提高學校檔案管理科學化水平的路徑淺述

蔡映蜺

摘 要：開展學校檔案管理的科學化建設，能夠為學校辦學和發展提供可靠的基礎支持，具有十分重要的意義。當前學校檔案管理存在分類混亂、管理不科學、應用不充分等問題，可以通過科學劃分檔案類型、構建學校信息化管理平臺、收集和完善好電子檔案、加強檔案管理電子設備保障等提高檔案科學管理水平。

關鍵詞：學校;檔案管理;科學化;路徑

1 學校檔案管理工作的重要意義

學校作為人才培養的重要組成，學校的教學管理活動是否科學、高效直接關系到學校的發展以及專業技術人才培養的質量。檔案管理工作作為學校管理和發展的重要部分，是記錄學校教學過程中相關活動的真實資料，這些資料不僅體現了學校的發展狀況，而且還是學校未來發展的重要參考依據。比如，查看財務檔案資料，可以明確的掌握學校實際的財務狀況、固定資產等等。學生學籍檔案資料則記錄著院校學生的學習、生活和發展相關信息。教師業務檔案資料反映了學校的教學水平以及教師隊伍建設情況等等。因此，可以說，檔案管理就是學校現狀的真實體現和未來發展的重要參考依據，同時也是學生管理工作、教學管理工作、就業管理工作等其他工作開展的重要基礎。在信息時代背景下，必須要從信息化、科學化的角度開展學校檔案管理工作的創新，高效、高品質的開展檔案管理工作，為學校的發展提供可靠支持。

2 當前學校檔案管理工作的現狀

1）檔案管理分類不清。在實際工作中，很多學校在檔案管理方面存在類型分類不清的問題，不利于學校開展統一的分類管理。有的學校在檔案管理工作方面缺乏科學的理念和系統管理的意識，在處理不同類型檔案的時候，往往采用傳統的混合放置管理方式，缺乏科學的分門別類，這些都不利于檔案管理工作的科學開展，檔案管理的功能和意義也沒有得到有效體現。另外，有一些學校在開展檔案管理工作的時候，很多教學方案、影像資料沒有放置到檔案當中，這不僅造成了檔案資料的缺失，也影響了檔案管理的系統性，因此必須要加強學校檔案管理的信息化和科學化建設，確保學校檔案管理工作的科

學性。

2）檔案管理的方法不夠科學。學校檔案管理整體管理體制缺少系統性、科學化的管理方案，這是很多學校檔案管理工作亟需改進的地方。一方面，很多學校領導對檔案管理工作重要性的認知不夠，檔案管理工作開展的硬件條件比較差。另一方面，檔案管理工作人員的素質能力不夠，在檔案管理工作方面沒有進行積極的方法和方式創新，學校檔案管理工作開展的品質不高。

3）檔案資料應用不夠充分。檔案管理的目的是為了教學、教師和學生以及學校管理者相關活動開展提供資料和數據參考。但是由于學校檔案管理方法落后，很多檔案資料的查閱存在困難，檔案資料的應用不夠充分，檔案管理工作的根本意義沒有得到充分體現。因此，要想提高學校檔案資料的應用效果，必須要從管理理念、管理方法和管理手段等方面進行改進和創新，提高學校檔案資料的利用率。

3 當前學校檔案管理科學化建設的對策和建議

1）科學劃分檔案類型。不少學校在檔案管理方面存在著類別混亂、管理混亂的問題，因此在信息化管理背景下，要想保證學校檔案信息管理的科學性，就必須要根據電子檔案的屬性，對檔案進行合理的歸類。具體的說，管理人員應當借助于互聯網信息管理平臺，根據電子檔案的屬性，將不同電子檔案屬性歸納到不同的平臺類別目錄下，為學校的教師、學生快速瀏覽、查閱電子檔案提供相應的檔案目錄索引。科學的檔案分類不僅能夠提高檔案應用的效率，而且還能夠提高檔案管理工作開展的效率，對學校的發展具有十分重要的意義。需要注意的是，在檔案分類的基礎上，還應當做好相應的檔案備份工作，通過移動硬盤、U盤以及紙質資料等方式對檔案資料內容進行備份，保證檔案資料和數據存儲的完整性、長期性和科學性。

2）應用互聯網技術構建學校信息化檔案管理平臺。當前，互聯網技術在各行各業發展中都得到了廣泛而積極的應用。學校檔案管理工作也應當積極借助于互聯網技術的優勢，搭建檔案管理信息化平臺，提高學校檔案管理的品質。在利用互聯網技術構建檔案管理平臺工作方面要特別做好以下幾個方面的工作。首先，檔案管理工作人員要對學校檔案管理工作開展的現狀進行全面的梳理，包括檔案管理工作的對象、內容以及存在的問題、檔案的分類等內容，為檔案管理信息平臺建設做好基礎性的調查工作。其次，學校的管理者要認識到信息化檔案管理平臺建設對學校管理和學校發展的意義，在人力、物力和財力方面給予相應的支持。再次，要邀請專業的互聯網平臺建設人員針對檔案管理工作的特點以及檔案管理工作改進的需求等開展檔案信息化平臺建設，保證檔案管理信息化平臺建設的科學性。另外，檔案管理人員要做好平臺數據資料的整理工作。比如，檔案的類別、檔案的數量等等，為信息化平臺內容建設提供可靠、豐富的資料支持。最后，檔案管理信息化平臺要與校內網絡進行相應的鏈接，為學校廣大師生的檔案資料利用、查閱等提供信息化的服務平臺。這里還要強調的一點是，一定要保證檔案管理信息化平臺的網絡安全，檔案管理工作具有一定的保密性，相應的網絡安全工作一定要開展到位，這樣才能夠真正體現檔案管理信息化工作平臺的意義。

3）做好學校電子檔案的收集和完善工作。一方面，要積極構建學校檔案管理信息數據庫，按照檔案資料的內容、類別等對數據庫資料進行豐富，除了將紙質版檔案資料進行相應的電子化轉化之外，還要全面的收集和整理相應的影像、圖片等資料，豐富電子檔案的類型和內容。同時還要將紙質版檔案與電子檔案進行相互對接，及時發現電子檔案中存在的不完善的地方，對電子檔案進行相應的補充和完善，確保電子檔案管理的全面性。另一方面，電子檔案管理要與信息化管理平臺相適應，以便提高電子檔案的查閱和利用。當然，電子檔案的收集和整理對檔案管理人員的能力、素質提出了相應的要求，在工作量大、工作內容復雜的情況下，學校檔案管理工作人員要認真、負責、細致地開展檔案管理工作。

4）加強檔案管理電子設備保障。首先，就是最常用和最基礎的計算機設備，這是電子檔案建設、檔案管理平臺應用的重要設備支持。其次，是打印機，這主要是為檔案資料的應用提供打印服務，通過打印機能夠將電子檔案轉變為紙質檔案，既能夠降低檔案丟失的概率，也能夠滿足檔案利用者的需求。還有一種常用的電子設備是掃描儀，通過掃描儀能夠將紙質檔案轉變為電子檔案，保證檔案信息的真實、完整。除了計算機、打印機和掃描儀之外，移動硬盤、光盤等也是常用的電子設備，學校要為檔案管理工作配備、配齊相應的設備，為檔案管理信息化開展提供可靠的設備條件支持。

5）科學開展檔案管理的規劃和歸類工作。上文分析中提到，很多學校在檔案管理方面存在著類別混亂、管理混亂的問題，因此在信息化管理背景下，要想保證學校檔案信息管理的科學性，就必須要根據電子檔案的屬性，對檔案進行合理的歸類。具體的說，管理人員應當借助于互聯網信息管理平臺，根據電子檔案的屬性，將不同電子檔案屬性歸納到不同的平臺類別目錄下，為學校的教師、學生快速瀏覽、查閱電子檔案提供相應的檔案目錄索引。科學的檔案分類不僅能夠提高檔案應用的效率，而且還能夠提高檔案管理工作開展的效率，對學校的發展具有十分重要的意義。需要注意的是，在檔案分類的基礎上，還應當做好相應的檔案備份工作，通過移動硬盤、U盤以及紙質資料等方式對檔案資料內容進行備份，保證檔案資料和數據存儲的完整性、長期性和科學性。

4 結束語

檔案管理作為學校管理和發展的重要組成部分，對學校的教學、發展都具有十分重要的意義。在信息時代背景下，要認真分析當前學校在檔案管理方面存在的問題，基于信息化和科學化角度，借助于互聯網技術，完善電子檔案，做好檔案信息歸類，同時完善檔案管理信息化建設的硬件條件，提升學校檔案管理工作的效率和品質，適應和促進學校在信息時代更加科學、高效的發展。

參考文獻

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