信息化時代行政事業單位檔案管理探究

張書橋

摘 要：信息化時代，信息技術的出現推動了行政事業單位發展的速率，其中就包含檔案管理。但是從目前行政事業單位檔案管理的實際情況來看，還存在有諸多問題，管理效率不高，檔案信息更新不夠即時等，都限制了檔案管理工作的質量。基于此，為提高行政事業單位檔案管理的質量，應當建設信息化檔案管理系統，優化管厘模式。本文主要圍繞信息化時代下行政事業單位檔案管理存在的問題，總結出有助于改善檔案管理質量的措施。

關鍵詞：信息化;行政事業單位;檔案管理

引言：隨著科學技術的發展和社會的進步，市場經濟逐漸呈現出復雜性和多樣性。大數據時代，行政事業單位發展對信息技術的依賴性逐漸增強。但目前很多行政事業單位在技術上無法跟上時代潮流，在資金上無法更新管理設備，保持人工檔案管理模式，不僅不利于行政事業單位的發展，而且對行政事業單位的社會效益產生了負面影響。如果能積極構建信息管理體系，注重推進資源信息管理、部門建設管理、信息采集管理等綜合因素，是行政事業單位實現“優質高效”完成任務的重要保證。

一、信息檔案管理模式具有重要意義

1. 檔案是行政事業單位的信息源數據庫

在發展過程中，每個行政事業單位都有自己的發展記憶數據，具有自己的特點，這些數據對行政事業單位、社會乃至國家的發展都能起到積極的作用，因此有必要對其進行保存。同時，檔案是行政事業單位發展過程最權威的見證，也是行政事業單位分析最直接的信息資源，通過檔案的查閱，使人們對行政事業單位的發展經驗、實踐和文化理念有了深刻的了解，因此檔案具有重要的現實意義行政事業單位文化知識的深刻意義。行政事業單位檔案管理技術、信息化技術，使復雜的檔案數據實現統一、有序，使數據存取變得方便、簡單。文件信息、圖像資源、表單信息等被逐一規劃成統一的管理系統，保證了訪問者在最短的時間內找到最滿意的資源，極大地提高了方便性。

2. 促進資源的合理利用和統一管理

與信息管理模式相比，舊的手工檔案管理有其不可忽視的局限性。對行政事業單位來說，給人、物、時帶來了諸多不便。對于所涉及的信息，還存在由于氣候、溫度或事故導致數據丟失的風險，導致許多有價值的信息丟失。技術化、系統化管理模式下的檔案管理，首先可以為行政事業單位的發展節省更多的人力資源，減少人工管理時間的比例，然后在很大程度上實現強大資源的整合，從而達到“優勝劣汰”的效果，實現統一管理管理各類資源，實現資源的定期更新和改進，實現綜合管理，提高行政事業單位檔案資源的綜合效益。

二、實現檔案管理信息化策略分析

1. 增強檔案管理的信息意識

對于一個行政事業單位來說，檔案管理工作要重視起來，因為檔案管理涉及的資源種類豐富，涉及的內容也有自己的特點，注重檔案信息的開發有利于促進檔案管理的進一步推廣和發展，關注檔案資源開發效率，加大檔案信息管理建設。領導需要加強信息資源的整合，加強信息管理電子系統的建設、完善或更新。同時，也需要行政事業單位員工積極配合領導安排，能夠提供相應的管理解決方案和數據信息。對行政事業單位而言，為了切實提高檔案管理部門工作人員的質量和責任意識，單位應當定期組織開展宣講會，確保部門內部的職工深刻意識到檔案管理的重要性。

2. 加強行政事業單位內部建設

行政事業單位檔案資源管理信息化工程不是單一的、暫時的，而是全面的、廣泛的，也就是說，行政事業單位信息資源管理是一項需求大、范圍廣的工作，這就需要行政事業單位內部各部門密切聯系，搭建信息資源的“對話橋梁”。行政事業單位需要將任務分配給部門人員，并將其劃分為不同的任務組，承擔檔案信息管理系統的不同任務。由于計算機系統需要人力來完成信息數據的錄入、篩選和分類工作，因此需要組織部分員工完成數據的記錄和整理。其次，國家統一的數據信息要求是管理標準，而描述、語言形式、檢索標準、數據協調等工作需要統一有序，因此，也要安排合適的人選進行工作。同時，建設后的檔案管理也不容忽視。整理、檢查、設備維護等崗位工作也需要隨時妥善安排，確保信息化檔案管理系統能夠繼續為需求方提供服務。各部門之間的密切聯系和共同行動，更有利于形成統一的規劃管理模式。

就檔案管理工作而言，事業單位只有不斷有關工作體系，才能夠切實提高檔案管理的效率和質量。對檔案管理部門的工作人員而言，同樣需要提高責任意識，單位應當建立并完善績效考核機制，定期對檔案管理部門工作人員進行考核，根據其工作態度以及效率進行適當的獎罰。

3. 積極引進先進管理技術

檔案管理信息化建設，行政單位需要先增加資金投入，配備信息化管理所需要的電腦等設備。對行政事業單位來說，每年下發到單位的經費是定額的，一般都會投入到主要的工作內容上，對檔案管理并未過多的投入。基于此，為了提高檔案管理信息化，單位應當加大對檔案管理的資金投入，不斷升級檔案管理工作的效率。

與此同時，實現科技信息管理目標的首要因素是缺乏科技支撐。檔案是行政事業單位發展的最好記錄，具有重要的歷史意義。同時，它也是行政事業單位發展的方向依據，具有指導作用。作為一個重要的資源庫，對技術的要求是可以想象的。首先要注重資源管理和信息保存的安全性，積極借用計算機編程和編碼，在行政事業單位內部創建一個獨特的管理網站或系統，設置準入標準，提高系統準入資格，防止重要資源被盜。其次，要結合先進的圖表和數據處理技術，及時更改數據，在提高系統安全性的同時，為需求者提供更多便利。

結束語

信息化時代，行政事業單位的發展不僅僅局限在業務能力上，包含檔案管理在內的行政管理工作同樣決定著事業單位的發展，應當提高對檔案管理的重視，切實完善好檔案管理工作體制，提高檔案管理工作質量。對行政事業單位而言，應當加大信息技術在檔案管理中的應用，建立信息化檔案管理系統。

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