關于國有企業混改過程中做好檔案管理工作的思考

王亞瑋

摘 要：推進國有企業的混合所有制改革，必須鼓勵和支持各類資本參與，包括民營、個體、集體，甚至可以有序吸收外資加入國有企業改制重組、合資合作。實現多種所有制混合改革，是一項復雜細致的系統工程，必須認真做好相關的基礎工作，其中很重要一個方面和環節，就是要抓好企業檔案管理。對此，要深刻認識其現實意義和基礎價值，找出存在問題，明確用力方向，采取有效措施，確保國企混改工作有效推進。

根據國務院發布的《關于國有企業發展混合所有制經濟的意見》，在全國范圍內正在大力推進國有企業混合所有制改革。混合所有制改革鼓勵各類資本參與，包括民營、個體、集體，甚至可以有序吸收外資加入國有企業改制重組、合資合作。實現多種所有制混合改革，是一項復雜細致的系統工程，必須認真做好相關的基礎工作，其中很重要一個方面和環節，就是企業檔案管理。

一、做好國企混改中檔案管理工作的現實意義和基礎價值

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，在國企混改中，其特性和作用更為突出。這是因為，企業檔案不僅是企業生產、經營、發展的真實記錄，也是企業組建史、成長史、改革史的具體寫照，涵蓋了企業各個方面和環節的運作情況，是企業發展和穩定的可靠憑證，也是順利推進國企混改的基礎條件。

其意義和價值在于：一是有利于把握企業的經營資料，夯實混改工作基礎。企業檔案包括企業的管理、財務、人事等重要活動內容，如文書檔案、技術檔案、經濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、財會檔案、人事檔案等。只有準確地了解這些第一手情況，才能有的放矢，綜合歸納，對企業進行有針對性的改革組合。二是有利于把握企業的經營歷程，保障混改有序推進。系統完整的企業檔案能夠真實全面地記錄企業在行政管理、技術引進、產品研制、生產，市場營銷、經營決策以及財會、人事管理等方面的活動，同時國企檔案還從不同角度記錄著國家或城市的政治、經濟、文化方面的大事，是彌足珍貴的的文化資產和信息資源。很好運用這些資料，對于兼收并蓄，廣采博取，深化改革，具有不可替代的作用。三是有利于把握企業的體制機制情況，保障混改企業活力。混改企業來自不同的所有制，性質不相同，特點不一致，體量有大小，這些都可以在企業檔案中體現出來。對此，按照市場經濟的原則，進行體制創新，機制改進，優勢互補，結構提升，可以確保混改工作有效推進。

這里還應該看到，隨著形勢發展，大數據、新技術的應用正在使檔案管理在國企業混改中發揮著越來越大的作用。一是隨著大數據的普及，檔案載體水平迅速提升。如相關資料的收集、存儲、使用等運作過程都已在局域網中實現。企業經營所獲取的大量原始數據可以直接從通訊線路上傳遞。二是隨著經濟發展和社會進步，企業檔案管理需求越來越高。一個突出的特點就是共享性明顯提升。目前，對企業檔案的運用和要求，已不能僅限于本地、本行業、本單位，應拓寬視野，相互分享借鑒。這就要求打破時間、地域、部門界限，在更廣范圍內相互擇優而用之。使相關方面能夠通過彼此提供的數據資料，系統查閱某一事項前因后果，得出更為科學全面的結論。三是隨著現代治理制度的健全，第一手資料日益成為領導決策首要依據。圍繞經濟社會發展，企業各級決策部門包括基層管理單位都更加重視立足實際，預測未來。因此，準確提供和把握運用所需要的信息資料，正在成為企業現代管理新的使命和任務。

二、國企混改中檔案管理工作存在的問題和不足

1、對檔案管理重視程度不夠。國企混改涉及相關企業諸多的基礎資料，必須及時收集歸納，作為混改的基本依據。但目前看，許多企業對此重視不夠。有的檔案散落在單個企業，有的出現流失現象，有的檔案閑置無人過問。其中很重要的一個原因是缺乏對檔案管理工作足夠的認識。不少人員也包括有的領導認為，檔案工作就是記記瑣碎事，裝裝檔案袋，用時查一查，不用放一邊，與黨務和其他經營工作相比，算不上工作重點，也體現不出什么業績，只要有人管、別丟掉、能查閱就行了，因此就很少過問，擺不上應有位置。

2、對企業檔案管理存在隨意性。在當前的混改過程中，有關方面往往是想到哪里，就關注到哪里，沒有整體和全局概念，一旦出現企業檔案管理空白，就依靠某些當事人的個人記憶或工商登記查詢等，進行后補性查閱。這就無法了解事情的的形成過程，給混改決策、確權、定性造成困難。如果企業注重檔案管理，做好基礎工作，就可以依據現實資料，有序推進改革。

3、檔案管理工作的力量相對薄弱。在調研中感到，許多相關企業檔案工作人員沒有經過專業檔案知識培訓，對管檔要求，對檔案材料的收集、整理、歸檔等業務不了解、不熟悉，檔案管理意識比較淡薄，業務水平有待提高。有的檔案人員身兼數職，對檔案管理缺乏精力，只能簡單應付。同時對檔案資料研究整理不夠，影響到檔案資源的應用。這些都應結合混改抓緊加以改進。

三、做好國企混改中檔案管理工作的設想和路徑

一是要建立健全檔案管理機構。混改主體單位應要求相關企業及單位依據《檔案法》，及時整理所屬檔案，積極主動提供依據，保證混改工作的進行。主體企業要及時建立健全檔案機構，明確檔案管理職能、責任和要求，準確把握相關企業的檔案整理情況，與混改同步加強檔案管理工作。檔案管理機構應配備精干的專職檔案人員，保持檔案管理隊伍的相對穩定。

二是要加強檔案管理制度建設。制度是規范管理的基礎，也是對檔案管理科學化的基本要求。首先對相關工作必須要作出具體規定，做到有章可循，有據可查。其次對檔案的保存時間、方式、方法以及公開的程度都要進行明確界定，對使用檔案的相關程序和要求要有條不紊。其三檔案管理制度建設一定要適應社會發展，及時修訂，順勢變革，確保完整，方便應用。

三是對檔案信息資源要有效整合。國企混改涉及相關企業方方面面，在這其中，必須尊重企業檔案的真實資料，依據企業檔案保存的內容，按照相關程序，實事求是進行有效整合。存續企業要對原管理方式下的各種檔案進行系統整理，區別檔案性質確定上交、封存或移交。非存續企業要在保持各類檔案記錄完整的基礎上，分類整理，登記造冊，由原主管部門作為接收方或封存委托方繼續管理。目前，有的企業相關檔案資料大都自成體系，在混改中容易出現混亂現象。所以，要加強單位和部門之間的聯系，加強對國有企業資產與產權變動檔案處置工作的協調和指導，把握相關企業檔案情況，為改革提供可靠的基礎。

四是要善于運用企業檔案資料。企業檔案記錄了企業生產經營的全過程，包括企業對外投資、合作、重大資產購置等經濟行為都會在企業檔案中留下印記。通過系統整理企業的檔案，可以從中提煉歸納許多可借鑒、可應用的經驗做法，以利于指導和促進企業混改工作。有的單位在國企混改中利用企業檔案，彌補財務賬簿記錄的不完善，減少或避免國有資產流失，取得很好效果。

五是要充實健全企業檔案管理庫。在企業混改中，要整理歸類企業現有檔案，按時間、保存年限、類別做好分類，并做好登記記錄工作。在交接過程中要全面清理資料，對散落在個人手里的資料，由責任人負責追繳，確保檔案齊整。在此基礎上，本著從低級到高級的程序，建立企業檔案數據庫。要運用大數據技術，對檔案管理的相關工作進行梳理，對綜合數據及檔案目錄優化歸納，形成網絡開發式以及分布式的數據庫，使檔案管理信息化效率不斷提高。

六是要全面提高檔案管理人員素質。一是檔案管理人員要努力學習相關知識，自覺提高自身業務素質，善于運用現代化手段對檔案進行規范化管理。二是檔案管理人員要具備較強責任心和事業心，愛崗敬業，腳踏實地，能夠全身心地投入檔案管理工作。三是相關工作人員要樹立大局意識、整體意識，積極主動地支持和服務國企混改工作，用做好檔案管理的實際行動為企業現代建設做出貢獻。

結語：隨著混改工作的深入，企業檔案管理的基礎性作用日益突出，應引起相關方面高度重視。由制度抓起，由隊伍抓起，由創新抓起，注入時代元素，應用網絡技術，全面提高水平。