“互聯網+服務”下醫院因公出國（境）檔案管理信息系統的建設與利用

劉爽 王靜

摘 要：從政策、法律及管理角度分別對“互聯網+服務”下因公出國（境）檔案管理信息系統建設的背景進行了介紹。在“互聯網+服務”概念的基礎上，對因公出國（境）檔案管理信息系統跨部門、自動化、個性化的特征進行了闡述。接下來，對該系統的框架搭建、開放功能以及信息資源的利用進行了描述。最后展示了該系統應用的初步成效。

關鍵詞：醫院 檔案管理 互聯網+服務 信息系統

中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-03-01

★作者簡介：劉爽，首都醫科大學附屬北京地壇醫院檔案館員，本科學士學位，研究方向為檔案管理;王靜，首都醫科大學附屬北京地壇醫院檔案館員，本科學士學位，研究方向為檔案管理;通訊作者：王蕾，首都醫科大學附屬北京地壇醫院副研究員，研究生碩士學位，研究方向為醫院管理。

Abstract The paper introduces the construction background of official overseas trip archives management information system with Internet+ service from the perspective of policy， law and management. Based on the concept of Internet+ service， the paper illustrates the features of? cross-agency， automation and personalization of the system. After that， it describes the framework， open function and information resources utilization of the system. Finally， it demonstrates the preliminary results of the application of the system.

Keyword hospital; archives management; Internet+ service; information system

因公出國（境）管理是外事管理中的重要工作之一，是集政策性、時效性、專業性于一體的管理工作。其管理政策多變、流程復雜、檔案分散是因公出國（境）管理的主要影響因素。這項工作需要管理人員非常細心且耐心地對待每一個環節以避免出現紕漏;除此之外，在管理中還涉及多部門的監督與審核，其檔案也隨之歸口在多個部門，這對檔案的統一收集與管理造成了極大的挑戰。因此，“互聯網+服務”信息化技術將有助于促進因公出國（境）管理效率及管理質量的共同提升，更有助于檔案信息的收集與整理。

一、醫院因公出國（境）檔案管理系統建設的背景

1.因公出國政策要求。2019年1月7日，由中共北京市委外事工作委員會辦公室和北京市人民政府外事辦公室聯合發布的《關于印發〈關于進一步簡化因公出國手續的若干措施〉的通知》指出：“在加強規范管理的基礎上，積極推進‘互聯網+服務，推動因公出國審批服務便利化，確保因公出國工作更好地服務中央總體外交，服務北京經濟社會發展，服務‘四個中心功能建設。”同時，在完善服務措施手段中明確要求：“大力推進信息化建設。繼續完善北京市因公出國審批護照簽證業務系統，逐步推行網上審核審批，拓寬網上辦理渠道，提升服務便利度。各單位要結合工作需要加快建設因公出國信息化管理平臺，讓信息多跑路，申請人少跑腿。”因此，建立因公出國（境）信息管理系統既是優化信息管理工作的方式，更是簡化申報手續、減輕申報者負擔的必然選擇。

2.檔案管理工作的需要。《中華人民共和國檔案法》（修訂版）第五條指出：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”[1]其對檔案管理的工作原則提出了具體要求。而我國外事管理體系遵循以下四項原則：“統一領導、歸口管理、分級負責、協調配合。”[2]

以D醫院為例，醫院的外事管理工作是在黨委領導下的主體責任制單位，在外事管理制度中涉及因公出國（境）管理的部門有黨辦、院辦、人事處、科教處、財務處、審計處、紀檢辦部門負責人。各部門根據職能劃分分別承擔不同管理及監督職責，同時因辦理流程的相互連貫性以及各部門工作之間的交叉協作性，使得外事相關檔案被存放于各部門之中，也因此導致在檔案的收集管理過程中根據行政職能分工將外事相關檔案分別收集到各部門的卷宗中，使得外事檔案缺乏完整性及延續性。如因公出國（境）成果產出相關檔案，因其具有科研屬性被集中收集于科技類專業檔案中。財務、人事涉及因公出國（境）內容也分別被收集到財務及人事專業檔案中。這些都導致了因公出國（境）檔案信息的碎片化，影響其完整性與安全性。

3.精細化管理的需要。精細化管理工作理念正在逐步深入醫院的各管理領域中，在諸多外事管理工作中，因公出國（境）管理工作因其具有相對成熟的管理路徑，自然會成為精細化管理工作的首要切入點。精細化管理的理念源于日本20世紀50年代的一種企業管理理念。它是社會分工精細化，以及服務質量精細化對現代管理的必然要求。現代管理學認為，科學化管理有三個層次：第一個層次是規范化，第二個層次是精細化，第三個層次是個性化[3]。因公出國（境）管理工作具有多層級、多部門的管理特性，同時會緊跟國際形勢變化進行政策性調整，這些正契合了精細化管理的理念。

因公出國（境）管理是醫院外事工作中非常重要的一部分，也是集專業性、政策性及時效性于一體的專業管理工作。多數醫院將因公出國（境）管理工作定義為事務性工作，這種認識是非常片面的。因為因公出國（境）管理是所有國際合作管理工作的基礎以及起點。這項基礎性管理工作的好壞將直接影響整個國際醫療合作團隊的工作效率、工作質量，甚至是國際合作項目的順利開展。而利用信息系統做好規范化、精細化的管理將有效提高工作準確度、管理的規范性、提高工作效率，降低管理成本[4]。

二、“互聯網+服務”下因公出國（境）檔案管理的相關概念與典型特征

“互聯網+服務”下因公出國（境）檔案管理是將信息通信技術、互聯網平臺與因公出國（境）全流程管理進行深入融合，破除傳統的且封閉的被動式管理模式，創造一種新的管理運營模式，既有“互聯網+”的典型特征，又獨具綜合服務管理特性。

1.跨部門的數據融合：“+”就是跨界、開放、重塑融合，互聯網技術能破除因公出國（境）檔案在多個部門的割裂，實現多部門實時維護管理，建立起完整規范的數據信息平臺，實現對因公出國（境）檔案在橫向及縱向上的全面收集整合。

2.自動化的業務流轉：“互聯網+服務”技術可以打通封閉緩慢的運行環節，把涉及國際合作處、人事處、財務處、科教處、紀檢辦、信息中心、宣傳中心、審計辦等各部門的各業務模塊相互融通，同時實現申報中各環節的互聯互通。從因公出國（境）項目立項啟動（計劃申報）到項目結束（任務完成后反饋）的每一個環節都能夠實現完成一項任務申報，系統自動激發下一個環節的運行，即實現了業務的自動流轉。

3.個性化的服務體系：因公出國（境）業務因其管理項目類型較多，涉及的每一個國別又分別有不同的要求，這就使得每一個因公出國（境）項目都具有獨立性。要實現差異化管理與服務，首先要提供一個流程準確的服務平臺，同時最大限度地開放各管理環節，實現其管理的透明度與參與度，做好有針對性的個體培訓，使因公出國（境）管理在實現個性化服務的同時有序推進。

三、因公出國（境）檔案管理信息系統的實現路徑

因公出國（境）檔案管理信息系統建設要遵循循序漸進的工作原則，通常要經過系統搭建、基礎應用、擴充應用，再過渡到深化應用的階段[5]。

1.搭建框架體系，實現信息集中管理。圍繞因公出國（境）管理工作的審批重點，建設流程規范、分工清晰的子流程系統，在保障外事歸口管理的同時實現檔案信息的集中管理。實現多部門對出訪人員信息、邀請人信息、日程安排合理性、經費預算情況、院內請銷假、會議發言及壁報展示等內容的同步審核，同時對出訪執行情況、經費使用情況、經驗分享、成果共享等內容進行實時跟進與督導。

2.開放自助功能，實現各部門的信息融通。將管理制度轉化成相對剛性的線上業務流程。每個流程節點按照預定標準、時間和管理關系，自動推送任務表單到審批人員待辦任務列表，點擊鏈接即可完成審批工作，同時任務發起人可以實時查看各節點的業務辦理狀況。

開放自助功能使任務發起人（即任務申報人）及審核部門都能夠全天候自助登錄系統，根據提示信息進行因公出國計劃及任務的申報。任務發起人在完成信息填報并點擊確認申報時，系統會自動激發下一審核流程的開啟，依次向流程中各節點自動推送任務列表。各部門將根據推送內容分別對所管轄內容進行業務審核并提交審核意見。

該系統的自助功能，可以實現多部門在線同步進行業務審核及實時督導，相比單一管理路徑更能提高工作效率。而發起人可在線同步查看任務節點的辦理狀況，免去其反復咨詢的困擾。在實現跨部門的相互融通的同時，更實現了“讓信息多跑路，申請人少跑腿”的目標。

3.挖掘系統資源，實現信息共享與利用。利用因公出國（境）管理系統進行信息收集，實現了因公出訪任務計劃申報、任務審批、成果匯報的全流程及各部門間的信息收集，為信息的提取與利用打下了良好的基礎。各職能部門能夠利用該平臺實現數據的輸入、維護和統計查詢。該系統亦能實現根據職能權限不同，對信息維護、查詢、范圍進行差異化授權，實現個性化數據開發功能。

四、因公出國（境）系統應用初步成效

北京市衛生健康委員會經過多年努力，建立了集計劃申報、任務申報、簽證申報、成果分享、信息查詢等多個基礎模塊于一體的因公出國（境）信息管理系統。目前該系統已經實現與市外辦系統的對接，除紙質審批文件外，系統數據可以直接進行導入與查詢。同時，根據授權實現了市外辦、市衛健委、各單位專辦員的分層級信息申報、審核及查詢功能，極大縮短了計劃及任務申報前材料審核時間，提高了工作效率，規范了申報資料填報的內容，減少了申報資料的誤差率，實現了因公出國（境）信息系統、規范、科學的集中管理。接下來將逐步推進“互聯網+服務”下各醫院因公出國（境）檔案管理系統的建設工作。

參考文獻

[1]中華人民共和國檔案法（2010-02-08）[引用日期2019-02-12].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2010-02/08/content_1704.htm.

[2]于魯明，王春英，鮑華.外事管理知識讀本[M].北京：北京大學出版社，2012：64.

[3]王麗慧. 論“企業檔案知識管理者”的角色意識與實現[D]. 武漢：湖北大學， 2011.

[4]黃薔薇. 醫德檔案和醫德醫風管理系統建設與利用[J]. 蘭臺世界， 2017（S1）.

[5]王蕾， 邢紅娟. 關于“互聯網+”醫院人力資源管理的探索——以北京地壇醫院為例[J]. 中國衛生產業， 2018（24）.