“電子會計憑證入檔”新政下電子會計檔案管理之應對策略分析

□ 文| 葉 敏

會計檔案是指原始憑證、會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，作為會計信息的載體，會計檔案成為記錄和反映經濟業務發生情況的重要記錄和證據，是企業財務核算的重要依據和成果，也是企業檔案的重要組成部分。因此，做好會計檔案的管理，使其得到妥善、合理的利用和存儲是十分重要的。

會計檔案電子化的政策背景

隨著電子科技的不斷發展，我國智慧城市和信息化建設的不斷推進，會計檔案的電子化成為科技進步的必然趨勢。辦公自動化、電子政務在國家機關及各企事業單位普遍應用，各類電子文件大量產生，從日常的采購銷售、會議差旅、貨物進出口到款項收支，電子發票、財政電子票據、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子票據已經和企業的生產經營息息相關。

會計檔案電子化的意義

作為會計核算的直接依據，會計原始憑證同時也是會計檔案管理的重要內容。隨著電子發票等電子票據試點工作在全國的加快推進，包括發票、財政票據、客票、銀行回單等在內的會計憑證的電子化時代已經來臨，尤其是在當下抗擊新冠疫情的特殊時期，人員活動仍在一定范圍內受限，但復工復產加速推進的形勢下，電子會計憑證的推廣應用更顯緊迫。

經過多年的政策鋪墊和技術發展，電子票據的普及，使得電子會計檔案取代紙質會計檔案，成為企業財務信息化轉型的必然結果。電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔等，均已具備了電子化管理的基礎，及時規范電子會計憑證的報銷入賬以及歸檔管理，實現會計憑證全流程電子化，對規范企業基礎會計工作，促進會計信息化建設工作的深入開展具有重要的現實意義。

傳統紙質會計檔案的弊端

1.打印成本高昂，易造成資源浪費、加劇環境污染。

2.不利于資料的收集、傳遞、保密。紙質資料郵寄耗時長、易遺失，影響財務及時入賬。

3.需要較大存儲空間，管理不當容易造成檔案的損壞、丟失、泄密，儲存成本及風險較高。

4.紙質會計檔案的共享程度差，檢索、借閱、效率較低，檔案調閱、管理記錄難追溯，管理成本高，且不利于使用。

5.一筆經濟業務的發生，大多涉及合同會簽、銷售發貨、驗收入庫、出庫耗用等多個環節，而傳統紙質會計檔案只能利用各單一環節經濟業務產生的紙質票據，通過會計核算，人為地將其匹配，對經濟業務的反映，缺乏必要的系統性，且容易產生偏差。

6.紙質發票易于造假，假票的流通容易誘發偷、騙稅行為，嚴重擾亂稅收秩序，威脅國家經濟安全。但假票的鑒定和查處，耗時耗力，難度較大。

電子化會計檔案的優勢

1.無需打印，可節約資源，避免環境污染。

2.企業在使用電子發票時，可利用網絡和軟件對電子發票進行提取，不僅能避免傳遞期間產生遺失，還可以大大提高財務入賬的及時性。

3.硬件存儲，在極大增加存儲量的同時，大大減少對物理空間的占用，能夠有效降低存儲成本。

4.電子化會計檔案共享性好，查詢方便、快捷，可自動生成使用日志，信息記錄及時完整，大大提高查詢效率。

5.電子化會計資料的進一步普及，不但可以提高會計核算的效率，而且可由系統自動將業務與單據進行匹配，增強會計核算業務的系統性。

6.可通過與稅務相關部門接口對接，實現電子票據的驗真、查重，避免票據重復入賬問題，有效避免偷、騙稅行為，維護國家稅收秩序及經濟安全。

新政下會計檔案管理工作面臨的主要問題

雖然與紙質檔案相比，電子檔案具有較為明顯的優勢，但從信息的記錄形式來看，電子化會計檔案作為一種數字化信息，其歸檔和存儲均依賴于計算機系統，因此，存儲硬件的壽命以及計算機軟件系統的頻繁升級，直接影響著存儲信息的可讀性；同時，操作失誤、黑客、病毒攻擊、硬件損毀、系統癱瘓等情況，也都可能造成數據丟失；另外，電子檔案易復制、易篡改的特性，對會計信息數據的真實性、完整性和安全性造成不利影響；特別是電子發票推廣之后，電子發票的重復入賬問題也給企業帶來較大困惑。

因此，隨著會計檔案電子化進程的不斷推進，紙質票據將逐漸被電子票據所替代，那么，新政下，電子會計檔案的管理將面臨哪些新的問題亟待解決呢：

1.如何保障電子會計檔案數據的安全性?

2.如何有效避免電子發票的重復入賬問題?

3.電子會計檔案數據的真實性、完整性和可用性如何得到保障?

4.海量會計檔案信息的存儲問題如何解決?

新政下會計檔案管理工作的應對策略分析

伴隨著財務信息化工作的不斷推進，市場上，大量財務核算、分析管理軟件不斷推出，單據的遠程傳遞、審核，會計信息的數據化處理、分析與共享都成為了現實。技術的進步不但極大地節約了人力和物力，優化了財務管理流程，提高了審核報銷效率，也為會計檔案的電子化奠定了堅實的基礎。但由于各系統的運行相互獨立，會計信息數據缺乏必要的聯系。

作為記錄經濟業務的重要憑證，確保電子會計檔案中，會計信息的真實，完整，以及數據傳輸和存儲安全，是會計檔案管理的首要任務。為實現這一目標，筆者認為，須要從制度建設和技術支持兩個方面著眼。

制度建設

新政下，為實現會計檔案管理工作的規范化和效率化，首先須要立足電子會計檔案的范圍、數據存儲所需硬件及環境、檔案歸檔流程、保存期限、管理職責等方面的新要求，建立相應的授權審批、內控管理流程、數據比對、復核等相互制約的管理機制，針對電子會計檔案的收集、歸檔、調用、轉移、移交等環節，制定科學的管理制度，確保會計檔案數據的真實、完整和安全。同時，新政伊始，為確保會計檔案信息的安全，應在制度中明確設置合理的過渡期間，以利于會計檔案管理模式從原有的”雙套式”(同時保存紙質和電子兩套檔案)到”單套式”(僅保存電子檔案)的平穩、順利過渡。

技術支持

1.會計檔案數據的安全性。

新政下，會計檔案信息的儲存介質由紙質資料轉變為電子數據，將以電子數據形式，依附于存儲設備存在。因而，對電子會計檔案安全性的管理要求，必須從網絡和設備的安全性以及電子數據安全性兩個方面展開。

在充分考慮存儲設備壽命的前提下，企業首先要加強對網絡安全、病毒防范、存儲介質安全性等方面的控制，對存儲設備進行定期維護更新；其次，可以對會計檔案數據實施多套備份（至少一套用于封存保管，一套供調閱查詢），定期比對、復制，異地存放保管等方式，通過確保存儲的設備安全，實現電子會計檔案數據的長期安全。

由于電子化信息數據容易被修改，且改動不易被發覺，因此，需要建立一套科學、完善、高效的數據安全保護系統，對會計檔案的收集、歸檔、調用、轉移等關鍵環節的具體操作實施監控和日志管理，及時發現并記錄對電子會計檔案的任何改動，保障電子會計檔案數據的安全可靠以及數據的可追溯。

2.會計檔案數據的真實性和完整性。

真實、完整的會計數據是確保會計目標實現的基礎。作為記錄經濟活動內容的載體，發票是最基本、最重要的會計原始憑證之一，是財務核算的重要依據，也是稅務機關征收稅款、控制稅源的重要依據。假發票的通行，以及電子發票的重復入賬，將嚴重影響會計信息的真實性，擾亂國家經濟秩序。同樣，以真實票據虛構或隱瞞業務，亦會導致會計信息數據的失真。

因此，要確保會計檔案數據的真實性和完整性，最有效的方法，就是將自動化辦公系統、會計報賬、核算系統與檔案管理系統進行整合，建立包括業務發起、文件審批、合同會簽，預算審核，會計核算，數據歸檔等會計信息處理全過程的數據處理系統，集成電子憑證的收集、驗證、處理、存儲、統計、查詢等功能，通過上傳資料、數據轉換、后臺導入等方式，從原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、會計報表到數據歸檔，從業務的源頭，為企業電子會計檔案全過程管理提供系統支持，杜絕假票和虛假業務對會計信息的影響，確保電子會計信息的流轉高效、及時，數據真實、完整。

下面將以業務發生順序為主線，分步描述各業務環節下，會計信息在系統中的流轉情況及控制要點：

首先，在業務之初，由業務員在自動化辦公系統中發起業務申請，系統按照企業預設流程，通過逐級線上審批，形成相應經批準的預算、合同及業務單據；

第二步，系統按照流程，自動將通過審批的文件數據，從辦公自動化系統中傳入報賬系統；

第三步，業務員在報賬系統上傳電子發票等與業務相關資料的電子票據，系統通過與稅務機關對接的專用數據接口，自動實現對發票的查驗，有效過濾假票；

第四步，財務部門通過會計報賬系統，準確、完整、及時地接收和讀取電子會計信息，自動進行發票查重，杜絕一票多報情況的發生；

第五步，業務員發起線上報銷申請，系統根據企業預設的報銷審批權限及流程，自動推送并完成線上審批流轉；

第六步，會計核算系統按照國家統一的會計制度，對經過查驗、過濾、審批后的會計信息進行處理，生成財務核算數據，并建立原始憑證與記賬憑證間的數據關聯，以利于會計檔案查詢的快捷、高效；

第七步，會計核算系統通過歸檔接口，將電子會計檔案數據按照檔案管理部門規定的格式，傳入會計檔案管理系統；

第八步，檔案管理系統對接收到的會計檔案數據，按照檔案管理的規定進行分類，并歸檔存儲。

整合后的會計信息處理系統，可以通過對權限規范合理的分配，加強對流程中各關鍵控制點的監控，對各環節產生數據的變動進行詳細記錄并形成日志，使單據的傳遞連貫可視。如此，不但能從源頭上保障歸檔會計信息數據的真實性、完整性，也使所有數據具有可追溯性，從而實現了電子會計數據的可靠、可溯。

該系統將稅務驗證與會計報賬系統的無縫對接，同時全面融合會計核算系統與會計檔案管理系統，以會計信息的全過程管理為原則，對會計檔案電子數據進行管控，確保了會計核算信息和會計檔案數據的真實性和完整性。

結語

隨著新政的進一步實施，通過“政策引導、轉變觀念、完善制度、技術革新、規范管理”的方式，會計檔案的電子化，不但可以節約國家公共資源，減輕工作人員管理、查閱會計檔案的工作量，而且可以提高電子會計檔案管理的效率和水平，實現對會計檔案全周期、高效率、低風險的管理。