信息化時(shí)代開展檔案管理工作的策略探究

孫永春

【摘 要】檔案管理作為宣傳部門重要的工作內(nèi)容，不僅包含了整個(gè)政府部門的信息，同時(shí)也涵蓋了各種宣傳信息，因此做好宣傳部門的檔案管理工作至關(guān)重要。在數(shù)字化時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)管理逐漸滲透在各行各業(yè)，信息化的管理方式為部門發(fā)展帶來積極作用，既提高了部門工作的效率與質(zhì)量，也全面發(fā)揮了檔案管理工作的作用。基于此，本文就此為論題和切入點(diǎn)，針對(duì)信息化時(shí)代大數(shù)據(jù)背景下開展檔案管理工作的具體方法和策略進(jìn)行闡述，以期為教師更好地開展教育管理工作提供一些參考價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化時(shí)代;大數(shù)據(jù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展都面臨龐大信息數(shù)據(jù)管理方面的挑戰(zhàn)，檔案管理工作也不例外。在企業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，主要是保存、提供和記錄企事業(yè)單位的檔案信息，并對(duì)企事業(yè)單位原始檔案信息內(nèi)容進(jìn)行檢索、整合、收集等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企事業(yè)單位檔案管理工作面臨龐大的信息數(shù)據(jù)挑戰(zhàn)，因此要做到與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在工作中的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理結(jié)構(gòu)體制的優(yōu)化，轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式與機(jī)制，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，在切實(shí)提升檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)單位的全面、可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）人事檔案的管理工作有所欠缺

經(jīng)相關(guān)調(diào)查研究，可以發(fā)現(xiàn)我國(guó)事業(yè)單位在人事檔案的管理上還有待提高。一些單位的人事部門檔案管理意識(shí)不足，檔案整理工作沒有落到實(shí)處，只是走一些形式化的流程，沒有從根本上引起重視。部分事業(yè)單位甚至沒有統(tǒng)一性的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，只是依靠以往的經(jīng)驗(yàn)歸類整理。

（二）檔案的搜集與維護(hù)投入不大

不少事業(yè)單位在人事檔案的搜集與維護(hù)上投入不大，這為今后工作生活的不便埋下了禍根。工作檔案資料的內(nèi)容搜集應(yīng)當(dāng)是齊全完整的，內(nèi)容資料的缺失以及錄入信息的失真，都將加重人員調(diào)動(dòng)方面的檔案轉(zhuǎn)移工作，而后期的檔案維護(hù)工作做得更是不到位。

二、檔案管理在人力資源管理中的重要性

人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著不容忽視的作用，科學(xué)合理地利用人事檔案，依據(jù)員工的技能優(yōu)勢(shì)合理安排工作崗位，把每一位員工的自我價(jià)值發(fā)揮到極致，真正做到知人善用，同時(shí)還要做到“人檔統(tǒng)一”、“檔隨人走”，提高人事檔案管理的工作效率，為事業(yè)單位創(chuàng)造更高的效益。

三、信息化時(shí)代開展檔案管理工作的策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理思維和理念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作要想真正做到與時(shí)俱進(jìn)，相關(guān)工作人員就要盡快實(shí)現(xiàn)自身工作思維和理念從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化作業(yè)向信息化作業(yè)轉(zhuǎn)變。以大數(shù)據(jù)為支撐的檔案管理工作的開展，需要工作人員進(jìn)一步意識(shí)到大數(shù)據(jù)融入到檔案管理工作的重要性，提升對(duì)檔案管理的重視度，并根據(jù)檔案管理工作開展模式，將大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)運(yùn)用到其中，提升檔案管理工作的實(shí)際成效。同時(shí)，工作人員還要樹立新的檔案管理服務(wù)理念，如智能化的服務(wù)理念、個(gè)性化的服務(wù)理念、人性化的服務(wù)理念等，要根據(jù)這些服務(wù)理念構(gòu)建出檔案管理服務(wù)工作體系，推進(jìn)智能化、個(gè)性化、人性化檔案管理服務(wù)理念在企事業(yè)單位檔案管理工作中的有力貫徹和落實(shí)，進(jìn)而推進(jìn)企事業(yè)單位向現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)管理方向發(fā)展的相關(guān)進(jìn)程。此外，根據(jù)大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，還要構(gòu)建出檔案管理的大數(shù)據(jù)庫(kù)，要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的根本效能，推進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

（二）規(guī)劃管理制度，強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任制

宣傳部的檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)宣傳思想文化事業(yè)、科學(xué)發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用，是服務(wù)大局工作的重要組成部分。但是，目前宣傳部門的檔案管理工作并不是由專門的人才進(jìn)行管理，且沒有一個(gè)具體、標(biāo)準(zhǔn)的制度規(guī)劃?rùn)n案管理工作，因此，很容易導(dǎo)致工作責(zé)任互相推諉，工作效率與質(zhì)量不佳。而且檔案管理工作作為系統(tǒng)而龐雜的工程，倘若沒有管理制度，就像一盤散沙，不僅管理工作不到位，也會(huì)使工作人員在工作中產(chǎn)生懈怠心理，致使其無法發(fā)揮出應(yīng)用的工作潛能。

首先，根據(jù)本地區(qū)宣傳部門檔案管理工作的具體情況，制定一個(gè)合理、科學(xué)、具體的管理制度，如檔案收集、歸檔程序和方法等，同時(shí)也要明確檔案管理工作人員的具體任務(wù)，將每一項(xiàng)的任務(wù)細(xì)化，落實(shí)在具體的某個(gè)工作人員責(zé)任中，以責(zé)任制的方式，讓每位工作人員都能夠在工作中明確自己的職責(zé)。此外，管理制度中也要包含監(jiān)督制與獎(jiǎng)勵(lì)制，調(diào)動(dòng)員工的積極性與主動(dòng)性，并借助外力監(jiān)督工作人員開展工作，也能夠有效地提高工作效率與質(zhì)量。

（三）多種儲(chǔ)存方式，明確檔案管理的類別化

宣傳部門的資料內(nèi)容眾多，且文件類型不同，因此儲(chǔ)存是一個(gè)龐大的工程。在傳統(tǒng)的存儲(chǔ)中，一般直接分為紙質(zhì)版和電子版，工作人員在將紙質(zhì)版保存之后，還需要對(duì)電子版進(jìn)行分類存儲(chǔ)，無形中增加了工作壓力。為了讓資料保存更加規(guī)范化，可以采用多種存儲(chǔ)方式，在數(shù)字化軟件中，實(shí)現(xiàn)智能分檔，既能夠讓工作人員的工作更加便捷，也能夠使文檔更加清晰明了，也大大減少了工作人員的工作量。

例如，一個(gè)項(xiàng)目的宣傳資料既有電子文檔、紙質(zhì)文檔，也有視頻、音頻等，在儲(chǔ)存時(shí)，我們以項(xiàng)目作為大的分類，然后在每個(gè)項(xiàng)目中下設(shè)不同種類的儲(chǔ)存渠道，且具有智能分類的功能，使工作人員直接上傳便能夠直接分類儲(chǔ)存。此外，為了防止數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)該設(shè)定云端存儲(chǔ)，即使本地沒有，也可以通過下載的方式查閱各種檔案資料。這樣的存儲(chǔ)方式，不僅能夠提高工作人員的效率，也能夠節(jié)省紙質(zhì)版檔案資源。因此宣傳部門應(yīng)該在未來的檔案管理工作中，向數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的方向發(fā)展，為工作人員提供便捷，明確檔案管理的類別化，使每一個(gè)查閱者都能夠精準(zhǔn)找到自己想要的資料。

（四）革新檔案資源采集方法

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作要想真正做到與時(shí)俱進(jìn)，就需要進(jìn)一步革新檔案資源的采集方法，要以多路徑為導(dǎo)向，切實(shí)拓寬檔案信息的采集渠道，豐富相關(guān)的檔案信息資源。一方面，要重視通過網(wǎng)絡(luò)渠道采集檔案信息資源。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)每日會(huì)生成大量的信息數(shù)據(jù)，而這些信息數(shù)據(jù)的價(jià)值密度相對(duì)低下，需要專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的提取與分析，并提取出針對(duì)性的檔案信息數(shù)據(jù)，豐富到檔案管理的信息資源當(dāng)中。另一方面，可以嘗試采取用戶實(shí)時(shí)推送歸檔的方法，進(jìn)一步拓寬檔案資源的采集渠道。依托于大數(shù)據(jù)平臺(tái)，相關(guān)部門可以充分實(shí)現(xiàn)自身平臺(tái)與其他各部門平臺(tái)的融合性，進(jìn)而形成巨大的信息資源庫(kù)。基于此，檔案管理人員就要對(duì)該數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)推送的相關(guān)信息進(jìn)行關(guān)注、獲取、分析，并提取出具有價(jià)值性的檔案信息資源，充分滿足企事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需要，切實(shí)提升檔案管理工作的水平。

結(jié)語：

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理相關(guān)工作的與時(shí)俱進(jìn)是十分必要的，這不僅是企事業(yè)單位助力于自身可持續(xù)發(fā)展的需要，也是先進(jìn)技術(shù)、科學(xué)思維切實(shí)融入到單位日常管理工作的需要，更是單位實(shí)現(xiàn)健康化、和諧化發(fā)展的需要。因此，企事業(yè)單位一定要提高對(duì)于檔案管理工作的重視程度，要將大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化思維運(yùn)用其中，在實(shí)踐中查漏補(bǔ)缺，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式的變革，切實(shí)促進(jìn)本單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：內(nèi)蒙古興安盟突泉縣突泉鎮(zhèn)黨群服務(wù)中心湖西社區(qū)）