淺談研發(fā)流程和研發(fā)支出歸集規(guī)范化

羅雋

近年來隨著國(guó)家財(cái)稅優(yōu)惠力度的加大和“放管服”的大力推行，研發(fā)支出加計(jì)扣除的優(yōu)惠范圍和力度在不斷擴(kuò)大，越來越多的企業(yè)享受了此項(xiàng)優(yōu)惠，但是目前筆者在實(shí)踐過程中發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)研發(fā)立項(xiàng)不規(guī)范，且資料不健全，無系統(tǒng)性和連續(xù)性。主要問題及原因分析：

①部門之間缺乏溝通。研發(fā)部只做研發(fā)，不關(guān)注資料的保存和整體流程的控制與銜接，財(cái)務(wù)部只做賬面核算，不關(guān)注研發(fā)實(shí)際情況，且相互之間沒有實(shí)質(zhì)有效的溝通，所以致使財(cái)務(wù)資料和技術(shù)資料脫節(jié)，沒有完整的邏輯性和系統(tǒng)性。

②缺乏研發(fā)內(nèi)部控制系統(tǒng)。因?yàn)闆]有一個(gè)獨(dú)立或單獨(dú)于公司職能部門的機(jī)構(gòu)對(duì)于研發(fā)工作進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和安排，研發(fā)只是研發(fā)部一個(gè)部門的事情，且沒有其他部門的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和控制，使研發(fā)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制缺失，財(cái)務(wù)部也只是在準(zhǔn)備研發(fā)支出加計(jì)扣除時(shí)要求研發(fā)部準(zhǔn)備相應(yīng)資料，不關(guān)注也不清楚研發(fā)實(shí)質(zhì)流程控制，這樣會(huì)使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與研發(fā)資料脫鉤，從而不利于公司研發(fā)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展及戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

基于以上原因，公司研發(fā)支出加計(jì)扣除相關(guān)資料不完備，缺乏整體性，經(jīng)不起相關(guān)部門的細(xì)查。針對(duì)此種情況，以財(cái)務(wù)的視角特就研發(fā)流程和加計(jì)扣除資料的規(guī)范化提出以下建議以供企業(yè)參考。

一、研發(fā)流程的規(guī)范化

（一）成立跨職能的研發(fā)合作中心

以公司總經(jīng)理為負(fù)責(zé)人，成立跨職能的研發(fā)合作中心，主要成員由研發(fā)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、質(zhì)檢、生產(chǎn)、人力資源等職能部門負(fù)責(zé)人組成。并按期召開會(huì)議對(duì)研發(fā)工作的進(jìn)展進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于重大研發(fā)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行分析討論。根據(jù)研發(fā)等實(shí)際情況的需要也可召開臨時(shí)的會(huì)議，及時(shí)溝通并留存相關(guān)資料。

（二）建立研發(fā)內(nèi)控體系

企業(yè)研發(fā)過程可分為研發(fā)前期準(zhǔn)備階段、研發(fā)實(shí)施階段、研發(fā)成果驗(yàn)收階段，每個(gè)階段有不同的工作內(nèi)容、要求及備查資料。很多企業(yè)只有一份研發(fā)立項(xiàng)申請(qǐng)表，或立項(xiàng)報(bào)告，無法體現(xiàn)前期研發(fā)的調(diào)研、可行性研究等系統(tǒng)性準(zhǔn)備過程。

（1）研發(fā)前期應(yīng)結(jié)合企業(yè)研發(fā)部實(shí)際情況，將流程分為：第一前期調(diào)研、可行性分析階段，并出具相關(guān)報(bào)告，內(nèi)容包括項(xiàng)目概況、主要研究?jī)?nèi)容、預(yù)期目標(biāo)、實(shí)施方案、項(xiàng)目預(yù)算等。第二公司跨職能研發(fā)合作中心可對(duì)課題進(jìn)行論證并作出批復(fù)意見，形成文字記錄留存。對(duì)于可行的課題提交正式的研發(fā)立項(xiàng)申請(qǐng)，應(yīng)層層上報(bào)至公司權(quán)力機(jī)構(gòu)審批同意，并建立相關(guān)審批流程和制度。第三按課題實(shí)際情況編制初步的預(yù)算方案，按時(shí)間順序編制月度、季度、半年度、年度具體預(yù)算計(jì)劃，具體執(zhí)行與控制流程可按公司預(yù)算制度執(zhí)行。

（2）在研發(fā)項(xiàng)目的實(shí)施階段，研發(fā)部?jī)?nèi)部要根據(jù)進(jìn)展情況及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和安排?？缏毮芎献髦行囊惨ㄆ趯?duì)進(jìn)展情況進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析，財(cái)務(wù)部對(duì)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析、總結(jié)和控制。并對(duì)相關(guān)工作日志、研發(fā)工作記錄、會(huì)議記錄留存?zhèn)洳椤?/p>

（3）及時(shí)對(duì)課題項(xiàng)目進(jìn)行成果驗(yàn)收，重點(diǎn)關(guān)注研發(fā)成果的轉(zhuǎn)化，使公司研發(fā)真正落到實(shí)處，提高公司生產(chǎn)力和技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)力。公司跨職能研發(fā)合作中心也要在深入了解市場(chǎng)及行業(yè)情況下對(duì)研發(fā)成果進(jìn)行驗(yàn)收，財(cái)務(wù)部需要在聽取相關(guān)技術(shù)部門意見的同時(shí)，關(guān)注課題項(xiàng)目的成本效益性。對(duì)于成果驗(yàn)收情況形成書面驗(yàn)收文字，并重點(diǎn)關(guān)注研發(fā)成果的申請(qǐng)和保護(hù)的控制。

總之，結(jié)合公司實(shí)際情況，應(yīng)建立并完善研發(fā)流程，建立研發(fā)相關(guān)的立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)投入、人員培訓(xùn)和績(jī)效、成果轉(zhuǎn)化獎(jiǎng)勵(lì)等制度，加強(qiáng)研發(fā)內(nèi)部控制。同時(shí)，規(guī)范研發(fā)核算，建立研發(fā)支出核算制度，并重點(diǎn)關(guān)注研發(fā)支出加計(jì)扣除憑證附件及備查資料的完備性，這也反映研發(fā)過程的系統(tǒng)性及內(nèi)控是否到位，同時(shí)作為研發(fā)支出加計(jì)扣除的資料裝訂成冊(cè)留存。

二、研發(fā)支出加計(jì)扣除憑證附件及備查資料

研發(fā)支出歸集應(yīng)遵守會(huì)計(jì)核算要求，設(shè)置“研發(fā)支出”科目單獨(dú)核算，細(xì)化到四級(jí)明細(xì)科目并分項(xiàng)目做輔助核算，同時(shí)登記研發(fā)支出輔助臺(tái)賬。

賬務(wù)核算時(shí)，應(yīng)注意在摘要上注明“××項(xiàng)目（課題）”及開支項(xiàng)目具體明細(xì)，如：“××項(xiàng)目（課題）研發(fā)人員工資等”。重點(diǎn)應(yīng)完善憑證附件及備查資料，年度終了將相關(guān)的記賬憑證、附件及備查資料復(fù)印并裝訂成冊(cè)。主要資料如下：

（一）人員人工支出

（1）企業(yè)自主研發(fā)人員人工費(fèi)用

憑證附件有工資表、銀行發(fā)放記錄;社保則附社保繳費(fèi)收據(jù)。備查資料有：

① 考勤表、本企業(yè)正式員工需有勞動(dòng)合同并繳納社保，且在研發(fā)小組人員名單中。

② 如果研發(fā)人員同時(shí)從事非研發(fā)活動(dòng)則需要完善的工作情況記錄表（區(qū)分研發(fā)和其他工作時(shí)間）及工資分配表。

③ 研發(fā)人員要求有社保證明、勞動(dòng)合同資料，到個(gè)人明細(xì)的銀行發(fā)放記錄或者簽名手續(xù)。

（2）外聘人員費(fèi)用

憑證附件有考勤表、勞務(wù)派遣發(fā)票、研發(fā)費(fèi)用開支審批單、銀行付款憑證等。主要備查資料：

① 簽訂勞務(wù)用工協(xié)議（合同）

② 研發(fā)人員考勤表，如果研發(fā)人員同時(shí)從事非研發(fā)活動(dòng)的，要求工作情況記錄表及費(fèi)用分?jǐn)偙怼?/p>

（3）研發(fā)人員相關(guān)補(bǔ)貼

憑證附件主要有補(bǔ)貼發(fā)放表、銀行發(fā)放記錄或領(lǐng)款簽字。如果有相關(guān)文件和制度則作為備查資料。

（二）直接投入（直接材料、燃料）

憑證附件主要有研發(fā)項(xiàng)目專用領(lǐng)料單（注明材料用途），此外備查資料有：

① 研發(fā)項(xiàng)目材料的采購(gòu)申請(qǐng)，并注明研發(fā)項(xiàng)目名稱或編號(hào)。

② 條件允許的情況下，研發(fā)物資采購(gòu)單獨(dú)簽訂合同。

③ 購(gòu)買研發(fā)材料發(fā)票及入庫(kù)單等入賬憑證，如果是公司統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一取得發(fā)票的則附供應(yīng)商材料結(jié)算清單，清單中嚴(yán)格區(qū)分研發(fā)部和工程部（或生產(chǎn)部）材料。

④ 每個(gè)研發(fā)項(xiàng)目或課題單獨(dú)登記材料領(lǐng)用臺(tái)賬。廢料應(yīng)有處置手續(xù)，如有處置收入應(yīng)列入賬冊(cè)。

（三）折舊和租賃費(fèi)用

（1）設(shè)備折舊費(fèi)

應(yīng)有研發(fā)設(shè)備折舊表作為憑證附件，并完善研發(fā)部門設(shè)備領(lǐng)用或調(diào)撥手續(xù);研發(fā)設(shè)備使用情況記錄表;研發(fā)設(shè)備采購(gòu)入賬原始憑證。

（2）外部設(shè)備租賃費(fèi)

憑證附件有設(shè)備租賃費(fèi)結(jié)算單、發(fā)票、研發(fā)費(fèi)用審批單、銀行付款單據(jù)。備查資料有：

① 研發(fā)設(shè)備租賃的申請(qǐng)單，且租賃申請(qǐng)單注明研發(fā)項(xiàng)目（課題）名稱和編號(hào)。

② 研發(fā)設(shè)備租賃單獨(dú)簽訂合同、單獨(dú)結(jié)算，租賃合同中注明研發(fā)項(xiàng)目名稱和編號(hào);結(jié)算單附研發(fā)設(shè)備使用情況記錄表。

（四）無形資產(chǎn)攤銷

應(yīng)將研發(fā)用無形資產(chǎn)攤銷表作為附件，并備存內(nèi)部研發(fā)部門無形資產(chǎn)使用申請(qǐng)手續(xù);外購(gòu)無形資產(chǎn)入賬原始憑證。

（五）設(shè)計(jì)費(fèi)

將發(fā)票、研發(fā)費(fèi)用開支審批單、銀行付款憑據(jù)作為憑證附件。將研發(fā)項(xiàng)目設(shè)計(jì)專用合同作為備存。

（六）設(shè)備調(diào)試費(fèi)

除將發(fā)票、研發(fā)費(fèi)用開支審批單、銀行付款憑據(jù)作為憑證附件備查外，還要將研發(fā)設(shè)備調(diào)試記錄表、設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收單、研發(fā)設(shè)備調(diào)試合同等資料作為留存?zhèn)洳椤?/p>

（七）其他費(fèi)用

憑證附件主要有發(fā)票（注明研發(fā)項(xiàng)目名稱和編號(hào)）、研發(fā)費(fèi)用報(bào)銷單，并按研發(fā)部門報(bào)銷流程審批、銀行付款單據(jù)。

① 技術(shù)類咨詢、論證、檢測(cè)費(fèi)等應(yīng)簽訂研發(fā)技術(shù)專用合同，并注明研發(fā)項(xiàng)目（課題）名稱和編號(hào)，發(fā)票開具內(nèi)容注明研發(fā)技術(shù)咨詢費(fèi)、論證、檢測(cè)費(fèi)等或直接使用“研發(fā)和技術(shù)服務(wù)”開票編碼。

② 會(huì)議、差旅費(fèi)應(yīng)有會(huì)議或出差申請(qǐng)單，并寫明會(huì)議或出差理由、費(fèi)用情況。

（八）委托外部開發(fā)

在委托外部開發(fā)支付相關(guān)費(fèi)用時(shí)除注意扣除比例外，還要將發(fā)票、研發(fā)費(fèi)用開支審批單、銀行付款單作為憑證附件。同時(shí)要注意準(zhǔn)備相關(guān)備查資料：研發(fā)立項(xiàng)書，并在立項(xiàng)書中注明委托外部開發(fā);委托開發(fā)協(xié)議，如果是委托關(guān)聯(lián)方開展研發(fā)活動(dòng)的，受托方需向委托方提供研發(fā)過程中實(shí)際發(fā)生的研發(fā)項(xiàng)目費(fèi)用支出明細(xì)情況。

綜上所述，企業(yè)做好研發(fā)臺(tái)賬的登記、賬務(wù)處理外，還應(yīng)關(guān)注研發(fā)流程的規(guī)范化，同時(shí)完善資料準(zhǔn)備和收集，只有切實(shí)加強(qiáng)研發(fā)活動(dòng)內(nèi)部控制，做到有據(jù)可查，才能讓研發(fā)推動(dòng)企業(yè)更好發(fā)展。