企業電子檔案歸檔管理優化策略探討

聶 虹

（天津泰達電力有限公司，天津 300457）

在企業管理中，檔案管理越來越受到重視，已經成為企業發展過程中不可忽視的重要管理內容之一。檔案管理既包括企業員工的信息，也包括企業運營的機密資料，這對于企業整體發展來說至關重要，是不容出現一點差錯的。在信息化發展浪潮下，電子檔案管理逐漸成為多數企業運用的重要管理方式，不僅提高了檔案管理效率，而且增強了歸檔的準確性和便捷性，使得企業檔案歸檔工作變得更加智能化，為企業發展提供了更好的檔案服務。

1 電子檔案歸檔概述

相比于傳統檔案管理方式，電子檔案是一種新型檔案管理方式，以電子文件的形式為依托，將企業相關資料進行分門別類的歸檔，不僅節省了大量的人力資源和歸檔時間，而且更易于存儲和使用。就歸檔方式而言，此種方式采用了電子編碼技術，需要經過信息認證等環節才能進行安全傳輸。國家為電子檔案管理制定了明確的通用標準，各企業以此為依據逐漸形成了本公司的電子檔案管理系統，提高了傳輸效率，使得檔案管理工作變得更加便捷。

2 企業電子檔案歸檔管理的問題剖析

1）難以保證電子檔案的安全性。電子檔案管理以互聯網為載體，利用網絡信息系統進行歸檔，相比于傳統檔案歸檔方式來說，此種方式更容易受到網絡威脅。如果電子檔案系統出現問題或者管理人員操作錯誤，網絡病毒、電腦黑客就容易入侵系統，從而盜取企業資料，這會對電子檔案的安全性構成極大的威脅，甚至會損害企業的利益。2）電子檔案歸檔缺乏完整性。紙質版檔案可以固定在某一個地方對其進行封閉式管理，但電子檔案是無法進行封閉式管理的，它的流動性較強，這既是電子檔案的優勢，也是不足之處。電子檔案需要經過系統處理進行歸檔，它的儲存形式多樣化，而且結構較為多元，這就需要較高的技術管理水平。電子檔案在多次操作、信息不斷累積的情況下，極易出現文件缺失或者文件格式被破壞的現象，從而喪失了完整性。此外，在網絡信息不斷更新的過程中，企業電子檔案的流動性也在不斷增強，一旦管理人員未能及時收集相關信息，便會出現信息淹沒、丟失的不良現象。3）電子檔案的真實性有待考證。盡管電子檔案具備便捷、高效的優勢，但卻缺少了傳統檔案管理的真實性。傳統檔案以紙質版的形式呈現，是管理人員精心收集、篩選、整理的成果，每一份檔案資料都是原始資料，可作為日后使用的重要依據。但電子檔案在傳輸過程中很容易被篡改，使得原始的電子檔案失真，這無疑加大了電子檔案的管理難度，也會讓人質疑電子檔案的真實性。現階段，各種電子編輯軟件層出不窮，雖然豐富了電子文件的形式，但也使得電子文件的真實性難以得到保證，對于管理人員來說，他們很難辨別電子檔案的真假性，這就會導致存儲的信息很難為企業發展提供有利的服務。4）電子檔案的長期可讀性不強。信息化技術具有生命周期較短的特點，電子檔案不僅具有流動性強的特征，而且更新周期較短。在此種情況下，不同時間段的電子檔案很容易出現“代溝”，沒辦法保證電子檔案的長期可讀性。目前，電子檔案的兼容性問題越來越突出。依托于計算機生成的電子檔案可以同時以不同的格式進行存儲，軟件的開發和利用往往以專業系統需求為主，在進行電子檔案的歸檔時會出現一些不適現象，即不通用或不兼容。

3 企業電子檔案歸檔管理的優化策略

1）不斷完善電子檔案歸檔體系，形成規范的管理制度。需要從多個方面著手完善電子檔案歸檔體系，既要注重對專業性人才的培養，也要完善電子檔案歸檔的各項制度。電子檔案歸檔需要較強的技術性，因此，企業應增強專業性人才隊伍建設意識，首先，組織定期培訓，在培訓中樹立管理人員的信息化意識。檔案管理工作較為繁瑣，不僅會耗費大量的人力物力，還需要足夠的時間，隨著企業檔案資料的不斷豐富，如果依舊沿用以往的檔案管理觀念，無疑會給管理人員增加大量的工作量，超負荷的工作量勢必會打擊管理人員的工作熱情，還會影響管理效率。可見，企業應積極轉變管理人員的檔案管理歸檔觀念，幫助其樹立信息化管理意識，正確并深入地認識電子檔案歸檔的重要價值，同時，做好歸檔技術培訓工作，以確保高效完成電子檔案歸檔工作。其次，構建規范的電子檔案管理制度，規范的制度是有序開展電子檔案工作的重要前提，應從電子檔案管理的各個方面制定制度，在確保工作效率的同時降低錯誤率。最后，在形成電子檔案歸檔管理制度后，要緊抓落實工作，同時做好監管工作，真正將制度有效貫徹下去，避免出現敷衍了事的不良現象，以此真正發揮制度的優越性。2）加強對電子文件存儲問題的重視，做好電子檔案檢測和維護工作。按照正常情況來說，電子文件是可以長期存儲的，這種無接觸式的讀取方式，一般是無損的。以化學磁性檔案資料為例，磁性材料特別容易受到外在環境的影響，如果存儲不當，極易出現文件被損壞的現象。因此，在存儲此類材料時，必須定期挑選一些電子資料進行檢測，可以采用隨機抽樣、等距抽樣的方式，在檢測通過后，再將所有的電子檔案以此種形式進行存儲。既要做好對載體的例行檢查工作，避免其出現變形、損壞現象，也要對其進行邏輯檢測，利用檢測軟件做好校驗。可見，做好電子檔案檢測和后續維護工作非常重要，可以有效防止操作失誤現象引起電子檔案的損壞，最大限度地將此方面的損失減到最小。3）研發新的存儲和維護電子檔案的操作方法，確保電子文件的可靠性。電子檔案的原始性或者真實性是非常重要的，因為這決定著電子檔案的可靠性。對于一些特殊格式的電子檔案，可以選擇以原始格式的方式進行還原。第一，將所運用的存儲軟件和相關系統存儲在相同的文件夾內，同時，也要將電子檔案放在此文件夾中；第二，務必要獲取到電子檔案的原始圖像；第三，做好打印、輸出以及保存等。為了有效防止電子檔案被篡改，保證電子檔案的真實性，可以對其進行相應的技術處理，將歸檔完畢的文件設置為“只讀”屬性，這樣可以在一定程度上保證電子文件不可更改，進而可以更好地保護電子文件的原始結構，換句話說，更易于識別原始文件，更好地確保電子檔案的可靠性。

4 結論

依托信息化進行檔案歸檔是現代企業管理檔案歸檔的重要方式之一，也是比較高效的管理手段。電子檔案具有資產服務功能，對企業發展至關重要，是企業最有保障的無形資產。為了更好地實現電子檔案的資產化，企業應充分并科學使用電子檔案歸檔管理模式，不斷研發確保電子檔案真實性和可靠性的管理方法，逐漸提高電子檔案歸檔管理水平。