交通運輸業的檔案管理工作摭談

趙磊磊

摘要：檔案管理工作看似是非常簡單的基礎工作，卻是企業管理的一個重要環節，其主要職責是收集、保存數據，以及在必要時及時提供數據，保證企業的真實性，維護企業的利益。由此可見，提高檔案管理水平是每個企業發展的重中之重。本文分析了有效提高交通運輸業檔案管理工作的相關策略。

關鍵詞：交通運輸業? ?檔案管理工作? ?策略

交通運輸業是非常重要的一個行業，其自身的檔案管理工作也十分重要，它不僅反映了運輸業的經濟能力，還是企業運行的依據。但是在企業發展過程中，檔案管理工作總是不受重視，造成了管理水平較差，檔案管理工作人員素質不高，玩忽職守，檔案管理工作名存實亡的現狀。

一、完善檔案管理的責任體系

交通運輸業檔案管理工作并不是簡單的文字整理，有些企業認為檔案管理工作無足輕重，只要不丟、不漏檔案就可以了，一般識字的人都可以勝任檔案管理工作。如果企業抱著這樣態度招聘檔案管理員工，那么檔案管理員工的質量肯定不高，在實際工作過程中更容易出現玩忽職守的情況。要想加強交通運輸業的檔案管理，企業就要重視這個職位，制定明確的檔案管理章程，具體可以從兩方面進行。

第一，完善配給人員和網絡管理系統。企業要建立企業檔案管理領導小組，配齊相關檔案管理人員，確定檔案管理負責人和網絡人員，做到有人領導，有規矩可循。

第二，建立明確的責任體系。企業要想得以發展，責任體系必不可少。傳統的檔案管理工作總是浮于表面，不接受任何年度計劃，檔案管理員工也毫無工作積極性。針對這一現象，領導人可以將檔案管理工作納入平時工作的規劃和年度計劃，明確每個季度的工作目標，實行獎懲制度，提高檔案管理員工的工作積極性，確保設置責任體系具體落實到個人。另外，相關領導可以不定時地抽取檔案管理工作人員的工作情況，并進行查看或聽取口頭匯報，對查出的問題及時整改，以保證交通運輸業檔案管理工作的順利運行。

二、通過不斷宣傳，提高對檔案管理的重視

為了給員工普及檔案管理工作的重要性，提高全員對檔案管理的保護意識，企業可以通過三個方面進行強化。首先，企業可以大力宣傳檔案管理工作對交通運輸業的重要作用，通過展示企業優秀成果的示例，或者宣傳其他企業的優秀成果，或是通過寫論文的形式，強化全體員工對檔案管理工作的重視，起到規范檔案管理工作，維護企業最終利益的目的;其次，為了保證檔案基礎知識的完整性和準確性，交通運輸業可以通過培訓、學習、資料宣傳、定期測試的方式，提高檔案管理工作人員的工作能力和管理意識;最后，為了保證公司檔案不出現外泄，檔案管理工作人員還要進行相關法律法規的學習，在辦公室內懸掛標語，時刻警醒檔案管理員工，提高檔案管理員工的檔案管理責任意識和法律意識。

三、加強交通運輸業檔案管理的信息化建設

當代社會中，很多企業都引入了先進的網絡技術，交通運輸業也必須提高信息化建設。首先，企業需要建立檔案信息網站，網站要包含搜索功能、實時歸檔、直接訪問等功能，內部員工可以通過自身編號和密碼找到公司的相關文件;其次，企業要對設定好的電子文檔進行及時管理，這對工作人員提出了更高的要求，他們要確保電子文本和紙質文本信息一致，具有真實性和完整性;最后，在檔案建設過程中，檔案管理人員一定要保證信息的規范性，根據國家規定的信息化管理，按照企業實際情況進行不斷完善，從而制定符合企業發展的信息化管理體系。

四、對檔案管理人員進行培訓，提高整體素質

很多交通運輸行業都缺乏專業的檔案管理人員，有些企業甚至為了節約經費，在網上尋找非專業人士兼職，這些人員沒有經過專業的檔案培訓，往往依照主觀推斷，并沒有專業的管理檔案能力，最終導致檔案管理質量較差。為了改變這種情況交通運輸業必須重視管理檔案的職位，堅決招聘具有扎實專業素養的人員，保證知識的專業性，這樣才能更好地收集、管理、維護檔案。另外，檔案管理工作人員要提高自我修養，定期參加檔案管理培訓，必須做到實事求是，根據實際情況記錄檔案，保證檔案的真實性。

五、結語

總而言之，交通運輸業在檔案管理中雖然存在一些問題，但是只要加以重視，建立完善的檔案管理責任體系，檔案管理工作一定會越來越好，走出一條屬于自己的路，為交通運輸業的發展奠定基礎。

參考文獻：

[1]閆文靜.淺談交通運輸行業檔案信息化建設[J].檔案天地，2017，（10）.

[2]程坤.交通運輸檔案管理存在問題及對策研究[J].商，2016，（7）.

（作者單位：德州市交通運輸局）