大數據分析方法在企業檔案管理中的應用研究

李 敏

（國家能源準能集團有限責任公司，內蒙古 鄂爾多斯 010300）

隨著大數據時代的到來，信息技術在社會各個方面的應用范圍都有所擴大，為了促進檔案管理的發展，提高檔案管理工作水平，積極推廣大數據分析技術應用于檔案管理顯得十分有必要。為了更好地促進大數據技術在文件管理方面的應用，需要對大數據的具體應用展開更加深入的討論。

1 在大數據時代背景下檔案管理的必要性

1）促進檔案信息管理思想的轉變。傳統的企業檔案信息管理工作，屬于企業的常規性與輔助性業務，存在被動性、消極性，容易受到忽視，這種情況下，企業檔案信息并不能發揮其應有的作用。同時，傳統的企業檔案信息管理工作主要針對紙質檔案進行管理，而這一階段企業經營發展過程中所產生的數據信息，完全可以通過人工管理的方式進行收集與整合。但在大數據時代下的今天，企業經營發展過程中所產生的數據信息大量增加，傳統的檔案信息管理方法完全無法支撐檔案信息管理工作的需求，企業檔案信息管理工作就需要不斷創新工作方法，引進更加先進的管理技術。企業檔案管理部門應就傳統的管理思想進行優化與轉變，將檔案信息作為重要的信息資源，突出用戶或消費者的中心地位，建立檔案信息管理理念，向用戶或消費者提供人性化管理，改善企業產品或服務。

2）豐富檔案信息管理工作內容。大數據時代下數據的海量增長為檔案管理工作提供豐富資源，這種情況下企業的數據檔案管理部門工作內容有所改變，突破工作內容的原本的限制，就企業檔案信息管理部門而言，其檔案資源不僅包含本館資源，還與其他部門進行資源信息的共享，以打破企業自身檔案資源局限，為信息使用者提供豐富而有效的檔案資源，保證信息合理性。海量檔案信息資源可以為企業檔案信息管理工作提供數據信息支撐，保證其管理內容的豐富性，并滿足信息數據使用者的實際需求。在豐富檔案信息管理內容的同時，對檔案信息管理方式加以完善。檔案信息管理工作的現代化發展需要以服務為基礎前提，以此來滿足個人與社會的發展需求，通過為其提供更加多元化與便捷化的服務模式，讓用戶能夠在最短的時間內進行檔案數據的檢索與查找，特別是在大數據環境下，檔案部門可以基于傳統的服務方式，結合大數據技術及先進的信息技術，可有效擴大檔案信息服務范圍，實現服務質量的有效提升。

2 大數據技術在企業檔案管理應用中面臨的問題

1）檔案管理思想亟待改變。傳統思想認為，檔案管理是一項管理性、服務性和政治性的工作，認為檔案管理不產生物質財富，也不由管理機構和人員利用，其發展也是以規范化和提高工作效率為目標。而現代檔案管理思想則在于進一步挖掘檔案的價值，使檔案重新具有活力，變為企業的一種資源，為企業創造價值。因此首先要轉變對檔案管理工作的重新認識和定位。

2）勝任大數據技術檔案管理人員缺乏。隨著大數據技術在檔案管理中的應用，傳統檔案管理工作者已難以勝任新的技術條件下所應具備的工作技能。基于大數據技術的檔案管理實則是對檔案管理工作方式的重構，需要具備較高的數據收集、管理、分析和處理能力，這也是大數據技術在檔案管理中應用的關鍵，造成多數從業者難以勝任，制約了檔案管理工作的提升。

3）檔案管理安全防范意識不足。信息技術迅速發展，給生產和生活提供極大的便利，同時也隱藏了信息泄露的危險，基于大數據技術進行檔案管理，將呈現出多樣、快速和真實的特點，企業的各類檔案資源將以數據信息的形式出現，新技術所帶來方便、高效的同時，也給檔案安全帶了新的挑戰，而大多數檔案管理人員忽視了這其中存在的安全風險，沒有樹立良好的安全防范意識。

4）檔案資源信息化開發不夠合理。我國目前的檔案資源絕大多數是紙質資源，根據我國目前的發展狀況來看，許多部門以及基層文件管理機構或檔案館仍然在相當長的一段時間內都缺乏對大數據技術的使用，這極大的影響了檔案資源的信息化管理。另一方面，部分經濟欠發達地區的資金投入不足，基礎設施建設力度欠缺，最基礎文件管理中所需硬件均不具備，也就使得這些地區的檔案管理信息化建設嚴重落后，檔案資源信息化發展不合理。開發力度不大，這是我們檔案管理在現階段面臨的一個主要問題，部分地區的大數據技術已經應用于檔案管理中，但文件管理信息化的發展并不完善，檔案資源的開發和利用關系不密切，存在著脫節問題，檔案管理信息化的發展緩慢，文件管理也難以全面發展。檔案管理現在與辦公系統的自動化關系不全，檔案數據的管理效率低下，大數據技術的應用缺乏科學和普遍性，檔案管理的一體性和現代化也較差。資源的利用率有待進一步提高，檔案的精細化管理和集成化管理還有很長一段路要走。

5）檔案信息安全管理制度執行不嚴。部分單位和企業的檔案管理是具有私密性的工作之一，部分檔案資料是具有較高保密級別的，這些檔案資料或重要文件信息等必須要進行安全管理，避免檔案資料被盜取或被篡改，要保證檔案資料的完整性和安全性。運用計算機實現對檔案資料的管理是一種高效率的管理模式，采用大數據技術也是有效實現數據和信息科學管理的手段，但是安全問題一直是社會各界比較關心的問題，但部分檔案管理人員對于檔案的私密性和安全性不夠重視，導致檔案資料的管理不夠嚴格，檔案資料的查閱和借閱管理較為松散，管理制度不夠全面，檔案資料的提取和數據庫的登錄賬戶管理不夠嚴格，導致部分檔案資料和重要數據信息泄露，影響企業各項事業的順利開展。

3 大數據背景下檔案管理的對策

1）積極開發檔案管理新技術。大數據技術不僅表現在數據的龐大容量上，而且還表現在運用大數據技術時，能夠提高檔案的管理效率并且有價值地利用。因此為了優化和提高檔案管理與利用，需要加強對大數據技術的研究和應用，通過收集、儲存、挖掘和分析大數據，并合理使用傳統的檔案信息資源和大數據背景的存儲與應用技術，促進文件管理的自動和智能化，使文件管理成為遠程檢索，在線使用文件數據，及時提供有關決定和執行數據的可靠支持，為企業生產和經營提供便利，有效地提高檔案管理效益。

2）建立一套完善的檔案管理體系。建立健全檔案管理機制，統一實行檔案管理規范和標準，有效地提高檔案的管理效率和利用質量。通過應用大數據技術，可以有效地建立科學管理平臺，實現部門間的統一管理，并通過線上形式實現各個部門間檔案信息共享與交流，充分地創造巨大價值。然而，在傳統的檔案管理體制的約束下，各部門間的文件信息資源往往相對獨立，難以有效地整合、共享文件。因此，需要建立一套完善的檔案管理機制，與各部門在工作環節中進行溝通、有效地提高檔案資源利用率、文件管理效率，實現文件數據的規模性、經濟性。

3）加強電子文件管理安全系統建設。一方面，需要加強對準入安全的建設。信息數據訪問管理是確保檔案資源共享和有效地保障檔案資源安全的重要手段，對檔案網絡安全的保護具有重要意義。通過適當使用訪問管理技術，可以對認證用戶的訪問權進行管理和控制，從而確保資源的非法侵權和惡意泄露。通常，訪問管理的方法包括：文件權限設置，密碼加密，身份認證，網絡設備的權限控制等；另一方面，需要加強接入安全的建設。訪問管理是電子文件信息資源的受控共享，確保文件信息資源的訪問與檔案信息資料符合規定的有效性。為了保證電子文件資源的安全儲存，檔案部門要事先對電子文件信息進行掃描，然后再傳送到綜合共享平臺，從而有效地避免了惡意文件的入侵。同時，檔案部門應選擇適當的加密存儲技術，文件存儲系統和共享機制，以有效地保證文件的加密存儲，保護文件云平臺和文件信息資源在共享平臺上的存儲安全。

4）培養檔案管理專業人才。為了促進檔案管理工作符合社會發展需要，提高檔案管理工作的質量，一定要加強檔案管理人才培養，提高文檔管理人員專業素養。檔案管理一定要跟上時代，檔案管理的方法要不斷創新，只有這樣做才能推動文件管理的發展，使檔案管理工作符合社會發展需要。此外，還要重視工作人員的素質提高，對檔案管理人員的大數據技術知識進行講解，提高文件管理人員的檔案技術能力，提高文件管理人員的工作水平。培訓檔案管理人員工作技能，特別是提高工作人員的運用大數據技術能力，對檔案管理人員進行大數據技術知識教育，使檔案管理人員更多地了解大數據技術在檔案管理工作中的影響。

5）開展可視化分析工作。對企業檔案信息進行可視化分析與管理，可有效提高企業檔案數據資源的可理解性，便于檔案信息管理人員及使用者對檔案信息加以了解。通過可視化技術，可以實現分析過程的人際交互與技術手段，促進計算機技術、信息技術計算能力及人的能力充分融合，以有效提高數據信息的洞察能力。考慮到企業檔案數據信息資源的可視化分析需求，可充分利用可視化工具以實現企業檔案數據資源的轉化，形成直觀化、可視化及交互性的檔案數據信息的分析管理過程，提高企業經營者及管理者對檔案的理解能力與利用能力。

4 結語

綜上所述，大數據分析技術在企業檔案工作中發揮著十分關鍵的作用，同時也是社會發展的一個必然趨勢。通過利用大數據分析技術能夠更加科學地管理企業檔案，有效提高檔案管理效率，提高信息資源的完整、可靠和參考價值。同時，增加檔案數據類型和數量，極大地滿足用戶不同的需求，提高信息服務質量。