基于大數據的人事檔案規范化探索與實踐

白 麗

（遼寧石油化工大學，遼寧 撫順 113000）

著名未來學家阿爾文·托夫勒早在1980年就提出大數據概念，阿爾文將“大數據”熱情地比喻為“第三次浪潮的華彩樂章”。大數據視域下，如何將信息技術與人事檔案管理工作有效融合起來，滿足大數據背景下檔案用戶的信息需求，從而促進人事檔案信息資源的價值提升，這是擺在檔案工作者面前的現實問題。

1 人事檔案的涵義、特點和作用

1）人事檔案的基本內涵。人事檔案是組織機構、人事機構以及其他相關部門在人事管理工作中形成的，（記載著個人信息、工作經歷和德才表現等內容），單獨組卷集中保存以備查考的真實記錄。

2）人事檔案的四個特性。人事檔案一般包括四個特點，有現實性、動態性、保密性和專指性?，F實性是指人事檔案具有很強的現實效用性，是在培養、任用考察個人在工作崗位上德才表現的情況；動態性是指人事檔案流動性較大，隨著人員辭職或者升職等不斷變化和流動，人事檔案的內容會有所增加； 保密性是指人事檔案中承載著一個人家庭成員的自然狀況和政治狀況等隱私，因此具有極強的保密性；專指性是指人事檔案以每一個單獨的個體組卷，其中的內容是真實反映個體成長的真實寫照，不能摻雜他人材料，因此，具有極強的專指性。

3）人事檔案的重要作用和重要意義。人事檔案為干部選拔、職稱評審、考核鑒定等提供詳實而可靠的憑據。人事檔案全面而真實地記錄個人的德勤業績，有利于科學有效地選人用人，因材施用，同時也是職稱評聘、晉級考核的重要依據，因此人事檔案管理水平與單位的社會影響力和服務質量息息相關。

2 分析人事檔案管理工作現狀及存在的問題

1）人事檔案業務流程不規范。第一，采集方面，人事檔案主要由十大類組成：第一類是履歷類材料；第二類是自傳和思想類材料；第三類是考核鑒定類材料；第四類是學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料；第五類是政審材料；第六類是黨、團材料；第七類是表彰獎勵類材料；第八類是違規違紀處理材料；第九類是工資、任免、出國和會議類材料；第十類是其他材料。在人事檔案管理實踐中常常存在各部門“各自為政，分散保管”的情況，并未制定相應的歸檔范圍和規章制度，導致收集不齊全。比如，很多材料分散在組織部門或人事部門不能及時移交，還有些獲獎證書等遺留在個人手中未上交。第二，保管利用方面，人事檔案材料一般集中在單位的檔案部門保管，庫房保管條件較差，易受水災、火災、蟲噬等隱患，一旦發生災難后果慘重。另外，傳統的人事檔案查閱需要在固定的時間地點查閱，查閱利用檔案成本高，效率較低。第三，鑒定方面，傳統的鑒定認證工作略顯疲憊，例如，在“三齡兩歷”干部人事檔案審查中，存在檔案記載事件前后不一致的情況，比如個人的出生時間、入團時間、入黨時間、參加工作時間前后不一致，檔案手續不完備（缺公章、缺簽字、缺照片等）、檔案內容存在修改涂抹、名字前后諧音（同音不同字）等現象，這給人事檔案真偽辨認帶來極大不便。

2）人事檔案信息化建設水平不高。第一，目前檔案部門一般采用目錄數據庫掛接的模式，沒有對人事檔案實現全文掃描和全文數據掛接，導致信息檢索性差、數據挖掘不強等。第二，硬件設備不完善，有的單位雖然配備了計算機、掃描儀、打印機等現代技術設備，但還未配備專門的人事檔案管理信息系統，工作強度繁重，人事檔案管理現代化建設需求與現代信息技術水平不匹配。第二，資金保障欠缺。雖然個別單位對人事檔案數字化進行了定位，但資金投入難以保障建設需求。

3）人事檔案管理者素質有待提升。目前，很多單位對人事檔案工作重視度不夠，尚未配備專職人員管理，往往是身兼數職的兼職人員負責管理人事檔案，人事檔案工作是一項專業性很強的工作，涉及人事材料形成的規律、收集時間的把握，歸檔的原則，材料的甄別，整理的技巧等諸多細節，兼職檔案員很難將精力全部集中在人事檔案管理工作上，這導致人事檔案長期處于被動的“休眠狀態”。

3 大數據背景下高等院校人事檔案管理對策

1）提高思想意識 保障法律法規配套措施。第一，主管人事檔案工作的領導和人事部門的一把手應該提高思想意識，把人事檔案工作納入工作日程中，在資金和政策上給予支持，硬件方面，改善人事檔案庫房條件，配備安全防護措施。第二，健全組織，責任到人，確保政策落細落實。依照《干部檔案工作條例》精神制定并細化有關制度，建立適合本單位的人事檔案的收集、整理、鑒定、借閱及銷毀等制度，將《條例》要求落地見效。嚴明紀律，定期督查，對執行不力的及時糾正，堅決同損毀、篡改、泄密等行為做斗爭，實現人事檔案管理規范有序、收集齊全完整、內容有效完善。

2）利用大數據技術助推人事檔案信息化和科學化。大數據技術具有強大的數據分析和挖掘功能，它強調海量數據的存儲和快速流通的理念，因此，大數據技術在干部人事工作中的應用，使人事檔案信息的收集、歸檔、傳輸和統計利用等業務流程更快捷、更高效。第一，將紙質人事檔案全部數字化是大數據精髓之義，構建干部人事檔案信息管理平臺，建設特色人事檔案數據庫，檔案的收集通過大數據技術的數據分析功能把控，原始的人事檔案鑒定工作是依據本單位的歸檔范圍對歸檔的檔案材料進行判斷，大數據技術的嵌入使檔案的收集范圍由大數據技術的數據分析功能把控，將比人為的篩選更為精準、便捷。大數據背景下的人事檔案利用工作是檔案工作的最終目標。大數據視域下，檔案資源和檔案服務對象的類型和層次呈現出更明顯的多樣化趨勢。大數據的感知功能可以將虛擬的人事檔案信息與檔案實體利用者之間聯系起來，大數據的可以通過用戶的個人信息自動感知到用戶的利用需求，使用戶與人事檔案館藏信息進行交互，準確、全面的滿足利用者的需求。

3）構建安全防范機制 保障人事檔案信息安全。在實現大數據管理前提下，加強安全防范和管理，主要包括管理和技術兩個層面。第一，加強網絡信息安全保障，構建人事檔案數據備份機制，具體操作方法是利用云平臺將本單位公開的檔案進行嚴格把控，確保人事檔案中涉及隱私信息不會傳輸到公共網絡環境中，設置安全保密管理機制，比如防火墻技術、身份認證技術等，確保人事檔案內容安全。第二，注重用智慧監控強化人事檔案信息安全，利用溫濕度自動監控系統、智能身份驗證系統、視頻監控系統等防控措施，尤其是人事檔案信息需要跨館利用時，可以通過遠程的人臉識別來實現身份驗證，然后在 系統上進行層層審批，嚴格審核把關，實現“讓用戶少跑路，讓信息多跑路”的同時確保人事檔案安全萬無一失。

4）夯實人員團隊建設 打造復合型檔案管理人才。構建并打造一批政治素質堅定、業務能力強、具有檔案學、管理學、計算機等多學科交叉的復合型檔案人才，并且由于人事檔案具有保密性等專指特性，人事檔案管理者還需要具有相關的法律常識和保密意識；建立獎勵與激勵制度，為了提高人事檔案管理者積極性，可以將檔案管理效果與績效考核、評先評優掛鉤；加強檔案繼續教育培訓和業務學習，邀請外單位信息專家蒞臨講座，為干部資源配置、領導班子建設、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規律研究等提供精準高效服務。