淺談高職院校人事檔案管理工作的啟示

范潔

摘要：淺談高職院校人事檔案管理工作帶來創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)遇與啟示。高職院校人事檔案管理工作要持續(xù)穩(wěn)定開展，需要檔案管理工作人員落實(shí)責(zé)任制，同時(shí)高校人事檔案管理有關(guān)部門應(yīng)在日常工作中引入信息化技術(shù)手段，以切實(shí)提高管理水平和工作效率。本文主要分析并研究現(xiàn)階段高職院校人事檔案管理存在的不足，提出解決辦法，以期能使高職院校人事檔案管理規(guī)范化，利用安全便利化。

關(guān)鍵詞：人事檔案 高職院校

一、高職院校人事檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度不完善，管理模式單一。大多數(shù)高職院校現(xiàn)階段人事檔案管理制度還不完善，在人事檔案資料原始收集、資料鑒別、歸檔存放以及調(diào)閱利用方面并沒有制定行之有效的制度，或者是不能更好的履行制度。紙質(zhì)檔案材料入庫(kù)之前使用的紙張大小標(biāo)準(zhǔn)也存在差異，例如之前的工資審批表使用的是A4紙張，之后又經(jīng)過反復(fù)修改最后才一致使用A4紙裝訂成冊(cè)。此外，高校人事檔案管理模式不符合時(shí)代發(fā)展潮流，管理模式僵化，多年來遵循早期紙質(zhì)檔案管理模式，沒有融入信息化技術(shù)管理進(jìn)行創(chuàng)新改革，致使高校人事檔案管理信息化發(fā)展停滯不前。

2.檔案存放環(huán)境差，管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

高職教師數(shù)量逐年增長(zhǎng)，人事檔案數(shù)量總體呈增長(zhǎng)趨勢(shì)。大部分高職院校沒有修建新的檔案管理室，早期修建的檔案管理室條件簡(jiǎn)陋。現(xiàn)有的檔案管理室主要問題在于：空間過小不利于儲(chǔ)藏大量檔案，采光和通風(fēng)方面不佳造成室內(nèi)濕度過大影響紙質(zhì)檔案完整保存，不具備防火防盜等基礎(chǔ)設(shè)施以至于對(duì)檔案保護(hù)力度不足。同時(shí)檔案管理工作人員數(shù)量不足，業(yè)務(wù)水平有待提高，不能很好地對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理。此外，部分工作責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員，極易在檔案歸檔和裝訂過程中因粗心而造成檔案材料錯(cuò)漏。

3.檔案信息化程度低下，利用率不高

當(dāng)前多數(shù)高職院校在人事檔案管理工作方面缺乏創(chuàng)新精神，沿用傳統(tǒng)的管理手段和管理模式，沒有及時(shí)適應(yīng)時(shí)代科技發(fā)展變化，運(yùn)用最新的科學(xué)管理方法與技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理工作。甚至有部分高職院校完全沒有引入信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，人事檔案信息全部采用紙質(zhì)記錄方式。此種管理模式下，紙質(zhì)人事檔案的壽命十分有限，如遇突發(fā)的火災(zāi)或水災(zāi)險(xiǎn)情，極易造成永久性的信息損毀丟失。同時(shí)紙質(zhì)檔案在調(diào)閱查詢方面存在一定困難，當(dāng)需要大量調(diào)閱人事檔案時(shí)需要耗費(fèi)大量的人力物力，額外增加檔案管理成本，不契合當(dāng)下降本增效的管理理念。

二、專項(xiàng)人事檔案審核工作對(duì)高校人事檔案管理帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，讓高職院校重視人事檔案的管理。

1.全面健全管理機(jī)制，提高管理水平

高職院校管理層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視人事檔案管理工作，大力推進(jìn)人事檔案管理制度創(chuàng)新改革，促使檔案管理工作人事制度趨于規(guī)范化、管理模式趨于多樣化。全面建立健全檔案管理制度，以達(dá)到科學(xué)合理保管人事檔案目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理。在檔案查借閱和保密等方面堅(jiān)決杜絕人情化管理，未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)以及手續(xù)不全者堅(jiān)決不向其借閱檔案資料，個(gè)人辦理人事轉(zhuǎn)檔需要完整的調(diào)令和手續(xù)材料，堅(jiān)決按管理辦法和條例執(zhí)行管理工作。全面加強(qiáng)人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作，促使高職院校人事檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化健康發(fā)展。

2.改善檔案存放環(huán)境，提升管理人員素質(zhì)

人事檔案管理工作人員應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反饋檔案管理室實(shí)際情況，引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案存放環(huán)境的改善意識(shí)，從而加大檔案室改建資金投入力度。

高職院校改善人事檔案存放條件需要做到以下幾個(gè)方面：首先需要安排專人定期排查檔案室內(nèi)部防火防盜設(shè)施，檢查不利于妥善保管人事檔案的疏漏。其次，緊抓管理人員技能培訓(xùn)，確保整體檔案管理工作人員具備專業(yè)素質(zhì)和工作責(zé)任感，落實(shí)現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)以保障工作人員提高綜合管理素質(zhì)能力，適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化人事檔案管理模式。

3.加強(qiáng)檔案管理知識(shí)宣講，提升檔案管理意識(shí)

高職院校全體干部職工應(yīng)積極主動(dòng)參與并配合人事檔案日常管理工作，便于人事檔案管理部門工作人員開展日常管理工作。檔案作為證明個(gè)人身份、學(xué)歷以及教學(xué)資歷的重要文件，承載人生軌道重要信息，與高校職工職業(yè)生涯關(guān)系密切且直接影響離退休事宜。因而，高職院校人事部門有必要定期向職工普及相關(guān)知識(shí)，組織教職工學(xué)習(xí)有關(guān)于人事檔案管理的法律法規(guī)，有利于提高教職工對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，避免教職工因個(gè)人認(rèn)知偏差造成對(duì)人事檔案管理工作的誤解，便于及時(shí)配合人事檔案管理工作。

4.構(gòu)建數(shù)字化管理平臺(tái)，提高檔案利用率

構(gòu)建數(shù)字化信息管理平臺(tái)，可將原有的紙質(zhì)人事檔案信息全部信息化處理，實(shí)現(xiàn)無紙化人事檔案管理，大幅度提高檔案調(diào)閱效率和利用效率。構(gòu)建人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)時(shí)，首先要保障新舊信息的銜接，確保原先的紙質(zhì)檔案基本信息錄入無錯(cuò)漏，同時(shí)注意保留紙質(zhì)檔案作為存底。其次還要建立一套安全的信息管理防御機(jī)制，保障人事檔案信息不外泄、丟失，保密工作要跟上。最后，相關(guān)技術(shù)人員定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，以便于進(jìn)一步提高人事檔案管理工作效率。

結(jié)語：綜上所述，針對(duì)目前高職院校人事檔案管理普遍存在管理制度不完善、參與管理工作人員綜合素質(zhì)有所不足且檔案存放條件不佳的現(xiàn)狀，學(xué)校應(yīng)建立全面規(guī)范化制度管理，推進(jìn)人事檔案管理穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，同時(shí)加強(qiáng)工作人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，建立信息化管理平臺(tái)，進(jìn)一步提高管理工作效率。

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