提升我國高校科研課題經費報銷管理水平的對策

●胡 服 胡 藝

隨著我國高等教育綜合改革的全面深化和高等教育的大眾化，我國高校為國家培養了越來越多經世致用的年輕俊才，為實現“科學技術是第一生產力”和中華民族的偉大復興做出了功在當代、利在千秋的巨大貢獻。同時我國高校在高科技、新技術方面的研究成果越來越多，科研課題經費收入也是更上一層樓，但科研課題經費報銷存在票據不規范、酬金發放隨意、審批混亂等較為突出的問題也引起了社會的廣泛關注。

一、我國高校科研課題經費報銷存在的問題

在國家全面深化體制機制改革加快實施創新驅動發展戰略之際，各項政策法規越來越細，越來越貼近實際，對各項資金的使用也更加規范和嚴格，有效地預防、發現和糾正當前部分高校科研資金收付混亂、報銷票據五花八門、酬金發放隨意等一系列問題，給國家、高校、個人及社會帶來難以估計和挽回的損失。

（一）報銷審批手續不規范，缺乏有效內控

1.經辦人和審批人為同一人。由于課題負責人負責本人課題所有經費開支，絕大部分課題負責人或許是缺乏最基本的不相容職務方面的內控意識，或許是并不注意這方面的要求，在課題經費報銷單中經常出現課題經費“審批人”和“報銷人”是同一人，缺乏有效的內部監督，違反了內部控制“經辦人與授權人、批準人不能為同一人”不相容職務相互分離的要求。

2.學生代辦報銷業務冒名簽字。課題負責人委托在校學生辦理報銷增加了財務壓力，拖長了報銷時間，其原因有四點：一是學生不清楚學校科研課題經費報銷的相關規定和報銷流程，盲目報賬；二是學生不清楚報銷票據的真實情況，一問三不知；三是學生相對流動性較大，經辦人不穩定；四是學生對學校報銷審批負責人不熟悉，簽批困難。另外，存在學生為了省事，冒充課題負責人在報銷單上簽字的現象，從而導致報銷時財務人員化費了大量時間和精力對學生進行輔導，但學生填列的單據還是出現摘要不規范，報銷項目亂選，導致退回多，往返多。

3.課題負責人或經辦人不熟悉財務規定。由于大部分課題負責人或經辦人極少到學校財務報賬，對有關報銷規定不掌握，流程不熟悉，如報銷發票內容是“辦公用品”，必須附上售貨單位出具的辦公用品清單并加蓋發票專用章，且在發票上要有經辦人、驗收人或證明人的簽名，最后如果其金額超過1000元，還必須通過銀行轉賬或刷公務卡支付，不得使用現金。但實際工作中經常出現報銷辦公用品無清單，現金支付單張發票超過1000元的情況。

4.購置電子設備未進行招投標和政府采購。按國家招投標規定和政府采購規定，不管資金來源，凡購置電腦、打印機、復印機等電子辦公設備必須通過招投標進行政府采購，但課題負責人不清楚規定而自行購買電子設備。

5.課題經費中報銷與課題研究無關的支出。課題負責人經常找一些與課題研究基本不相關的票據來報銷，如家庭消費的面包、大米、電飯煲、牛奶等生活用品，個人消費的化妝品、美容品等以及私家車的保險費、修理費等。

（二）報銷票據較混亂，缺乏統一標準

1.定額餐費發票上沒有發票專用章。定額餐費發票上面清楚地寫有“蓋章有效”字樣，即這類定額發票上面必須要有兩個章：一個是“XXXX統一發票監制章”，另一個是收款單位“發票專用章”。但大部分業務經辦人取得此類發票時卻不注意這一細節，導致在報銷時才發現定額發票上面只有“XXXX統一發票監制章”而沒有收款單位“發票專用章”，另外假發票（以定額餐費居多）報銷也較多。

2.辦公用品等耗材發票沒有附辦公用品清單。根據《會計基礎規范》的要求，報銷辦公用品等耗材必須附售貨單位出具的辦公用品清單和驗收單，并在發票上注明“經辦人”和“驗收人”，但課題負責人或經辦人報銷時大多沒有附清單。

3.飛機票、火車票、長途客車票等報銷沒有會議通知等。根據國家差旅費報償相關規定，用飛機票、火車票和長途客車票等報銷差旅費（含住宿費）必須附會議通知，若是課題調研必須附情況說明，但大多課題負責人報銷此類差旅費基本沒有會議通知或情況說明。在報銷時部分只有單邊票，沒有完整的往返票，既使有往返票但時間大多不連續，從而可以看出是找大量票據來報銷，套取課題經費。

4.票據報銷間隔時間較長，酬金發放不規范。根據財務管理相關規定，當年取得的票據應當在當年內報銷，不得跨年度。在實際審核中，存在超過兩個自然年度的票據報銷。發放課題組成員或學生開展課題調研和撰寫勞務費、專家咨詢費等時沒有充足依據且存在現金墊付情況。

二、科研課題經費報銷存在問題的原因分析

（一）規范更高，審核更嚴

隨著管理水平的提升，高校會計核算越來越規范，財務審計、專項審計、收費檢查等越來越嚴格，高校對原始憑證的取得或填制，真假發票的鑒別，支出報銷單的填制，憑證的整理、粘貼與審核等都進行了詳細的規定，提出了具體的要求，同時對票據的合法性、真實性、簽批手續的完備性以及項目資金的可用性等進行了嚴格的審核，真正做到了“三不辦”，即“票據不規范不辦理；手續不齊全不辦理，依據不充足不辦理”，一方面，確保了學校資金的安全,保證了日常會計業務處理的及時性、合法性和準確性；但另一方面卻給報賬人員提出了更嚴更高的要求，導致其多筆報銷業務由于票據不規范，或手續不完備，或依據不充足而無法辦理。

（二）財權下放，業務分散

高校財務管理始終堅持“一切以教學科研為中心、一切為教學科研服務”的原則，強調服務意識，實行“重心下移、責權下放”，按照事權與財權相結合原則，適當下放課題經費審批權限，充分調動課題負責人的積極性，但如此一來，課題負責人大多是自己審批，自己經辦，自己報銷，報銷業務極為分散，由于缺乏上級部門（如科研管理部門）的逐筆審核，導致課題負責人報銷的票據五花八門，極不規范，差異很大，增加了會計審核的工作量和難度，報銷等待的時間就延長，從而導致課題報銷難。

（三）變動頻繁，業務不熟

課題負責人經常根據自身情況隨時更換報賬人員，而新的報賬人員對財務報銷規定和報銷程序均是一知半解，特別是有些老師的科研課題經費因自己上課而委托學生幫忙辦理報銷業務，這些學生更是對學校財務報銷規定和報銷程序一竅不通，填什么樣的單據和如何填不熟悉，找哪個領導簽字不知道，按哪個程序辦理不清楚，因此經常是到財務報銷審核窗口現問現學，但還是出現票據粘貼不規范，報銷手續不齊備等問題，使得其報銷一筆業務少則化費二三個小時，多則化費一天時間，有的甚至化費四五天時間多次往返財務部門。

（四）預算控制，及時出賬

為了防止超預算、無預算報銷，高校財務人員在審核報銷單據的同時就信息錄入到賬務系統或預算系統中，實時監控項目資金余額。在錄入時經常會出現項目資金余額不足支付或無預算項目情況而無法完成報銷，這時就必須由報賬人員先辦理項目立項或預算追加，從而延長了辦理時間。

三、提升我國高校科研課題經費管理使用的建議與措施

（一）加大宣傳培訓，著力解決報賬人無財務報銷意識

解決報賬人員報銷無頭緒，無意識，走彎路的現狀，加大財務報銷規章制度、報銷流程和報銷要求等的宣傳，常期開展培訓，講解票據知識，明確具體要求，提升實做能力，強化報銷意識是解決學校“報賬難”的重中之重。

1.財務部門應當把學校當前正在執行的有關規章制度、報銷流程、報銷標準、報銷要求、票據常識、真假票據鑒別方法與技巧、填單標準、填單要求與注意事項等統一歸納整理，制作標準樣本，印制成冊，印發成文，或長期掛在財務網絡平臺上，或置放于報賬人員伸手可及的地方，或分發到報賬人員手中，重點解決報賬人員報銷無標準、無參考、無樣本，無查閱等“四無”現象。

2.學校領導要高度重視，財務部門要切實做到位，大力開展財務報銷知識宣傳活動，定期舉辦財務報銷知識講座，報銷知識競賽，報銷知識辯論、報銷知識征文等活動，并且建立財務報銷信息交流平臺（目前已經使用最簡單也實用的財務報銷交流QQ群），及時發布各種財務規定和報銷要求，交流報賬心得體會，安排專人實時提供報賬咨詢等，著力解決報賬人員無頭緒、無意識狀態，確實解決業務經辦人思想上不重視，認識上不全面，行動上不到位的混沌狀況。

3.加大報銷知識培訓力度，定期舉辦財務報賬人員培訓班，并提供模擬實驗，進行實做培訓，著力解決單據填寫不規范，審批手續不完備，報銷要求不清楚，票據審核不過關等影響報賬效率的問題。通過培訓，不僅能讓報賬人員熟知財務報銷規定、報銷標準、報銷程序、報銷要求，還能讓其自覺遵從并執行，真正達到“人人懂報銷，個個守規定，報賬不再難，財務是管家”的理想境界。

（二）健全課題經費管理制度，規范報銷標準和依據

進一步修訂和完善科研課題經費報銷制度，明確報銷標準和報銷要求是有效解決科研課題經費“報賬難”的主要措施。學校應根據《會計法》、《事業單位財務規則》、《政府會計準則》、《高等學校財務制度》、《行政事業單位內部控制規范（試行）》及其他規定，結合實際修訂科研課題經費管理辦法，明確科研課題經費中課題組成員酬金、專家咨詢費、勞務費以及科研績效等的發放標準和限額；明確各種能夠報銷的票據名稱、種類、標準；明確使用票據報銷時必須提供的相關依據和要求；明確報銷流程等等，這樣才能讓課題負責人做到心中有“規”，報銷知法，發放有據。

（三）改進技術手段，著力解決財務報銷硬件限制

更新財務部門較為陳舊、落后的財務設備，提高設備運行速度，避免因設備運行速度較慢、經常停機維修等導致報賬人久等的不良情況；改善辦公環境，提供一個寬敞、明亮、整潔、舒適的報銷大廳，給到大廳報賬的人員一種安靜、祥和、高雅、貴賓的氛圍，緩解報銷人員緊張心理。

（四）做到“三熟”，著力解決報銷審批無知狀態

有效解決科研課題經費“報賬難”的關鍵措施是報賬人員必須做到“三熟”，即熟悉報賬規定和要求，熟悉報賬流程和審批環節，熟悉審批簽字領導。

1.熟悉報賬規定和要求。報賬人員只有熟悉學校的報賬規定和要求，才能明白什么票據可以報銷，按什么標準報銷，到什么地方去報銷，報銷時需要填寫什么樣的單據，如何填寫單據，后附票據如何粘貼等會計基礎規范，徹底解決票據不規范、不合法等而返工現象。

2.熟悉報賬流程和審批環節。報賬人員只有熟悉報賬流程和審批環節，才能清楚知道學校財務報銷流程：一是取得合法有效票據，二是在網上預約或填寫《經費支出報銷單》等單據，三是由課題負責人審批簽字，四是根據金額大小找相關業務主管部門、財務部門審批，最后到會計審核崗位審核并填制記賬憑證即完成全部報銷手續。

3.熟悉審批簽字的領導。決定經費支出能否報銷的關鍵因素就是相關領導審批簽字。因此，清楚什么樣的業務在哪個環節，需要哪個領導審批簽字是解決“報賬難”的最有效的途徑。

（五）提升綜合素質，著力解決等候久返工多問題

學校應當提升財務人員和報賬人員的綜合素質，加強培訓，注重技能，改善態度，注意語氣，實行服務承諾和掛牌上崗，定期對財務人員從考勤紀律、工作業績、服務評價、監督檢查等方面開展綜合考評，加大獎懲力度，切實改進工作作風，努力營造“多勞多得”“我工作，我快樂”的工作氛圍，全力打造一支政治過硬，道德高尚，業務全面的高素質會計隊伍，有效解決報賬等候久返工多的現象。