提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

□ 文| 郭 燕

引言

人事檔案擁有極強(qiáng)的法律效益，其真實(shí)性、原始性、嚴(yán)肅性和可靠性是所有其他人事材料都無(wú)法取代的。人事檔案能夠保留個(gè)人原有的身份，在辦理人事調(diào)動(dòng)及干部提拔時(shí)也需要人事檔案等等，這些都是人事檔案最基本的作用，而對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)對(duì)人員的管理是人事檔案最基本的作用。作為部門(mén)較多的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人員繁多，個(gè)人資料復(fù)雜等等，這就對(duì)相應(yīng)的人事檔案管理工作造成了很大的困難，又因缺少相應(yīng)的人才，使人事檔案管理工作具有一定的困難。

事業(yè)單位人事檔案管理水平的現(xiàn)狀

事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀是并不盡人意的。多數(shù)事業(yè)單位現(xiàn)有的管理方法較為傳統(tǒng)落后，對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理較為重視與推崇，對(duì)于電子檔案的建立并不熱衷。在國(guó)外，部分國(guó)家已經(jīng)利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案的管理查詢工作。我國(guó)與國(guó)外相較更晚地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，究其原因，依然是因?yàn)槿鄙賹I(yè)的人才，以及沒(méi)有成熟的人事檔案管理體制機(jī)制。對(duì)于現(xiàn)階段的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，大多數(shù)人事檔案管理員大部分并不是專業(yè)的人才，這就造成人事檔案管理的局限性，嚴(yán)重影響人事檔案資料的利用率。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展，更多的人才開(kāi)始選擇進(jìn)入事業(yè)單位就職，但是人事檔案的歸檔不全、形式雷同、利用水平較低等等都是現(xiàn)如今事業(yè)單位人事檔案管理水平的現(xiàn)狀，這種管理方式與現(xiàn)階段社會(huì)的高速發(fā)展是嚴(yán)重脫軌的，這種人事檔案管理方式也在一定程度上在阻礙著整個(gè)社會(huì)的發(fā)展，從任何一個(gè)角度來(lái)看，都需要一定的策略來(lái)改變提升現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案的管理水平。

提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的策略

基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案管理員的整體素質(zhì)

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，任何行業(yè)都離不開(kāi)信息技術(shù)的輔助，就好比教育行業(yè)利用信息技術(shù)來(lái)輔助教學(xué)、產(chǎn)品生產(chǎn)利用信息技術(shù)輔助采樣等等，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也在人事檔案管理工作中起到關(guān)鍵性作用。相較于手工管理階段的雜亂無(wú)章、易于出錯(cuò)，加入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的人事檔案管理，就能夠快速、準(zhǔn)確地找到所需的資料，為單位人才培養(yǎng)和發(fā)展提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)于新時(shí)期檔案管理工作員的要求也應(yīng)隨著信息技術(shù)的引進(jìn)逐漸提高，這也是為了更加有效地進(jìn)行人事檔案管理，避免出現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式時(shí)期的問(wèn)題，這不僅為檔案管理員節(jié)省了大量的工作時(shí)間，還為人才培養(yǎng)發(fā)展計(jì)劃提供了方便，大大增強(qiáng)了人事檔案的可利用性，這些都是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)所做出的改變。

把控管理方式，提高人事檔案公信力

人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，通過(guò)人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、政治面貌、獎(jiǎng)懲等情況。就目前大多數(shù)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，對(duì)于人事檔案的管理要求并不嚴(yán)格，也正因?yàn)檫@方面的原因，進(jìn)而導(dǎo)致了人事檔案的公信力在社會(huì)上并沒(méi)有得到一致的認(rèn)可。在對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改善前，事業(yè)單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施是必須要得到完善，只有在基礎(chǔ)設(shè)施完善的基礎(chǔ)上，才能夠?qū)κ聵I(yè)單位的人事檔案管理方式進(jìn)行調(diào)整。而逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理信息化、現(xiàn)代化的管理方式，不僅僅是需要事業(yè)單位內(nèi)部的自身改變，而是需要相關(guān)的政府部門(mén)來(lái)配合協(xié)調(diào)，而做出改變的最大好處就是能夠使人事檔案的公信力，在社會(huì)上得到認(rèn)可。這些都是無(wú)法一蹴而就的，需要事業(yè)單位與相關(guān)政府部門(mén)有計(jì)劃、有領(lǐng)導(dǎo)的逐步進(jìn)行，而這自然也需要相應(yīng)的人才來(lái)進(jìn)行計(jì)劃部署與實(shí)施。人才始終是推動(dòng)任何一項(xiàng)工作完成的核心力量，向社會(huì)招募人才、對(duì)原有職工進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，讓他們從思想上就認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，這就需要事業(yè)單位的管理者與人力資源部門(mén)來(lái)進(jìn)行對(duì)人才的篩選與培養(yǎng)。把控管理方式是提高人事檔案公信力的有效途徑，也是這種新型機(jī)制在事業(yè)單位中有效推進(jìn)的方式。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，人事檔案對(duì)于個(gè)體事業(yè)的發(fā)展，乃至對(duì)于國(guó)家人才的分配都是極為重要的依據(jù)。從人事檔案管理的各個(gè)方面來(lái)說(shuō)，有針對(duì)性的做出提升策略，才是能夠提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的最有效的方法。改變“人檔分離”的現(xiàn)象，逐漸推動(dòng)信息技術(shù)的全覆蓋，提高管理者的管理意識(shí)等等，這些都只是對(duì)于提高當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理水平的基礎(chǔ)措施。