提升事業單位人事檔案管理水平的建議

□ 文| 郭 燕

引言

人事檔案擁有極強的法律效益，其真實性、原始性、嚴肅性和可靠性是所有其他人事材料都無法取代的。人事檔案能夠保留個人原有的身份，在辦理人事調動及干部提拔時也需要人事檔案等等，這些都是人事檔案最基本的作用，而對于事業單位來說對人員的管理是人事檔案最基本的作用。作為部門較多的事業單位來說，人員繁多，個人資料復雜等等，這就對相應的人事檔案管理工作造成了很大的困難，又因缺少相應的人才，使人事檔案管理工作具有一定的困難。

事業單位人事檔案管理水平的現狀

事業單位的人事檔案管理現狀是并不盡人意的。多數事業單位現有的管理方法較為傳統落后，對于紙質檔案的管理較為重視與推崇，對于電子檔案的建立并不熱衷。在國外，部分國家已經利用網絡信息技術來進行人事檔案的管理查詢工作。我國與國外相較更晚地運用網絡信息技術，究其原因，依然是因為缺少專業的人才，以及沒有成熟的人事檔案管理體制機制。對于現階段的事業單位來說，大多數人事檔案管理員大部分并不是專業的人才，這就造成人事檔案管理的局限性，嚴重影響人事檔案資料的利用率。隨著社會經濟水平的發展，更多的人才開始選擇進入事業單位就職，但是人事檔案的歸檔不全、形式雷同、利用水平較低等等都是現如今事業單位人事檔案管理水平的現狀，這種管理方式與現階段社會的高速發展是嚴重脫軌的，這種人事檔案管理方式也在一定程度上在阻礙著整個社會的發展，從任何一個角度來看，都需要一定的策略來改變提升現階段事業單位人事檔案的管理水平。

提升事業單位人事檔案管理水平的策略

基于網絡技術，提高檔案管理員的整體素質

在信息技術高速發展的今天，任何行業都離不開信息技術的輔助，就好比教育行業利用信息技術來輔助教學、產品生產利用信息技術輔助采樣等等，網絡信息技術也在人事檔案管理工作中起到關鍵性作用。相較于手工管理階段的雜亂無章、易于出錯，加入網絡信息技術的人事檔案管理，就能夠快速、準確地找到所需的資料，為單位人才培養和發展提供快捷、優質的服務。基于網絡信息技術，對于新時期檔案管理工作員的要求也應隨著信息技術的引進逐漸提高，這也是為了更加有效地進行人事檔案管理，避免出現傳統管理模式時期的問題，這不僅為檔案管理員節省了大量的工作時間，還為人才培養發展計劃提供了方便，大大增強了人事檔案的可利用性，這些都是基于網絡信息技術所做出的改變。

把控管理方式，提高人事檔案公信力

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、政治面貌、獎懲等情況。就目前大多數事業單位來說，對于人事檔案的管理要求并不嚴格，也正因為這方面的原因，進而導致了人事檔案的公信力在社會上并沒有得到一致的認可。在對人事檔案管理進行改善前，事業單位的檔案管理基礎設施是必須要得到完善，只有在基礎設施完善的基礎上，才能夠對事業單位的人事檔案管理方式進行調整。而逐步實現事業單位人事檔案管理信息化、現代化的管理方式，不僅僅是需要事業單位內部的自身改變，而是需要相關的政府部門來配合協調，而做出改變的最大好處就是能夠使人事檔案的公信力，在社會上得到認可。這些都是無法一蹴而就的，需要事業單位與相關政府部門有計劃、有領導的逐步進行，而這自然也需要相應的人才來進行計劃部署與實施。人才始終是推動任何一項工作完成的核心力量，向社會招募人才、對原有職工進行相關的培訓，讓他們從思想上就認識到人事檔案的重要性，這就需要事業單位的管理者與人力資源部門來進行對人才的篩選與培養。把控管理方式是提高人事檔案公信力的有效途徑，也是這種新型機制在事業單位中有效推進的方式。

結語

總而言之，人事檔案對于個體事業的發展，乃至對于國家人才的分配都是極為重要的依據。從人事檔案管理的各個方面來說，有針對性的做出提升策略，才是能夠提升事業單位人事檔案管理水平的最有效的方法。改變“人檔分離”的現象，逐漸推動信息技術的全覆蓋，提高管理者的管理意識等等，這些都只是對于提高當下事業單位人事檔案管理水平的基礎措施。