信息化時代開展檔案管理工作的策略探究

孫永春

【摘 要】檔案管理作為宣傳部門重要的工作內容，不僅包含了整個政府部門的信息，同時也涵蓋了各種宣傳信息，因此做好宣傳部門的檔案管理工作至關重要。在數字化時代背景下，大數據管理逐漸滲透在各行各業，信息化的管理方式為部門發展帶來積極作用，既提高了部門工作的效率與質量，也全面發揮了檔案管理工作的作用。基于此，本文就此為論題和切入點，針對信息化時代大數據背景下開展檔案管理工作的具體方法和策略進行闡述，以期為教師更好地開展教育管理工作提供一些參考價值。

【關鍵詞】檔案管理;信息化時代;大數據

在大數據時代，社會各行各業的發展都面臨龐大信息數據管理方面的挑戰，檔案管理工作也不例外。在企業單位當中，檔案管理是一項重要的工作，主要是保存、提供和記錄企事業單位的檔案信息，并對企事業單位原始檔案信息內容進行檢索、整合、收集等。在大數據時代，企事業單位檔案管理工作面臨龐大的信息數據挑戰，因此要做到與時俱進，推進大數據技術在工作中的運用，實現檔案管理結構體制的優化，轉變檔案管理工作模式與機制，使檔案管理工作與時俱進，在切實提升檔案管理工作質量的同時，實現單位的全面、可持續發展。

一、檔案管理現狀分析

（一）人事檔案的管理工作有所欠缺

經相關調查研究，可以發現我國事業單位在人事檔案的管理上還有待提高。一些單位的人事部門檔案管理意識不足，檔案整理工作沒有落到實處，只是走一些形式化的流程，沒有從根本上引起重視。部分事業單位甚至沒有統一性的人事檔案管理標準，只是依靠以往的經驗歸類整理。

（二）檔案的搜集與維護投入不大

不少事業單位在人事檔案的搜集與維護上投入不大，這為今后工作生活的不便埋下了禍根。工作檔案資料的內容搜集應當是齊全完整的，內容資料的缺失以及錄入信息的失真，都將加重人員調動方面的檔案轉移工作，而后期的檔案維護工作做得更是不到位。

二、檔案管理在人力資源管理中的重要性

人事檔案在人力資源管理中發揮著不容忽視的作用，科學合理地利用人事檔案，依據員工的技能優勢合理安排工作崗位，把每一位員工的自我價值發揮到極致，真正做到知人善用，同時還要做到“人檔統一”、“檔隨人走”，提高人事檔案管理的工作效率，為事業單位創造更高的效益。

三、信息化時代開展檔案管理工作的策略

（一）轉變檔案管理思維和理念

在大數據時代，檔案管理工作要想真正做到與時俱進，相關工作人員就要盡快實現自身工作思維和理念從傳統的紙質化作業向信息化作業轉變。以大數據為支撐的檔案管理工作的開展，需要工作人員進一步意識到大數據融入到檔案管理工作的重要性，提升對檔案管理的重視度，并根據檔案管理工作開展模式，將大數據技術、信息化技術運用到其中，提升檔案管理工作的實際成效。同時，工作人員還要樹立新的檔案管理服務理念，如智能化的服務理念、個性化的服務理念、人性化的服務理念等，要根據這些服務理念構建出檔案管理服務工作體系，推進智能化、個性化、人性化檔案管理服務理念在企事業單位檔案管理工作中的有力貫徹和落實，進而推進企事業單位向現代化經營管理方向發展的相關進程。此外，根據大數據在檔案管理工作中的運用，還要構建出檔案管理的大數據庫，要充分發揮數據庫的根本效能，推進檔案管理工作的信息化發展。

（二）規劃管理制度，強化檔案管理的責任制

宣傳部的檔案管理工作對于推動宣傳思想文化事業、科學發展發揮著不可替代的作用，是服務大局工作的重要組成部分。但是，目前宣傳部門的檔案管理工作并不是由專門的人才進行管理，且沒有一個具體、標準的制度規劃檔案管理工作，因此，很容易導致工作責任互相推諉，工作效率與質量不佳。而且檔案管理工作作為系統而龐雜的工程，倘若沒有管理制度，就像一盤散沙，不僅管理工作不到位，也會使工作人員在工作中產生懈怠心理，致使其無法發揮出應用的工作潛能。

首先，根據本地區宣傳部門檔案管理工作的具體情況，制定一個合理、科學、具體的管理制度，如檔案收集、歸檔程序和方法等，同時也要明確檔案管理工作人員的具體任務，將每一項的任務細化，落實在具體的某個工作人員責任中，以責任制的方式，讓每位工作人員都能夠在工作中明確自己的職責。此外，管理制度中也要包含監督制與獎勵制，調動員工的積極性與主動性，并借助外力監督工作人員開展工作，也能夠有效地提高工作效率與質量。

（三）多種儲存方式，明確檔案管理的類別化

宣傳部門的資料內容眾多，且文件類型不同，因此儲存是一個龐大的工程。在傳統的存儲中，一般直接分為紙質版和電子版，工作人員在將紙質版保存之后，還需要對電子版進行分類存儲，無形中增加了工作壓力。為了讓資料保存更加規范化，可以采用多種存儲方式，在數字化軟件中，實現智能分檔，既能夠讓工作人員的工作更加便捷，也能夠使文檔更加清晰明了，也大大減少了工作人員的工作量。

例如，一個項目的宣傳資料既有電子文檔、紙質文檔，也有視頻、音頻等，在儲存時，我們以項目作為大的分類，然后在每個項目中下設不同種類的儲存渠道，且具有智能分類的功能，使工作人員直接上傳便能夠直接分類儲存。此外，為了防止數據丟失，應該設定云端存儲，即使本地沒有，也可以通過下載的方式查閱各種檔案資料。這樣的存儲方式，不僅能夠提高工作人員的效率，也能夠節省紙質版檔案資源。因此宣傳部門應該在未來的檔案管理工作中，向數據存儲的方向發展，為工作人員提供便捷，明確檔案管理的類別化，使每一個查閱者都能夠精準找到自己想要的資料。

（四）革新檔案資源采集方法

在大數據時代，檔案管理工作要想真正做到與時俱進，就需要進一步革新檔案資源的采集方法，要以多路徑為導向，切實拓寬檔案信息的采集渠道，豐富相關的檔案信息資源。一方面，要重視通過網絡渠道采集檔案信息資源。在大數據時代，網絡平臺每日會生成大量的信息數據，而這些信息數據的價值密度相對低下，需要專業的檔案管理人員進行信息數據的提取與分析，并提取出針對性的檔案信息數據，豐富到檔案管理的信息資源當中。另一方面，可以嘗試采取用戶實時推送歸檔的方法，進一步拓寬檔案資源的采集渠道。依托于大數據平臺，相關部門可以充分實現自身平臺與其他各部門平臺的融合性，進而形成巨大的信息資源庫。基于此，檔案管理人員就要對該數據庫實時推送的相關信息進行關注、獲取、分析，并提取出具有價值性的檔案信息資源，充分滿足企事業單位檔案管理工作的實際需要，切實提升檔案管理工作的水平。

結語：

綜上所述，在大數據時代，檔案管理相關工作的與時俱進是十分必要的，這不僅是企事業單位助力于自身可持續發展的需要，也是先進技術、科學思維切實融入到單位日常管理工作的需要，更是單位實現健康化、和諧化發展的需要。因此，企事業單位一定要提高對于檔案管理工作的重視程度，要將大數據技術、信息化思維運用其中，在實踐中查漏補缺，真正實現檔案管理工作模式的變革，切實促進本單位的長遠發展。

參考文獻：

[1]吳靜，陳艷芹，秦占霞.大數據時代檔案管理工作提升探討[J].辦公室業務，2019（10）：109+174.

[2]陳偉華.大數據時代事業單位檔案管理工作的創新思考[J].城建檔案，2019（06）：74-75.

（作者單位：內蒙古興安盟突泉縣突泉鎮黨群服務中心湖西社區）