基于財務共享模式的電子會計檔案管理研究

許雯君

摘 要：在財務共享模式下企業會計電子檔案管理在某種程度上發生了很大的變化，與傳統會計檔案相比較，電子會計檔案更具有實效性、便捷性和高效性的特點。但是在實際應用中也面臨著很多新問題，如信息系統的接口無法實現對接，會計檔案儲存風險比較大，各項檔案管理制度不完善等因素，將會嚴重影響電子會計檔案管理。

關鍵詞：財務共享模式;電子會計檔案管理;研究

財務共享模式與傳統財務管理模式有著很大的區別，這是一種全新的管理模式，是在信息技術背景下發展應運而生的，能夠將各個地區分公司的財務工作以及更為復雜的工作全部轉交給財務共享中心來處理，而且還能夠為所有分公司提供更為標準的服務流程和多樣化服務。可以說在財務共享模式下，企業會計電子檔案管理發生了很大改變，能夠更好地促進企業發展和進步。

一、財務共享的概述

財務管理是隨著企業的運轉從而產生的，企業在實際發展過程中會隨著市場經濟的發展從而更好地提升企業自身發展實力和經濟發展實力，促使企業從生產制造環節再到銷售環節都能夠更好的適應市場環境。因此，在財務管理在實際發展過程中切不可墨守成規，要積極創新。企業實際發展中，財務管理所涉及的內容也會越來越多，而且應用新技術能夠更好地提升財務管理水平，于是便繁衍出“財務共享模式”。財務共享在一定程度上能夠對企業內部的財務信息進行科學化、合理化的管理，將各種有效的信息資源進行有效的連接，使其能夠更好地適應各項工作，適應財務管理需要。再者，財務共享的出現也是代表企業進步和發展，促使企業財務工作能夠更好地管理，為企業節省大量的經濟成本，節省大量的時間和精力。而且會計檔案管理也是財務管理中最重要的工作內容，同時各項管理體系和流程方面能夠為財務檔案管理提供更好的服務。

二、財務共享模式下企業會計電子檔案管理的特點

會計電子檔案管理能夠將影像系統、會計系統、銀企直聯系統以及資源管理系統等進行有效的連接，同時還會對會計電子檔案信息進行有效的收集、整理、分析以及匯總等，充分發揮會計電子檔案的優勢條件。

其一，便捷性，企業在實際工作中可以通過影像管理系統來收集和整理各項數據信息，將收集的信息全部掃描并上傳到財務共享信息平臺，企業財務在云平臺上可以利用會計信息系統對各項數據信息進行有效的掃描，例如，SAP、用友、金蝶等多種方式，還能夠對各種原始憑證數據信息進行有效的處理，使其能夠生成電子會計憑證，同時還會生產各類財務報表，如明細表、現金報表、多欄式明細賬單等，最終生成現金流量表、利潤表等。再者，在財務共享模式下，企業與銀行的聯系方式在某種程度上也在發生改變，企業能夠直接向各大銀行獲取電子回單，還能夠將電子回單生成電子憑證，以此來實現電子對賬。

其二，實效性，以往的會計檔案管理模式在一定程度上無法實現數據信息的實時更新，而企業應用的財務共享則是在原始數據信息上對其進行上傳的，傳送到網上云平臺，使其能夠在電子系統中生成各類財務會計報表，能夠為企業各項發展決策提供更好的幫助。例如，在費用報銷中，若是職工在出差中所使用信用卡產生的各項費用，能夠更加精準的上傳至云平臺中，若是職工在報銷費用時也會根據各項消費內容選擇相應的報銷模板，同時還會根據各項銷售金額和銷售事項進行填寫與核對，若是信息費用相同，那么這些信息便會自動上傳到銀行服務系統當中，然后由銀行完成所有費用的支出。而且企業云平臺還會根據會計系統產生的數據信息自動生產相應的電子憑證，確保企業會計電子檔案形成的有效性。

其三，高效性，在實際應用中能夠快速且有效收集會計電子檔案，同時還能夠對其進行有效的分析和整理，自身具有很高的實效性。再者，在以往會計檔案管理中，工作人員在工作中會浪費大量的時間、精力，在一定程度上嚴重影響會計工作的實效性。

為了能夠更好地實現檔案信息一體化，而且會計電子檔案能夠在企業不同的部門之間進行更好的應用。例如，若是采購部門想要采購物品，那么采購人員要在采購系統上輸入采購信息，生產采購訂貨單、采購票據等，之后再將采購發票傳送到財務部門的總系統中，之后采購貨單便會傳送到倉庫部門，使其能夠完成采購入庫。不同的數據單據傳遞在不同的部門，使其能夠實現信息共享。

三、電子會計檔案發生的變化

1.電子會計檔案

因財務共享模式的出現，在一定程度上帶動了財務體系的工作重心逐漸有經營實體的管理化逐漸轉為異地財務共享中心管理的體系。受種種因素的影響，財務工作逐漸開始依賴各種影像系統，也就是說，財務工作人員通過影像系統能夠及時傳輸各項數據信息，以此來進行電子會計檔案管理工作，這樣的工作方式，在某種程度上促使紙質檔案的使用率逐漸降低，而且檔案管理方式的收集、整理工作也發生了很大的改變。

2.會計形成過程

因會計形成過程正在逐漸加長，在一定程度上也促使會計檔案管理工作的鏈條逐漸加長。在財務共享的背景下，財務體系中心逐漸由經營實體化管理轉向FSSC的管理標準，而且該過程是一個漫長且鏈條更為復雜的過程，在這個過程中，還會加入不同的角色，甚至不同的內容還會出現交叉的現象，這在無形之中就增加了會計檔案收集、整理以及歸檔的復雜性。因會計形成時間比較長，而且電子檔案鏈條也比較復雜，在以往實體管理模式中發現的問題很難察覺到，只有在歸檔環節中才會發現。

四、財務共享模式下會計檔案管理

1.會計檔案管理逐漸從屬地轉變成FSSC管理

因電子會計檔案容易保存，各項數據信息不會輕易丟失，而且還能夠便于攜帶，已經成為新時代檔案管理工作的重要內容，而且在一定程度上更傾向于紙質檔案逐漸轉變為電子檔案。尤其是在FSSC的管理模式下，在整理各項電子會計檔案工作過程中，一定要注意資料的合法性，確保各項材料能夠符合各項標準。若是出現與原有業務不同的標準，那么就要重新設定，使其能夠符合各項檔案管理工作的需求。再者，在會計檔案管理過程中還要根據各項防控點設置合理的解決方案，若是沒有對其進行有效的控制，那么將會嚴重影響財務共享中心的會計工作。所以，在各項管理工作中，一定要將風險控制放在首位。

2.流程化與標準化逐漸提升

在會計檔案進入FSSC處理之前，一定要嚴格按照相關規定和流程標準來進行，以此來確保會計檔案管理的標準性和均衡性。在FSSC的處理下對其進行更為專業化、標準化處理，使其能夠避免在工作中出現偏差現象，以免出現其他類型的風險。因此，在財務共享模式下一定要保障電子會計檔案管理的質量，避免出現失誤、瑕疵的現象，從而給企業造成風險問題。

3.集中化管理

在實施會計檔案管理過程中，首先要考慮會計檔案內部質量和外部風險問題，同時還要對其進行集中化管理，使其能夠有效提升檔案服務質量，規范各項管理問題。在實際操作過程中，還能夠對各種資料信息進行有效的整理、分析以及管理。也就是說，在財務共享模式下，企業會計電子檔案的管理中要考慮多方面因素，結合實際情況，使其能夠更好地適應時代發展的特征。

五、加強會計檔案管理的有效途徑

1.完善會計檔案監督管理體系

在財務共享模式的背景下，要進一步強化各項管理制度和內部約束，同時還要強化企業內部管理者責任意識，加強會計檔案管理人員的專業技術能力和職業素養。要知道，政府部門是監督和管理的執行者，在該過程中應明確各項主體，統一各項職責權利，充分發揮注冊會計師和會計事務所的作用，促使企業通過層層保障，同時還要加強會計檔案管理質量。

2.合理分類會計檔案

企業在實際運營管理過程中，應加強對會計檔案管理工作的重視程度，能夠充分認識到檔案分類的重要性，使其能夠為會計檔案鑒定、保障和使用奠定好基礎。合理分類檔案，使其能夠有效提升檔案管理質量，能夠更好地提升檔案管理的工作效率。再者，在檔案分類過程中，還要根據檔案自身的特點和客觀性規律，對其進行有效的管理，使其能夠構成更為嚴謹檔案管理體系。

3.強化企業內部職能管理

企業要在實際發展中要強化會計檔案內部管理職能，使其能夠更好地提升管理質量，盡量避免出現出錯或失誤的現象。再者，在信息化背景下，電子檔案也在快速發展，可以說電子檔案與紙質檔案在一定程度上實現了共存的現象，為確保雙方質量能夠一致，在實際應用中應獲取相關部門的認可和審核。同時企業在實際工作中，應加大力度推廣電子會計檔案，將紙質檔案作為補充，為電子化檔案的應用打好基礎。

4.加強會計檔案管理人員的綜合素質能力

要知道會計檔案管理人員的綜合素質能力對于檔案管理工作來說是非常重要的，而且會計檔案管理人員是整個工作的參與者，其自身的綜合素質能力將嚴重影響會計檔案工作質量。因此，會計檔案管理人員一定要做到以下幾點，其一，嚴格保密，堅決不能泄露公司內部機密;其二，要能做到遵紀守法、廉潔秉公，嚴格遵守各項紀律;其三，要積極主動參加企業組織的各項培訓工作，使其能夠不斷充實自己，提升自己的專業技能和職業素養;其四，在工作中要認真負責、恪盡職守，盡量不要出現低級錯誤，認真對待工作。

六、綜上所述

在市場經濟化的背景下，大數據在各行各業都得到了非常廣泛的應用，會計電子檔案管理也發生了很多的變化，而且還能夠減少大量的經濟成本。會計檔案管理在財務共享的模式下，在一定程度上已經發生了變化。因此，財務工作人員要能夠盡快摸索出能夠適應新環境的工作準則，跟上時代發展潮流，以全新的眼光來看待，積極把掌握會計電子檔案行業的工作準則，能夠積極把握住發展機遇，進一步提升檔案管理的工作效率，可以說，財務共享已經成為新時代財務工作發展的重要方向，更是未來發展趨勢，希望國家在發展中能夠盡快完善各項法律法規建設，使其能夠創造更多的價值。

參考文獻：

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