍然比較大，它必須依賴高度發(fā)達的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，發(fā)揮數(shù)字軟件的識別、生成、應用與傳遞功能。計算機或文書檔案的數(shù)字化管理軟件如存在這樣那樣的故障，文書檔案的利用與查詢就會陷于困境。因此要定期保養(yǎng)、檢修計算機或數(shù)字化管理軟，以保障數(shù)字文書檔案的可靠性與安全性。

2）保真性。保真原則亦被稱為真實性原則。它指的是管理數(shù)字化文書檔案的過程中，應保障和恢復紙質文書檔案的實際面貌。為此，要將其存儲為數(shù)字圖像，并建立相應的數(shù)據(jù)庫鏡像，如今這方面的技術實現(xiàn)不存在難度。只需借助檔案管理軟件和掃描設備對文書檔案信息實施掃描處理或數(shù)碼照相，將其存儲到相關數(shù)據(jù)庫中，并做好數(shù)據(jù)庫信息的保存，把它們存貯到充足的計算機空間，

3）合法性。文書檔案數(shù)字化技術的利用有利于永久性存儲的實現(xiàn)，避免了紙質檔案因長期使用而易于破損等多種弊端。利用數(shù)字化讀取軟件能夠允許不特定群體利用、搜索到、獲取相關文書檔案。由此引申出非常關鍵的法律問題，即如何有效保護其他著作權人的知識產(chǎn)權、著作權和隱私權等。故此，以數(shù)字化方式管理相關文書檔案時要恪守合法性原則。

3 文書檔案數(shù)字化歸檔管理模式的構建與完善

1）確定數(shù)字化歸檔管理的標準與范圍。以數(shù)字化方式管理文書檔案，牽涉到它的范圍與標準問題。其中涉及的系列化理論問題和技術實現(xiàn)措施均應得到妥善處置，否則會對文書檔案的數(shù)字化歸檔管理的效果、效率、利用和共享造成不利影響。要開展全方位的實驗和研究活動，實施合理化、科學化的方法，擬訂與執(zhí)行數(shù)字化歸檔管理的規(guī)范和標準。必須明確以數(shù)字化方式對文書檔案進行歸檔管理的范圍與標準。確定信息化加工規(guī)范、數(shù)字化存儲標準、網(wǎng)絡化管理標準、數(shù)字化安全標準考核等。要改進和完善文書檔案數(shù)字化歸檔管理、信息化標準執(zhí)行的制度，切實提升文書檔案法制化、信息化水平。要推動相關方完善和實施針對性較強的配套制度和管理規(guī)章，有條不紊地實施文書檔案資源的數(shù)字化歸檔管理工作。

2）對文書檔案實施數(shù)字化歸檔的操作內(nèi)容。在此過程中，紙質的文書檔案經(jīng)過必要的掃描或拍照后轉換為數(shù)字化文書檔案。所以，對文書檔案實施數(shù)字化管理時，要借助文化檔案的專業(yè)化、數(shù)字化管理軟件，以統(tǒng)一格式來著錄每份文書檔案，為文書檔案建立相應的目錄數(shù)據(jù)庫，把掃描后的各份文件轉換成相應的數(shù)字圖像，并設計出全文數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過掃描和著錄后，系統(tǒng)存儲的文書檔案信息能夠自動生成目錄，并開展檔案統(tǒng)計活動，切實增強了檔案的數(shù)字化管理和利用效率。首先要進行掃描。利用掃描儀把文書檔案轉換為計算機能夠識別的數(shù)字圖形，再通過OCR識別和必要的校對后，轉換成能夠編輯、修繕的數(shù)字化文書檔案。其次是信息存儲。全文圖像的掃描存儲為樹形結構的文件夾，案卷級全文圖像存儲為三層文件夾目錄，依次是案卷號、目錄號與全宗號。全文圖像以卷為單位的文件級，涵蓋了四層目錄：順序號、卷案號、目錄號與全宗號。文件級全文圖像以件為單位時，文件夾目錄同樣為四層：為件號、全宗號、問題或機構代碼、保管期限與年度代碼。借助軟件處理后存儲為圖像存時，應重點關注數(shù)字化信息的統(tǒng)一性、安全性、順序性和唯一性。再次是發(fā)布模塊。為了確保數(shù)據(jù)錄入的完整性與有效性，通過數(shù)據(jù)發(fā)布工具的相應處理后，能夠生成便于用戶使用、獲取的文書檔案數(shù)據(jù)庫資源。第四是服務模塊。文書檔案被以數(shù)字化形式存儲在數(shù)據(jù)庫資源中。為了及時提升檢索、查詢、參考的速度，要對其實施計算機標引。在此基礎上，讀者可以檢索、調閱、使用被電子化處理的文書檔案全文信息和所有數(shù)據(jù)。與此同時，應設置各類用戶享用不同的使用權限，并針對級別不同的檔案設置相應級別的下載、全文調閱和檢索權限和功能。此外還要建立相應的數(shù)據(jù)庫，做好針對性連接。紙質文書檔案被轉化為相應的圖像后，要構建相應的數(shù)據(jù)庫，并進行有效連接，為用戶的網(wǎng)絡查詢奠定基礎。而且，數(shù)據(jù)庫版塊的管理管理模塊面向用戶查詢、獲取、使用和修改文書檔案的整個過程，涵蓋了密級管理、用戶管理與模塊發(fā)布等。

4 結語

總之，現(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展和各種科技的持續(xù)演變，越來越多的數(shù)字化、信息化技術被用到文書檔案的管理和規(guī)范之中。相關方應在不斷使用這些技術的過程中推動文書檔案的數(shù)字化歸檔管理工作，提升文書檔案的信息化、數(shù)字化、規(guī)范化建設。便利于受眾獲得高質量、高效率的信息資源需求與文書檔案服務。