數字化檔案管理在事業單位中的應用探究

袁永峰

（通榆縣社會救助事業中心，吉林 白城 137200）

事業單位是為社會服務的關鍵組織機構，其具有較強的社會服務職能，在單位長期發展運行中，會產生大量的檔案資源，其涉及人事管理、單位運行、基層生產以及黨政工作等多個方面，是一種具有真實性、參考性和借鑒性的寶貴資源，對于事業單位的穩定發展具有重要價值。但是當前受到諸多因素的影響，檔案管理依然采用以往的固化模式，不利于管理效率的提升，同時，隨著多媒體的發展，檔案類型也呈現多元化，包括文字資源、影像資源以及圖片資源等，為管理工作增添一定難度。在數字化背景下，事業單位要積極引入數字化技術，加速管理改革進程，切實發揮檔案資源的價值，提升其共享程度和利用效率。

1 事業單位應用數字化檔案管理的價值

1）提升利用效率。檔案資源是社會進步和單位發展中誕生的寶貴文件，是對歷史的真實記錄，本身就具有較高的參考價值，通過對檔案的合理利用，能夠幫助單位領導制定科學決策、合理選拔干部、確保單位運行。但是目前管理工作主要以保存和整理為主，忽視了檔案的利用，而導致這一情況的原因較多，檔案共享程度低、查詢難度大是最為主要的原因。引入數字技術能夠實現異地隨時查詢檔案，使用者不需要親自來到檔案室，只需要一臺終端設備就可以完成異地查詢，為使用提供了巨大便捷，可以顯著提升利用效率。

2）降低管理成本。檔案是事業單位日常運行管理的基礎性工作，在以往以紙質檔案為主的管理模式下，每年事業單位都需要投入一定的資源確保管理的正常運行，例如設置獨立檔案室、加強紙質檔案維護等，需要消耗大量資源。通過數字化管理能夠將紙質檔案轉變為數字文檔，利用計算機建設數據庫，基于數字化技術下保證檔案的可靠性和安全性，不需要單位投入大量資源，進而降低管理成本。

3）釋放人力資源。人資管理是保證事業單位健康發展的基礎性工作，基于檔案管理崗位的重要性，在人資配備方面需要滿足管理需求。檔案管理屬于一項復雜而長期的工作，管理人員的崗位內容和工作任務較為繁重，需要處理大量的文檔資源，包括信息收集、核實內容、整理文檔、歸檔保存等。通過引入數字化技術能夠減少人員工作量，緩解人員的緊張情緒和工作壓力，具有釋放人力資源的作用。

4）保證資源安全。以往紙質檔案主要保存在檔案室內，但是在長期保存和使用中，受到環境潮濕、蟲蛀、人為使用以及火災事故等因素的影響，檔案資源容易出現破損或者丟失等情況，為事業單位造成一定損失。檔案屬于一種無形資產，其是單位多年生產運營中積累下的珍稀資源，其安全性是管理的核心以及重點。引入數字化技術，能夠利用計算機和數據庫完成檔案的安全保管，在提升檔案保存效率的同時，還可以確保保密性、安全性。

2 優化數字化檔案管理在事業單位中的應用策略

1）轉變數字觀念。數字化技術與以往的檔案管理技術存在較大差異，其以現代先進技術為支撐，在具體應用中需要大量的硬件設備和軟件支持，單位領導要認識到數字化技術的應用優化和管理價值，樹立新型的數字化觀念，確保各項管理工作的有序落實。首先，單位領導要結合自身具體管理情況，添置相關硬件設備，為數字化管理營造良好的物質基礎，包括管理所需的計算機、多媒體、復印機、打印機等，重視設備維護和保養工作，保證其處于正常狀態下；其次，在軟件建設方面，事業單位要積極探索適合自己的管理軟件，同時還可以與當地的軟件企業進行合作，共同研發新型的管理軟件；最后，在單位內部做好宣傳工作，讓廣大員工認識到數字化管理的優勢，促使數字檔案深入人心，積極配合檔案部門開展各項工作，為檔案信息的收集、整理以及保存提供便捷。

2）構建管理系統。管理系統是確保數字化管理有序落實的平臺保障，在數字化平臺的支撐下，管理人員能夠快速完成檔案從收集到歸檔的相關工作，避免出現錯誤操作，導致信息遺漏或者丟失，因此，事業單位要加強數字管理系統建設，并且在各項工作的開展中不斷優化和完善平臺。首先，轉變以往重視保存而忽視使用的固化思維，積極建設數字資源庫，將更多的紙質文檔轉變為數字檔案，按照既定的標準進行檔案分類，為檔案檢索和利用提供便捷；其次，在構建管理系統中，要對所有數字檔案的格式進行統一處理，做好檔案分類保存和查詢工作，確保檔案檢索的針對性和指向性，信息輸出和信息輸入要進行對稱處理；最后，對管理系統的權限進行科學設置，對于保密程度較低的檔案資源，內部員工在利用口令登錄后即可查閱，對于機密性較高的檔案資源，要實行加密管理和專人管理，利用密匙技術進行系統升級，全面落實檔案的維護和安全工作，防止檔案出現外泄或者丟失等問題。

3）強調規范管理。基于數字管理的特點，事業單位要通過制定各項規章、制度以及細則，促使檔案管理實現規范化。首先，在建設制度體系中，制度要涉及檔案管理的諸多方面，包括檔案收集、內容保密、系統維護、人員操作以及設備采購等，確保所有工作都在制度的約束和規范下進行，嚴禁管理人員憑借經驗操作；其次，在完成制度體系建設后，事業單位要根據制度執行的效率，對制度和細則進行適當的優化和改進，確保制度具有較強的操作性以及針對性；最后，對考核制度、激勵制度、責任制度以及薪酬制度進行科學分析，將制度體系與管理需求充分結合，根據需求調整制度。

4）加強安全防護。數字技術和信息技術具有一定的開放性，這一特點雖然為管理工作提供了便捷，但同時也為檔案安全埋下隱患，如果系統遭受病毒、黑客以及木馬的攻擊，容易導致重要的檔案資源丟失或者外泄，因此，事業單位要加強數字檔案安全防護。首先，管理人員要樹立科學的防護意識，正確進行計算機操作，嚴禁存在違規行為，定期使用市面上有效的殺毒軟件對系統進行病毒查殺；其次，在開展檔案資源管理中，可使用先進的防護技術，包括新型防火墻技術和密匙技術；最后，對于重要的、保密性較高的檔案資源，要及時備份并且分開保存，避免由于系統故障或者黑客入侵而導致檔案遺失。

4 結束語

總而言之，檔案作為一種寶貴的珍稀資源，其在事業單位發展中扮演了關鍵角色，單位領導要提升思想認知和重視程度，積極引入現代數字技術輔助管理，提升檔案共享程度和利用效率，實現單位的健康、穩定發展。