食品制造企業采購環節內部控制優化研究
——以SY企業為例

伏珂穎

(中南林業科技大學 湖南 長沙 410004)

一、引言

食品制造業作為我國國民經濟支柱產業之一，為促進經濟增長和提供就業崗位做出了突出貢獻。但由于準入門檻低，受經濟變化的影響小，該行業長期以來以數量擴張為主的粗放型發展方式仍然未得到全面改變，大中型企業偏少，市場競爭結構離散，集約化進程比較緩慢。再者，國內食品生產企業品牌發展良莠不齊，相當一部分企業組織結構、產品結構不盡合理，自身質量安全管理存在諸多不足，對食品安全造成直接影響，據統計，在“中國全面小康進程中最受關注的十大焦點問題”中，民眾對食品安全的關注度近十年來居高不下。無論從哪個方面講，研究食品制造業企業內部控制，對于促進企業可持續發展和保障民生權益均具有重要意義。

采購是企業生產經營的前提和起點，而食品制造企業又與其他制造業不同，其采購環節的突出特點主要有三：第一，采購頻率較高，且大部分食品制造業采購的原料多為初級農產品，貯存時間過長會導致營養成分流失甚至腐壞變質，因此不可過量堆積貯存；第二，對原料的質量要求較高，民以食為天決定了食品制造業是與老百姓身體健康息息相關的重要行業，原材料質量是否合格直接決定了最終產出的產品是否符合國家食品質量安全標準，要控制最終產品的質量就得從采購開始抓起；第三，采購成本對產品成本影響較大，由于食品制造企業采購的原材料種類繁多，如果單次采購量少，采購活動太過頻繁，容易造成原料價格過高，人工、運輸等費用激增，導致最終產品成本上升，如果單次采購量過大，原料一旦腐壞變質會造成資金損失，增加庫存成本。因此，加強采購業務內部控制是食品制造企業內部控制的重點環節，本文以SY食品制造企業為例，探析采購業務內部控制優化路徑。

二、SY食品制造企業采購業務內部控制的問題

SY企業是湖南省岳陽市的一家生產擠壓糕點、方便食品、面包的食品制造企業，2013年5月成立，多年來，其產品憑借鮮香美味的口感遠銷湖南，深受廣大消費者特別是年輕人的喜愛。但是，2017年至2018年，先后四次受到當地食品藥品監督管理局的處罰，究其原因，都與內部控制失效脫不了干系，內部控制薄弱成為了阻礙企業發展的嚴重問題。

一般來說，采購環節內部控制主要包括編制采購預算及采購計劃、供應商管理、招標管理、采購成本管理、采購訂單管理、采購結算管理和采購合同管理八個方面。經調查了解，SY食品制造企業的采購環節主要在原料采購計劃、供應商管理、采購環節信息溝通與監督、采購訂單后續追蹤管理四方面存在以下問題：

(一)缺少原材料采購計劃

對于食品制造業來講，原料易腐爛變質的特點決定了原料不可大量囤積，否則容易增加庫存壓力或引起資金浪費，單次購買的原料過少可能會影響企業正常生產經營，采購頻率過高又會增加原料采購成本，因此單次采購量的確定十分重要。然而經過考察發現，SY企業的采購部門往往只根據生產部門的申請單一次性采購大量原料，并沒有根據實際情況制定階段性的采購計劃，這導致SY公司經常出現部分原料浪費的現象，損害了公司的經濟利益。

(二)對供應商的篩選標準不明確

由于食品制造企業所需原材料繁多，選擇合適的供應商是影響采購質量和采購成本的重要因素，SY企業在實際采購中并沒有供應商審核標準體系，大多數情況下是通過熟人介紹、管理層指定方式進行選擇，再加以比較原材料價格就草率地與其簽訂采購合同，更沒有針對供應商階段性的評估與考核，供應商不承擔任何壓力與公司建立起長期合作關系，很容易影響原材料品質，這樣一定程度上增加了采購風險。

(三)采購訂單后續管理不到位

企業應該要謹防采購訂單延誤風險和采購訂單變更風險，主要表現在供應商由于外部和自身原因沒有及時履行合同以及隨意變更采購訂單內容。SY企業在采購完成后，采購部門不會定期與供應商聯系，對訂單繼續開展后續追蹤，這樣看似節省了人力、物力、財力，但增加了采購風險，由于SY企業采購的原材料中初級農產品偏多，一旦供應商由于外部不可抗力因素延遲送貨或送的貨質量不合格，將會給公司造成直接的經濟損失。

(四)采購環節各部門缺乏信息溝通與監督

采購環節涉及的部門很多，原則上有幾個環節必不可少。銷售部門根據往年的銷售量并結合市場情況確定相對合適的生產量并傳遞生產部門，生產部門在評估自己生產能力的基礎上將原料采購量傳遞給采購部門，采購部門要與財務部及時溝通以便靈活安排資金，采購后要經質監部門驗收方可入庫。然而，SY企業各部門在采購環節沒有協同合作，采購活動從頭到尾沒有銷售部門的參與，財務部門審批采購單時隨意性較大，喪失了對采購環節的監督作用。另外，SY企業沒有設置質檢部門，直接由采購部門充當質檢，使得原料出現質量安全問題的概率增大。

三、SY食品制造企業采購業務內部控制問題的優化路徑

(一)健全采購計劃管理制度

健全采購計劃管理可以有效規避風險，減少因庫存過多或缺乏對公司造成的損失，有利于資源合理配置，取得最佳經濟效益。SY企業的采購人員首先應根據公司年度目標，經營計劃和生產計劃等制定年度采購計劃，然后在綜合考慮采購所需數量、時間、采購成本和管理成本等因素的基礎上制定階段性采購計劃，確定合理經濟的采購量。采購部門還需在公司內部確立合理的材料耗用標準，減少浪費。

(二)健全供應商選擇和考核制度

為促進公司的長期穩定發展，SY企業應摒棄基于人情利益關系選擇供應商的方式，建立客觀合理的供應商選擇和考核制度。在選擇供應商時，應該把供應商是否具有合法營業執照，經營、衛生許可證、原材料質量是否符合相關標準放在突出位置，而后從價格、交貨時間、運輸費用等因素進行綜合考慮。全面搜集供應商有關信譽、服務、生產能力等資料，多方多途徑了解后建立供應商檔案，此舉既有利于防止出現質量、產能、履約失信等情況，也有助于針對供應商開展后期考核工作。采購部門應建立嚴格的考核體系以針對供應商開展階段性考核，明確考核職責和分工，明確供應商考核的獎勵和處罰措施，并嚴格執行。

(三)健全采購訂單追蹤管理

向供應商下達采購任務后，并不意味著采購環節的結束，SY企業的采購人員需要不定期與供應商進行電話溝通，必要時候可以進行走訪了解其備貨情況，以防出現延遲交貨的情況。一旦知悉訂單異常，采購人員應主動采取積極措施進行催交，同時與部門經理和生產部門反饋信息以便及時補救或調，必要時企業應該及時更換供應商以挽回損失。

(四)健全采購環節信息溝通與監督機制

采購是生產經營的起點，也是涉及多個部門的環節，SY企業應健全采購環節內部信息溝通與監督機制，采購部門應與生產、財務、質檢等部門聯合起來，一起把好原材料采購這道關口，為公司的正常經營奠定基礎。為了不影響采購活動的正常進行，生產部門應在規定時間內提交請購單，如需變更數量或取消采購，應及時通知采購部門；采購部門應將采購計劃報送財務部門審核，財務部門應針對采購部門提交采購計劃進行嚴格高效的審批，合理安排資金，SY企業應設立專門的質檢部門對原料進行驗收之后方可入庫，進一步保證原料質量，降低風險。總而言之，要建立全公司協調采購、互相監督的思想。

(五)加強采購環節內部環境建設

采購環節的特殊性還表現在人財物的統一，要保證采購活動正常進行，任何一個因素都不能出現問題。因此，SY企業在招聘采購部門員工時，除了相關專業素養要達標外，還要重點考察員工的品行、操手和價值觀，這會直接影響他們在采購活動中的表現；其次，企業高管要帶頭重視采購業務，有利于形成良好的采購氛圍，同時建立合適的不影響采購業務正常進行的監督考核機制；最后，企業要加強內部文化建設，使員工能普遍認可并自覺遵循，從而指導和規范員工的價值取向和行為方式。

結束語

采購是公司組織生產和銷售產品的前提，既影響企業產品成本，又對銷售定價有重要影響，而對于食品制造業企業來講，加強采購業務內部控制等同于把好食品質量安全的第一道關，因此，采購環節的內部控制不可忽視。本文選取SY公司為研究對象，探討了該公司在采購業務內部控制的問題及風險，并提出優化措施。但本文研究也存在不足，單獨討論采購環節內部控制，忽視了與供應鏈其他環節的聯系，可能會導致整個企業的內部控制系統效果無法發揮到最佳，這需要進一步研究和改進。