淺談干部人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和對(duì)策

●張 穎

目前我國(guó)的人事檔案中留存的材料歸為十大類(lèi)，分別是：第一類(lèi)履歷材料、第二類(lèi)自傳，這兩類(lèi)記錄了個(gè)人的經(jīng)歷、家庭、社會(huì)關(guān)系，主要由個(gè)人在不同時(shí)期進(jìn)行填寫(xiě)；第三類(lèi)鑒定考核材料，記錄了個(gè)人不同時(shí)期的表現(xiàn)以及組織對(duì)其表現(xiàn)的評(píng)價(jià)；第四類(lèi)學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)等材料，反映了個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作能力的上的高低；第五類(lèi)政審材料；第六類(lèi)黨團(tuán)材料，記錄了個(gè)人在黨和組織的關(guān)懷培養(yǎng)下的成長(zhǎng)；第七類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料，體現(xiàn)了個(gè)人在技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)方面的能力以及對(duì)組織和社會(huì)的貢獻(xiàn)；第八類(lèi)處分材料；第九類(lèi)工資、任免、出國(guó)等材料；第十類(lèi)其他材料。

一、干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

按照北京市委組織部關(guān)于《北京市干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》的要求，2015 年到2016 年對(duì)某院在崗的100余名中層干部檔案進(jìn)行全面審核工作，包括初審、復(fù)審、外調(diào)工作，2019 年完成了對(duì)上述干部人事檔案審核工作的回頭看。在此次檔案審核工作中重點(diǎn)審查了干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、獎(jiǎng)懲情況、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等信息。在審核檔案材料過(guò)程中要注意是否存在涂改造假，干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。

2019 年底為深入貫徹落實(shí)《干部人事檔案工作條例》，進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部人事檔案，根據(jù)《關(guān)于推進(jìn)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋工作通知》文件要求，結(jié)合該院工作實(shí)際，開(kāi)始實(shí)施干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋工作。預(yù)計(jì)在未來(lái)的兩年內(nèi)，要分批分次、保質(zhì)保量的完成對(duì)副高級(jí)及以上職稱(chēng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案、重點(diǎn)崗位干部的人事檔案、擬提拔中層的干部人事檔案的審核工作；逐步推進(jìn)中、初級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和普通管理人員干部檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作。

二、干部人事檔案在人力資源管理中的作用

干部人事檔案在人員的工資待遇、職稱(chēng)晉升、職務(wù)任免、工作調(diào)動(dòng)等方面都有著重要作用。

（一）在歷年工資制度改革中的重要作用

2006 年該院對(duì)在職員工開(kāi)展了“關(guān)于事業(yè)單位工作人員收入分配制度改革”，通過(guò)查閱全院1200 余名員工的個(gè)人檔案材料，確保每名職工的參加工作時(shí)間、職稱(chēng)晉升時(shí)間、職務(wù)任免時(shí)間、聘任時(shí)間等套改必備信息的準(zhǔn)確性，保證了工資套改工作保質(zhì)保量的按時(shí)完成。

2009 年通過(guò)查閱全院400 余名退休員工的個(gè)人檔案材料，完成了退休人員退休費(fèi)數(shù)據(jù)庫(kù)的填報(bào)工作。數(shù)據(jù)庫(kù)的完善為積極爭(zhēng)取財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持提供基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，對(duì)于減輕單位自身的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)起到重要的支撐作用。

（二）在職稱(chēng)晉升中的重要作用

人事檔案為職稱(chēng)工作的順利進(jìn)行提供了重要的依據(jù)。自1998 年職稱(chēng)制度改革后，無(wú)論是在專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位、管理崗位還是在工勤崗位工作的員工，本人在有晉升意愿時(shí)，組織在審核員工是否有報(bào)考資格時(shí)，必須要準(zhǔn)確掌握個(gè)人在本崗位工作的表現(xiàn)，從事本崗位工作的時(shí)間以及取得相關(guān)學(xué)歷學(xué)位的時(shí)間。

（三）在人才隊(duì)伍建設(shè)工作中的重要作用

人事檔案為組織進(jìn)行干部任用工作提供了最基礎(chǔ)、最準(zhǔn)確的信息。通過(guò)人事檔案不僅可以了解到員工在思想方面的情況、組織對(duì)其的評(píng)價(jià)，還能夠了解到其歷年的工作表現(xiàn)以及在學(xué)術(shù)方面取得的成就。當(dāng)組織在對(duì)醫(yī)院進(jìn)行整體規(guī)劃，組建或整合成立新的部門(mén)、科室時(shí)，需要提前籌建起一只人才隊(duì)伍，此時(shí)通過(guò)人事檔案的查閱，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)在全面掌握干部全部情況的基礎(chǔ)上，順利的完成選人用人工作。

（四）涉及員工個(gè)人利益方面的重要作用

在員工工作調(diào)動(dòng)時(shí)，新工作單位往往會(huì)要求在員工正式調(diào)動(dòng)之前查閱個(gè)人的人事檔案，通過(guò)對(duì)檔案材料的梳理，進(jìn)一步了解員工在以往工作經(jīng)歷中的表現(xiàn)，特別是是否有記錄在案的處罰情況等。

在遺產(chǎn)繼承，父母、子女隨遷落戶(hù)，家庭成員入黨政審，員工去世發(fā)布訃告等都離不開(kāi)人事檔案信息的支撐。

三、干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理的信息化手段落后

目前各單位自管的人事檔案的信息化管理缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo)，沒(méi)有合適的人事檔案管理系統(tǒng)軟件，檔案材料的信息化程度和精細(xì)度是在日常工作摸索中逐步建立起來(lái)的，這樣往往會(huì)造成數(shù)據(jù)信息化的質(zhì)量較低，降低了人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)使用的可信度。

同時(shí)，因?yàn)槿狈ο冗M(jìn)的配套硬件設(shè)備，比如大量數(shù)據(jù)的快速處理，文字圖片的掃描、聲像資料的錄入等硬件支持，這樣就使得在人事檔案管理時(shí)需要做大量繁瑣的工作，而且在需要獲取員工詳細(xì)信息時(shí)還是需要通過(guò)翻閱原始檔案材料的辦法才行完成。落后的信息化管理手段，在一定程度上也導(dǎo)致了檔案信息管理較弱的保密性，在不斷地翻閱原始檔案材料的過(guò)程中，難免會(huì)導(dǎo)致檔案材料的破損和遺失。

（二）由相關(guān)科室負(fù)責(zé)的檔案材料不能及時(shí)歸入檔案

在整理干部人事檔案的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)往年有些應(yīng)當(dāng)歸檔的材料沒(méi)有及時(shí)送交或收集歸檔：比如說(shuō)年度考核表、入黨的相關(guān)材料等。如果個(gè)人在此期間已經(jīng)退休或者調(diào)出本單位，會(huì)給檔案整理工作帶來(lái)很大的不便，也會(huì)影響到本人辦理退休手續(xù)和調(diào)出手續(xù)的進(jìn)度。

（三）員工對(duì)個(gè)人人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位

有些員工不了解檔案材料的重要性，認(rèn)為放在自己手里比交到檔案室由單位進(jìn)行保管更加的安全。例如：職工參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，在取得更高學(xué)歷學(xué)位后不及時(shí)上交相關(guān)學(xué)歷材料；參加職稱(chēng)考試，取得證書(shū)后，不及時(shí)上交相關(guān)的“考試登記表”。

還有些員工在填寫(xiě)《干部履歷表》時(shí)能省則省，信息填寫(xiě)不全面，或者是對(duì)于年代久遠(yuǎn)信息記不清的情況下不去核實(shí)，似是而非填寫(xiě)，比如說(shuō)入團(tuán)時(shí)間、入黨時(shí)間、家庭成員信息等等，這些錯(cuò)誤的、模糊的信息都給檔案材料的真實(shí)性大打折扣。

四、對(duì)干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）落實(shí)干部人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高干部人事檔案管理工作的水平

干部人事檔案的管理工作是一項(xiàng)通過(guò)規(guī)范檔案的管理程序，健全和完善人事檔案查閱、收集、歸檔、保管和保密等相關(guān)制度，努力做到對(duì)責(zé)任有所落實(shí)。特別是要加強(qiáng)干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政治素質(zhì)的培養(yǎng)、安全意識(shí)和法律意識(shí)方面的培訓(xùn)；還要為他們提供參與科室中心工作、熟悉業(yè)務(wù)工作的機(jī)會(huì)。

（二）建立集中統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)

事業(yè)單位人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理，實(shí)現(xiàn)人員管理和人事檔案管理的分離。干部人事檔案由專(zhuān)業(yè)的部門(mén)統(tǒng)一管理，不僅在業(yè)務(wù)上能夠更精細(xì)更專(zhuān)業(yè)，達(dá)到適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求；在保密、安全方面也更勝一籌。

（三）對(duì)干部人事檔案的重要性進(jìn)行大力宣傳

借由檔案專(zhuān)審的契機(jī)，通過(guò)職能科室的交班會(huì)、臨床科室的交班會(huì)對(duì)全院?jiǎn)T工進(jìn)行檔案材料完整性和準(zhǔn)確性的普及工作，讓個(gè)人明白干部人事檔案在其工作、生活方面的重要性。