對醫院人事檔案管理的創新方法研究

常玫

摘 要：醫院的人事檔案管理工作是醫院人事管理工作的重要內容之一。人事檔案記錄了醫院人員的各種工作經歷、學歷信息、考核記錄等，是醫院選拔人才的重要參考依據。在新的醫改形式下，醫院應該更加重視人才在醫院發展中的作用，不斷創新人事檔案管理的方法，為醫院的經濟發展做出貢獻。

關鍵詞：醫院 ?人事檔案 ?管理 ?創新

醫院的人事檔案是醫院了解、評價和任用人才的重要參考，同時也關系到醫院工作人員的晉升、福利和工資待遇等各種與員工實際利益密切相關的信息，因此醫院的人事檔案管理在醫院管理中發揮了重要的作用，也是目前行政后勤管理中重要的內容和基礎的工作。在新的發展形勢下，醫院要不斷創新人事檔案管理的方法，為醫院培養和考核更多的優秀人才，促進醫院持續、健康的發展。

一、醫院人事檔案管理的現實狀況

（一）信息化建設

現在醫院的管理已經越來越離不開信息化的協助，尤其是信息化的醫院人事檔案管理為醫院的人事檔案管理效率帶來了極大的提升。與傳統的人工管理方式相比，信息化條件下的醫院人事檔案信息化建設可以及時準確的檢索各種人員信息，讓醫院的人事檔案更加科學便捷，同時也改變了醫院人事檔案管理人員的思維方式和工作方式，減輕了他們的工作壓力。

（二）社會化大發展

現在的人力資源管理是社會化大發展形勢下的一種通用管理方式，而人事代理也成為了我國在市場經濟體制下的一種新型人事管理模式，同時也是醫院生存和發展所必須的一種管理方式。因此人事檔案的社會化趨勢也會促進醫院人事檔案管理的社會化和規范化。

（三）高素質人才的需要

醫院的人事檔案涉及到醫院的各種專業人才，既有臨床、醫技人員的醫生和護理人員，還有工程師、會計師等各種職能后勤科室人員，復雜的人員構成需要高素質的人事檔案管理隊伍，因此醫院必須把檔案管理人員的培養作為醫院人才培養的重要內容，加強人事檔案管理隊伍的政治素養和專業水平，要認真的學習檔案管理相關的法律法規，掌握現代信息化條件下的信息管理技術，適應醫院未來發展的需要。

二、醫院人事檔案管理的創新方法

（一）加快人事檔案管理的信息化進程

新的醫療衛生體制改革要求醫院要加快信息化建設的步伐，信息化建設不但要體現在醫療服務上，更應該體現在人事檔案管理中。要充分利用計算機網絡技術來加強醫院人事檔案管理的相關工作，讓醫院人事檔案管理的全過程都可以在信息化的輔助下進行。從人事檔案信息的錄入、存儲、分類整理和查詢等都可以在網絡信息系統中進行，這樣不但能夠簡化人事檔案管理流程，同時還可以提升人事檔案管理效率。

在信息化建設的過程中可以建立不同的檔案信息數據庫，按照醫院人事檔案管理的要求設立檔案信息，比如醫院的HRP管理信息數據庫，醫院的HIS數據庫和LIS數據庫，將傳統的紙質檔案進行數字信息化的轉換，然后建立不同種類的數據庫表格，對醫院的人事檔案進行合理的劃分，通過excel表格形式來確定需要管理的檔案信息目錄，將這些信息目錄錄入到醫院的人事檔案管理信息系統當中從而形成標準的系統目錄。然后根據導入的人事檔案頁數和份數來確定需要掃描的電子檔案頁數，形成電子檔案以后要進行對比，確保電子檔案和紙質檔案的信息是一致的。檔案信息人機交互界面要盡量做的簡單和容易操作，包括后臺的管理和前臺的操作都要以易用性為重要原則，這樣才能夠讓檔案管理人員更好的運用計算機軟件加強醫院人事檔案的管理，形成的電子信息數據庫一定要具備系統性和完整性，這樣才能夠確保人事檔案電子信息的實用性，在前臺管理中可以通過搜索職工的個人信息比如姓名、科室、專業等快速的定位到個人，因此數據的采集必須要簡單明了，便于搜索。

（二）按照醫院人員類別分組管理

醫院人員構成情況復雜，包括了醫療人員、護理人員和職能后勤人員。在職稱結構上有主任醫師、副主任醫師、高級工程師、中級工程師、高級會計師、會計師和館員等各種類別，因此在人事檔案管理中可以進行歸類整理，可以按照職稱類別或者人員類別進行分類，這樣有利于同等職稱人員和專業人員的橫向對比，對醫院選拔人才具有重要的參考依據。在人事檔案信息的查詢系統當中，要進行完善的設計，這樣才能夠讓不同的醫院人事檔案信息使用人員得到自己想要的數據信息，首先要確定明確的查詢字段，動態全面的掌握醫院所有工作人員的基本信息和變動記錄，其次在分組管理中要設置不同的查詢方法，可以采用模糊查詢和精確查詢兩種方式。

（三）建立規范的檔案管理制度

醫院的人事檔案管理工作要想創新，就必須根據醫院的實際情況建立一套規范的檔案管理制度，工作人員要嚴格的按照檔案管理的規定執行。在日常的人事檔案管理中，要按照國家關于認識檔案管理的要求去實施，確保原始檔案資料的完整性和一致性，避免出現一些遺漏的現象。人事檔案管理人員要定期的對檔案信息進行復核，一旦發現有遺失的檔案應該立即去補充，同時也要擴大檔案資料的覆蓋范圍，將所有能反映醫院職工工作經歷、學歷、特長的各種原始資料都放入人事檔案中以備考察，醫院還可以利用掃描設備將人事檔案信息以電子文檔的形式儲存，這樣檔案資料的保存、查詢和傳遞會更加的方便快捷。

（四）定期的維護人事檔案數據庫

醫院是一個人員變動比較頻繁的單位，每年都要招錄大批的醫生護士和行政后勤人員，同時也會有部分醫護人員離職，再加上一些員工的離退休等都會讓醫院的人事檔案信息時刻處于變動當中，因此醫院的人事檔案管理人員要做好所有人員變動的記錄工作，及時的對人事檔案數據庫進行維護和更新。醫院人事檔案管理員可以放開不同科室負責人的職責權限，讓科室負責人可以通過人事檔案的端口及時的將本科室的人員變動信息上傳給人事檔案管理部門，檔案管理人員通過審核確定然后對人員信息進行變更。這種方式能夠大幅度提升醫院人事檔案管理的效率，同時也提升了檔案管理的準確性和實用性，檔案管理人員也要不斷和各科室進行溝通協調，讓檔案系統更加適應醫院人事檔案管理的發展。

三、結束語

醫院的人事檔案管理水平直接影響到了醫院的未來發展，因此醫院一定要重視人事檔案的管理，發揮人才的優勢，通過信息化的技術手段加強人事檔案管理的創新和維護工作，為醫院的發展做出更多的貢獻。

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