項目管理視角下的規劃館對外活動研究
——以貴陽市城鄉規劃展覽館為例

文| 周廣蘊

貴陽市城鄉規劃館自2012年7月26日成立以來，舉辦了大約60多場對外活動，通過對所開展活動的歷程進行回顧和總結，目的是通過項目管理的視角，為今后開展活動提供可供借鑒的有效方法，以有利于最大限度發揮規劃館的社會功能，提高規劃館在當地文化生活中的作用，讓更多人走進規劃館。

項目管理視角下的規劃館對外活動研究的意義

從項目管理的角度，規劃館所舉辦的各類活動符合項目一次性、獨特性、目標明確性、風險性的特點。規劃館所舉辦的活動中，針對中小學生的愛國主義教育，比如赴中小學校開展公益圖書捐贈活動、小小講解員培訓活動等；針對廣大市民朋友開展的文化宣傳活動，有“四季規劃館”系列活動、農歷小年新春活動、法治宣傳活動等。由于每次活動過程中，活動的組織者、參加者、活動的主題、活動內容都不相同，所以規劃館舉辦的活動符合項目的特征。

通過項目管理的視角，能夠實現項目成本最優化。為了確保每次活動取得良好的效果，活動負責人要從人員、物資、經費等多方面進行全面準備，協調好活動各相關方之間的關系。在項目管理的視角下，要求活動負責人具有卓越的領導才能，能夠統籌協調好活動各相關方之間的關系，同時精通于活動開展中的各項流程、資金申請等技術性知識。所以只有通過項目管理的視角，才能夠有利于活動中所涉及的人、財、物達到最佳配置。

明確開展各類活動的程序，能夠做到條理清晰，提高活動的成效。在項目管理的角度，活動負責人在開展活動的過程中，通過計劃、組織、協調、控制這幾個步驟，能夠提高活動的成效。在2019年12月，規劃館舉辦的法治宣傳活動中，活動負責人根據活動的目的、活動的主題和活動參與者等要素，制定了詳細的活動計劃；根據組織原則，對活動參與各方進行了明確的責任分工；在協調過程中，通過協調活動的參加者、承辦方等，為確保活動的順利開展，提供了有力的支撐；在活動開展的過程中，通過控制活動中各個環節所需時間、活動參與人數等，對活動開展加以控制，使活動取得了較好的宣傳效果。

項目化管理為今后開展各類活動提供了有效的參考依據。因為規劃館所舉辦的活動中，從宏觀上，大體可以分為針對中小學生的愛國主義教育活動、針對人民群眾的文化宣傳活動、針對規劃專業人士的相關活動等類型。所以規劃館所舉辦的各類活動，都應該及時進行總結和歸類，掌握不同類型活動的特點，制定出針對不同類型活動的方案模板，為今后開展類似活動提供參考。

項目管理視角下的規劃館對外活動應該處理好幾個關系

處理好活動負責人與職能部門之間的關系。正如巴納德所說，協作的意愿是所有各種組織所必不可少的、第一項的普遍要素。一項活動的成功舉辦，需要活動負責人加強與職能部門之間的溝通，請單位的財務、人事等部門給予支持，才能夠給活動的順利開展提供充分的保障。

增強活動負責人與觀眾之間的溝通。在項目管理的視角下，觀眾作為規劃館開展活動的相關方，活動負責人都應該認真聽取觀眾的意見和建議，爭取活動所達成的目標更加契合觀眾對于活動的期望。2019年貴陽市城鄉規劃展覽館成功舉辦了“四季規劃館”系列主題活動，通過一年四季不同活動主題—“擁抱春天，播種綠色”、“樂享清夏，墨舞芳華”、“疊翠流金，品韻秋閱”、“雪卷梅舒、詠頌冬瑞”，確定了不同的活動目標和觀眾群體，取得了很好的活動效果。

處理好規劃館對外活動與規劃館長期發展目標的關系，促進規劃館能夠在促進當地文化建設中發揮更大的作用。組織目標是組織存在的依據，是組織中一切活動的起點，也是組織中一切活動的終點。

在項目管理的視角下，需要活動負責人能夠高瞻遠矚，把規劃館對外活動與規劃館長期的發展目標相結合。 2017年9月19日，貴陽市“喜迎黨的十九大·我身邊的脫貧攻堅”群英譜演講比賽在規劃館舉行；2018年4月1日，“國際兒童圖書日”小小讀書郎活動在規劃館舉辦；2019年4月22日—4月28日，貴陽市城鄉規劃館陸續開展了“世界地球日”宣傳周活動。這一系列活動的開展，都緊緊圍繞發揮規劃館的文化宣傳作用而開展的，有利于規劃館長期發展目標的實現。

項目管理視角下的規劃館對外活動研究的幾點有效舉措

1.活動負責人能夠做好相關的資源最佳配置。主要是活動負責人能夠根據活動的目標、活動的規模、活動的時間等要素，加強人員的配備、做好資金預算，提前準備好活動所需的物資，從而提高活動的成效。

2.活動負責人要加強活動的質量管理，能夠讓參加活動的觀眾滿意，取得最佳的活動效果。項目管理中著名的PDCA循環理論，將項目的質量管理分為計劃、執行、檢查、處理四個步驟。在規劃館舉辦的對外活動中，可以充分運用PDCA循環理論，以有利于對外活動的更好開展。

3.需要活動負責人把握好活動的進度優化。由于規劃館所舉辦的活動越來越多，在項目管理的角度，活動負責人可以從活動策劃書的撰寫、活動的申報程序、活動的準備和開等步驟，都應該把握好活動的進度，以科學的管理方式提高工作效率。

綜上所述，在項目管理的視角下，規劃館舉辦的各類活動，應該將各個活動的共性與個性、活動目的與規劃館的發展目標結合起來，充分利用規劃館開展的各類活動，促進規劃館更好的發展文化傳播的作用。