新冠疫情視域下的高校重大突發事件專題檔案管理研究

田佳妤

摘 要：重大突發事件檔案是在處理重大突發事件過程中直接形成的文字、聲像、實物等不同載體的具有保存價值的原始記錄，它作為重大突發事件處理過程的產物，對社會的應急管理有著不可替代的價值。高等院校作為特殊的群體，在每次重大突發事件的管理過程中，形成了大量的相關文件、聲像、實物等不同載體的具有保存價值的原始材料，是高校應對重大突發事件的寶貴經驗記錄。本文通過對加強高校重大突發事件專題檔案管理機制必要性分析，提出重大突發事件檔案立檔工作中存在的問題及解決方案，以切實履行檔案部門職能，為高校各項工作提供服務保障。

關鍵詞：重大突發事件;檔案;研究

根據我國2007年施行的《中華人民共和國突發事件應對法》的規定，突發事件是指突然發生，造成或者可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件。重大突發事件檔案是在處理重大突發事件過程中直接形成的文字、聲像、實物等不同載體的具有保存價值的原始記錄，它作為重大突發事件處理過程的產物，對社會的應急管理有著不可替代的價值。高等院校作為特殊的群體，在每次重大突發事件的管理過程中，形成了大量的相關文件、聲像、實物等不同載體的具有保存價值的原始材料，是高校應對重大突發事件的寶貴經驗記錄。因此，做好重大突發事件檔案管理與研究勢在必行。在新冠疫情下，高校如何結合自身特點，做好重大突發事件專題檔案建設，是高校檔案管理部門亟待研究和解決的問題。

一、建立健全高校重大突發事件專題檔案管理機制，完善檔案管理的必要性

1、有利于高校各職能部門重大突發事件專題檔案材料的整合。

隨著社會的發展和城市進程的加快以及自然環境的變化，公共安全問題日漸顯露，引起社會的普遍關注，適時開展重大突發事件檔案工作，順應社會需要，是檔案管理部門履職盡責的必然要求。新冠疫情發生以來，高校作為特殊的群體，各相關部門肩負著抗擊疫情的重任，作為高校的檔案管理部門，理應自覺地承擔起自己的神圣職責，把高校新冠疫情以來形成、積累、管理和利用重大突發事件檔案作為一項工作任務切實開展起來，整合抗疫過程中所有的文字、圖像材料，形成具有保存價值、具有參考價值的專題檔案，是高校檔案管理部門亟須解決并完成的任務。

2、有利于高校檔案管理部門豐富館藏的實踐要求

完善重大突發事件檔案管理，是高校檔案部門豐富檔案館藏、改善館藏結構、開發利用檔案信息資源、進而服務學校各項工作、服務師生的必然要求。

3、有利于為高校決策重大突發事件提供有力依據

作為專題檔案，重大突發事件檔案真實記錄了高校在突發事件中預防、應對、抗御及善后處理的全過程，是高校應對重大突發事件的真實寫照，對于后人回顧重大突發事件全貌、總結經驗教訓，探尋應急過程中的成果，為將來應對重大突發事件提供有力技術依據和經驗借鑒。

二、目前重大突發事件檔案立檔工作中存在的問題

1、重視程度不足。檔案管理部門在政府應急管理中總是作為輔助，影響力微乎其微，影響重大突發事件檔案收集職能的發揮。

2、主動提供意識不強。檔案部門主動提供利用的意識不到位，加之相關部門不重視，導致重要檔案信息無法被政府決策層采納和利用。

3、對于重大突發事件檔案的歸檔整理尚需規范，業務指導力度尚需加強。

三、完善重大突發事件專題檔案工作機制

1、建立健全抗擊疫情專題檔案工作機制

高校檔案管理部門，按照上級要求，結合學校自身實際情況，要第一時間發布“抗擊新冠疫情重大突發事件專題檔案收集歸檔通知”，明確各相關部門收集歸檔責任，落實到位，明確工作內容，合理調配、整合工作進度，確保檔案收集、征集工作有序開展。

2、加強宣傳，增強師生對于抗擊疫情專題檔案歸檔重要性的意識

加強抗擊新冠疫情檔案工作的組織領導。結合抗擊疫情實際情況，建立跨機構跨部門檔案聯合收集機制。高校檔案管理部門應結合師生對于重大突發事件極易造成災難后果的敏感性和重視心里，及時加強宣傳，增強師生對于抗擊疫情專題檔案歸檔重要性的意識引導，爭取各方面的重視和支持。

3、及時收集、界定，應收盡收抗擊疫情專題檔案

受新冠肺炎疫情防控工作啟發，新《檔案法》增加了突發事件應對活動相關檔案收集、整理、保護、利用工作機制。高校在重大突發事件發生時，檔案管理部門應主動介入學校管理過程中，從相關記錄材料形成的源頭抓起，打破正常的收集范圍，確保原始記錄的齊全、完整、真實、可靠，能夠較為全面地反映重大突出事件的原貌。收集檔案可考慮先進館再鑒定的工作方法，本著“寧濫勿缺”的原則，盡可能全的把疫情期間形成的文件材料及時歸檔，確保抗擊疫情過程的完整性和歷史性。要注重收集的階段性，根據其發生的不同階段跟蹤收集和確定范圍，拓寬收集的覆蓋面，同時收集重大突發事件的網絡輿情，建立高效的工作網絡，形成穩定的收集工作網絡。要注重整理的合理性，由于重大突發事件檔案載體多樣，應根據實際需要，制定和規范重大突發事件檔案的整理歸檔規則。

高校疫情防控歸檔范圍為：上級單位關于處理重大突發事件工作的重大決策、部署、規定等文件材料;上級單位、領導檢查指導學校重大突發事件處理過程中形成的文件材料;學校領導關于重大突發事件工作的重要指示、批示和講話等文件材料;學校關于重大突發事件防控工作的部署、規定、辦法、方案、意見、措施等文件材料;學校建立重大突發事件防控工作機構、協調機制等形成的文件材料;學校召開重大突發事件防控工作會議等形成的會議記錄、紀要等會議材料;學校在重大突發事件防控過程中形成的檢測方案、統計報表、動態數據、總結報告、大事記等文件材料;學校開展重大突發事件防控宣傳工作中形成的相關文件材料;學校對重大突發事件防控工作中先進事跡、人物的表彰文件材料;學校對防控工作開展不利等單位及人員的處分材料;學校各單位、各學院在重大突發事件防控工作中形成的有關文字材料;學校各單位、各學院在重大突發事件防控工作中形成的影音、實物等材料;其他與重大突發事件防控相關的文件材料。

4、重視編研利用，充分發揮疫情防控專題檔案價值

要注重檔案的匯編和利用，重大突發事件檔案由于其自身特點，檔案管理部門應及時將收集來的檔案進行歸檔，同時，形成專題匯編，為今后查閱借鑒及利用提供有力保障。要不斷完善抗擊疫情專題檔案內容，加大開發編研力度，拓寬開發利用渠道，使抗擊疫情專題檔案發揮其應有價值，通過互聯網等有效渠道，使專題檔案成為學校面對突發事件的有力借鑒和宣傳學校工作的重要渠道。

5、構建跨部門聯合收集機制

重大突發事件往往引起多個高校多個部門多個社會團體響應，部分地區采取建立聯合應急機制，大大提升重大突發事件應對能力。檔案收集工作也應借鑒這種工作方式，以補充檔案管理部門各種征集檔案的困境。在重大突發事件專題檔案的收集上，應建立面向全校師生、面向校友、面向社會的重大突發事件的檔案工作應急聯動機制，有效構建高校內部各機構之間、各層級之間、檔案部門與社會部門之間的協同網絡，通過組織整合、資源整合、信息整合和行動整合，形成合力，有效開展重大突發事件檔案的收集管理和服務工作。

參考文獻：

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遼寧省檔案局項目：新冠疫情下高校重大突發事件專題檔案建設研究與實踐，項目編號：2020-R-30

（沈陽建筑大學）