以信息化手段加強企業(yè)資金內控管理

●段淑哲

迅猛發(fā)展的信息科學技術，在為我們的日常生活提供便利的同時，有力助推了各行各業(yè)的快速發(fā)展，甚至是管理理念和發(fā)展方向的迭代升級。資金是企業(yè)運營的重要資源，如同血液維系著企業(yè)的正常運轉。財務部門作為企業(yè)管理的重要職能部門，充分利用信息技術手段，搭建高效的信息化資金管控系統(tǒng)，可以有效的提高資金運轉效率，優(yōu)化管控流程，提高運營效率，降低資金成本，實現(xiàn)綜合管理水平的顯著提升。特別是在跨區(qū)域大型企業(yè)集團的管控模式建立過程中，在管理模式選擇、業(yè)務流程設計、業(yè)務日常管理、信息化系統(tǒng)建設和升級等不同階段，將內控需求同步或先期融入信息化建設工作要求，可以實現(xiàn)內控管理從純手工的“人控”到以信息化系統(tǒng)為重要手段的人控與機控相結合的發(fā)展，兼顧業(yè)務效率和管理效率。文章以企業(yè)集團資金集中管理系統(tǒng)建設為例，簡要說明如何以信息化手段加強企業(yè)資金內控體系建設。

一、管控系統(tǒng)的建設流程

（一）業(yè)務模式的選擇

業(yè)務模式的選擇是系統(tǒng)建設的起點。結算中心和財務公司是企業(yè)集團開展資金集中管理的主要平臺，結算中心在歸集資金的使用中具有稅收成本的優(yōu)勢，以財務公司為平臺的模式更有利于歸集資金的后期使用的市場化合規(guī)管理，財務公司同時可兼容結算中心職能。在歸集模式方面又可分為收支一體化模式、收支兩條線模式和集團賬戶模式。集團賬戶模式以商業(yè)銀行集團賬戶資金管理產品為依托，是目前較為廣泛應用的歸集模式。如以財務公司為平臺的集團賬戶模式為例，財務公司在合作銀行的本地分支機構開立一級賬戶（同業(yè)賬戶），各成員單位銀行賬戶通過對歸集平臺授權成為二級賬戶，一級賬戶通過合作銀行的“現(xiàn)金池”技術平臺，同各成員單位二級賬戶聯(lián)動，實現(xiàn)資金實時歸集，同時成員單位日常結算方式不發(fā)生變化；各類存款、貸款和委托貸款的資金存放在歸集平臺內部賬戶進行資金的結算處理。上述業(yè)務全部由財務公司資金業(yè)務系統(tǒng)與合作銀行的結算業(yè)務系統(tǒng)連接，全流程信息化操作。主體結算業(yè)務全部由商業(yè)銀行的專業(yè)系統(tǒng)完成，直接降低了財務公司的結算業(yè)務操作風險，使得資金風險的管控點從結算業(yè)務一線后移。

（二）在信息化系統(tǒng)建設前期注入內控需求

基于資金結算業(yè)務流程中控制活動的梳理，提煉和設計出可在系統(tǒng)中固化的控制活動，遵循系統(tǒng)開發(fā)的生命周期，將提出的內控需求注入到正在開發(fā)的系統(tǒng)中，并且對開發(fā)完成的系統(tǒng)進行測試以及上線后再評估，最終在系統(tǒng)中實現(xiàn)相關應用系統(tǒng)控制。整個流程的各個環(huán)節(jié)置于不同部門、不同崗位的監(jiān)督之下，可以對操作人員形成強有力的約束。內控信息化建設可以降低原本手工進行操作的內控工作成本，通過機控代替人控，從而減少人力資源的投入。如：基礎崗位職責分離制衡，在系統(tǒng)角色設計環(huán)節(jié)直接固化；賬戶間的勾稽關系、頭寸預警等全部在系統(tǒng)初始設計時體現(xiàn)在信息系統(tǒng)內。在運行過程中，直接省略了后期稽核檢查繁雜的基礎工作，實現(xiàn)了管控手段的源頭管控。

（三）關聯(lián)業(yè)務的信息化

在系統(tǒng)中對結算資金關聯(lián)業(yè)務同步信息化，利用結算賬戶管理的基礎信息實現(xiàn)客戶管理和信貸業(yè)務管理的功能，并與核算系統(tǒng)貫通，改善以往只能通過手工進行處理方式。在內控信息化的概念下，系統(tǒng)可以自動生成交易日志，系統(tǒng)要求業(yè)務主管或管理層定期審核日志報告。自動化控制可以保證業(yè)務員在系統(tǒng)中的操作有據(jù)可依，防止數(shù)據(jù)未經授權的更改和刪除，同時實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)的實時共享。在此基礎上，系統(tǒng)進一步搭建數(shù)據(jù)分析模塊，將核心業(yè)務數(shù)據(jù)、風險監(jiān)測指標、經營情況分析等管理信息數(shù)據(jù)的加工生成嵌入系統(tǒng)，實現(xiàn)全流程的數(shù)據(jù)信息化、自動化，顯著提高管理效率，降低工作人員的勞動強度。

（四）系統(tǒng)運行的持續(xù)改進開發(fā)

1.在對系統(tǒng)進行內控需求注入后，還須對內控需求進行評估，衡量其可實現(xiàn)性和可操作性。系統(tǒng)在開發(fā)實施后，需要對系統(tǒng)模塊及其功能進行驗收測試，如有未落實的需求，則在整改后進行驗收工作。

2.信息系統(tǒng)固化基本內控架構后，正式運行前，必須完成配套內控制度的制定實施。制度建設的重點應該放在系統(tǒng)操作的管理、系統(tǒng)安全措施的應用、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的使用等方面，并根據(jù)實際運行情況跟蹤修訂改進，保證制度的實施落地。如：信息化操作改變了傳統(tǒng)會計的授權方式，由簽字蓋章轉為系統(tǒng)口令授權，通過軟件關卡進行系統(tǒng)授權，制度中就應該明確系統(tǒng)口令密鑰的使用管理規(guī)范。系統(tǒng)自動化后，減少了內控管理工作，但是會出現(xiàn)流程風險向源頭轉移的現(xiàn)象，應該加強對系統(tǒng)管理員角色的風控管理，引入AB 角管理機制，加強密鑰分置、雙人聯(lián)控、逐級制衡等措施，把好系統(tǒng)源頭入口關。

3.系統(tǒng)數(shù)據(jù)的開發(fā)應用。信息化技術的應用，解放了原始業(yè)務操作，大幅提高了業(yè)務的實效性和準確度，管理者可以實時調閱資金流數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)設置實時控制大額資金支付，根據(jù)管理需要生成不同區(qū)間和維度的資金報表，為經營決策提供更及時準確的依據(jù)。

4.系統(tǒng)風險防控。信息系統(tǒng)自身安全是業(yè)務信息化后一個風險防控的重點。首先必須保證系統(tǒng)運行的連續(xù)性，如：供配電保障采用雙總線設計，全程雙路為末端設備供電；UPS 后備電源在滿載情況下持續(xù)運行不少于4 小時；消防系統(tǒng)保障公司采用溫感、煙感火災偵測系統(tǒng)和滅火系統(tǒng)，在保證滅火效果的同時，確保人員生命安全；建立定時巡查、實時監(jiān)控和物理環(huán)境監(jiān)控。確保發(fā)生災難時，能夠根據(jù)災難應急恢復預案的要求及時發(fā)現(xiàn)、及時確認、及時通報和及時處置。為達到災難應急恢復目標，建立了各種應急恢復機制和制度，用以保證在發(fā)生災難后的快速應急恢復響應和應急恢復機制、制度的有效性。并對相關人員進行培訓以及組織定期的培訓。核心業(yè)務數(shù)據(jù)除系統(tǒng)電子存儲外增加傳統(tǒng)紙質備份等。建立系統(tǒng)安全性常規(guī)評估機制，定期開展系統(tǒng)壓力性測試和應急演練等。

二、實施效果分析

信息化內控手段與業(yè)務流程緊密結合、固化在系統(tǒng)中，有效縮短內控管理半徑，構筑零距離的內控防線。內控信息化為業(yè)務發(fā)展帶來了便利和優(yōu)勢，體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）提升管理效率

內控信息化的建設過程中充分考慮了內控對風險管理的要求，從整體協(xié)調的角度優(yōu)化業(yè)務流程，最大限度地提高了信息系統(tǒng)與實際業(yè)務需求、內控需求的結合度，并促使管理者及時識別、評估、掌握和控制信息系統(tǒng)自身的風險，制定相應的控制措施。

（二）優(yōu)化業(yè)務流程

內控管理是一個全員參與、覆蓋全部業(yè)務范圍的全過程管理方式。這要求在各個業(yè)務流程和環(huán)節(jié)上分析確定出重要風險，并有針對性地制定控制措施。在信息化實施過程中，不僅包括針對重要風險的明確的控制措施和標準，滿足以風險管理為核心的內控體系建設的要求。將風險管理的理念融入和體現(xiàn)于業(yè)務信息系統(tǒng)的建設過程中，在確保重要風險得到適當防范和控制的前提下優(yōu)化業(yè)務流程。

（三）改善數(shù)據(jù)質量

數(shù)據(jù)質量是數(shù)據(jù)分析的主要基礎，而內控信息化可以對數(shù)據(jù)質量提供保障，輔助的信息化手段保證了數(shù)據(jù)的安全性。財務公司利用其數(shù)據(jù)資源在產品創(chuàng)新、資金分析、頭寸管理等方面廣泛應用。在零散無序的歷史數(shù)據(jù)中挖掘資金規(guī)律，為集團資金決策提供基礎數(shù)據(jù)支持。

（四）降低資金成本，提高經濟效益

由于信息技術的融入，工作效率顯著提高，直接降低了企業(yè)的管理費用。隨著系統(tǒng)建設的持續(xù)深入和金融電子化的快速發(fā)展，實現(xiàn)了企業(yè)資金的快速流轉，減少了資金占用，降低了資金成本。將預算控制與歸集系統(tǒng)連接后，直接實現(xiàn)資金支付管控，實現(xiàn)了管理效能的進一步提升，通過管理信息化提高企業(yè)的經濟效益。

三、持續(xù)提升的管理建議

（一）建立信息系統(tǒng)的運維保障體系

包括網絡連接的安全性備份、硬件設備的定期更新和日常巡檢、軟件系統(tǒng)的24 小時應急保障等等，以保障系統(tǒng)運行的連續(xù)性。

（二）增強電子印章和數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩越ㄔO。

如提高系統(tǒng)電子密鑰的安全等級、完善電子回單系統(tǒng)等，保障資金數(shù)據(jù)的準確性和支付安全性。

（三）建立系統(tǒng)運行質效的跟蹤評價機制

無論是系統(tǒng)建設、新的管控模式的建立，都是為了滿足經營目標的實現(xiàn)。對系統(tǒng)運行質效進行定期的問效追蹤和評價，可以及時發(fā)現(xiàn)運行問題，了解對經營目標實現(xiàn)的滿足程度，從而實現(xiàn)建設、運行、評價、再優(yōu)化的良性循環(huán)。

綜上所述，通過信息技術與管理意圖的融合，將管理手段、內控制度等措施電子化，能夠顯著提高管理效能，是優(yōu)化業(yè)務流程、提高管控水平的有效路徑。