大數據時代電力企業檔案管理創新的探索

張松君

（大唐國際發電股份有限公司北京高井熱電廠，北京 100041）

大數據時代的到來，管理方式的創新，傳統的檔案方式已經被漸漸替代。電力企業檔案通過數字化方式，將檔案轉變成更方便快捷的電子檔案，對于檔案的后期查閱縮短時間，提供更大的便利[1]。對此，電力企業檔案的到來，同時也給檔案管理人員帶來一定的挑戰，在管理模式以及整理方式上有很大的創新與挑戰。管理模式的改變，促進了檔案整理的規范化、制度化，提高檔案管理水平。

1 大數據時代企業檔案的發展創新

1）知識經濟對檔案整理服務提出新要求。檔案是公司在日常運營、生產過程中產生的文件，是體現公司歷史記錄的重要文獻。提高公司員工對公司各類檔案的重視程度，有助于實現公司檔案、信息的有效收集，為實現檔案信息的價值提供有效條件，檔案具有多種表現形式，有文書、實物、影像、以及聲像等，檔案具有重要的利用價值，為單位提供重要的參考依據[2]。服務性是檔案整理的重要特性，隨著檔案信息化的逐步發展，電子檔案系統的開發，有效解決了電子檔案管理中存在的一些問題，對于檔案數據、存儲安全提供保證。知識經濟的到來促使檔案服務更規范化、制度化，同時就要要求檔案部門開展檔案知識服務，增強電子企業檔案的服務意識。隨著信息技術、網絡技術的發展，企業檔案發展也面臨著很大的挑戰，傳統企業檔案管理模式對于在大數據時代下有一定的不適應性，電力企業檔案管理模式創新成為檔案管理工作面臨的新課題。

2）信息技術應用推動檔案整理根本性變化。信息技術在檔案整理工作中的不斷深入，推動檔案整理工作，向更快速、便捷的方向發展，服務模式上也會由被動模式變為主動模式。要對傳統管理模式進行實質性的突破，發揮主觀能動性[3]。電力企業發展趨勢的掌握，全面了解企業在技術、服務、加工等方面的改革，加強信息整合，發現價值性信息，完善電力企業檔案。隨著檔案整理要求的不斷提高，電力企業檔案的到來，信息化程度的提高，檔案數字館的建成，推動傳統檔案工作實質性的變化[4]。電子企業檔案替代傳統載體檔案，對檔案進行數字化加工處理。傳統檔案庫房將被信息存儲系統所替代，實現檔案智能庫房，進行網上查閱和借閱，更快速高效。企業檔案工作重心將會向檔案知識服務方向發展，因此，要加大檔案服務項目的創新，擴大服務范圍，加強信息交流，構建新型管理體制，適應時代發展需求。電力企業檔案管理工作的創新發展離不開高質量的檔案管理團隊。

3）大數據時代下對檔案整理提出了新挑戰。市場經濟體制的確立，企業也逐漸重視成本管理并逐步實現全面成本管理，對運營過程中的全部成本以及全部過程進行全方位的管理和控制，逐漸實現投入的科學化和產出的最大化。電力企業正在不斷發展變化，電力企業的檔案管理也隨著大數據時代的發展，重視服務創新，擺脫傳統思想的束縛，跟進時代發展，多渠道，全方位地為用戶服務。制定檔案管理方面的新要求與新標準，發揮信息時代的作用，為檔案資源提供數據支撐，實現大數據時代對電力企業檔案管理的優勢[5]。利用計算機網絡以及先進的信息技術，大數據功能的合理發揮，電力企業檔案管理必有更大的突破。能夠幫助企業降低錯誤率，提高效率，從而企業的整理管理質量也會大大提高，為企業提供全面可靠的信息基礎。處在大數據時代下，企業自身運行管理模式、思路轉變、解決檔案工作專業化、規范化發展以及電子信息安全方面成為挑戰。

2 提高檔案信息化管理規范

1）舉行多形式檔案意識宣傳。檔案是一個單位的重要信息，對于檔案管理知識是評論檔案管理水平的重要影響因素，提高檔案整理人員的檔案保護意識，有助于實現公司檔案的現實價值，對于公司檔案的收集、整理、歸檔工作起到必不可少的作用。通過增強員工的檔案管理責任意識、檔案整理技能、檔案整理創新意識、提高公司企業自身質量。在公司開展檔案宣傳，制造檔案宣傳片，在檔案室、公司大廳設置文化宣傳展板[6]。對于檔案知識進行多渠道、全方位的文化宣傳，營造學習氛圍，重視檔案整理工作，營造濃厚的學習氛圍。

2）完善檔案管理規章制度。相對于公司管理規章制度進行完善，實現公司檔案管理的規范化、制度化、科學化，加強檔案管理技能。對于檔案室管理制度進行嚴格的培訓，講解管理制度。檔案員對于檔案的收集、整理鑒定、數字化流程、歸檔、入庫等工作熟悉了解，能夠及時的掌握用戶的檔案利用趨勢，因此采取合理有效的措施進行調整和改進，全面提高檔案服務滿意程度，做到檔案標準規范。同時，也要提高檔案信息的安全保護意識，提高思想教育，樹立良好的檔案安全意識，檔案管理人員要定期對庫房和檔案設備進行檢查，做到防火、防潮、防水、防蟲等。如有出現問題，及時想辦法進行有效的解決，盡力將損失控制在合理范圍內。對于數字化檔案，更要做到網絡安全，應用計算機安全軟件和人臉或者身份識別技術，避免不必要的檔案丟失或計算機病毒的入侵。計算機檔案系統要有專門的人員管理，安裝在內網上，對重要文件進行加密處理，對于重要的檔案文件進行備份或者刻盤。保證檔案的真實和完整性。

3 利用信息系統平臺檔案管理

1）檔案管理在科學技術領域的應用，明確檔案類型、涉及部門、歸檔材料類型。加大對公司檔案收集納入各部門員工工作中，并對積極完成檔案信息收集、歸檔的個人和部門進行考核獎勵，擴大檔案收集便利。涉及部門：科技部；相關材料：歸檔信息及實物。文書檔案整理，涉及部門：黨委、辦公室、相關部門；相關材料：文書檔案文件，下發正文。音像檔案整理，涉及部門：新聞中心、相關部門；相關材料：視頻、光盤。照片檔案整理，涉及部門：新聞中心、相關部門；相關材料：照片。電網建設項目檔案整理，涉及部門：建設部，相關材料：文件及實物。招投標檔案管理，涉及部門：物資部，相關材料；文件文檔。

2）合理充分利用檔案信息系統平臺，依據公司檔案信息管理系統及平臺，以計算機信息技術、網絡技術、大數據技術為手段，尋找挖掘公司檔案信息的價值，開展檔案管理服務信息化新模式。通過借助掃描設備對公司檔案進行掃描、利用計算機軟件進行圖像處理、使其達到電子存檔的整理規范，加強對公司信息錄入，文檔、圖表、聲像、實物進行嚴格的電子數字化，實現檔案信息保管規范嚴格，確保檔案信息安全性，實現檔案信息的內部查閱共享。

3 結語

在大數據時代下，創新檔案信息化管理方式，提升電力企業員工檔案管理理念和認識，掌握創新理念及信息化方法。信息技術的發展為電力企業檔案管理工作帶來全新的挑戰，運用這些全新模式，合理利用大數據的方式，提高檔案管理的有效性，促進企業持續穩定的發展。