淺析劇院票務銷售系統財務流程規劃及應用

譚軍

摘 要：隨著互聯網科技的快速發展，新的文化消費方式已經出現，藝術作品的吸引力、購買門票的方式和難易度，對于消費者的消費決策產生了重要的影響。新型的演出票務交易平臺很大程度的提高了劇院經濟交易的效率，改善了消費者的購票體驗，與此同時也加大了劇院經營活動中的財務風險，因此在互聯網票務銷售環境下，如何構建完善的財務風險控制機制是一個值得探討的話題。本文以國家大劇院票務管理系統為例，淺析該系統的財務流程規劃及其在財務風險控制中的作用，通過對系統應用過程中存在的問題進行分析，提出有效的解決對策，希望對國內劇院行業的票務系統財務流程規劃及風險管理起到一定的參考借鑒作用。

關鍵詞：劇院 ?票務系統 ?財務流程 ?風險管理

為適應互聯網和大數據條件下的營銷環境，進一步拓展演出市場、提升觀眾消費體驗，2014年國家大劇院開發上線了新型的演出票務管理系統，該系統主要以訂單流轉為核心，分成網站管理、頻道管理、票務管理三大模塊，其中網站管理主要是維護網站的基礎信息，頻道管理主要維護網站前臺的顯示內容，票務管理主要是跟訂單相關的各項功能。互聯網票務銷售系統的應用，對劇院的內部控制管理水平及財務人員的流程規劃能力提出了更高的要求，本文將主要從票務管理模塊的財務流程規劃及應用入手，對其中存在的各項問題進行分析，并提出相應的解決對策，希望對行業內票務系統財務流程規劃及風險管理起到一定的參考借鑒作用。

一、票務銷售系統財務流程概況

（一）票務銷售系統的主要構成

票務銷售系統主要將商業演出票務管理分為基礎信息管理、柜臺售票、分銷商售票、大客戶售票、庫管管理、財務管理五大模塊。

各模塊間以訂單為流轉核心，將前臺售票管理流程、分銷商管理流程、大客戶管理流程、網絡售票管理流程、后臺售票管理流程、退票管理流程、應收賬款管理流程等嵌入系統流程中，通過系統設計實現對訂單在不同銷售渠道的銷售、退回業務進行控制，實現銷售系統有效的內部控制。

（二）票務銷售系統的整體財務流程規劃

票務銷售系統的財務流程規劃中，應注重庫存管理和基礎信息維護，設置嚴謹合理的回款及退款流程，通過系統權限管理充分落實不相容崗位分離及授權制度，堅持財務集中管理、規范財務報表設計、有效把握資金流向。

票務銷售系統中財務模塊主要分為訂單處理、財務管理、財務報表等功能模塊。其中，訂單處理功能模塊包括訂單回款、退款審核、轉賬匯款審核、分銷商回款等，其權限賦予財務部總收銀;財務管理功能模塊則將權限賦予財務部銷售會計，主要用于管理并確認退款訂單情況等。

（三）票務銷售系統財務流程的重點環節及其作用

票務銷售系統財務流程規劃的重點關注環節包括庫存管理和基礎信息維護、回款管理、退款管理、分銷商結算以及報表管理。

1、庫存管理和基礎信息維護及其作用

演出票務銷售系統庫存管理及基礎信息維護環節的財務關注點在演出項目管理、演出票區管理、票價管理、銷售折扣管理、銷售權限控制、支付方式管理等方面。通過系統的權限控制功能，規范演出票區劃分、演出票價、銷售折扣設定的審批和操作權限，合理規劃各渠道的銷售及支付方式的使用權限，有效防范因違規設定票價、折扣而造成的票價損失，降低賒銷渠道的應收賬款管理風險。

2、訂單回款管理及其作用

在日常財務核算中主要將票務銷售業務劃分為線上、前臺、分銷商銷售三大塊，針對不同的銷售渠道收款確認流程也有所不同。訂單回款環節的財務流程設計規范了票務銷售業務的收入確認時點，同時有效防范了收款環節的財務舞弊行為，降低了收銀管理工作中的財務風險。其主要控制流程是：線上銷售實現系統自動回款功能，再由銷售會計對各線上收款方式的實際到賬情況進行核對;線下銷售則需財務部總收銀進行手工回款，即總收銀在確認當日收銀員提交的系統訂單與實際交付款項以及系統中的銷售收款報表核對一致后方可進行回款操作;分銷商銷售則需在專門的分銷商管理模塊中進行結算操作。

3、訂單退款管理及其作用

當產生退票時，需由業務部門授權人員在系統內發起異常訂單處理請求，經過庫管釋放座位操作后，進入財務審核環節，財務部總收銀在訂單處理模塊對訂單的回款情況、退款方式及金額進行審核，業務部門根據付款審批權限進行支出手續的流轉，待款項確認由原渠道退還觀眾后，銷售會計在退款管理模塊進行退款確認，同時系統自動生成退款報表，銷售會計應按月將賬載退款金額與報表金額進行核對。退款流程的設計主要關注原訂單回款情況的審核以及退款完成后的財務確認環節，配合審核權限的控制，有效防范退款過程中的惡意退票或多退、漏退風險。

4、分銷商結算管理及其作用

業務部門分銷渠道管理員對分銷商在結算周期內的所有銷售訂單進行核實，并在系統內提交結算請求，總收銀確認結算金額與到賬款項核對無誤后，進行結算操作。分銷商結算模塊財務流程的設置，使得分銷商銷售情況得以更加清晰、完整的體現，有助于防范因訂單統計時間、范圍錯誤而產生的資金結算風險。分銷商結算環節財務流程控制應結合應收賬款報表的使用，同時做好銷售額度的權限設定，有效防范應收賬款財務風險。

5、銷售報表管理及其作用

銷售報表是會計對票務銷售情況進行會計計量的重要依據，科學合理的報表體系設計，有助于進一步檢驗銷售數據的真實性和準確性，有效降低資金核算風險，并在此基礎上滿足銷售核算及數據分析的各項需求。

三、存在的問題

（一）系統穩定性風險

在系統運行過程中，線上銷售訂單容易出現重復支付、自動回款失敗等情況，系統穩定性有待提高。同時，在發現問題訂單、處理問題訂單的過程中，業務部門、財務部門、技術公司分工不明確，訂單管理過程中缺少必要的異常訂單排查和處理機制，存在不能及時發現問題訂單，以及技術人員后臺隨意修改訂單信息而導致財務報表發生變更等情形。

（二）應對大規模退票風險

票務系統在設計初期未考慮因演出取消而產生的整場大規模退票的應激處理流程。在整場退票的情況下，自異常訂單發起到庫管審核再到總收銀審核、銷售會計確認退款，各環節均需經辦人逐一訂單點擊確認，大量的重復性工作嚴重影響了工作效率，使得退款周期變長，很大程度的提高了客戶投訴風險。

（三）多種支付方式下的資金結算風險

電子商務平臺的搭建為多樣化支付方式提供了技術基礎，除傳統的支付方式外，支付寶、微信、銀聯在線、儲值卡、文惠券、銀聯VIP活動等支付方式的使用，為觀眾提供了更為便捷和人性化的購票體驗，但對于資金管理、會計核算也提出了更高的要求。目前在日常財務核算中，還存在著第三方支付平臺的資金到賬風險、儲值卡系統對接風險等。

（四）業務人員誤操作風險

對于由于業務人員的誤操作而產生的問題訂單，系統未設置調整功能，如前臺、呼臺銷售人員選錯了銷售支付方式，或財務總收銀誤勾了回款等情況，沒有設置相應的調整及操作撤回機制，導致系統報表與實際記賬情況不符的情況產生，誤勾回款的操作也增加了應收賬款的管理風險。

（五）財務人員綜合能力有待提高

隨著信息技術的逐步發展，依托于電子商務平臺的應用，多種支付方式、多樣化銷售政策應運而生，大體量的數據核對與處理，導致很多財務人員在工作過程中難以將質量與效率同時兼顧，在日常工作中時常是要么保證質量、犧牲效率，要么提高效率、犧牲質量，財務人員的工作創新能力還有待加強。另一方面，配套的會員積分商城、儲值卡管理系統的開發等，對于財務人員的系統規劃能力、數據分析能力、會計核算專業能力也提出了更高的挑戰。

四、解決對策

（一）規范系統問題訂單排查及處理流程

通過有效的升級改造，提高系統穩定性，同時提高系統糾錯能力。建立有效的訂單排查及處理機制，建立以業務部門為核心，財務部門、技術公司為支持的訂單排查處理小組，規范后臺訂單處理權限和流程，注重做好問題訂單的排查、清理、修改記錄。

（二）進一步開發系統功能，提高系統應激能力

為提高工作效率，減少重復勞動，防范客戶投訴風險，應進一步提高系統服務功能，如在訂單退款各環節開發批量退款功能，在開發過程中，應注重各環節中訂單篩選字段的規劃，如退款發起人在批量發起退款時填寫處理批次號，庫管、總收銀、會計則可根據處理批次號對各批退款訂單進行檢索并處理等。

（三）規范多種支付方式下的對賬工作

做好多種支付方式下的資金管理，在加強系統支付功能安全控制的同時，規范使用現金、銀行存款、其他貨幣資金、預收賬款、應收賬款等會計科目，合理利用信息化手段做好各項支付方式的月底對賬工作，按月編制各賬戶余額調節表，對于未達賬項及時查明原因。

（四）充分降低誤操作風險

建立完善的調整審批制度，對于制度允許范圍內的誤操作環節，開發相應的訂單調整功能。但從根源上要充分完善系統操作手冊、對于新增業務及時制定相應的財務流程規范，并積極開展流程、制度的培訓宣貫工作，進一步提高業務人員的財務風險意識，與此同時配合績效考評機制，對業務人員進行合理約束，以降低因業務人員誤操作帶來的財務風險。

（五）增強財務人員綜合管理水平

單位在財務人員的培養上，要在注重基礎職業技能培養的同時，更加注重其跨界性復合能力的培養。互聯網銷售平臺及其配套系統的應用，使得會計工作中需要融入大量的規劃、管控、分析、風險防范等內容。財務人員應充分發揮創新能力、合理利用信息技術、培養自身的系統規劃能力，同時有意識的提高自身對于大數據的處理能力。

參考文獻：

[1]胡德中.電子商務環境下的財務風險內控機制構建[J].管理觀察，2018.