基于大數(shù)據(jù)的人事檔案規(guī)范化探索與實(shí)踐

白 麗

（遼寧石油化工大學(xué)，遼寧 撫順 113000）

著名未來(lái)學(xué)家阿爾文·托夫勒早在1980年就提出大數(shù)據(jù)概念，阿爾文將“大數(shù)據(jù)”熱情地比喻為“第三次浪潮的華彩樂(lè)章”。大數(shù)據(jù)視域下，如何將信息技術(shù)與人事檔案管理工作有效融合起來(lái)，滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案用戶的信息需求，從而促進(jìn)人事檔案信息資源的價(jià)值提升，這是擺在檔案工作者面前的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

1 人事檔案的涵義、特點(diǎn)和作用

1）人事檔案的基本內(nèi)涵。人事檔案是組織機(jī)構(gòu)、人事機(jī)構(gòu)以及其他相關(guān)部門(mén)在人事管理工作中形成的，（記載著個(gè)人信息、工作經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等內(nèi)容），單獨(dú)組卷集中保存以備查考的真實(shí)記錄。

2）人事檔案的四個(gè)特性。人事檔案一般包括四個(gè)特點(diǎn)，有現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、保密性和專(zhuān)指性。現(xiàn)實(shí)性是指人事檔案具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用性，是在培養(yǎng)、任用考察個(gè)人在工作崗位上德才表現(xiàn)的情況；動(dòng)態(tài)性是指人事檔案流動(dòng)性較大，隨著人員辭職或者升職等不斷變化和流動(dòng)，人事檔案的內(nèi)容會(huì)有所增加； 保密性是指人事檔案中承載著一個(gè)人家庭成員的自然狀況和政治狀況等隱私，因此具有極強(qiáng)的保密性；專(zhuān)指性是指人事檔案以每一個(gè)單獨(dú)的個(gè)體組卷，其中的內(nèi)容是真實(shí)反映個(gè)體成長(zhǎng)的真實(shí)寫(xiě)照，不能摻雜他人材料，因此，具有極強(qiáng)的專(zhuān)指性。

3）人事檔案的重要作用和重要意義。人事檔案為干部選拔、職稱評(píng)審、考核鑒定等提供詳實(shí)而可靠的憑據(jù)。人事檔案全面而真實(shí)地記錄個(gè)人的德勤業(yè)績(jī)，有利于科學(xué)有效地選人用人，因材施用，同時(shí)也是職稱評(píng)聘、晉級(jí)考核的重要依據(jù)，因此人事檔案管理水平與單位的社會(huì)影響力和服務(wù)質(zhì)量息息相關(guān)。

2 分析人事檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1）人事檔案業(yè)務(wù)流程不規(guī)范。第一，采集方面，人事檔案主要由十大類(lèi)組成：第一類(lèi)是履歷類(lèi)材料；第二類(lèi)是自傳和思想類(lèi)材料；第三類(lèi)是考核鑒定類(lèi)材料；第四類(lèi)是學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類(lèi)材料；第五類(lèi)是政審材料；第六類(lèi)是黨、團(tuán)材料；第七類(lèi)是表彰獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)材料；第八類(lèi)是違規(guī)違紀(jì)處理材料；第九類(lèi)是工資、任免、出國(guó)和會(huì)議類(lèi)材料；第十類(lèi)是其他材料。在人事檔案管理實(shí)踐中常常存在各部門(mén)“各自為政，分散保管”的情況，并未制定相應(yīng)的歸檔范圍和規(guī)章制度，導(dǎo)致收集不齊全。比如，很多材料分散在組織部門(mén)或人事部門(mén)不能及時(shí)移交，還有些獲獎(jiǎng)證書(shū)等遺留在個(gè)人手中未上交。第二，保管利用方面，人事檔案材料一般集中在單位的檔案部門(mén)保管，庫(kù)房保管條件較差，易受水災(zāi)、火災(zāi)、蟲(chóng)噬等隱患，一旦發(fā)生災(zāi)難后果慘重。另外，傳統(tǒng)的人事檔案查閱需要在固定的時(shí)間地點(diǎn)查閱，查閱利用檔案成本高，效率較低。第三，鑒定方面，傳統(tǒng)的鑒定認(rèn)證工作略顯疲憊，例如，在“三齡兩歷”干部人事檔案審查中，存在檔案記載事件前后不一致的情況，比如個(gè)人的出生時(shí)間、入團(tuán)時(shí)間、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致，檔案手續(xù)不完備（缺公章、缺簽字、缺照片等）、檔案內(nèi)容存在修改涂抹、名字前后諧音（同音不同字）等現(xiàn)象，這給人事檔案真?zhèn)伪嬲J(rèn)帶來(lái)極大不便。

2）人事檔案信息化建設(shè)水平不高。第一，目前檔案部門(mén)一般采用目錄數(shù)據(jù)庫(kù)掛接的模式，沒(méi)有對(duì)人事檔案實(shí)現(xiàn)全文掃描和全文數(shù)據(jù)掛接，導(dǎo)致信息檢索性差、數(shù)據(jù)挖掘不強(qiáng)等。第二，硬件設(shè)備不完善，有的單位雖然配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，但還未配備專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理信息系統(tǒng)，工作強(qiáng)度繁重，人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需求與現(xiàn)代信息技術(shù)水平不匹配。第二，資金保障欠缺。雖然個(gè)別單位對(duì)人事檔案數(shù)字化進(jìn)行了定位，但資金投入難以保障建設(shè)需求。

3）人事檔案管理者素質(zhì)有待提升。目前，很多單位對(duì)人事檔案工作重視度不夠，尚未配備專(zhuān)職人員管理，往往是身兼數(shù)職的兼職人員負(fù)責(zé)管理人事檔案，人事檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及人事材料形成的規(guī)律、收集時(shí)間的把握，歸檔的原則，材料的甄別，整理的技巧等諸多細(xì)節(jié)，兼職檔案員很難將精力全部集中在人事檔案管理工作上，這導(dǎo)致人事檔案長(zhǎng)期處于被動(dòng)的“休眠狀態(tài)”。

3 大數(shù)據(jù)背景下高等院校人事檔案管理對(duì)策

1）提高思想意識(shí) 保障法律法規(guī)配套措施。第一，主管人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和人事部門(mén)的一把手應(yīng)該提高思想意識(shí)，把人事檔案工作納入工作日程中，在資金和政策上給予支持，硬件方面，改善人事檔案庫(kù)房條件，配備安全防護(hù)措施。第二，健全組織，責(zé)任到人，確保政策落細(xì)落實(shí)。依照《干部檔案工作條例》精神制定并細(xì)化有關(guān)制度，建立適合本單位的人事檔案的收集、整理、鑒定、借閱及銷(xiāo)毀等制度，將《條例》要求落地見(jiàn)效。嚴(yán)明紀(jì)律，定期督查，對(duì)執(zhí)行不力的及時(shí)糾正，堅(jiān)決同損毀、篡改、泄密等行為做斗爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范有序、收集齊全完整、內(nèi)容有效完善。

2）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)助推人事檔案信息化和科學(xué)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和挖掘功能，它強(qiáng)調(diào)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和快速流通的理念，因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)在干部人事工作中的應(yīng)用，使人事檔案信息的收集、歸檔、傳輸和統(tǒng)計(jì)利用等業(yè)務(wù)流程更快捷、更高效。第一，將紙質(zhì)人事檔案全部數(shù)字化是大數(shù)據(jù)精髓之義，構(gòu)建干部人事檔案信息管理平臺(tái)，建設(shè)特色人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案的收集通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)分析功能把控，原始的人事檔案鑒定工作是依據(jù)本單位的歸檔范圍對(duì)歸檔的檔案材料進(jìn)行判斷，大數(shù)據(jù)技術(shù)的嵌入使檔案的收集范圍由大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)分析功能把控，將比人為的篩選更為精準(zhǔn)、便捷。大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案利用工作是檔案工作的最終目標(biāo)。大數(shù)據(jù)視域下，檔案資源和檔案服務(wù)對(duì)象的類(lèi)型和層次呈現(xiàn)出更明顯的多樣化趨勢(shì)。大數(shù)據(jù)的感知功能可以將虛擬的人事檔案信息與檔案實(shí)體利用者之間聯(lián)系起來(lái)，大數(shù)據(jù)的可以通過(guò)用戶的個(gè)人信息自動(dòng)感知到用戶的利用需求，使用戶與人事檔案館藏信息進(jìn)行交互，準(zhǔn)確、全面的滿足利用者的需求。

3）構(gòu)建安全防范機(jī)制 保障人事檔案信息安全。在實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理前提下，加強(qiáng)安全防范和管理，主要包括管理和技術(shù)兩個(gè)層面。第一，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全保障，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)備份機(jī)制，具體操作方法是利用云平臺(tái)將本單位公開(kāi)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把控，確保人事檔案中涉及隱私信息不會(huì)傳輸?shù)焦簿W(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，設(shè)置安全保密管理機(jī)制，比如防火墻技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，確保人事檔案內(nèi)容安全。第二，注重用智慧監(jiān)控強(qiáng)化人事檔案信息安全，利用溫濕度自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)、智能身份驗(yàn)證系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等防控措施，尤其是人事檔案信息需要跨館利用時(shí)，可以通過(guò)遠(yuǎn)程的人臉識(shí)別來(lái)實(shí)現(xiàn)身份驗(yàn)證，然后在 系統(tǒng)上進(jìn)行層層審批，嚴(yán)格審核把關(guān)，實(shí)現(xiàn)“讓用戶少跑路，讓信息多跑路”的同時(shí)確保人事檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。

4）夯實(shí)人員團(tuán)隊(duì)建設(shè) 打造復(fù)合型檔案管理人才。構(gòu)建并打造一批政治素質(zhì)堅(jiān)定、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有檔案學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)等多學(xué)科交叉的復(fù)合型檔案人才，并且由于人事檔案具有保密性等專(zhuān)指特性，人事檔案管理者還需要具有相關(guān)的法律常識(shí)和保密意識(shí)；建立獎(jiǎng)勵(lì)與激勵(lì)制度，為了提高人事檔案管理者積極性，可以將檔案管理效果與績(jī)效考核、評(píng)先評(píng)優(yōu)掛鉤；加強(qiáng)檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，邀請(qǐng)外單位信息專(zhuān)家蒞臨講座，為干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊(duì)伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。