從大數據視角探究高職院校檔案管理模式的改革

吳暉

摘? 要：大數據時代的來臨、信息技術的應用和普及，讓各行業都發生了巨大的變化，也給一些流程模式依然維持傳統運作的某些職能部門帶來沖擊與挑戰，想要快速適應這一變化，改革和創新原有運行模式是必然趨勢。信息技術的運用正在快速影響著經濟的發展和人們的生活方式，隨之也迎來了大數據時代。本文從大數據的角度探尋高職院校檔案管理模式的改革方向，尋找有效的改革措施，以期實現檔案管理方面的科技創新。

關鍵詞：大數據? 高職院校? 檔案管理? 改革

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2020）07（b）-0144-03

Abstract： With the advent of big data era and the application and popularization of information technology， great changes have taken place in various industries， which have also brought impacts and challenges to some functional departments that still maintain the traditional operation of some process models. In order to adapt to this change quickly， it is an inevitable trend to reform and innovate the original operation model. The application of information technology is rapidly affecting the economic development and people's lifestyle， and then ushered in the era of big data. From the perspective of big data， this paper explores the reform direction of archives management mode in higher vocational colleges， and looks for effective reform measures， with a view to achieving scientific and technological innovation in archives management.

Key Words： Big data; Higher Vocational Colleges; File management; Reform

高職院校的檔案管理工作也要面對大數據時代挑戰，現有的檔案管理運行模式從大數據的角度來看劣勢非常明顯，也阻礙著高職院校發展的腳步。從現行的高職院校檔案管理模式上來看其具有很大的改革空間，一直處于高職院校薄弱環節的檔案管理應充分利用大數據技術強化管理水平，才能更好適應當今教育的信息化發展，為高職院校運營穩定提供支撐。

1? 當前高職院校檔案管理模式所存在的問題

1.1 對檔案管理工作的不重視

高職院校的工作重心普遍傾向于招生及教學方面的管理，而對于檔案管理這類基礎性工作的重視程度則明顯不足，無論是領導還是員工對于檔案管理大多采取忽視、輕視的態度，認為維持院校正常運作及穩定發展的關鍵是招生量和教學質量，在檔案管理工作上下功夫并不能為學校帶來更大的收益，而檔案管理人員在院校全體職員中也處于易被忽略的位置。

1.2 缺乏專業化檔案管理人員

當前存在于高職院校的普遍現象是檔案管理人員多為兼職且人數較少，而實際上檔案管理工作也是非常繁重且瑣碎的，檔案管理人員的配置無法滿足其工作需要，導致了因某些工作無法完成而引發管理漏洞及隱患。某些院校雖然配備了專職人員從事檔案管理，但所配備的人員或是年齡偏大或是缺乏信息電子操作等方面的能力，這讓檔案管理工作在基礎環節就暴露出不足與缺陷。

1.3 檔案管理模式過于落后

管理模式落后，硬件、軟件設施陳舊是高職院校檔案管理工作較為普遍存在的問題。很多學校在檔案管理制度上尚未完善健全，管理模式及管理流程上缺乏統一標準且存在較大疏漏，檔案的歸集與分類等無法實現系統性管理，在檔案的調閱與歸還上也缺少相對嚴謹的制度守則，這將可能會為管理工作埋下風險隱患。硬件、軟件設施的陳舊、老化也無形中增加了檔案管理的工作量，種種原因（如缺少管理經費、人員能力水平有限等）讓檔案管理工作仍呈現出較為原始的工作狀態，有的甚至尚未實現電腦化操作而是仍采用手工檢索、人工書寫的方式，如果檔案數量超出了人工能力范圍，將導致檔案相關管理的難度無限增加。

2? 大數據技術下高職院校檔案管理模式的改革方向

2.1 加強對檔案管理工作的重視

一是轉變思想。以往人們對于檔案管理工作都缺少重要性意識，即使是檔案管理人員本身也缺乏相應的服務觀念與責任意識，因此加強員工關于檔案管理工作重要性的普及與宣貫尤為重要。高職院校可以通過定期或不定期的培訓、宣傳等形式讓從領導到員工等每一位院校教職人員了解檔案管理工作的重要性，加強檔案管理工作的投入力度。與此同時，在教育培訓的過程中逐步滲透大數據管理觀念，普及傳授大數據檔案管理技術知識，讓管理人員在意識上首先接受，進而讓從傳統紙質化管理向電子信息化管理的過渡更為順暢。

二是協調配合。部門獨立運作已不能滿足大數據技術支撐下的檔案管理工作。大數據技術讓檔案的歸集、整理、分類、調閱、歸檔等管理工作實現信息化、電子化，并在一定程度上形成資源共享模式，而完成這一工作同樣也需要多部門的協調與配合，大數據技術下的檔案管理為各部門帶來數據查閱、信息獲取等便利的同時，也需要各方的支撐與幫助，以實現大數據技術的充分發揮，也促進檔案管理工作在高職院校中發揮最大作用。

2.2 加強專業化檔案管理人員的培養

大數據技術讓檔案管理工作電子化、信息化，讓繁瑣的操作變得簡便、快捷，減輕了工作壓力、節省了人工與時間，但也對檔案管理人員的專業能力提出了更高的標準，大數據的高技術化要求管理人員必須要有較強的專業水平、負責認真的態度和較高的素質能力。高職院校要想實現檔案管理的高質高效，就不能放松對于人才隊伍的建設及專業化人員的培養，尤其以大數據技術為前提，管理人員的專業能力與技術水平將直接影響著工作效率及成果。高職院校可以將檔案管理人員的選取標準相應提高，綜合衡量人員的專業技能、素質水平、責任意識等，以確保檔案管理人員在大數據模式下能夠快速適應;同時還應加強管理人員的專業培訓力度，確保人員所掌握的技術與不斷更新變化的大數據技術相匹配;此外適當的獎勵機制也為檔案管理人員提升專業技能、努力強化業務水平提供激勵與支持。

2.3 建立并完善檔案管理制度體系，優化檔案管理設施環境

正所謂“無規矩不成方圓”，完善健全的管理制度對于規范員工行為準則、防范管理漏洞、化解管理風險等方面均起到不可或缺的作用，高職院校想要讓檔案管理部門真正發揮其職能作用就必須要讓規范的管理制度成為檔案管理工作的有力支撐。高職院校應建立系統性的檔案管理全流程制度，對各項工作的具體實施與操作提供規范化的參考標準，并明確相應的崗位職責，細化相關崗位人員的責任與義務，用高標準的行為準則為檔案管理工作的安全順利開展提供有力保障。高職院校還應加大對檔案管理的資金投入利度，配備相應的軟、硬件設施以確保檔案管理在大數據技術模式下的順利實施，實現院校大數據檔案全流程管理。

2.4 做好大數據檔案日常管理工作

一是做好信息采集和整理。大數據模式下的檔案管理是將檔案資料電子化，將原呈現在紙上的檔案信息進行電子采集并進一步整理、分析，因此檔案管理人員在此環節要遵守準確性和完整性的原則，確保所采信和歸納的檔案資料和信息是全面的、準確的。

二是做好存檔和查閱工作。檔案信息在經過信息技術整理歸納之后將成為一份電子檔案，眾多的電子檔案還要通過合理的分類形成具有層次化的數據存檔，以達到便于管理及查閱的目的。對于在檔案調取、歸還的過程中一定要做好數據標記，讓檔案管理工作更加清晰化、透明化。

三是做好硬件設備維護及軟件的及時更新。紙質的檔案如果管理不善很容易發生損毀和滅失，電子檔案同樣會出現這類風險，如果未做好硬件設備的日常維護，就極有可能在之后發生數據錯誤、丟失的情況。因此管理人員應做好硬件設施的日常維護，切不可存在僥幸心理而疏于此項工作。而在軟件方面，檔案管理人員也要持續進行更新，對相應管理系統進行定期升級，添加安全防護軟件并定期進行系統安全測試以防止檔案信息的泄露、錯誤與丟失，為檔案大數據管理模式提供技術支持及安全保障。

3? 結語

大數據時代的來臨，不僅帶給人們生活上的便利，對于各行業、各職能方面的影響也是非常明顯的。傳統管理模式下的高職院校的檔案管理已無法適應當前形勢，其所面臨著挑戰的同時更是改革的契機，改革和創新是必然趨勢。在高職院校檔案管理工作中應充分發揮信息技術的優勢，對現有管理模式進行改革，以提升檔案管理水平。

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